La digitalización es ahora esencial para todas las empresas.
En nuestra guía encontrará información detallada sobre cómo implementar la digitalización en su empresa y los beneficios que puede obtener.
Pero casi cada 3 preguntas que nos llegan de nuestros clientes se relacionan con la implementación digital del procesamiento de facturas. Así que decidimos echar un vistazo más de cerca a este tema.
El procesamiento automatizado de facturas trae ventajas para las empresas y aumenta la eficiencia
En este artículo, profundizamos un poco más en la información sobre el procesamiento de facturas digitales. Las ventajas de digitalizar facturas. Le mostraremos cómo puede implementar todo y describiremos el impacto de una implementación exitosa.
Antes de pasar a la implementación real, respondamos la pregunta:
¿Por qué debería digitalizar las facturas y documentos de su empresa?
Esta es una pregunta que cada vez más empresas se hacen: "¿De verdad tengo que digitalizar mi contabilidad?" La respuesta es sí, debes hacerlo. Entre otras cosas, porque así lo exige la administración. Cada vez más empresas se enfrentan a tener que cumplir con la documentación del proceso.
¿Cuáles son las ventajas de la digitalización?
En el mundo actual de la oficina en casa y los medios digitales, todavía es común ver facturas en papel apiladas en estantes y mesas.
Muchas empresas aún usan papel porque los empleados se sienten incómodos con la digitalización o no saben cómo empezar. Se encuentran con los desafíos de lidiar con el cambio y la digitalización.
Trabajo sin papeles a través de procesos digitales
Copia de documentos físicos a pesar de la digitalización
A muchas personas les gusta conservar una copia física de los documentos con los que trabajan. Pero aquí también juega un papel el proceso de manipulación del papel probado durante años.
Sobre el tema de Empresa sin papeles ya hemos escrito un artículo detallado. Aquí abordamos explícitamente el asunto de la contabilidad digital.
Ingresar manualmente la factura no solo significa mucho tiempo, sino también altos costos. Hacerlo bien puede ahorrar mucho tiempo y dinero.
Los beneficios clave incluyen:
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Puede encontrar cualquier factura en segundos / ahorrar tiempo
Porque gracias a la digitalización de tus documentos, podrás encontrar todas las facturas almacenadas en PaperOffice en cuestión de segundos. Ya no tiene que hojear laboriosamente carpetas gruesas. Al digitalizar todas las facturas de su empresa, solo necesita unos pocos clics para encontrarlas en el sistema.
Esto también nos lleva al segundo punto:
- Se beneficia de un trabajo optimizado / ahorro de papel
Ya no necesita espacio para carpetas físicas. A partir de ahora puedes archivar tus facturas en PaperOffice. Reducir el consumo de papel conduce a oficinas limpias y ordenadas.
Consejo
Sobre el tema "Archivado totalmente automatizado de documentos en papel desde el escáner" también hay un vídeo en YouTube que explica este proceso de forma sencilla y comprensible:
- Simplifique los procesos contables / Por ejemplo, con flujos de trabajo
Al administrar sus facturas digitalmente, ahorra tiempo y esfuerzo. Así como los costes de creación, envío y tramitación. No haga copias para tareas avanzadas, flujos de trabajo y reenvío. Todo se ejecuta digitalmente, es transparente y comprensible.
Gracias a la digitalización de tus facturas ya no se perderá valiosas fechas de vencimiento.
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Establecer permiso para acceso mediante un botón
Los derechos de acceso individuales a documentos y carpetas individuales garantizan una seguridad clara. Puede otorgar acceso a personas o departamentos completos, como el de contabilidad.
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Detectar contactos automáticamente
PaperOffice reconoce de forma inteligente los datos de dirección en el contenido del documento. Luego vincula lógicamente el documento a sus contactos existentes. Esto permite, entre otras cosas, mostrar todos los documentos de un contacto específico con unos pocos clics.
- Palabras clave automatizadas
PaperOffice le ayuda con el reconocimiento inteligente de IA y palabras clave. De esta forma, se buscan en la factura los datos más importantes del documento.
IA PIA lee de forma inteligente los datos del documento. Luego, presenta el documento con palabras clave completas. Si es necesario a través de una prueba o automáticamente en segundo plano.
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Función de incrustación/exportación para asesores fiscales
Puede entregar fácilmente sus facturas. Con asignación de cuentas y palabras clave. Gracias a la búsqueda avanzada, tienes todo lo necesario para la exportación. Como todas las facturas del mes pasado, por ejemplo.
Incluyendo la estructura de carpetas, archivo PDF, archivo Excel con toda la información. Como resultado, su contable puede importar fácilmente la documentación.
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Opciones de edición rápida
La digitalización de la contabilidad puede acelerar los procesos y hacerlos más eficientes. No solo puede encontrar todos los documentos inmediatamente, sino que también puede editarlos/clasificarlos directamente, por ejemplo. Todos los requisitos legales se cumplen gracias al archivo a prueba de revisión. Verificar y aprobar es, por lo tanto, un juego de niños.
La digitalización de facturas se está convirtiendo en una necesidad para las empresas debido a las ventajas que ofrece. Muchas empresas también están ya convencidas de que la digitalización de las facturas es el futuro. Esto también debe ser aceptado hoy y ahora.
Sin embargo, muchos temen aún que este paso se asocie con un proyecto extenso. O simplemente difícil, costoso, arriesgado y desestabilizador. La buena noticia es que gracias a PaperOffice, ¡éste ya no es el caso!
¿Qué se debe tener en cuenta antes de digitalizar facturas?
En primer lugar, es importante no confundir ni reducir la digitalización al escaneo de las facturas entrantes. La digitalización no se limita a escanear y archivar facturas, sino que también puede optimizar el flujo de trabajo de la contabilidad y mejorar la eficiencia general de la empresa.
Ventajas del reconocimiento de texto OCR: gracias al reconocimiento de texto OCR, se pueden automatizar muchas cosas. Por ejemplo con inteligencia artificial (IA). De esta forma, las funciones de aprendizaje son cada vez más potentes y los algoritmos de detección más fiables.
Los campos que aparecen en la factura se pueden identificar y extraer del documento de inmediato. El documento se archiva y puede ponerse a disposición del sistema de contabilidad o ERP.
Por ejemplo, con la digitalización, el proveedor de servicios financieros se beneficia de información confiable en tiempo real cuando se recibe la factura.
Estamos llegando a la verdadera pregunta de este artículo:
¿Cómo implemento el procesamiento de facturas?
Si administra sus facturas con PaperOffice, el procesamiento es completamente electrónico. Recibirá la factura entrante digitalmente, es decir, por correo electrónico o escaneándola. No notará ninguna diferencia.
Digitalice las facturas entrantes con DropMail, ¿cómo?
Si ya recibe sus facturas entrantes en formato digital, le recomendamos el módulo DropMail integrado en PaperOffice. Esto le permite crear una dirección de correo electrónico DropMail personal en PaperOffice. Solo le enviará facturas.
Todas las facturas que se envían a su dirección de DropMail como un archivo adjunto de correo electrónico se archivan automáticamente en PaperOffice. Con reglas de archivo definibles y sin trabajo.
Consejo
Sobre el tema "DropMail - Archivar automáticamente documentos por correo electrónico cuando esté en movimiento" también hay un video (en inglés) en YouTube que explica este proceso de una manera simple y fácil:
PaperOffice reconoce la factura y lee los datos relevantes. Luego, el software archiva la factura en la carpeta correspondiente. Gracias a la IA, se inician opcionalmente otros procesos de aprobación, tareas y flujos de trabajo.
Todos los empleados que van a participar en el proceso son informados. El flujo de trabajo de la factura se ejecuta automáticamente.
Procesamiento de facturas digitales paso a paso:
Procesamiento de facturas digitales con DropMail mostrado paso a paso
Recibo de facturas
Cree su dirección deseada con el formato "mi_facturas@paperoffice.com" y active PIA o especifique una máscara de almacenamiento y ¡listo!
Procesamiento de facturas digitales
PaperOffice captura la factura automáticamente y la procesa.
Se ejecutan automáticamente las reglas de archivo definidas y se realiza el archivado a prueba de revisión en segundo plano según el plan.
Puede revisar, aprobar y ejecutar flujos de trabajo sobre la factura.
Reenviar
Exporte las facturas con información relevante al asesor fiscal o a sistemas de terceros.
