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Kostenminimierung durch digitale Transformation


Digitalisierung oder auch digitale Transformation Ihrer Papierunterlagen ist die Voraussetzung für Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens. Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt.

Profi-Tipp

Im aktuellen Artikel möchten wir zunächst die Definition des Dokumentenmanagement Systems erklären und die Digitalisierung von analogen und digitalen Dokumenten ansprechen sowie die Vorteile beim Einsatz einer elektronischen Dokumentenverwaltung (DMS) auf die damit verbundenen Geschäftsprozesse bei der Erstellung, Verwaltung, Export sowie Prüfung der Dokumente demonstrieren.

Obwohl die Grundtechniken des Dokumentenmanagements bereits seit Jahrzehnten in der Dokumentensteuerung der Unternehmen Anwendung finden und sich über die Jahre weiterentwickelt haben, wird die Notwendigkeit eines Dokumentenmanagement Systems und dessen Anwendungsvorteile immer noch unterschätzt.

Studien haben gezeigt, dass Angestellte bis zu dreissig Prozent ihrer Zeit mit dem Suchen der notwendigen Unterlagen im Unternehmen verbringen. Im Durchschnitt verlieren Mitarbeitende so mehr als einen Arbeitstag in der Woche. Es kommt noch schlimmer, denn: In 70% aller Fälle bleibt die Suche erfolglos. Das Dokument wird erneut erstellt und die Kollegen können den aktuellen Stand der Dokumente nicht mehr nachvollziehen.

PaperOffice Mitarbeiterin hält Tablet in den Händen
Vorteile einer elektronischer Datenverwaltung (Dokumentenmanagement DMS)

Doch was ist der Standard, was kann der oder die Kundin von einem DMS erwarten?

Im aktuellen Artikel zeigen wir Ihnen, welche Vorteile der Einsatz einer elektronischen Datenverwaltung (Dokumentenmanagement System) bietet.

Das lässt sich anhand der Dokumentenmanagement Software PaperOffice Punkt für Punkt erklären.

Bevor wir uns den Vorteilen zuwenden, lassen Sie uns die Definition erklären:

Was ist ein Dokumentenmanagement System?

Ein Dokumentenmanagement System (DMS) dient dazu, den Dokumentenfluss innerhalb einer Organisation zu speichern, zu verwalten sowie diesen zu steuern.

So fallen bei den Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen täglich wichtige Dokumente an: Schriftsätze, Vertragsunterlagen, Entwürfe, externe Schreiben, Recherchen, Gutachten und vieles mehr. Dabei gelangen diese nicht nur über den postalischen Weg, auch per Email kommen viele Unterlagen an.

So können Sie sämtliche Informationen, wie Papierdokumente, Windows Dateien oder Emails an einem zentralen Ort, Ihrem Dokumentenmanagement System, organisieren, auf den die Mitarbeiter einfach und problemlos zugreifen können.

Inklusive einzigartiger Funktionen für Teamwork und Dokumentenfreigabe und einer weltweit einzigartigen innovativen Programmoberfläche.

So werden Dokumentenmanagement Systeme für Unternehmen immer wichtiger denn die Menge, der von den heutigen Unternehmen generierten Informationen wächst exponentiell.

Die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems, kurz DMS, hilft Ihnen zudem ganz klare Struktur in Ihre Unterlagen reinzubringen und bei der Bewältigung der Informationsflut.

DMS steht auch für Dokumentenmanagementsoftware und soll eben Dokumente managen, vor allem digitale Dokumente, wozu die Umwandlung von analog in digital gehört. PaperOffice DMS ist eine solche Software.

Die Verwaltung und Kontrolle der enormen Menge an externen und internen Dokumenten, die Teil der Geschäftsprozesse in der öffentlichen oder betriebswirtschaftlichen Verwaltung sind, ist zu einer Herausforderung geworden. Diese fördert die Einführung von Dokumentenmanagement Software, die ihre Verwaltung erleichtert.

Dabei sorgt die Einführung der DMS für erhebliche Reduzierungen der Suchzeit, Handhabung und Kosteneinsparungen, die in unseren administrativen Prozessen sehr wichtig sind.

Notebook mit PaperOffice steht auf aufgeräumtem Tisch
Digitalisierung hat positive Auswirkungen auf die Umwelt sowie viele weiteren Vorteile, wie z.B. Papierersparnis

Herzstück eines DMS

Ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem hat sein „Herzstück“ in einer Datenbank, in der die Informationen so gespeichert werden, dass sie auf einfache und kontrollierte Weise gefunden und abgerufen werden können.

Die Datenbank Einrichtung kann wahlweise bei Ihnen lokal, als auch auf einem NAS System erfolgen, wie beispielsweise QNAP NAS oder Synology NAS. Aber durch die strukturierte Speicherung der Informationen haben wir nur einen Teil der Gleichung.

QNAP und Synology NAS Geräte stehen als Datenspeicher auf dem Tisch mit PaperOffice DMS
In der Datenbank wird die komplette Information hoch sicher verschlüsselt abgespeichert

Das „Gehirn“, das das System steuert, ist die Workflow-Logik, die es ermöglicht, Abhängigkeiten zwischen Dokumenten und Prozessen zu schaffen und diese Informationen in flexiblen und zuvor definierten Flüssen zu verknüpfen.

Ein wesentlicher Schritt zur Umsetzung eines so ausgefeilten „Workflows“ ist, dass möglichst viele Dokumentationen in digitaler Form vorliegen.

Digitalisierung und Dokumentenmanagement

Wenn wir von Dokumentenmanagement-Systemen sprechen, dürfen wir nicht vergessen: Je höher der Digitalisierungsgrad der Informationen, die Teil der Prozesse sind, desto höher ist der Kontroll- und Automatisierungsgrad, den wir erreichen können. Zu den Vorteilen der Digitalisierung haben wir bereits ein Artikel verfasst gehabt, hier den Link aufrufen.

Im ersten Schritt legen Sie fest, welche Dokumente zu unseren Prozessen gehören, wie wir sie in unser Dokumentenmanagementsystem einbinden und welche Informationen extrahiert und zusammen mit den Dokumenten in Ihrer Datenbank gespeichert werden sollen. Sobald die Informationen enthalten sind, definieren wir ihren Lebenszyklus, wie sie mit anderen Prozessen interagieren und wie wir sie integrieren können.

Informationen kommen aus unterschiedlichen Quellen

Höchstwahrscheinlich werden wir auf Informationen stoßen, die aus verschiedenen Quellen stammen und in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Ein Teil davon in digitaler Form, gespeichert in Dateien oder Datenbanken und ein anderer in Form von gedruckten Dokumenten.

Was machen wir mit digitalen Dokumenten im pdf.-, Doc.-, etc.-Format? Hier ist der Vorgang ganz einfach.

Ziehen Sie das digitale Dokument in die PaperOffice Oberfläche rein. Oder lassen Sie Ihre Windows Ordner nach Dokumenteingang ganz leicht überwachen.

Tipp

Zum Thema "Verzeichnisüberwachung und Massenarchivierung" gibt es übrigens ein Video auf YouTube welches diesen Vorgang verständlich erklärt:

In Papierform vorliegende Dokumente können ganz einfach dank dem integrierten Scanner eingescannt und in ein digitales Format umgewandelt werden.

Tipp

Zum Thema "Papierdokumente vom Scanner voll automatisiert archivieren" gibt es ebenfalls ein Video auf YouTube, welches diesen Vorgang leicht und verständlich erklärt:

Dank dem Optical Character Recognition-Programm (OCR = Optical Character Recognition), haben wir bereits einen wichtigen Schritt getan. Mit einem Scanner oder einem anderen Digitalisierungsgerät wandeln wir das Dokument nicht nur in ein Bild um, sondern können seinen Inhalt auch elektronisch „lesen“.

Dabei wird nicht nur der reine OCR Text in die Datenbank aufgenommen, dank der künstlichen Intelligenz (KI) namens PIA können Automatisierungen entweder manuell festgelegt oder automatisiert erfolgen.

So erkennen und definieren wir anhand des Systems, welche Dokumentenbereiche automatisiert ausgelesen werden müssen. Wie Rechnungsnummer, Datum, Produkte, Beträge etc. Dementsprechend haben wir alle notwendigen Informationen in unserem Dokumentenmanagementsystem.

Die Digitalisierung von Informationen per OCR erleichtert die Integration verschiedenster Dokumentationen in das Management von Prozessen und Arbeitsabläufen.

Inhalt

Workflow- und Dokumentenmanagement

Wie bereits erwähnt, ist es für ein fortschrittliches Dokumentenmanagement unerlässlich, alle Informationen in digitaler und strukturierter Form in einer Datenbank zu haben. So kann man nach allen in PaperOffice abgespeicherten Dokumenten google-like suchen. Sie können zudem die Regeln festlegen, wer auf Ihre Informationen zugreifen, sie ändern und löschen / archivieren kann.

PaperOffice Oberfläche mit Workflow Modul
Das Dokumentenmanagement System PaperOffice bringt Organisation, Datenschutz und Optimierung der Geschäftsprozesse unter eine Haube

Aber wir wollen noch weiter gehen und unsere Geschäftsprozesse verschlanken. Eine der Säulen unserer Dokumentenmanagement-Lösung ist die Workflow-Engine. Dadurch können wir jeden Schritt eines Geschäftsprozesses mit seinen zugehörigen Aktivitäten und Abhängigkeiten sowie den beteiligten Abteilungen und Rollen spezifizieren.

Wir können auch automatische Benachrichtigungen definieren, die abhängig von Aktivitäten und Ereignissen, die während des gesamten Prozesses auftreten, aktiviert werden.

All dies minimiert nicht nur den Zeitaufwand für die Verwaltung von Aufgaben, sondern minimiert auch die Wahrscheinlichkeit von Vergesslichkeit und Fehlern im Prozess.

Mehrwert und Nutzen der elektronischen Datenarchivierung

Nachfolgend listen wir einige der herausragendsten Vorteile der Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems auf:

  • Verfügbarkeit: Indem alle Ihre Unterlagen sowie deren Versionen, Aktualisierungen, Notizen, hinterlegten Kontakte, Belegdaten in einer zentralen Datenbank gespeichert und verwaltet werden, bilden die ganzen Informationen nach und nach eine zentrale Wissensdatenbank.

    Zentraler und einfacher Zugriff auf all diese relevanten Unternehmensdokumentationen und die Möglichkeit der Zusammenarbeit mehrerer Parteien im selben Dokument machen den ersten Punkt in der Vorteilsliste.

  • Zugriffsberechtigung: Kontrolle darüber, wer zu welcher Zeit auf die Dokumente zugreifen kann und welche Aktivitäten mit ihnen durchgeführt werden können.

    Einstellungen über Ordner und Dokumente, Freigabestufen und Rechte sowie Gruppen und Abteilungen machen den Zugriff auf sensible Dokumente transparent und sicher.

  • Sicherheit, nicht nur bei der Zugriffskontrolle, sondern auch bei der Verwahrung und Sicherung, die die Einführung neuer Technologien und Datenbanken mit sich bringt.

    Zunächst einmal werden bei PaperOffice DMS alle Dokumente beim Abspeichern zur Sicherheit verschlüsselt, und zwar nach einem der höchsten Sicherheitsstandards, den es aktuell gibt, AES-1024bit.

    Die Rückumwandlung in lesbare Dokumente ist in jedem aktuell gängigen Format möglich, wobei PaperOffice seine Dateiformate regelmäßig aktualisiert, womit auch in der Zukunft die Lesbarkeit der Dokumente gegeben ist.

  • Wiederauffindbarkeit und Zeitersparnis: Indem all Ihre Dokumente, vorher in Paper, nun digital vorliegend, sowie Emails bei Ihnen zentral in der Datenbank gespeichert werden. Gleichzeitig erfolgt die Speicherung mit Datum und Uhrzeit, eine Versionsnummer und eine Verschlagwortung, über die die PaperOffice-Suchmaschine Dokumente auch dann noch findet, wenn der oder die Suchende nur noch rudimentär den Inhalt des Dokuments kennt.

    Alles was in PaperOffice DMS gespeichert wird, wird ebenfalls OCR texterkannt, mit Branchenwörterbüchern optimiert und für eine perfekte Stichwortsuche in Ihrer SQL-Datenbank für eine Stichwortsuche indexiert.

    Sparen Sie Zeit bei der Suche nach Dokumentation und Kosten bei deren Verwaltung und Aufbewahrung.

  • Reduzierung von Redundanzen wie Vervielfältigung von Dokumenten, Fotokopien, Datenaufzeichnungen.
  • Agilität und Automatisierung administrativer Aufgaben mit der Erstellung von Workflows, die die Integration von Dokumenten und Geschäftsprozessen in eine kontrollierte Umgebung und klar definierte und überwachte Aktivitäten ermöglichen.
  • Nicht zu vergessen der positive „Nebeneffekt“ einer höheren internen und externen Kundenzufriedenheit. Der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems ermöglicht Ihnen, schneller und zuverlässiger und so besser, auf die Wünsche Ihrer Kunden zu reagieren.

    Die Steigerung der Kundenzufriedenheit macht sich sehr schnell und vor allem nachhaltig bemerkbar - sowohl was die Umsätze als auch die Unternehmensreputation betrifft.

  • Einer der wichtigsten Aspekte bei der Speicherung von Dokumenten über ein Dokumentenmanagement System ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bzw. Vorgaben der GoBD.

    Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

    Insbesondere durch die revisionssichere hochverschlüsselte Dokumentspeicherung direkt in einer zentralen SQL-datenbank erfüllt PaperOffice alle Anforderungen an Dokumentstandards sowie rechtliche Richtlinien oder dem weltweit höchsten deutschen Standard GOBD.

    Der Begriff der Versionierung ist innerhalb eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) kein Fremdwort. Die Notwendigkeit für den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, welches über eine GoBD konforme Versionskontrolle sowie revisionssichere Versionierung verfügt, ist deutlich wie noch nie zuvor.

    PaperOffice übertrifft alle gesetzlichen Vorgaben

    Die Entwicklung von PaperOffice DMS ist GoBD-konform durchgeführt, so dass Sie die Software nutzen können, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass Sie gegen eine Vorschrift verstoßen. Zum Beispiel wird jedes Mal, wenn jemand ein Dokument ändert, eine neue Version dieses Dokuments erstellt. So kann man nachverfolgen, welchen Inhalt das Dokument zu welchem Zeitpunkt gehabt hat.

    Zu Synology NAS Einrichtung MariaDB 10 und Dokumentenmanagement System PaperOffice gibt es übrigens ein Video auf YouTube welches diesen Vorgang verständlich erklärt:

    In beiden Fällen ist auch im schlimmsten Worstcase-Szenario gesichert, das die archivierten Datenbanken kurzfristig wieder hergestellt sind und somit die Aufbewahrungsfristen immer eingehalten werden.

Vermeiden Sie unbedingt diesen Fehler

Während in großen Unternehmen längst Digitalisierungsbeauftragte benannt sind, die sich mit dem Thema der Umwandlung analoger Dokumente in Vollzeit beschäftigen, fehlt es kleineren und mittleren Firmen meist an Personal-Ressourcen, zumal ja auch eine entsprechende fachliche Qualifikation vorausgesetzt wird.
Das jedoch ist ein häufiger Fehler und führt zu Fehlinvestionen, weil viele Hersteller diese Unwissenheit ausnutzen.

Zwischenfazit

Es wird weder ein IT-Spezialist benötigt noch ein ausgebildeter Bibliothekar!

Was es wirklich braucht, ist lediglich

  • die richtige Software
  • ein verlässlicher IT-Partner
  • entsprechende Hardware
Mitunter ist die Hardware oftmals schon da, hat mehr Potential als bisher genutzt und kann sofort verwendet werden.

Tipp

Zum Thema "Digitale Rechnungsverarbeitung" gibt es übrigens einen speziellen Beitrag, welcher im Bezug zu den Vorteilen der Digitalisierung bzw. digitalen Rechnungsverarbeitung berichtet hatte:

Notebook mit PaperOffice Oberfläche für die digitale Rechnungsverarbeitung
Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisieren: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

FAQs

Zum Abschluss beantworten wir noch ein paar häufige Fragen zum Thema "Entscheidende Vorteile einer elektronischen Datenverwaltung":

Welchen Scanner für DMS verwenden?

Um gebundene Dokumente zu scannen, empfiehlt sich ein Einzugsscanner mit Flachbetteinheit und mindestens 300dpi. Der Scanner wollte über eine Scan-to-Fodler Funktion verfügen und optional über WIA/TWAIN Treiber. Gute Erfahrungen haben wir mit Fujitsu Scansnap gemacht welche sehr zuverlässig arbeiten.

Wie am besten Dokumente archivieren?

Papierdokumente sollten generell im PDF/A Format gescannt und dann in einem DMS Dokumentenmanagement-Software gespeichert werden - oder direkt wenn die Software das unterstützt bzw. automatisiert durch z.B. Überwachungen.

Kann ich Originaldokumente wegschmeissen?

Wenn Sie eine vernünftige Software einsetzen welche regelmäßig Updates bekommt und Datensicherungsstrategie haben lautet die Antwort JA bei nicht kritischen Dokumenten. Alles, was im rechtlichen Sinn das Original verlangen könnte sollten Sie auch im Original aufbewahren. PaperOffice DMS verfügt dafür z.B. die Möglichkeit den Originalablageort in den Dokumenteneigenschaften zu hinterlegen.

Fazit

Investition, die sich lohnt

Der Begriff Dokumentenmanagement beinhaltet viel mehr als man zunächst sich vorstellen könnte. Die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems in Ihr Unternehmen ist mittlerweile die Voraussetzung für Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens. Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt.

Die obige Liste der aufgeführten Vorteile einer elektronischen Datenverwaltung ist dennoch keineswegs vollständig, sondern je nach Einsatzgebiet nur die die eigene Kreativität und Professionalität begrenzt! Wird die Digitalisierung des analogen Archivs unter diesen Gesichtspunkten betrachtet und eine Gegenrechnung aufgestellt, zeigt sich deutlich, dass sich der Aufwand lohnt und wie beispielsweise eine Investition in eine neue, modernere und schnellere Maschine betrachtet werden sollte.

Das sagen unsere Kunden

Fallstudie

Digitalisierung = Effizienz und Erfolg

15 Gründe, warum Sie ein Dokumentenmanagement zusammen mit Ihrem Scanner einsetzen sollten

Digitalisierung oder auch digitale Transformation Ihrer Papierunterlagen ist die Voraussetzung für Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens. Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist mittlerweile für alle ein wichtiger Aspekt.

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