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Digitalización en la industria de la tecnología dental: gestión de documentos exitosa para la industria dental


Lars R. Ludewig, propietario y director gerente de ViaCreative Zahntechnik GmbH

Consejo profesional

Industria
Tecnología dental / Laboratorio dental /
Industria dental

Región
Leipzig, Alemania

Departamentos
Oficina, Contabilidad

Sitio web
Via Creative GmbH

Posición inicial

El laboratorio dental ViaCreative es una segunda generación de Mr. Lars-R. Empresa dirigida por Ludewig en Leipzig. En el laboratorio, los productos de reemplazo de dientes se fabrican principalmente en nombre de los dentistas.

La gama de servicios de la empresa es muy amplia y se caracteriza por el uso de procesos y técnicas modernas. Por ejemplo, una producción CAD-CAM, la producción de prótesis dentales para alérgicos o superestructuras sobre implantes.

PaperOffice DMS se utiliza en ViaCreative en Leipzig principalmente para almacenamiento de datos, búsqueda de documentos y preparación de documentos para su transmisión a la oficina de impuestos.

Empleado de PaperOffice se sienta delante de un cuaderno
La digitalización trae muchas ventajas

Problemas y tareas existentes

En el laboratorio, varios protésicos dentales trabajan en diferentes estaciones de trabajo con diferentes tareas. Un segmento central común aquí es el registro preciso de todo el trabajo realizado, así como los procesos y materiales utilizados.

Dado que el trabajo lo encargan casi exclusivamente los dentistas para los pacientes, la documentación completa es tan importante como el almacenamiento seguro de los datos, en ocasiones confidenciales.

Antes de la decisión de utilizar PaperOffice DMS, la mayoría de los datos generados durante el trabajo diario se registraban manualmente en un archivo analógico, que se guardaba en un archivo colgante en la oficina durante los procesos en curso y en una sala de archivo separada cuando se completaba el trabajo. Para crear y enviar los documentos fiscales, un empleado transfirió los datos de los archivos analógicos al formulario electrónico DATEV.

El tiempo requerido para esta forma de trabajo administrativo es muy alto por un lado y muy propenso a errores por el otro. Al mismo tiempo, la seguridad de los datos legalmente exigida solo se otorga de forma limitada.

El objetivo de la empresa era digitalizar los documentos en papel existentes, incorporar la optimización de procesos y el control del flujo de trabajo sobre todos los documentos entrantes y salientes, automatizar una gran parte de los procesos en segundo plano y, por lo tanto, optimizar el proceso.

Contenido

Por qué ViaCreative eligió PaperOffice DMS

Sr. Lars-R. Debido a los desafíos existentes, Ludewig buscaba un sistema de gestión de documentos que permitiera el almacenamiento de datos seguro y adaptable y la integración sencilla de todos los lugares de trabajo de la casa con un software sin complicaciones.

Al mismo tiempo, el software debe caracterizarse por una buena relación costo-beneficio. Además de PaperOffice DMS, el Sr. Ludewig probó otros cuatro productos de software de otras casas de sistemas e inicialmente examinó varias ofertas de software en relación con la gestión de documentos.

El hecho de que PaperOffice se utilizara finalmente como gestión de documentos en Via Creative se decidió por las siguientes razones:

1. Almacenamiento y disponibilidad de datos. Acceso central y fácil a todos los documentos relevantes y la posibilidad de que varias partes colaboren en el mismo documento.

Un almacenamiento central interno al que pueden acceder todos los empleados. Los datos no deben almacenarse en una nube de terceros o en una computadora de un solo usuario.

La solución: En la práctica, Synology configuró una base de datos en el NAS, Network Attached Storage. Esta base de datos se integró en PaperOffice DMS y Via Creative guardó todos los datos. Esto satisface completamente los requisitos legales para la copia de seguridad de datos. El Sr. Ludewig se mostró muy satisfecho con la solución sin una nube externa y, por lo tanto, sin proveedores externos, que pueden estar sujetos a la intervención del gobierno y aumentar el riesgo de ataques de piratas informáticos.

Un almacenamiento central al que pueden acceder todos los empleados con los derechos de usuario adecuados.

Sr. Lars-R. Ludewig se dio cuenta desde el principio de que no había forma de evitar la digitalización en su práctica.

"Tener que buscar y encontrar manualmente carpetas, facturas, albaranes, estados de contratos y otros documentos importantes, lo cual lleva mucho tiempo -consumo, es muy precisa la función de búsqueda en PaperOffice finalmente es cosa del pasado..."

2. Relación calidad-precio. El software debe tener una buena relación precio-rendimiento.

La solución: PaperOffice DMS se ofrece en diferentes modelos de precios que permiten a los usuarios tomar la forma más ventajosa para ellos.

De esta manera, ViaCreative pudo evitar un compromiso de capital excesivo y todavía tiene un presupuesto correspondientemente grande para las compras de tecnología y materiales necesarios, que son muy costosos, especialmente en tecnología dental.

Mano sostiene una mandíbula de repuesto
PaperOffice archiva todos los documentos generados en su práctica y toda la información relevante de conformidad con la ley y a prueba de auditorías

3. Facil de manejar. El software debe requerir la menor capacitación posible y, al mismo tiempo, estar preparado para el futuro.

La solución: Básicamente, PaperOffice DMS está muy estructurado y tiene una interfaz gráfica que guía al usuario paso a paso. Además, hay tutoriales y videos adicionales para todas las funciones que se pueden llamar directamente para soporte.

De esta manera se pueden evitar los consultores externos. Por supuesto, PaperOffice DMS también ofrece capacitación individual para los módulos, si lo desea. Sin embargo, según las experiencias de los empleados de ViaCreative, PaperOffice se explica por sí mismo en gran medida.

No hay "consultores" externos y costosos en el sitio y nadie tiene que viajar a ninguna parte para recibir capacitación. Todos pueden definir el marco de tiempo para aprender a navegar por los menús según sea necesario y, en términos de futuro, PaperOffice DMS está bien posicionado gracias a su estructura modular.

"PaperOffice no solo nos impresionó con sus gráficos, entre otras cosas porque tiene tutoriales en video muy buenos para temas individuales. De esa manera pudimos entrenarnos de forma independiente y cuando fue necesario.”

4. Recuperabilidad y ahorro de tiempo. Se buscó una forma más sencilla de digitalizar documentos analógicos y volver a encontrarlos fácilmente cuando fuera necesario.

La solución: El segmento principal de PaperOffice DMS es la digitalización de documentos analógicos. Todo lo que necesita es un escáner con una interfaz para la computadora y PaperOffice DMS. Los documentos no solo se escanean. Se convierten en texto editable mediante el software OCR integrado y se guardan correctamente de forma automática.

Gracias a la función de IA integrada, cada documento se puede enseñar, todo el contenido deseado se puede extraer de forma específica y almacenar con palabras clave de forma totalmente automatizada.

Gracias a las expresiones regulares (REGEX), el contenido del documento se puede leer y almacenar automáticamente como información del documento.

"Para obtener resultados cronológicos súper rápidos para los estados financieros anuales y los inventarios para determinar el precio de compra más barato para cada artículo individual. ¡Lo que antes tomaba días ahora se puede hacer en horas!”

Lista de los principales problemas resueltos por PaperOffice DMS

  • Búsqueda y exploración constantes de documentos específicos
  • No más grapadoras ni pilas de papel
  • No más archivo físico
  • Reducción de costos de mano de obra y almacenamiento
  • No más traslados a carpetas y archivos nuevos cada enero
  • Respaldo de datos triple redundante

Sr. Lars-R. Ludewig explica:

"Cualquiera que se involucre en todo el tema de DMS será ampliamente recompensado con un gran ahorro de tiempo. Entusiasmo, reclinarse y saber que todo es seguro y fácil para todos.
Los mejores programadores implementan solicitudes de manera brillante y, a veces, a una velocidad récord y las implementan a través de actualizaciones. Recomiendo automáticamente y con entusiasmo."

La mano presiona un botón en un escáner
Los documentos analógicos se escanean con PaperOffice DMS y se guardan como una foto y como texto convertido mediante el software OCR

Lista superior de características principales que hacen que PaperOffice DMS sea mejor que todos los demás

  • Adaptación rápida a los requisitos individuales del cliente a través de actualizaciones
  • Contacto directo con los desarrolladores
  • Integridad NAS liviana para el almacenamiento de datos en su propio servidor en el sitio. Depende del usuario decidir sobre el alcance de la implementación
  • Busque palabras clave, partes específicas, palabras, etc. para obtener rápidamente datos relevantes presentados

Sr. Lars-R. Ludewig enfatiza:

"En muchas carpetas, sin sistema ERP, para contabilidad compleja o para inventarios con determinaciones de precios de ciertos artículos o números de pedido para en un momento determinado con la determinación del importe total, nunca más querrá prescindir de PaperOffice".

¿Cómo se integró PaperOffice DMS?

El Sr. Ludewig también se mostró entusiasmado con el compromiso del equipo de DMS de PaperOffice en la implementación de los ajustes a los requisitos para la administración de ViaCreative.

Él y su equipo estaban igualmente satisfechos con la interfaz gráfica de PaperOffice DMS. Esto demuestra que el desarrollo de PaperOffice tiene en cuenta la percepción normal de las personas, que da prioridad a las imágenes y los colores, sin parecer lúdico. Esto se aplica igualmente a los tutoriales y videos creados por PaperOffice para ciertos segmentos del software de administración de documentos.

"Tener que buscar y encontrar manualmente carpetas, facturas, albaranes, estados de contratos y otros papeles importantes, lo cual lleva mucho tiempo -consumo, es muy precisa La función de búsqueda en PaperOffice es finalmente una cosa del pasado..."

En el transcurso del cambio, el archivo analógico de ViaCreative fue y está siendo gradualmente escaneado y leído directamente a través del software OCR integrado en PaperOffice DMS. Gracias al uso de expresiones regulares, que son generadas por los empleados de PaperOffice, todos los documentos analógicos entrantes se pueden leer fácilmente y de forma específica para el cliente.

Toda la información en todos los formatos de datos se puede consultar en fracciones de segundo a través del motor de búsqueda interno y un índice automático.

Sr. Lars-R. Al comienzo de la introducción, Ludewig recomienda:

"Enfoque lento, experimente primero, sin transición difícil hacia la fecha límite, descubra qué estructura de carpetas nos conviene. Establecimiento de la estructura básica, primeros expedientes, elaboración de categorías según lo archivado y marcado, todo con calma, para llegar juntos al equipo."

Notebook con PaperOffice se encuentra en una mesa ordenada
La digitalización tiene un impacto positivo en el medio ambiente y muchos otros beneficios

Resumen general de la experiencia

PaperOffice DMS ha cumplido con todos los criterios necesarios y hoy mapea el flujo completo de documentos digitales en la práctica.

Por el momento, todos los documentos de facturación se registran con escáneres de alto rendimiento, Paper-Office reconoce automáticamente los datos de contacto y almacena los documentos en consecuencia en el archivo electrónico.

Los empleados pueden acceder a los documentos a través de una interfaz de usuario simple e ingresar varios términos de búsqueda; también está disponible una búsqueda de texto completo.

Gracias al uso constante del DMS, ViaCreative pudo reducir significativamente el tiempo de procesamiento requerido para las facturas y, al mismo tiempo, la cantidad de cuentas pendientes disminuyó significativamente.

El Sr. Denis K. de "Teneduría de libros y contabilidad" enfatiza:

"La clasificación, las búsquedas detalladas, la compilación de paquetes de datos para la cooperación con el asesor fiscal ya no son comparables con los del pasado , trabajo manual muy complejo con toneladas de papel y carpetas. Todo se combina rápidamente en un lugar en cualquier momento.”

FAQs

Finalmente, respondemos algunas preguntas más frecuentes sobre el tema "Tecnología dental / Laboratorio dental ViaCreative
Zahntechnik GmbH":

¿Qué consejos daría a los futuros usuarios de PaperOffice?

Nunca es demasiado pronto ni demasiado tarde para abordar el tema de la digitalización.

Lo más importante es hacerse una idea del software pero también de la propia empresa. Era importante que no nos sintiéramos obligados a comprar el software o suscribirnos a ningún servicio o paquete de soporte.

Incluso antes de adquirir PaperOffice DMS, hablamos con todos los departamentos de la empresa y nunca nos sentimos maltratados. Al contrario: PaperOffice tiene un equipo amable, cortés y competente.

Para nosotros como empresa industrial, los procesos son cada vez más complicados e implican mucha burocracia. Por lo tanto, la confianza en el sistema y el software era muy importante. Por supuesto, también era muy importante que el software fuera fácil de entender.

¿A quién recomendarías PaperOffice?

Recomendaremos PaperOffice a todas las demás empresas que deseen digitalizar y automatizar. Cualquiera que lo quiera fácil, que no necesite una solución completa con contabilidad automática, caja registradora, etc., que no quiera más grapadoras y búsquedas constantes.

¿Qué es lo que más le gusta de PaperOffice?

Estamos muy satisfechos con todo.

Conclusión

PaperOffice es un sistema de gestión de documentos ligero pero potente.

Las funciones que parecen sin sentido al principio, como la lectura automática del contenido del documento, resultan ser las funciones más importantes que ya no querrá perderse.

"Cualquiera que se involucre en todo el tema de DMS será ampliamente recompensado con un gran ahorro de tiempo. Entusiasmo, reclinarse y saber que todo es seguro y fácil para todos, los mejores programadores implementan los deseos, a veces a una velocidad récord, y se implementan a través de la actualización. Tiempo de soporte gratuito por mes y usuario para seguir mejorando y aprendiendo juntos. Lo recomiendas automáticamente y con entusiasmo".

Esto es lo que dicen nuestros clientes

Caso de estudio

El camino al ayuntamiento digital - digitalización de la administración

"La fácil integración y operación de PaperOffice DMS proporcionó la solución general que esta industria necesitaba: minimizar el consumo de papel, acelerar los procesos de búsqueda, automatizar la asignación a los empleados y permitir el almacenamiento de datos relacionados con los procesos".

Sr. Carlos A. García Gerente de Marketing y Comunicaciones