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Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse


Dokumentenmanagement Systeme sind die Grundlage für die Digitalisierung im Unternehmen sowie Realisierung von digitalen Geschäftsprozessen. Diese tragen maßgeblich zur Effizienz und dem Erfolg Ihres Unternehmen sowie in Richtung papierloses Büro bei. Wenn alle analogen Quellen in die digitalen Prozesse integriert werden, steigt die Effizienz des Kerngeschäftes im Unternehmen.

Profi-Tipp

Sie möchten den Papierverbrauch in Ihrem Unternehmen reduzieren, Ihre Daten digitalisieren oder erfahren, wie Sie zum papierlosen Büro gelangen? In diesem Artikel haben wir einige Schritte ausgewählt, die sehr nützlich sein können, um ein papierloses Büro zu erreichen.

Die Vorgehensweise des papierlosen Büros steht zunehmend im Mittelpunkt von Medienberichten, wird aber in der Praxis kaum genutzt – insbesondere nicht in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Dabei geht es nicht nur um den zeitlichen sowie auch finanziellen Aufwand.

PaperOffice Mitarbeiterin hält sich die Hände über den Kopf
Papierloses Büro kann viele Vorteile für Ihr Unternehmen bringen

Doch mit nur wenigen Maßnahmen kann der Papierverbrauch stark reduziert werden. KMUs profitieren dabei von flachen Hierarchien und flexiblen Strukturen.

Im aktuellen Artikel befassen wir uns etwas genauer mit dem Thema des papierlosen Büros oder wie man es auch nennt "digitale Büro". Wir zeigen Ihnen, dass die Umstellung viel leichter ist, als Sie es sich vorstellen. Zudem erhalten Sie Tipps für die Unternehmensorganisation, wir nennen Ihnen die Vorteile des papierlosen Arbeitens und beschreiben die Auswirkung einer erfolgreichen Umsetzung.

Technologie wird immer schneller und schneller

In einer Zeit, in der die Technologie uns dazu gebracht hat, die Welt über unser Smartphone zu kontaktieren, ist es weniger sinnvoll, dass wir bei vielen unserer täglichen Aktivitäten noch immer Papier verwenden.

Heute sind wir den Umgang mit digitalen Inhalten (Musik, Fotografie, Fernsehserien) gewohnt, aber die Digitalisierung von Dokumenten ist im Arbeits- und Geschäftsumfeld noch nicht weit verbreitet. Heutzutage haben fast alle Unternehmen Zugang zu Computern und mobilen Geräten, warum füllen wir dann unsere Büros weiterhin mit Papier?

Die wesentlichen Gründe für die weitere Verwendung von Papier liegen in den Herausforderungen im Umgang mit Wandel und Digitalisierung. Viele Leute behalten gerne eine physische Kopie der Dokumente, mit denen sie arbeiten.

Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch mit der Eliminierung oder wenigstens Reduzierung des Papierverbrauches in den Büros bzw. dem gesamten Unternehmen beginnen, so verbessern Sie zusätzlich Prozesse, steigern die Produktivität, indem Sie die Digitalisierung der Daten durchführen, papierlose Wege einsetzen und senken somit die Kosten.

Gerade in der aktuell so schwierigen Zeit wie der Notwendigkeit von HomeOffice durch Corona ist es sehr wichtig für alle Unternehmen die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu stärken, indem Sie es papierlos bzw. digital aufstellen und dafür Sorge zu tragen, dass die Mitarbeiter auch flexibel von zu Hause im HomeOffice arbeiten können. Letztendlich muss das Unternehmen mit der digitalen Zeit Schritt halten und den Weg zum papierlosen Büro realisieren.

Warum sollten Sie den Papierverbrauch in Ihrem Unternehmen reduzieren?

Das papierlose Büro ist ein Ziel, das immer mehr Unternehmen sicherlich zu erreichen versuchen und bietet viele Vorteile, die über Kosteneinsparungen und die Reduzierung des CO2-Fußabdrucks eines Unternehmens hinausgehen.

Es wird geschätzt, dass ein Mitarbeiter, der insgesamt zwei Stunden mit Dokumenten verbringt, durchschnittlich 10.000 Blatt Papier pro Jahr verbraucht (Umweltbundesamt Daten). Aus diesem Grund ist es wichtig, Lösungen und Tools zu verwenden, die sowohl den Zugriff, die Verwaltung als auch die Lokalisierung von Informationen verbessern. Jede Änderung des Geschäftsprozesses braucht jedoch Zeit und erfordert eine schrittweise Änderung der Unternehmenskultur.
Neben den positiven Auswirkungen auf die Umwelt durch die Reduzierung des Geschäftspapierverbrauchs bietet die Digitalisierung von Dokumenten und der Unternehmensdaten viele weiteren Vorteile.

Notebook mit PaperOffice steht auf aufgeräumtem Tisch
Digitalisierung hat positive Auswirkungen auf die Umwelt und viele weiteren Vorteile

Die Vorteile eines papierlosen Büros

Im Folgenden werden die wichtigsten Vorteile eines papierlosen Büros vorgestellt:

  • Optimierung aller Arbeitsabläufe

    Dank dem Umstieg in ein papierloses Büro, können Sie den ersten Schritt in Richtung der digitalen Transformation Ihres Unternehmens nehmen.
    Denn dank der Workflow-Lösungen von können Sie Ihre Geschäftsprozesse weiter vereinfachen und beschleunigen. Sie entlasten die Sachbearbeiter, indem sie viele aufwändige Routinearbeiten übernehmen. Gesetzliche Vorgaben, die zu beachten sind, werden direkt in den Arbeitsablauf integriert.

  • Flexibles Arbeiten, egal wo Sie sich befinden

    Wenn Sie Ihre Unterlagen digitalisieren können Sie jederzeit, überall und mit jedem Gerät auf die Dokumente zugreifen. Dies ist insbesondere wichtig, wenn Sie über mehrere Niederlassungen verfügen, Ihre Mitarbeiter die Arbeit aus dem Home Office heraus erledigen möchten/müssen oder Freigaben erteilen müssen.

  • Massive Kostensenkung in allen Bereichen

    Die Dokumenten Digitalisierung wirkt sich direkt auf die Kostensenkung Ihres Unternehmens aus, nicht nur, weil Sie nicht mehr so ​​viel Papier kaufen, sondern auch, weil Sie Druckerwartung und den Kauf von Tinten und Ersatzteilen sparen.
    Natürlich werden dadurch auch die Kosten für die Speicherung, also Akten, Ordner, Regale, Aktenschränke gesenkt. So wird wertvolle Stellfläche für die Lagerung von Papierdokumenten nicht mehr verschwendet.

    Zusätzlich unter dem Strich, sobald Sie digitale Daten einsetzen, arbeiten Ihre Mitarbeiter viel effizienter im Büro und investieren die wertvoll gewonnene Zeit sinnvoll und zielgerichtet in das Unternehmen.
    Die deutliche Reduzierung des Speicherplatzes durch Digitalisierung und/oder Reduzierung des Papierverbrauchs führt zu saubereren und aufgeräumten Büros.

  • Maximale Sicherheit gegen Diebstahl und Verlust

    Höhere Informationssicherheit durch Einsatz von Software mit Datenbank Speichersystem. Die Sicherheit digital gespeicherter Informationen ist der Sicherheit von Dokumenten, die auf Papier archiviert werden, weit überlegen.

    Achten Sie darauf keine Cloud-Lösung in Ihrem Unternehmen einzusetzen, denn Cloud-basierte DMS-Lösungen und DMS Software sind eine Sicherheitslücke.

  • Weniger Stress durch Automatisierung

    Mit der Transformation von manuellen zu automatisierten Workflows werden Geschäftsprozesse vereinheitlicht und Kosten reduziert. Beispielsweise kann die Workflow Optimierung ein schnelleres Inkasso und eine Reduzierung von Anschaffungskosten mit sich bringen.
    Zahlungen von Rechnungen werden dadurch nicht mehr vergessen, Skontoabzüge können rechtzeitig getätigt werden.

  • Risiken in geschäftlichen Prozessen sinken

  • Verbesserung der Kundenbeziehungen

    Die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen verleiht Kundenbeziehungen mehr Tiefe und Volumen. Das bedeutet, dass umfassende Datenerhebungen im Geschäftsverkehr unter Zuhilfenahme von Big Data, konsistenten Verknüpfungen interner Prozesse, sekundenschnellen Reaktionszeiten, sowie der personalisierte Kontakt zu einer Vielzahl von Kunden gleichzeitig und eine exakte, extrem nachfrageorientierte Bedarfsplanung Ihr Unternehmen nach vorne bringt.

    Die Digitalisierung ist in allen Unternehmensbereichen auf dem Vormarsch – nicht zuletzt im Kundendienst. Dieses Potential zu unterschätzen, wäre ein Fehler für jedes Unternehmen. Will man nicht dem Wettbewerb hinterher hängen, und ihm sogar vorauseilen, ist es unerlässlich sich mit Digitalisierung in diesem Bereich zu beschäftigen. Nie konnte mit dem Kunden über seinen spezifischen Bedürfnissen und Wünsche agiler und individueller kommuniziert werden.

  • Innerbetriebliche Transparenz steigt

  • Bemerkenswerte Verbesserung der Arbeitsumgebung bei den Mitarbeitern

    Unternehmen, die sich dafür entscheiden, ihre Dokumente durch den Einsatz einer geeigneten Dokumentenmanagement-Software zu digitalisieren, erhalten im Gegenzug große Vorteile, wie zum Beispiel:

    • Größerer freier physischer Platz
    • Schnellere Dokumentensuche
    • Bessere Organisation der Dokumentation
    • Was zu weniger Zeitaufwand bei der Suche nach Dokumenten und weniger Stress führt.
    • Zukunft- und Wettbewerbsfähigkeit
    • Vereinfachte Kommunikation und Aufgabenlösung
    • Produktivität Ihres Unternehmens steigt
    • Und das wichtigste ist dabei – Sie sind auf dem richtigen Weg zum papierlosen Büro.

Vermeiden Sie unbedingt diesen Fehler!

Gerade bei Projekten mit Digitalisierung wird oft mit grosser Scheu entgegengetreten, da viele Unternehmen Angst davor haben, dass sich ein solches Projekt zu einem Fass ohne Boden entwickelt. Der häufigste Grund dafür ist fehlendes Wissen durch die Unternehmen selbst und zusätzlich Vertrauen in inkompetente Softwarehersteller, die nicht funktionierende Software anbieten. Viele Softwarehersteller nutzen die Unwissenheit aus.

An dieser Stelle hilft Ihnen PaperOffice gerne bei der Umsetzung zur Digitalisierung. Dank der 20 jährigen Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement und Automatisierung kann PaperOffice Ihnen funktionierende Vorschläge aus der Praxis bringen und Sie durch die komplette Realisierung begleiten.

Zwischenfazit 1 / 3

Es wird weder ein IT-Spezialist benötigt noch ein ausgebildeter Bibliothekar!

Was es wirklich braucht, ist lediglich

  • die richtige Software
  • ein verlässlicher IT-Partner
  • entsprechende Hardware
Mitunter ist die Hardware oftmals schon da, hat mehr Potential als bisher genutzt und kann sofort verwendet werden.

Tipp

Zum Thema "Digitalisierung von Papierdokumenten: 10 wichtigsten Vorteile" gibt es übrigens einen speziellen Beitrag, welcher im Bezug zu den Vorteilen der allgemeinen Digitalisierung berichtet hatte:

PaperOffice Mitarbeiterin freut sich alle Unterlagen bisher in Papier zu digitalisieren und hebt die Hände hoch vor Freude
Die 10 wichtigsten Vorteile der Digitalisierung von Papierdokumenten: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

Inhalt

Welche 5 Schritte müssen Sie befolgen, um den Papierverbrauch in Ihrem Büro zu reduzieren?

Wir haben Ihnen fünf Schritte aufgelistet, welche Sie befolgen müssen, um den Papierverbrauch im Büro zu reduzieren und digital zu werden:

  • Strategie und Analyse der Abläufe

    Planen Sie den Einsatz in das papierlose Büro gut, Nehmen Sie sich ausreichend Zeit die Abläufe in Ihrer Firma zu analysieren. Was muss zwingend in Papierform vorliegen oder aufbewahrt werden? Welche Unterlagen reichen auch in digitaler Form aus? Dokumente und Informationen kommen aus unterschiedlichen Quellen Höchstwahrscheinlich werden Sie auf Informationen stoßen, die aus verschiedenen Quellen stammen und in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Ein Teil davon in digitaler Form, gespeichert in Dateien oder Datenbanken und ein anderer in Form von gedruckten Dokumenten.

    Möglicherweise möchten Sie alle vorherigen Dokumente scannen und digitalisieren oder ab einem bestimmten Datum auf ein papierloses Büro / System umstellen sowie digitale Daten einsetzen, um in Zukunft fortzufahren und effizient zu arbeiten. Nutzen Sie einen Multifunktionsdrucker/Scanner zum Einscannen sowie Verzeichnisüberwachung oder Massenarchivierung für grosse Dokumentenmengen.

    Die erste Option erfordert mehr Zeit und Ressourcen. Idealerweise entscheiden Sie mit Ihrem Team, wie Sie elektronische Akten organisieren und einen kontinuierlichen Scanprozess Schritt für Schritt einrichten, damit alle zukünftigen Dokumente digitalisiert werden.

    Zeit- und Personalplanung für das Projekt papierloses Büro

    Ein Quartal oder 90 Tage sind ein angemessener Zeitrahmen zur Umsetzung der Maßnahmen, die zur Umstellung auf das papierlose Büro notwendig sind.

    Es ist zudem ein Zeitraum, der einen fließenden Übergang ermöglicht. Hauruck-Lösungen, bei denen den Mitarbeiter/innen die Umstellungen von einem Tag auf den anderen aufgezwungen werden, sind in der Regel nur von kurzem Erfolg gekrönt. Zudem ist es so möglich, den Betriebsablauf nicht zu stören.

    Im Grunde braucht es bei der Umstellung auf das papierlose Büro mit PaperOffice DMS keinen Projekt-Stab aus mehreren Leuten.

    Diese von ihren eigentlichen Aufgaben abzuziehen, ist in vielen KMUs auch gar nicht möglich und auch nicht wünschenswert. Was jedoch sinnvoll ist, zumindest eine Person mit Weisungsbefugnis zum CDO, zum Chief Digital Officer zu machen. Wer auf amerikanische Abkürzungen nicht so erpicht ist, kann ihn oder sie auch zum/zur Projektleiter/in papierloses Büro ernennen.

    Wichtig ist, dass sich die betreffende Person gründlich in die PaperOffice DMS einarbeitet.

    Das ist aufgrund des übersichtlich strukturierten Aufbaus der Software sowie der umfangreichen und leicht verständlichen Tutorials und Videos zu wirklich jedem Aspekt eine Sache, die weder ein IT- Studium voraussetzt, noch externe Schulungen benötigt. Zudem kann es als „learning by doing“ begleitend zu den ersten Umstellungsmaßnahmen geschehen.

  • Festlegung der Zeiträume zur Umstellung auf das papierlose Büro

    Die vorgesehenen 90 Tage in kleinere Zeiträume einzuteilen, hat den Zweck, sich auf jeden Abschnitt der Umstellung zu konzentrieren und die darin enthaltenen Prozesse reflektieren zu können. Außerdem lassen sich die Erfolge in der Umstellung einfacher dokumentieren. Die Mitarbeiter erhalten ein besseres Verständnis für die Maßnahmen und fühlen sich nicht überfordert. Zugleich sind die Ziele innerbetrieblich zu kommunizieren, was einer mentalen Umstellung entgegenkommt. Wie wichtig dies ist, wurde bereits im Vorwort erläutert.

    Es bietet sich an, die 90 Tage in drei Abschnitte von je 30 Tagen einzuteilen.

    Die ersten 30 Tage dienen der Analyse aller Prozesse, die von analog auf digital umgestellt werden sollen.
    In den zweiten 30 Tagen erfolgt die Einführung der PaperOffice DMS sowie der benötigten Hardware, jedoch zuerst nur zu Schulungszwecken sowie begleitend bei laufenden Prozessen, wenn sich dies ergibt.

    Die letzten 30 Tage sind damit ausgefüllt, den Prozessübergang von analog auf digital zu vollziehen, wobei es ohne Zweifel zu Fragen seitens der Mitarbeiter/innen kommt. Auch die eine oder andere Fehlbedienung ist möglich, die aber dank der hierarchischen Struktur von PaperOffice DMS jederzeit korrigierbar ist.

    Am Ende der letzten 30 und damit auch der 90 Tage steht ein voll integriertes Dokumentenmanagementsystem, dass schon zu diesem Zeitpunkt eine Analyse zulässt, wie groß die Einsparungen und Vorteile sind und in Zukunft sein werden.

  • Erfassungswege erkennen und Datenspeicherung bestimmen

    Es geht nun daran, in den ersten 30 Tagen die Prozesse zu untersuchen, in denen Papier bisher die tragende Rolle spielt. Dazu ist es notwendig, die Schnittstellen der externen wie internen Kommunikation im Unternehmen zu erkennen und deren Lebenszyklus zu verfolgen, welche da sein können:

    • Telefonate (z. B.: ein daraufhin ausgefüllter Auftragsschein)
    • E-Mail-Verkehr (z. B: Mail wird zur nächsten Besprechung ausgedruckt)
    • Briefe
    • Geschäftskundenbesuch (z. B.: siehe Telefonate)
    • Begleitpapiere
    • Interne Korrespondenz

    Als Nächstes ist festzustellen, ab welchem Zeitpunkt und wo bei elektronischen Formen der Übergang in ausgedrucktes Papier vollzogen wird, sowie der Weg vom Papier bis in die Archivierung oder auch nur in den Papierkorb.

    Dokumente von nun aus digital gestalten

    Verzichten Sie soweit es geht von nun aus auf Papier: Besprechungen, Protokolle, Eingangspost, Ausgangsrechnungen und Notizen können direkt in PaperOffice angelegt werden. Aufgaben sowie Workflows werden ebenfalls digital realisiert.

    Rechnungen digitalisieren und die papierlose Buchhaltung schrittweise umsetzen

    Auch die Ausstellung von Rechnungen als solche ist eine Sache des papierlosen Büros, wenn auch nicht nur in diesem Zusammenhang zu sehen. Digitalisierung und sachgerechte Verarbeitung sind ein Problem und müssen auch gut geplant und umgesetzt werden.

    Wer seine Rechnungen digital pflegt und auch seine digitale Buchhaltung erstellt, erkennt größere Einsparpotenziale und kann den allgemeinen Buchhaltungsprozess effizienter gestalten.

    Datenspeicherung

    Wenn Sie bereits entschieden haben, dass Ihre physischen Dateien jetzt zu digitalen Dateien werden, stellt sich sofort die Frage, wo Sie diese digitalen Dateien speichern werden. Werden Sie diese in einer Datenbank lokal oder auf einem externen NAS Gerät speichern?

    Bei einem Umstieg in ein papierloses Büro, sollten Sie bei einem der wichtigsten Facetten nicht sparen. Datenspeicherung lokal sowie Einsatz von NAS Geräten.

    Oder möchten Sie die Datenspeicherung bzw. die Datenbank erst gar nicht in Ihrem Unternehmen stehen haben? Um Brand, Raub usw zu vermeiden, jedoch kommt das Einsetzen einer Cloud-Lösung für Sie aus rechtlichen Gründen erst gar nicht in Frage. Dann bietet sich natürlich die Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server, welcher alleine Ihnen zugeteilt wird, sehr gut an.
    Die Auswahl ist gross.

    Eigentlich gehört die Suche nach Lösungen ebenso in den Abschnitt der ersten 30 Tage. Mit der Dokumentenverwaltung PaperOffice DMS sowie einer NAS-Hardware, eingebunden in das betriebliche Netzwerk, stehen alle Lösungen bereit, um den Übergang von Papier zu Digital umzusetzen.

  • Zugriff von mobilen Geräten sowie Computer auf dedizierten Server PaperOffice
    Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

  • Einführung von PaperOffice DMS plus Hardware

    Nach der Installation der Software auf die Rechner im Betrieb, der Zuteilung der Hierchachie-Ebenen sowie der Einrichtung und Vernetzung der NAS-Server erfolgt die Schulung an der Software.

    Dazu braucht es keine externen (meist gleichbedeutend mit „teure“) Berater. Auf Wunsch stehen Mitarbeiter von PaperOffice natürlich bei Bedarf zur Verfügung. Die über eine Million Betriebe, die weltweit mit PaperOffice DMS arbeiten, sind bisher mit den ausführlichen Tutorials und Videos oder auch der telefonischen Beratung bei Fragen zu PaperOffice DMS sehr gut klargekommen.

    Die meisten Prozesse sind selbsterklärend und werden von einem sehr gut aufgebauten Hilfe-Menü begleitet. Übrigens muss nicht stur an den 30 Tagen festgehalten werden. Wenn alle Beteiligten bei der Umstellung von analog auf digital der Meinung sind, das es klappt, kann der Prozess beliebig verkürzt werden.

    Ordnerstruktur

    Eine sinnvolle Ordnerstruktur ist wichtig, damit Sie sich nach der Umstellung leicht wiederfinden. Organisieren Sie Ihre digitale Ordnerstruktur ganz einfach nach Ihrer bestehenden „realen“ Ordnerstruktur.

    Auf Automatisierung setzen

    Dank der intelligenten KI Erkennung können Sie wichtige Dokumentdaten im Dokument erkennen lassen, extrahieren und für Dokumenten- Verschlagwortung benutzen. Das spart Zeit und somit Geld.

  • Den Umstieg zum papierlosen Büro vollständig vollziehen

    Die letzten 30 Tage (oder auch weniger) starten und die Mitarbeiter beenden die Schulungs- und Trainingsphase. E-Mails werden nicht mehr ausgedruckt, sondern abgespeichert.

    Workflows und Stempel nutzen

    Dokumente und Emails können jederzeit über die Workflow-Funktion in PaperOffice DMS abgerufen, bearbeitet und anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Fracht-Dokumente aus Anlieferungen oder postalisch eingehende Briefe werden mittels Scanner oder auch mit einer Handy-Cam digitalisiert und mit der OCR-Software von PaperOffice in Text-Dokumente umgewandelt.

    Die Stempel-Funktion ermöglicht das Auslösen diverser Workflows sowie Durchführen weiterführender Aktionen. Dynamische Variablen können zu den Stempeln hinzugefügt werden und sogar E-Mail Benachrichtigungen werden automatisch bei Benutzung versendet.

    Backup nicht vergessen

    Es gibt nur noch einen zentralen Speicher mit Backup-Funktion. Es stellt sich nie mehr die Frage, bei welchem/welcher Mitarbeiter/in denn gerade eine bestimmte Unterlage auf dessen Rechner abgespeichert ist und wie daran zu kommen ist, weil er oder sie gerade unerreichbar in Urlaub ist.

    Eine Verschlüsselung der Daten, die auch beim US-Militär zum Einsatz kommt. Das aktuell beliebte und einträgliche Spiel der Hacker mit Erpressersoftware prallt an PaperOffice ab.

    Konsequent bleiben: Der Anfang ist immer schwer, denn jahrelang einstudierten Prozesse sind vorerst neu. Fallen Sie nicht in das alte Muster zurück.

  • Bleiben Sie konsequent und erleben das papierlose Büro.

    Die ultimative 5-Schritte Anleitung

    Tipp

    Wir haben die ultimative 5-Schritte Anleitung für die Realisierung des papierlosen Büros und Digitalisierung Ihres Unternehmens als herunterladbares Dokument erstellt, in welcher die einzelnen 5 Schritte sowie die benötigte Dauer beschrieben werden:

    Die ultimative 5 Schritte Anleitung zum papierlosen Büro - wie Sie in nur 3 Monaten die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens maximieren

    Zwischenfazit 2 / 3

    Papierloses Büro ist mit der richtigen Software keine Mehrarbeit!

    Was es wirklich braucht, ist lediglich eine Software welche

    • Den Rechnungseingang, falls Rechnungen digital vorhanden, vollkommen mittels personalisierter E-Mail automatisieren
    • Bei Papier Rechnungen, dank Scanner Integrität, diese automatisiert per Stapelscan erfassen
    • Scandokumente indexieren und auslesen
    • und das Wichtigste: Digitale sowie Scandokumente je nach Inhalt automatisiert ablegen kann!

    Und vermeiden Sie diesen häufigen Fehler

    Stellen Sie auf jeden Fall sicher, das Ihre Software-Wahl auf ein DMS fällt bei dem Sie das automatische Erfassen (z.B. Verzeichnisüberwachung) und das Einlernen der Dokumente SELBER durchführen können um nicht in eine unkontrollierbare Kostenfalle zu treten und nicht abhängig vom Hersteller zu sein!

Fazit digitaler Transformation

Ein modernes und effizientes papierloses Büro ist für viele Unternehmen keine Übernachtleistung, aber auch keine Utopie. Um die Digitalisierung Ihrer Dokumente endgültig zu erreichen, müssen Sie Richtlinien zur Papierreduzierung festlegen und Lösungen finden, um alles loszuwerden, was Sie nicht mehr benötigen.

Dokumentenmanagement Software von PaperOffice kann Sie bei der Digitalisierung von Dokumenten und Umsetzung eines papierlosen Büros unterstützen. DMS Lösungen sind Komplettlösungen, die eine durchgängige Infrastruktur anbieten.
Dadurch werden Geschäftsprozesse transparent abgebildet, Workflows können digital durchgeführt werden und alle wichtigen Informationen sind einfach einsehbar.

Dank der DMS-Lösungen sind Sie außerdem in der Lage, digitale Dokumente und Inhalte revisionssicher zu verarbeiten und sicher aufzubewahren, um sich beispielsweise Ärger bei Betriebs- und Steuerprüfungen zu ersparen.

Tipps & Tricks für ein digitales Büro

Wir haben für Sie 9 Tipps zusammengefasst, damit es mit dem papierlosen Büro auch tatsächlich funktioniert!

Kurzum, es geht um die Digitalisierung im Unternehmen verschiedenster Dokumente, wie zum Beispiel Verträge, Belege, Lieferscheine, Eingangsrechnungen, also allem, was auf Papier steht. Dazu kommt nicht nur das Papier auf der Vergangenheit, sondern auch das zukünftig kommende Papier in Frage.

Auch im papierlosen Büro ist Kommunikation ein relevanter Partner. Rechtlich müssen Sie sich keine Sorgen machen, nur ein Paar „Feinheiten“ beachten. Bestimmte Dokumente samt Ordnerstruktur und im PDF-Format können problemlos als selbsttragendes Archiv an den Steuerberater oder Kollegen übergeben werden – mit wenigen Mausklicks ist das erledigt.

Die richtige Dokumentenmanagement Software löst das analog-digitale Problem

DMS steht für Dokumentenmanagement System und soll Dokumente managen, vor allem digitale Dokumente, wozu die Umwandlung von analog in digital gehört. PaperOffice DMS ist ein solches System. Ihr Funktionsumfang ist genauso beachtlich wie ihre intuitiv gestaltete Menüführung, die nur der geringfügigen Schulung bedarf. Sie brauchen keine teuren Berater vor Ort dazu. Gut erklärende Videotutorials zu PaperOffice DMS können das genauso gut und viel preiswerter, zum Nulltarif.

Scannen, OCR, Archivierung mit automatischer Verschlagwortung, KI-gesteuerte Dokumentenzusammenführung, integrierte Suchmaschine, Workflow-Funktion, Verschlüsselung mit 1024Mbit, direkte Einbindung in MS-Office, Schutz vor Ransomware, automatisierte Vorlagenerstellung, Stempelfunktion, Aufgaben-und Notizmanagement.

Das sind ein Paar der wichtigsten Funktionen von PaperOffice DMS und wie gesagt, weder Sie noch Ihre Mitarbeiter müssen dafür ein IT-Studium absolvieren.

Zwischenfazit 3/ 3

1. Wenden Sie sich an einen Hersteller mit Know-How und Software die GOBD (und auch DSGVO) entspricht!

2. Es gibt nicht DIE eine passende DMS Software. Jedes DMS hat seine Berechtigung und letztendlich muss das Produkt zum Einsatzzweck passen.

3. Egal ob eigener Server, PaperOffice dedizierter Server im Rechenzentrum der Strato AG in Berlin (Deutschland) oder NAS - speichern Sie Ihre Dokument NIEMALS auf fremden Cloudspeicher welche a) nicht dediziert eingesetzt werden und b) nicht in einem sicheren Land stehen c) Sie nicht mit einem Klick exportieren können

Tipp

Falls Sie dem Rat nachkommen und ein NAS für die hausinterne sichere Dokumentspeicherung verwenden werden - PaperOffice kann das nicht nur perfekt, sondern ist sogar das einzige offizielle DMS für den grössten NAS Hersteller Weltweit - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice auf einem Laptop und daneben ein QNAP NAS
PaperOffice ist das weltweit einzige und exklusiv authorisierte Dokumentenmanagement System für alle QNAP NAS Geräte.

FAQs

Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Papierloses Büro: So gelingt die Digitalisierung im Unternehmen":

Für wen ist ein papierloses Büro geeignet?

Die schnelle und einfache Antwort auf die Frage ist: für jedes Unternehmen. Von einem papierlosen Büro profitieren alle Unternehmensbranchen und -größen, von KMUs über Start-ups bis hin zu großen Unternehmen. Besonders wertvoll ist die Umstellung aber für kleine und mittelständische Unternehmen: Durch die Reduzierung von Bearbeitungsaufwänden und Kosten wird benötigtes Budget für weitere Wachstums-Booster frei.

Kann ich für mein papierloses Büro in der Firma einen Cloud-basierten DMS Provider verwenden?

Nein. Ein weiterer Faktor, welcher spätestens seit endgültigem Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 in aller Munde ist, ist der Datenschutz. DMS-Lösungen und DMS Software wird zur Verarbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten genutzt, die oft sensible, personenbezogene Daten beinhalten. Bei Verstößen gegen die DSGVO sieht der Gesetzgeber hohe Bußgelder vor. 

Fazit

  • Vorteile rechtfertigen den Aufwand und Kosten

    Digital zu arbeiten und alte Dokument in das neue Zeitalter zu bringen wird die beste Schlüsselinvestition sein um unglaublich viele Zeit, Geld und Nerven zukünftig zu sparen.

  • Sie brauchen jemand der sich damit auskennt

    Sie brauchen keinen eigenen IT-Spezialisten um alle Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.
    Was Sie brauchen ist der richtig Partner an Ihrer Seite, der durch seine Erfahrungen exakt das umsetzen kann was Sie benötigen. Vermeiden Sie Panikmacher und wählen Sie Teststellungen anstatt schicker PowerPoint Präsentationen ohne es wirklich getestet zu haben.

  • Die Hardware ist meistens schon vorhanden

    Erfahrungsgemäß hat nahezu jeder Betrieb, Firma und Unternehmen einen Großkopierer, der seine Möglichkeit nicht ausnutzt. Diese Gerät lieben Massenscans, sind Tolerant in Hinblick auf Büroklammern und können die Basis für den digitalen Start ohne Scanner-Investition sein.

  • Günstiger als erwartet mit dem richtigen DMS

    Vermeiden Sie Kostenfallen mit DMS / ECM Systemen bei welchen Sie den Herstellern gnadenlos ausgeliefert sind. Machen Sie keine Kompromisse was eigene Administrationsmöglichkeiten angeht wie z.B. Dokument selber einlernen und Einstellungen vornehmen. Wenn Sie Hilfe benötigen hilft Ihnen der Hersteller gerne weiter, aber bleiben Sie selbstständig und unabhängig.

  • Digital automatisieren ist die Zukunft

    Vorgänge laufen in Zukunft vollkommen identisch, aber voll automatisiert.
    Rechnung kommt rein? Der Workflow löst aus und alles geht seinem einmal definierten Weg.
    Alle 1000 Aktenordner durchsuchen? Kein Problem, denn Sie haben Ihr eigenes Google!

Das sagen unsere Kunden

Fallstudie

Automatisierte Verarbeitung von Rechnungen

15 Gründe, warum Sie ein Dokumentenmanagement zusammen mit Ihrem Scanner einsetzen sollten

Digitale Rechnungsverarbeitung trägt in Kombination mit dem Dokumentenmanagement System (DMS) maßgeblich zur Effizienz und dem Erfolg Ihres Unternehmen sowie in Richtung papierloses Büro bei. Die Notwendigkeit der digitalen Rechnungsverarbeitung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt.

PaperOffice ist ein professionelles Produkt / Lösung / Ökosystem, welches sich primär an gewerbliche Benutzer mit mehr als 3 bis 80 Arbeitsplätzen richtet.
PaperOffice kann problemlos auch privat und mit weniger Arbeitsplätzen eingesetzt werden, wenn es Ihrer Preis-Leistung-Bewertung entspricht. Um PaperOffice auf mehr als 80 Arbeitsplätzen zu verwenden sollte PaperOffice CUSTOM eingesetzt werden. Wir empfehlen, insbesondere für einen professionellen Einsatz, PaperOffice PLUS immer aktiv zu halten, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Aufgrund der externen Einflüsse, wie Windows-Updates, Updates anderer installierter Software, welche Systemkomponenten ändern, etc. wird ohne aktiven PaperOffice PLUS keine Garantie für eine einwandfreie Funktion übernommen. Jede PaperOffice Lizenz beinhaltet PaperOffice PLUS für 6 Monate, diese wird nicht automatisch durch PaperOffice verlängert und kann, optional, nach Ablauf dazugebucht werden. Alle im PaperOffice Onlineshop erworbene Lizenzen verfügen über eine 30-Tage Rückgaberecht, d.h. Sie können jederzeit vom Kauf zurücktreten solange noch keine Zahlung erfolgt ist und die Lizenz somit aktiviert wurde sowie noch keine Dienstleistungen in Anspruch genommen wurden. Zeitkontingente für Beratung, Präsentation und Support ohne aktiven PaperOffice PLUS sind zeitlich begrenzt und werden durch das PaperOffice Team individuell und aus Erfahrung entschieden.
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