Hemos enumerado cinco pasos que debe seguir para reducir el consumo de papel en la oficina y volverse digital:
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Estrategia y análisis de los procesos
Planifique bien su implementación en la oficina sin papeles. Tómese el tiempo suficiente para analizar los procesos en su empresa. ¿Qué debe estar disponible o mantenerse en papel? ¿Qué documentos son suficientes en formato digital? Los documentos y la información provienen de diferentes fuentes y en diferentes formatos. Algunos de ellos en formato digital, almacenados en archivos o bases de datos y otros en forma de documentos impresos.
Planificación de tiempo y personal para el proyecto de oficina sin papel
Un trimestre o 90 días es un plazo razonable para implementar las acciones necesarias para la transición a la oficina sin papel.
También es un período que permite una transición suave. Las soluciones rápidas que obligan a los empleados a realizar cambios de un día para otro suelen ser de corta duración. También es posible de esta manera no interrumpir las operaciones.
Básicamente, al cambiar a la oficina sin papel con PaperOffice DMS, no es necesario un equipo de proyecto formado por varias personas.
En muchas PYMES, deducirlas de sus tareas reales no es posible ni deseable. Sin embargo, lo que tiene sentido es hacer que al menos una persona con autoridad sea el CDO: el director digital. Si no le gustan demasiado las abreviaturas americanas, puede designarlo como gerente de proyecto de oficina sin papel.
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Determinación de los plazos para la transición a la oficina sin papel
Dividir los 90 días previstos en períodos de tiempo más pequeños tiene el propósito de poder concentrarse en cada fase de la transición y poder reflexionar sobre los procesos involucrados. Además, los éxitos en el cambio se pueden documentar más fácilmente. Los empleados obtienen una mejor comprensión de las medidas y no se sienten abrumados. Al mismo tiempo, las metas deben ser comunicadas internamente, lo cual está en consonancia con un cambio de mentalidad. La importancia de esto ya se ha explicado en el prólogo.
Tiene sentido dividir los 90 días en tres secciones de 30 cada una.
Los primeros 30 días se utilizan para analizar todos los procesos que se van a convertir de analógico a digital.
En los segundos 30 días se introducirá PaperOffice DMS y el hardware requerido, pero inicialmente solo con fines de capacitación y acompañando por los procesos en curso, si esto surge.
Los últimos 30 días se han dedicado a hacer la transición del proceso de analógico a digital, y sin duda surgieron preguntas de los empleados. También es posible que surjan operaciones incorrectas, pero esto se puede corregir en cualquier momento gracias a la estructura jerárquica de PaperOffice DMS.
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Detectar rutas de adquisición y determinar el almacenamiento de datos
En los primeros 30 días, la atención se centra ahora en examinar los procesos en los que el papel ha desempeñado un papel principal hasta el momento. Para ello, es necesario reconocer las interfaces de comunicación externa e interna en la empresa y seguir su ciclo de vida, que puede estar ahí:
- Llamadas telefónicas (por ejemplo, un formulario de pedido que luego se completa).
- Tráfico de correo electrónico (por ejemplo, el correo que se imprimirá para la próxima reunión).
- Cartas.
- Visita a un cliente comercial (por ejemplo, ver llamadas telefónicas).
- Documentos adjuntos.
- Correspondencia interna.
Lo siguiente que hay que determinar es cuándo y dónde, en el caso de los formularios electrónicos, tiene lugar la transición al papel impreso, así como el camino del papel al archivo o simplemente a la papelera.
Diseñe documentos digitalmente a partir de ahora
A partir de ahora, prescindir del papel en la medida de lo posible: las reuniones, las actas, el correo entrante, las facturas salientes y las notas se pueden crear directamente en PaperOffice. Las tareas y los flujos de trabajo también se implementan digitalmente.
Digitalizar las facturas e implementar gradualmente la contabilidad sin papel
La emisión de facturas como tal también forma parte de la oficina sin papel, aunque no sólo para verse en este contexto. La digitalización y el procesamiento adecuado son un problema y también deben planificarse e implementarse bien.
Cualquiera que mantenga sus facturas digitalmente y que también cree su contabilidad digital reconoce un mayor potencial de ahorro y puede hacer que el proceso de contabilidad general sea más eficiente.
Almacenamiento de datos
Si ya ha decidido que sus archivos físicos ahora serán archivos digitales, la pregunta inmediata es dónde almacenará esos archivos digitales. ¿Los almacenará en una base de datos localmente o en un dispositivo NAS externo?
A la hora de pasarse a una oficina sin papeles no debe escatimar en una de las facetas más importantes. Almacenamiento local de datos y uso de dispositivos NAS.
¿O no desea tener el almacenamiento de datos o la base de datos en su empresa? Sin embargo, para evitar incendios, robos, etc. el uso de una solución en la nube está fuera de discusión por razones legales. Entonces, por supuesto, la solución de usar la base de datos en un servidor dedicado, que se le asigna solo a usted, es una muy buena solución.
La selección es grande.
La solución utilizando la base de datos en un servidor dedicado tiene muchas ventajas
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Introducción de PaperOffice DMS más hardware
Después de instalar el software en las computadoras de la empresa, asignar los niveles de jerarquía y configurar y conectar en red los servidores NAS, el software está capacitado.
No hay necesidad de consultores externos (generalmente sinónimo de "caros"). Por supuesto, los empleados de PaperOffice están disponibles si es necesario. Las más de un millón de empresas que trabajan con PaperOffice DMS en todo el mundo se han llevado muy bien hasta ahora con los detallados tutoriales y vídeos o con el asesoramiento telefónico sobre dudas sobre PaperOffice DMS.
La mayoría de los procesos se explican por sí mismos y van acompañados de un menú de ayuda muy bien diseñado. Por cierto, no tienes que ser terco en apegarte a los 30 días. Si todos los involucrados en el cambio de analógico a digital opinan que funcionará, el proceso se puede acortar como se desee.
Estructura de carpetas
Una estructura de carpetas significativa es importante para que pueda encontrarse fácilmente después del cambio. Organice fácilmente su estructura de carpetas digitales de acuerdo con su estructura de carpetas "real" existente.
Confíe en la automatización
Gracias al reconocimiento inteligente de IA, puede reconocer datos de documentos importantes en el documento, extraerlos y usarlos para palabras clave de documentos. Esto ahorra tiempo y, por lo tanto, dinero.
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Complete la transición a la oficina sin papel
Los últimos 30 días (o menos) comienzan y los empleados terminan la fase de educación y capacitación. Los correos electrónicos ya no se imprimen, sino que se guardan.
Usar flujos de trabajo y sellos
Se puede acceder a documentos y correos electrónicos, editarlos y ponerlos a disposición de otros empleados en cualquier momento a través de la función de flujo de trabajo en PaperOffice DMS. Los documentos de transporte de las entregas o las cartas entrantes se digitalizan con un escáner o la cámara de un teléfono celular y se convierten en documentos de texto con el software OCR de PaperOffice.
La función de sello permite activar varios flujos de trabajo y llevar a cabo otras acciones. Se pueden agregar variables dinámicas a los sellos e incluso se envían automáticamente notificaciones por correo electrónico cuando se usan.
No olvides hacer una copia de seguridad
Solo hay un almacenamiento central con una función de copia de seguridad. Nunca más surge la pregunta de qué empleado tiene un documento específico almacenado en su computadora y cómo acceder a él porque está de vacaciones y no está disponible.
Un método de cifrado de datos que también utiliza el ejército estadounidense. El popular y lucrativo juego de hackers con ransomware rebota en PaperOffice.
Manténgase constante: el comienzo siempre es difícil, porque los procesos que se han ensayado durante años son nuevos por el momento. No vuelvas a caer en el viejo patrón.
Manténgase constante y experimente la oficina sin papeles.
La guía definitiva en 5 pasos
Consejo
Hemos creado la guía definitiva en 5 pasos para dejar de usar papel y digitalizar su negocio como un documento descargable, detallando cada paso y cuánto tiempo toma:
La guía definitiva de 5 pasos para la oficina sin papeles: cómo maximizar el rendimiento de su empresa en solo 3 meses
Conclusión provisional 2 / 3
Con el software adecuado, ¡una oficina sin papeles significa que no hay trabajo extra!
Todo lo que realmente se necesita es algún software
- Automatizar completamente la recepción de facturas mediante correos electrónicos personalizados, si las facturas están disponibles en formato digital.
- En el caso de las facturas en papel, gracias a la integridad del escáner, se pueden capturar automáticamente mediante escaneo por lotes.
- Indizar y leer documentos escaneados.
- Y lo más importante: ¡puede almacenar automáticamente documentos digitales y escaneados dependiendo de su contenido!
Y evita este error común
En cualquier caso, asegúrese de que su elección de software recaiga en un DMS con el que pueda realizar la grabación automática (por ejemplo, seguimiento de directorio) y el enseñar a los documentos USTED MISMO para no caer en una trampa de costes incontrolables y no ser dependiente del proveedor!
