La gestión y el almacenamiento de documentos en dispositivos NAS es una solución cada vez más popular para las empresas y organizaciones que buscan una forma eficaz de almacenar y gestionar sus datos de forma segura y fiable.
En este artículo, veremos las ventajas de usar dispositivos NAS para la administración de documentos y cómo usarlos y organizarlos mejor gracias a PaperOffice.
¿Qué es un dispositivo NAS y cuáles son sus ventajas para la gestión documental?
Un dispositivo NAS (almacenamiento conectado a la red) es un dispositivo de almacenamiento autónomo que está conectado a una o más computadoras a través de una red. Permite a los usuarios acceder y almacenar datos y archivos compartidos.
Los dispositivos NAS generalmente vienen con varios discos duros y ofrecen funciones como compatibilidad con RAID y la capacidad de acceder a los datos.
El almacenamiento central de documentos en dispositivos NAS ofrece a las empresas la ventaja de almacenar y administrar de manera efectiva todos los datos y documentos relevantes en un solo lugar.
Esto elimina la necesidad de almacenar y sincronizar documentos entre diferentes computadoras o unidades externas.
Los dispositivos NAS pueden ayudar a mejorar el almacenamiento y el acceso a los documentos junto con el uso de un sistema de administración de documentos
Además de la ventaja del almacenamiento central, existen otras ventajas que hacen que los dispositivos NAS sean atractivos para las empresas. Estos incluyen alta escalabilidad, seguridad, rentabilidad y la capacidad de acceder a los datos desde cualquier lugar. La combinación de estos beneficios hace que el uso de dispositivos NAS sea una solución eficaz para almacenar y administrar documentos y datos para las empresas.
¿Por qué tiene sentido utilizar un sistema de gestión de documentos junto con su NAS?
La gestión de documentos y datos es vital para organizaciones de cualquier tamaño. La gestión eficaz de documentos puede ayudar a las organizaciones a optimizar sus procesos comerciales, aumentar la eficiencia y mejorar la productividad.
Un dispositivo NAS puede ayudar a mejorar el almacenamiento y acceso a documentos, pero existen otros beneficios de usar un sistema de gestión de documentos junto con un dispositivo NAS.
Organización y gestión eficaz de documentos: Un sistema de gestión de documentos puede ayudar a organizar y categorizar documentos para que se puedan encontrar rápida y fácilmente. Los documentos se pueden ordenar y buscar fácilmente mediante etiquetas, palabras clave y campos personalizados.
Flujos de trabajo y procesos automatizados: un sistema de administración de documentos puede ayudar a automatizar los procesos manuales, lo que resulta en una mayor eficiencia y productividad. Por ejemplo, los flujos de trabajo se pueden automatizar para enviar documentos a las personas adecuadas o para obtener aprobaciones.
PaperOffice es el único y exclusivo sistema de administración de documentos del mundo autorizado para todos los dispositivos NAS de QNAP.
Control de acceso y seguridad: un sistema de administración de documentos puede ayudar a controlar y restringir el acceso a los documentos para garantizar que los datos confidenciales no caigan en manos equivocadas. Mediante el uso de derechos de acceso y funciones de auditoría, las empresas pueden mejorar la seguridad de sus datos.
Integración con otras aplicaciones: Un sistema de gestión de documentos se puede integrar con otras aplicaciones para garantizar un flujo de trabajo fluido. Por ejemplo, se puede integrar con correo electrónico, calendarios y otras aplicaciones comerciales.
Mejor colaboración: un sistema de administración de documentos puede ayudar a mejorar la colaboración entre equipos y departamentos al hacer que los documentos y la información sean accesibles para todos. Mediante el uso de funciones de comentario.
