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Trabajo sin papeles a través de procesos digitales


Los sistemas de gestión documental son la base para la digitalización en las empresas y la realización de procesos de negocio digitales. Estos hacen una contribución significativa a la eficiencia, el éxito de su empresa y hacia una oficina sin papel. Si todas las fuentes analógicas se integran en los procesos digitales, aumenta la eficiencia de los negocios de la empresa.

Consejo profesional

¿Le gustaría reducir el consumo de papel en su empresa, digitalizar sus datos o aprender a trabajar sin papel en la oficina? En este artículo hemos seleccionado algunos pasos que pueden ser muy útiles para conseguir una oficina sin papeles.

123El enfoque de la oficina sin papel está cada vez más el foco de los medios, pero apenas se usa en la práctica, especialmente en las pequeñas y medianas empresas. No se trata solo del tiempo y del dinero involucrados.

La empleada de PaperOffice se lleva las manos a la cabeza
La oficina sin papeles puede traer muchos beneficios a su negocio

Sin embargo, con solo unas pocas medidas, el consumo de papel se puede reducir considerablemente. Las PYMES se benefician de jerarquías planas y estructuras flexibles.

En este artículo, analizamos más de cerca el tema de la oficina sin papel o la "oficina digital". Te mostraremos que la transición es mucho más fácil de lo que imaginas. También recibirá consejos para organizaciones corporativas, le diremos las ventajas de trabajar sin papel y describiremos los efectos de una implementación exitosa.

La tecnología es cada vez más rápida

En un momento en el que la tecnología nos ha empujado a contactar con el mundo a través de nuestros smartphones, tiene menos sentido que sigamos utilizando papel en muchas de nuestras actividades diarias.

Hoy estamos acostumbrados a lidiar con lo digital (música, fotografía, televisión), pero la digitalización de documentos aún no está muy extendida en el entorno laboral y empresarial. Hoy en día, casi todas las empresas tienen acceso a computadoras y a dispositivos móviles, entonces ¿por qué seguimos llenando nuestras oficinas con papel?

Las principales razones del uso continuo de papel radican en los desafíos de lidiar con el cambio y la digitalización. A muchas personas les gusta conservar una copia física de los documentos con los que trabajan.

Sin embargo, a medida que sus empleados comienzan a eliminar o al menos reducir la cantidad de papel que se utiliza en la oficina o en toda la organización, también mejora los procesos, aumenta la productividad mediante la digitalización de los datos, el uso de métodos sin papel y, por lo tanto, la reducción de costos.

Especialmente en los tiempos difíciles actuales, como la necesidad de la oficina en casa por el tema del Covid-19, es muy importante para todas las empresas fortalecer la competitividad haciéndola sin papel o digital y asegurando que los empleados también puedan trabajar de manera flexible desde la oficina en casa. En última instancia, la empresa debe mantenerse al día con la era digital y realizar el camino hacia la oficina sin papel..

¿Por qué deberías reducir el consumo de papel en tu empresa?

La oficina sin papel es un objetivo que sin duda cada vez más empresas se esfuerzan por alcanzar, ya que ofrece muchos beneficios más allá del ahorro de costes y reduce la huella de carbono de una empresa.

Se estima que un empleado que pasa un total de dos horas con documentos usa un promedio de 10.000 hojas de papel por año (datos de la Agencia Federal del Medio Ambiente). Por ello, es importante utilizar soluciones y herramientas que mejoren tanto el acceso como la gestión y localización de la información. Sin embargo, cualquier cambio en el proceso comercial lleva tiempo y requiere un cambio gradual en la cultura corporativa.
Además del impacto positivo en el medio ambiente, al reducir el consumo de papel, la digitalización de documentos y datos de la empresa ofrece muchas otras ventajas.

Notebook con PaperOffice se encuentra en una mesa ordenada
La digitalización tiene un impacto positivo en el medio ambiente y muchos otros beneficios

Las ventajas de una oficina sin papel

Estas son las principales ventajas de una oficina sin papeles:

  • Optimización de todos los procesos de trabajo

    Gracias al cambio a una oficina sin papel, puede ser el primero en dar un paso hacia la transformación digital de su empresa.
    Porque gracias a las soluciones de flujo de trabajo de usted puede simplificar y acelerar aún más sus procesos comerciales. Relevan a los empleados haciéndose cargo de una gran cantidad de trabajo rutinario complejo. Además, los requisitos legales que deben observarse se integran directamente en el flujo de trabajo.

  • Trabajo flexible, estés donde estés

    Si digitalizas tus documentos, puedes hacerlo en cualquier momento, en cualquier lugar y con cualquier dispositivo que tenga acceso a los documentos. Esto es particularmente importante si tiene varias sucursales o si sus empleados quieren/tienen que hacer su trabajo desde la oficina en casa o tienen que emitir aprobaciones.

  • Reducción masiva de costos en todas las áreas

    La digitalización de documentos repercute directamente en la reducción de costes de su empresa, no solo porque ya no compra tanto papel, sino porque ahorra en el mantenimiento de la impresora, en la compra de tintas y repuestos.
    Por supuesto, esto también reduce los costos de almacenamiento, es decir, archivos, carpetas, estantes o archivadores. Ya no se desperdicia el valioso espacio para almacenar documentos en papel.

    La conclusión es que, tan pronto como utilice datos digitales, sus empleados trabajarán de manera mucho más eficiente en la oficina e invertirán el valioso tiempo ganado en una forma sensata y manera específica en la empresa.
    La reducción significativa en el espacio de almacenamiento a través de la digitalización y/o la reducción en el consumo de papel conduce a una producción más limpia y más ordenada oficinas.

  • Máxima seguridad contra robo y extravío

    Mayor seguridad de la información mediante el uso de software con sistema de almacenamiento de base de datos. La seguridad de la información almacenada digitalmente es muy superior a la seguridad de los documentos archivados en papel.

    Tenga cuidado de no utilizar una solución en la nube en su empresa, ya que las soluciones DMS basadas en la nube son una brecha de seguridad.
  • Menos estrés a través de la automatización

    Con la transformación de flujos de trabajo manuales a automatizados, los procesos comerciales se estandarizan y los costos se reducen. Por ejemplo, la optimización del flujo de trabajo puede resultar en unos cobros más rápidos y una reducción en los costos de adquisición.
    Los pagos de las facturas ya no se olvidan y los plazos se pueden cumplir a tiempo.

  • Reduzca los riesgos en los procesos de negocio

  • Mejore las relaciones con los clientes

    La digitalización en su empresa le da más profundidad y volumen a las relaciones con los clientes. Esto significa que la recopilación completa de datos en las transacciones comerciales, con la ayuda del Big Data, la vinculación constante de los procesos internos, los tiempos de reacción en segundos, así como el contacto personalizado con una gran cantidad de clientes al mismo tiempo, son requisitos precisos y extremadamente orientados a la demanda. La planificación sacará adelante a su empresa.

    La digitalización va en aumento en todas las áreas de la empresa, sobre todo en el servicio de atención al cliente. Sería un error que cualquier empresa subestimara este potencial. Si no quiere quedarse detrás de la competencia e incluso adelantarse a ellos, es fundamental abordar la digitalización en esta área. Nunca antes había sido posible comunicarse de forma más ágil e individualizada con el cliente, ver sus necesidades y deseos específicos.

  • Aumenta la transparencia interna

  • Notable mejora en el clima laboral entre los empleados

    Las empresas que optan por digitalizar sus documentos mediante el uso de un software de gestión documental adecuado reciben a cambio grandes beneficios como:

    • Más espacio físico libre.
    • Búsqueda de documentos más rápida.
    • Mejor organización de la documentación.
    • Resultado en menos tiempo dedicado a buscar documentos y menos conduce el estrés.
    • Sostenibilidad y competitividad.
    • Comunicación y resolución de tareas simplificadas.
    • La productividad de su empresa aumenta.
    • Y lo más importante es que usted está en el camino correcto hacia una oficina sin papeles.

¡Evite este error a toda costa!

Especialmente para los proyectos de digitalización que a menudo se encuentran con una gran desgana, ya que muchas empresas temen que dicho proyecto se convierta en un pozo sin fondo. La razón más común de esto es la falta de conocimiento de las propias empresas y la confianza adicional en los fabricantes incompetentes que ofrecen un software que no funciona. Muchos fabricantes de software se aprovechan de la ignorancia.

En este punto, PaperOffice estará encantado de ayudarle con la implementación de la digitalización. Gracias a 20 años de experiencia en el campo de la gestión y automatización de documentos, PaperOffice puede brindarle sugerencias de trabajo en la práctica y acompañarlo a lo largo de una implementación completa.

Conclusión provisional 1/3

¡No necesita un especialista en IT o un bibliotecario capacitado!

Todo lo que realmente necesita es:

  • El software adecuado.
  • Un socio de una IT confiable.
  • El hardware correspondiente.
A veces, el hardware ya está allí, tiene más potencial que antes y se puede usar de inmediato.

Consejo

Por cierto, hay un artículo especial sobre el tema "Digitalización de documentos en papel: 10 ventajas más importantes" que informa sobre las ventajas de la digitalización en general:

La empleada de PaperOffice está feliz de digitalizar todos los documentos en papel hasta el momento y levanta la mano con alegría
Las 10 ventajas más importantes de digitalizar documentos en papel: fácil con PaperOffice

Haga clic aquí para ver la guía

Contenido

¿Qué 5 pasos debes seguir para reducir el consumo de papel en tu oficina?

Hemos enumerado cinco pasos que debe seguir para reducir el consumo de papel en la oficina y volverse digital:

  • Estrategia y análisis de los procesos

    Planifique bien su implementación en la oficina sin papeles. Tómese el tiempo suficiente para analizar los procesos en su empresa. ¿Qué debe estar disponible o mantenerse en papel? ¿Qué documentos son suficientes en formato digital? Los documentos y la información provienen de diferentes fuentes y en diferentes formatos. Algunos de ellos en formato digital, almacenados en archivos o bases de datos y otros en forma de documentos impresos.

    Es posible que desee escanear y digitalizar todos los documentos anteriores, o hacer la transición a una oficina/sistema sin papel en una fecha determinada, así como utilizar datos digitales para continuar y trabajar de manera eficiente en el futuro. Utilice una impresora/escáner multifunción para escanear y supervisar directorios o archivar en masa grandes cantidades de documentos.

    La primera opción requiere más tiempo y recursos. Idealmente, usted y su equipo decidirán cómo organizar los archivos electrónicos y establecer un proceso de escaneo continuo paso a paso para que todos los documentos futuros estén digitalizados.

    Planificación de tiempo y personal para el proyecto de oficina sin papel

    Un trimestre o 90 días es un plazo razonable para implementar las acciones necesarias para la transición a la oficina sin papel.

    También es un período que permite una transición suave. Las soluciones rápidas que obligan a los empleados a realizar cambios de un día para otro suelen ser de corta duración. También es posible de esta manera no interrumpir las operaciones.

    Básicamente, al cambiar a la oficina sin papel con PaperOffice DMS, no es necesario un equipo de proyecto formado por varias personas.

    En muchas PYMES, deducirlas de sus tareas reales no es posible ni deseable. Sin embargo, lo que tiene sentido es hacer que al menos una persona con autoridad sea el CDO: el director digital. Si no le gustan demasiado las abreviaturas americanas, puede designarlo como gerente de proyecto de oficina sin papel.

    Es importante que la persona interesada se familiarice a fondo con PaperOffice DMS.

    Debido a la estructura claramente estructurada del software, los tutoriales y videos extensos fáciles de entender sobre cada aspecto, esto es algo que no requiere un título en IT ni capacitación externa. Además, se puede hacer como "aprender haciendo" acompañando las primeras medidas de conversión.

  • Determinación de los plazos para la transición a la oficina sin papel

    Dividir los 90 días previstos en períodos de tiempo más pequeños tiene el propósito de poder concentrarse en cada fase de la transición y poder reflexionar sobre los procesos involucrados. Además, los éxitos en el cambio se pueden documentar más fácilmente. Los empleados obtienen una mejor comprensión de las medidas y no se sienten abrumados. Al mismo tiempo, las metas deben ser comunicadas internamente, lo cual está en consonancia con un cambio de mentalidad. La importancia de esto ya se ha explicado en el prólogo.

    Tiene sentido dividir los 90 días en tres secciones de 30 cada una.

    Los primeros 30 días se utilizan para analizar todos los procesos que se van a convertir de analógico a digital.
    En los segundos 30 días se introducirá PaperOffice DMS y el hardware requerido, pero inicialmente solo con fines de capacitación y acompañando por los procesos en curso, si esto surge.

    Los últimos 30 días se han dedicado a hacer la transición del proceso de analógico a digital, y sin duda surgieron preguntas de los empleados. También es posible que surjan operaciones incorrectas, pero esto se puede corregir en cualquier momento gracias a la estructura jerárquica de PaperOffice DMS.

    Al final de los últimos 30 y, por lo tanto, también de los 90 días, existe un sistema de gestión de documentos completamente integrado que ya permite un análisis en este momento de cuán grandes so, cuánto será el ahorro y cuáles serán las ventajas del futuro.

  • Detectar rutas de adquisición y determinar el almacenamiento de datos

    En los primeros 30 días, la atención se centra ahora en examinar los procesos en los que el papel ha desempeñado un papel principal hasta el momento. Para ello, es necesario reconocer las interfaces de comunicación externa e interna en la empresa y seguir su ciclo de vida, que puede estar ahí:

    • Llamadas telefónicas (por ejemplo, un formulario de pedido que luego se completa).
    • Tráfico de correo electrónico (por ejemplo, el correo que se imprimirá para la próxima reunión).
    • Cartas.
    • Visita a un cliente comercial (por ejemplo, ver llamadas telefónicas).
    • Documentos adjuntos.
    • Correspondencia interna.

    Lo siguiente que hay que determinar es cuándo y dónde, en el caso de los formularios electrónicos, tiene lugar la transición al papel impreso, así como el camino del papel al archivo o simplemente a la papelera.

    Diseñe documentos digitalmente a partir de ahora

    A partir de ahora, prescindir del papel en la medida de lo posible: las reuniones, las actas, el correo entrante, las facturas salientes y las notas se pueden crear directamente en PaperOffice. Las tareas y los flujos de trabajo también se implementan digitalmente.

    Digitalizar las facturas e implementar gradualmente la contabilidad sin papel

    La emisión de facturas como tal también forma parte de la oficina sin papel, aunque no sólo para verse en este contexto. La digitalización y el procesamiento adecuado son un problema y también deben planificarse e implementarse bien.

    Cualquiera que mantenga sus facturas digitalmente y que también cree su contabilidad digital reconoce un mayor potencial de ahorro y puede hacer que el proceso de contabilidad general sea más eficiente.

    Almacenamiento de datos

    Si ya ha decidido que sus archivos físicos ahora serán archivos digitales, la pregunta inmediata es dónde almacenará esos archivos digitales. ¿Los almacenará en una base de datos localmente o en un dispositivo NAS externo?

    A la hora de pasarse a una oficina sin papeles no debe escatimar en una de las facetas más importantes. Almacenamiento local de datos y uso de dispositivos NAS.

    ¿O no desea tener el almacenamiento de datos o la base de datos en su empresa? Sin embargo, para evitar incendios, robos, etc. el uso de una solución en la nube está fuera de discusión por razones legales. Entonces, por supuesto, la solución de usar la base de datos en un servidor dedicado, que se le asigna solo a usted, es una muy buena solución. La selección es grande.

    En realidad, la búsqueda de soluciones también pertenece al apartado de los primeros 30 días. Con la gestión de documentos PaperOffice DMS y el hardware NAS, integrados en la red de la empresa, todas las soluciones están disponibles para implementar la transición del papel a lo digital.

  • Acceso desde dispositivos móviles y ordenadores al servidor dedicado PaperOffice
    La solución utilizando la base de datos en un servidor dedicado tiene muchas ventajas

  • Introducción de PaperOffice DMS más hardware

    Después de instalar el software en las computadoras de la empresa, asignar los niveles de jerarquía y configurar y conectar en red los servidores NAS, el software está capacitado.

    No hay necesidad de consultores externos (generalmente sinónimo de "caros"). Por supuesto, los empleados de PaperOffice están disponibles si es necesario. Las más de un millón de empresas que trabajan con PaperOffice DMS en todo el mundo se han llevado muy bien hasta ahora con los detallados tutoriales y vídeos o con el asesoramiento telefónico sobre dudas sobre PaperOffice DMS.

    La mayoría de los procesos se explican por sí mismos y van acompañados de un menú de ayuda muy bien diseñado. Por cierto, no tienes que ser terco en apegarte a los 30 días. Si todos los involucrados en el cambio de analógico a digital opinan que funcionará, el proceso se puede acortar como se desee.

    Estructura de carpetas

    Una estructura de carpetas significativa es importante para que pueda encontrarse fácilmente después del cambio. Organice fácilmente su estructura de carpetas digitales de acuerdo con su estructura de carpetas "real" existente.

    Confíe en la automatización

    Gracias al reconocimiento inteligente de IA, puede reconocer datos de documentos importantes en el documento, extraerlos y usarlos para palabras clave de documentos. Esto ahorra tiempo y, por lo tanto, dinero.

  • Complete la transición a la oficina sin papel

    Los últimos 30 días (o menos) comienzan y los empleados terminan la fase de educación y capacitación. Los correos electrónicos ya no se imprimen, sino que se guardan.

    Usar flujos de trabajo y sellos

    Se puede acceder a documentos y correos electrónicos, editarlos y ponerlos a disposición de otros empleados en cualquier momento a través de la función de flujo de trabajo en PaperOffice DMS. Los documentos de transporte de las entregas o las cartas entrantes se digitalizan con un escáner o la cámara de un teléfono celular y se convierten en documentos de texto con el software OCR de PaperOffice.

    La función de sello permite activar varios flujos de trabajo y llevar a cabo otras acciones. Se pueden agregar variables dinámicas a los sellos e incluso se envían automáticamente notificaciones por correo electrónico cuando se usan.

    No olvides hacer una copia de seguridad

    Solo hay un almacenamiento central con una función de copia de seguridad. Nunca más surge la pregunta de qué empleado tiene un documento específico almacenado en su computadora y cómo acceder a él porque está de vacaciones y no está disponible.

    Un método de cifrado de datos que también utiliza el ejército estadounidense. El popular y lucrativo juego de hackers con ransomware rebota en PaperOffice.

    Manténgase constante: el comienzo siempre es difícil, porque los procesos que se han ensayado durante años son nuevos por el momento. No vuelvas a caer en el viejo patrón.

  • Manténgase constante y experimente la oficina sin papeles.

    La guía definitiva en 5 pasos

    Consejo

    Hemos creado la guía definitiva en 5 pasos para dejar de usar papel y digitalizar su negocio como un documento descargable, detallando cada paso y cuánto tiempo toma:

    Dos manos discutiendo PaperOffice DMS
    La guía definitiva de 5 pasos para la oficina sin papeles: cómo maximizar el rendimiento de su empresa en solo 3 meses

    Conclusión provisional 2 / 3

    Con el software adecuado, ¡una oficina sin papeles significa que no hay trabajo extra!

    Todo lo que realmente se necesita es algún software

    • Automatizar completamente la recepción de facturas mediante correos electrónicos personalizados, si las facturas están disponibles en formato digital.
    • En el caso de las facturas en papel, gracias a la integridad del escáner, se pueden capturar automáticamente mediante escaneo por lotes.
    • Indizar y leer documentos escaneados.
    • Y lo más importante: ¡puede almacenar automáticamente documentos digitales y escaneados dependiendo de su contenido!

    Y evita este error común

    En cualquier caso, asegúrese de que su elección de software recaiga en un DMS con el que pueda realizar la grabación automática (por ejemplo, seguimiento de directorio) y el enseñar a los documentos USTED MISMO para no caer en una trampa de costes incontrolables y no ser dependiente del proveedor!

Conclusión de la transformación digital

Para muchas empresas, una oficina sin papeles moderna y eficiente no es un logro de la noche a la mañana, pero tampoco es una utopía. Para finalmente lograr la digitalización de tus documentos, necesitas establecer políticas de reducción de papel y encontrar soluciones para deshacerte de todo lo que ya no necesitas.

El software de administración de documentos de PaperOffice puede ayudarlo a digitalizar documentos e implementar una oficina sin papel. Las soluciones DMS son soluciones completas que ofrecen una infraestructura consistente.
Como resultado, los procesos comerciales se mapean de forma transparente, los flujos de trabajo se pueden realizar digitalmente y toda la información importante se puede ver fácilmente.

Gracias a las soluciones DMS, también puede procesar y almacenar documentos y contenidos digitales a prueba de revisión, por ejemplo, para ahorrarse problemas durante las auditorías fiscales y las auditorías de la empresa.

Consejos y trucos para una oficina digital

¡Hemos resumido 9 consejos para que la oficina sin papeles funcione de verdad!

En definitiva, se trata de digitalizar una gran variedad de documentos en la empresa, como contratos, recibos, albaranes, facturas entrantes, es decir, todo lo que está en papel. Además, no solo se cuestiona el papel sobre el pasado, sino también el papel sobre el futuro.

La comunicación también es un socio relevante en la oficina sin papeles. No tienes que preocuparte legalmente, solo presta atención a un par de "sutilezas". Ciertos documentos, incluida la estructura de carpetas y en formato PDF, se pueden entregar fácilmente al asesor fiscal o a los compañeros como un archivo autónomo; se hace con solo unos pocos clics del ratón.

El software de gestión documental adecuado resuelve el problema analógico-digital

DMS significa Sistema de Gestión de Documentos y está diseñado para gestionar documentos, especialmente documentos digitales, lo que incluye la conversión de analógico a digital. PaperOffice DMS es un sistema de este tipo. Su gama de funciones es tan notable como su menú de navegación de diseño intuitivo, que solo requiere una formación mínima. No necesita costosos consultores en su empresa. Los tutoriales en video bien explicados sobre PaperOffice DMS pueden hacer esto igual de bien, mucho más barato o de forma gratuita.

Escaneo, OCR, archivado con palabras clave automáticas, fusión de documentos controlada por IA, motor de búsqueda integrado, función de flujo de trabajo, encriptación con 1024 bit, integración directa en MS Office, protección contra ransomware, creación automática de plantillas, función de sello, gestión de tareas y notas.

Estas son algunas de las funciones más importantes de PaperOffice DMS y, como dije, ni usted ni sus empleados tienen que completar un título en IT.

Conclusión provisional 3 / 3

1. ¡Póngase en contacto con un fabricante de software que cumpla con el GoBD (y también con el RGPD)!

2. No existe un software DMS más adecuado. Cada DMS tiene su justificación y, en última instancia, el producto debe cumplir sus propósitos.

3. Ya sea en su propio servidor, en un servidor dedicado de PaperOffice en el centro de datos de Strato AG en Berlín (Alemania) o en un sistema NAS, NUNCA guarde sus datos en una nube de terceros que: a) no se usa de forma dedicada; b) no se encuentra en un país seguro; c) o no puede exportar con un solo clic.

Consejo

Si sigue nuestros consejos y utiliza un NAS para el almacenamiento interno y seguro de documentos, PaperOffice no solo es perfecto para esto, sino que es el único DMS oficial para el fabricante de NAS más grande del mundo: QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice en una computadora portátil y un QNAP NAS al lado
PaperOffice es el único y exclusivo sistema de administración de documentos del mundo autorizado para todos los dispositivos NAS de QNAP.

FAQs

Finalmente, respondemos algunas preguntas más frecuentes sobre el tema "Oficina sin papeles: Así triunfa la digitalización en la empresa":

¿Para quién es adecuada una oficina sin papeles?

La respuesta rápida y sencilla a la pregunta es: para todas las empresas. Todos los sectores y tamaños empresariales se benefician de una oficina sin papel, desde PYMES, empresas emergentes y hasta grandes empresas. Sin embargo, la conversión es particularmente valiosa para las pequeñas y medianas empresas: la reducción del esfuerzo y los costes de procesamiento libera el presupuesto necesario para impulsar más el crecimiento.

¿Puedo usar un proveedor de DMS basado en la nube para mi oficina sin papeles?

No. Otro factor que está en boca de todos desde que entró en vigor el RGPD a más tardar en 2018 es la protección de datos. Las soluciones DMS y el software DMS se utilizan para procesar, administrar y almacenar documentos que a menudo contienen datos personales confidenciales. En caso de violaciones del RGPD, la administración prevé multas elevadas.

Conclusión

  • Los beneficios justifican el esfuerzo y los costes

    Trabajar digitalmente y llevar los documentos antiguos a la nueva era será la mejor inversión clave para ahorrar una cantidad increíble de tiempo, dinero y nervios en el futuro.

  • Necesitas a alguien que sepa

    No necesita su propio especialista en IT para aprovechar todas las ventajas de la digitalización. Lo que necesita es al socio adecuado a su lado que, gracias a su experiencia, pueda implementar exactamente lo que necesite. Evite el alarmismo y elija hechos en lugar de elegantes presentaciones de PowerPoint sin haberlo probado realmente.

  • El hardware normalmente ya está disponible

    La experiencia ha demostrado que casi todas empresas tienen una gran fotocopiadora a la que no se le sacan su potencial. A estos dispositivos les encantan los escaneos masivos, toleran los clips y pueden ser la base para un comienzo digital sin invertir en un escáner.

  • Más barato de lo esperado con el DMS adecuado

    Evite las trampas de costes con los sistemas DMS/ECM en los que estará sin piedad a merced de los fabricantes. No haga concesiones en lo que respecta a sus propias opciones de administración, como enseñar documentos y realizar ajustes usted mismo. Si necesita ayuda, el fabricante estará encantado de ayudarle, pero siga siendo independiente.

  • La automatización digital es el futuro

    Los procedimientos serán completamente idénticos en el futuro, pero completamente automatizados.
    ¿Factura entrante? El flujo de trabajo se activa y todo sigue su camino definido.
    ¿Buscar en 1000 carpetas? ¡No hay problema porque tienes tu propio Google!

Esto es lo que dicen nuestros clientes

Caso de estudio

Procesamiento automatizado de facturas

15 razones por las que debería utilizar la gestión de documentos con su escáner

El procesamiento digital de facturas
en combinación con el sistema de gestión de documentos (DMS)
contribuye significativamente a la eficiencia y el éxito de su empresa y hacia una oficina sin papel. La necesidad del procesamiento digital de facturas es ahora un aspecto importante para todos.