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ASUSTOR Sistema de Gestión de Documentos (DMS) para NAS

Los principales beneficios de utilizar las soluciones de almacenamiento en red de ASUSTOR para la gestión de datos en pymes

 
Los NAS de ASUSTOR garantizan un almacenamiento de datos confiable y una rápida recuperación de datos, mientras que un DMS mejora la organización, la búsqueda y el acceso a documentos. La integración de ambos sistemas permite un trabajo más eficiente, simplifica el almacenamiento y la gestión de datos, aumenta la productividad de los empleados y reduce los costos.
Los NAS de ASUSTOR garantizan un almacenamiento de datos confiable y una rápida recuperación de datos, mientras que un DMS mejora la organización, la búsqueda y el acceso a documentos. La integración de ambos sistemas permite un trabajo más eficiente, simplifica el almacenamiento y la gestión de datos, aumenta la productividad de los empleados y reduce los costos.

Administre sus documentos de forma segura y eficiente con PaperOffice y NAS de ASUSTOR

Su NAS de ASUSTOR y el DMS (Sistema de Gestión Documental) certificado por ASUSTOR de PaperOffice son herramientas poderosas que pueden ayudar a aumentar la eficiencia de su organización.

Consejo profesional

Los NAS de ASUSTOR garantizan un almacenamiento de datos confiable y una rápida recuperación de datos, mientras que un DMS mejora la organización, la búsqueda y el acceso a documentos. La integración de ambos sistemas permite un trabajo más eficiente, simplifica el almacenamiento y la gestión de datos, aumenta la productividad de los empleados y reduce los costos.

Sistemas para la gestión de documentos, también conocidos como DMS, apoyan a su organización en la organización electrónica y estructurada de documentos comerciales. Por lo tanto, un DMS es un paso importante hacia una oficina sin papel.

En combinación con su ASUSTOR NAS, forman el dúo ideal para digitalizar el almacenamiento analógico y aumentar la eficiencia de los procesos de búsqueda y archivado.

El sistema de gestión de documentos PaperOffice es el único sistema DMS en el mundo oficialmente aprobado por ASUSTOR para sus dispositivos ASUSTOR.

¿Qué es un NAS?

La compañía taiwanesa ASUSTOR vende varios dispositivos de almacenamiento conectado a la red (NAS) bajo el nombre “ASUSTOR NAS”. Estos dispositivos permiten tanto a empresas como a usuarios privados proteger sus datos de manera eficiente y organizarlos y utilizarlos de forma individual.

Un NAS es un servidor de archivos con su propio sistema operativo que proporciona su espacio de almacenamiento a través de la red.

ASUSTOR NAS ofrece las condiciones ideales para todas las empresas, pero especialmente para las PYMES, para almacenar rápidamente y fácilmente los datos de la empresa.

En el siguiente artículo le mostraremos cómo puede obtener el Máximo de su ASUSTOR NAS para su empresa y cómo la gestión de documentos puede funcionar de manera muy fácil y sin Docker.

¿Por qué usar NAS en lugar de la nube?

Hay varias razones por las que debería usar una solución NAS (Almacenamiento Conectado a la Red) en lugar de una solución basada en la nube, aquí enumeramos algunos ejemplos:

  • Control y seguridad: Un NAS está bajo el control físico de la empresa, lo que significa que como empresa tiene control total sobre sus propios datos y puede asegurarse de que estos datos estén seguros. Sin embargo, en un entorno de nube, sus datos se transfieren a un proveedor externo y no están sujetos a los mismos estándares de seguridad que la empresa misma.

  • Protección de datos: Las empresas deben cumplir con regulaciones legales al almacenar datos personales a través del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea. Por lo tanto, al seleccionar tecnologías y servicios de almacenamiento, las empresas deben asegurarse de cumplir con las regulaciones de protección de datos.
    Un NAS (Almacenamiento Conectado a la Red) es una opción más adecuada que una solución en la nube cuando se trata de cumplir con el GDPR.
    Ya que sigue siendo propiedad de la empresa, los datos pueden ser procesados y protegidos directamente por la empresa de manera controlada. Un NAS también ofrece un alto nivel de flexibilidad ya que los datos no tienen que ser almacenados en un centro de datos externo. Las empresas también pueden cifrar los datos en el NAS para protegerlos de accesos no autorizados.

  • Conexión a Internet: Un NAS se puede utilizar independientemente de una conexión a Internet, lo que lo hace ideal para empresas que operan en áreas rurales o áreas con conexiones a Internet inestables.

  • Costo: El costo es una ventaja importante que ofrece un NAS sobre el almacenamiento en la nube. Un NAS es más barato de comprar que un servicio en la nube porque solo tiene que pagarlo una vez y es todo suyo.
    Además, los costos mensuales de un NAS son significativamente más bajos que los de un servicio en la nube. Debido a que con un NAS no hay que pagar tarifas mensuales de suscripción. Además, un NAS no incurre en tarifas de ancho de banda adicionales que pueden aplicarse con un servicio en la nube.

  • Flexibilidad: Un NAS ofrece a las empresas más flexibilidad en la elección de hardware y capacidad de almacenamiento. También permite expandir el espacio de almacenamiento para satisfacer las crecientes necesidades del negocio.

Un ASUSTOR NAS combinado con el DMS PaperOffice ofrece a su empresa una solución simple y confiable para administrar sus documentos.

PaperOffice DMS es un software fácil de usar que permite a las empresas organizar, almacenar, categorizar y administrar sus documentos para que puedan ser accedidos fácilmente en cualquier momento y lugar.

Al combinar NAS y la gestión efectiva de PaperOffice DMS, puede aumentar la productividad de su negocio asegurándose de que los documentos se accedan rápidamente y de manera confiable. También proporciona protección adicional para los datos ya que se almacenan en el NAS y no en computadoras locales o en la nube externa.

¿Qué tan completa es la instalación y configuración de la base de datos?

La instalación y configuración de la base de datos en su ASUSTOR NAS no es en absoluto complicada y no requiere de un especialista en TI.

La configuración con la ayuda de los videos de YouTube de PaperOffice se puede hacer en pocos minutos, incluso para personas no especializadas.

Consejo

Hay un video en YouTube sobre el tema "ASUSTOR NAS ADM 5 PaperOffice DMS database installation & setup & configuration MariaDB 10". Este proceso se explica de manera fácil y comprensible:

Contenido

¿Cómo se transfieren tus datos al ASUSTOR NAS?

Existen varias formas de transferir datos al sistema de gestión de documentos de PaperOffice (DMS) que se ejecuta en un ASUSTOR NAS (Almacenamiento conectado a la red). Aquí tienes algunos ejemplos:

Escanear documentos

El proceso es simple: si los datos aún no están disponibles digitalmente, los documentos en papel deben ser escaneados o fotografiados primero.

Mano masculina escanea un documento en papel junto con Synology DMS
Su escáner junto con PaperOffice DMS son los mejores socios para hacer que su empresa sea sin papel

Con tu escáner u otro dispositivo de digitalización, el documento no solo se convierte en una imagen, sino que también sus contenidos pueden ser "leídos" electrónicamente. La función de escaneo integrada en PaperOffice DMS se conecta a tu escáner y transfiere así el medio digital al software de gestión de documentos.

Ya hemos discutido cómo integrar mejor tu escáner para digitalizar los documentos en otro artículo escrito.

Almacenamiento digital de documentos

Los datos en forma digital, como correos electrónicos o archivos digitales, pueden ser arrastrados y soltados fácilmente en la interfaz de PaperOffice. Si deseas archivar varios documentos sin esfuerzo manual, el monitoreo de carpetas integrado en PaperOffice es adecuado para esto. Esto permite un archivado fluido en segundo plano.

Datos existentes

El sistema de gestión de documentos de PaperOffice también facilita a los usuarios mover los datos digitales que antes se almacenaban en los discos duros de computadoras portátiles o de escritorio a un sistema de almacenamiento de datos compartido, el ASUSTOR NAS.

Todos los datos existentes se pueden importar al sistema de gestión de documentos con solo un clic del mouse.

Valor agregado y beneficios de ASUSTOR NAS junto con PaperOffice DMS

El uso de un ASUSTOR NAS (Almacenamiento Conectado a la Red) en combinación con el sistema de gestión de documentos (DMS) PaperOffice ofrece una serie de ventajas, algunas de las cuales son:

  • 1. Gestión centralizada de datos: El DMS permite almacenar y organizar todos los documentos y archivos en un lugar central, facilitando la colaboración y el acceso a los datos, ya que cada empleado puede acceder a los archivos que necesita sin tener que copiarlos en un USB.
    Esto ahorra tiempo y evita errores que pueden surgir de la transmisión manual.

  • 2. Mayor seguridad: El NAS ofrece características de seguridad adicionales como encriptación y redundancia para proteger los datos contra pérdidas o accesos no autorizados. Además de una alta seguridad de datos a través de diversas opciones de respaldo.
    Se pueden crear copias de seguridad automáticas para que los archivos importantes se puedan restaurar en caso de fallo o eliminación accidental. También existe la opción de encriptar datos para garantizar que los datos sensibles estén protegidos contra accesos no autorizados.

  • 3. Aumento de la velocidad de acceso: El NAS permite acceder y editar datos más rápido, aumentando la productividad.

  • Mantenimiento y actualización sencillos: El DMS y el NAS son independientes entre sí y pueden mantenerse y actualizarse de forma independiente, lo que facilita el mantenimiento.

  • Mayor flexibilidad: La combinación de ASUSTOR NAS y PaperOffice DMS ofrece una variedad de opciones de configuración y personalización para satisfacer las necesidades de la empresa.

  • Almacenamiento fácilmente ampliable: Dado que las empresas a menudo crecen y requieren más espacio de almacenamiento, un ASUSTOR NAS puede ampliarse fácilmente para satisfacer las necesidades en crecimiento. Esto es más rentable y fácil de implementar en comparación con otras soluciones de almacenamiento, como discos duros externos o soluciones en la nube.

  • Soporte para acceso móvil y trabajo remoto: Mediante el uso de ASUSTOR NAS y PaperOffice DMS, puede acceder y editar datos desde cualquier lugar, ampliando las posibilidades de trabajo remoto y colaboración móvil.

  • Aumento de la eficiencia: El uso de PaperOffice DMS y ASUSTOR NAS le permite encontrar datos más rápido, organizar y automatizar procesos, aumentando la eficiencia.

  • Gestión de usuarios amplia: Entre otras cosas, la capacidad de crear y gestionar múltiples cuentas de usuario.
    Esto significa que las empresas pueden establecer diferentes derechos de acceso para diferentes empleados o departamentos. Por ejemplo, un empleado de contabilidad financiera puede tener acceso a documentos financieros, mientras que un empleado de marketing solo puede tener acceso a documentos de marketing.

Un DMS permite a las empresas almacenar y gestionar sus documentos y archivos de forma centralizada. Facilita la búsqueda y colaboración, ya que los empleados pueden acceder a los archivos que necesitan desde cualquier lugar. También ofrece la posibilidad de automatizar flujos de trabajo de documentos para ahorrar tiempo y recursos.

Un sistema de gestión documental (DMS), combinado con un ASUSTOR NAS (Almacenamiento Conectado a la Red), ofrece a las empresas una solución potente y fiable para la gestión y almacenamiento de documentos corporativos, así como el acceso a sus documentos y archivos.

FAQs

Para finalizar, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre el tema. "ASUSTOR Sistema de Gestión de Documentos (DMS) para NAS ":

¿Para quién es adecuada una oficina sin papel?

La respuesta rápida y fácil a esta pregunta es: para todas las empresas. Todos los sectores y tamaños de negocio se benefician de una oficina sin papel, desde las PYMEs hasta las startups y las grandes empresas. Sin embargo, el cambio es particularmente valioso para las pequeñas y medianas empresas: Al reducir el esfuerzo y los costos de procesamiento, se libera el presupuesto necesario para impulsar un mayor crecimiento.

¿Puedo utilizar un proveedor de DMS basado en la nube para mi oficina sin papel en la empresa?

No. Otro factor que ha estado en boca de todos desde que entró en vigor el RGPD en 2018 es la protección de datos. Las soluciones y el software de DMS se utilizan para procesar, gestionar y almacenar documentos que a menudo contienen datos personales sensibles. Los legisladores prevén multas elevadas por violaciones del RGPD.

Conclusión

  • Los beneficios justifican el esfuerzo y los costos

    Trabajar digitalmente y llevar los documentos antiguos a la nueva era será la mejor inversión clave para ahorrar una cantidad increíble de tiempo, dinero y estrés en el futuro.

  • Necesitas a alguien que sepa del tema

    No necesitas un especialista en TI propio para aprovechar todas las ventajas de la digitalización.
    Lo que necesitas es el socio adecuado a tu lado que pueda utilizar su experiencia para implementar exactamente lo que necesitas. Evita a los alarmistas y elige situaciones de prueba en lugar de presentaciones de PowerPoint llamativas sin probar realmente.

  • El hardware ya está casi siempre disponible

    La experiencia ha demostrado que casi todas las empresas tienen una gran copiadora que no aprovecha su potencial. Estos dispositivos adoran los escaneos masivos, toleran las grapas y pueden ser la base para un inicio digital sin invertir en un escáner.

  • Más barato de lo esperado con el DMS adecuado

    Avoida trampas de costos con sistemas DMS / ECM donde estás despiadadamente a merced de los fabricantes. No hagas compromisos cuando se trata de tus propias opciones de administración, como aprender a manejar el documento tú mismo y hacer ajustes. Si necesitas ayuda, el fabricante estará encantado de ayudarte, pero mantente autosuficiente e independiente.

  • La automatización digital es el futuro

    Los procesos serán completamente idénticos en el futuro, pero totalmente automatizados.
    ¿Factura entrante? El flujo de trabajo se activa y todo sigue su camino definido.
    ¿Buscar en todas las 1000 carpetas? ¡No hay problema, porque tienes tu propio Google!

PaperOffice resuelve cualquier problema: Garantizado.

Estudio de caso

Cambio digital en el desarrollo de productos: gestión documental exitosa

“En la industria, el tema de la digitalización es cada vez más notorio. Esto se aplica, por ejemplo, a nuestras hojas de datos técnicos, datos de clientes, cálculos o nuestros planos, dibujos y configuraciones. Después de la introducción de PaperOffice DMS, se pudo reducir el esfuerzo manual. Ahora somos pioneros en digitalización en empresas productivas, Industria 4.0.”

D. Antonio Jesús Sánchez
Director General e Ingeniero de Producto y Procesos de Butterfly Engineers S.L.