QNAP Document Management System (DMS) voor NAS

Systemen voor documentbeheer, documentbeheer, ook wel DMS genoemd, ondersteunen uw organisatie bij het elektronisch en gestructureerd organiseren van zakelijke documenten. Een DMS is daarmee een belangrijke stap in de richting van een kantoor zonder papier.

In combinatie met uw QNAP NAS vormen ze het ideale duo om analoge opslag te digitaliseren en de efficiëntie van zoek- en archiveringsprocessen te verhogen.

Het documentbeheersysteem PaperOffice is het enige door QNAP wereldwijd goedgekeurde DMS-systeem voor uw QNAP-apparaten.

Wat is een NAS?

Onder de naam "QNAP NAS" brengt het Taiwanese bedrijf QNAP verschillende Network-Attached-Storage-apparaten (NAS-apparaten) op de markt. Deze apparaten stellen zowel bedrijven als particuliere gebruikers in staat om hun gegevens efficiënt te beschermen en op individuele basis te organiseren en te gebruiken.

Een NAS is een bestandsserver met zijn eigen besturingssysteem dat zijn opslagruimte beschikbaar stelt via het netwerk.

QNAP NAS biedt de ideale voorwaarden voor alle bedrijven, maar vooral voor MKB-bedrijven, voor snelle en eenvoudige opslag van bedrijfsgegevens.

In het volgende artikel tonen we u hoe u het maximum uit uw QNAP NAS kunt halen voor uw bedrijf, evenals hoe documentbeheer eenvoudig en zonder Docker kan werken.

Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung

Waarom een NAS gebruiken in plaats van de cloud?

Er zijn verschillende redenen waarom u een Network-Attached Storage (NAS) oplossing zou moeten gebruiken in plaats van een oplossing gebaseerd op cloud. Hier zijn een paar voorbeelden:

• 1. Controle en veiligheid: Een NAS is fysiek onder controle van het bedrijf, wat betekent dat u als bedrijf volledige controle heeft over uw eigen gegevens en ervoor kunt zorgen dat deze veilig zijn. In een cloudomgeving worden uw gegevens echter overgedragen aan een externe aanbieder en vallen ze niet onder dezelfde beveiligingsnormen als het bedrijf zelf.


• 2. Gegevensbescherming: Bedrijven moeten voldoen aan de wettelijke voorschriften voor gegevensbescherming van de Europese Unie, zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarom moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze bij het selecteren van opslagtechnologieën en -diensten voldoen aan de privacyregels.
  Een Network-Attached Storage (NAS) is een betere keuze dan een cloudoplossing als het gaat om naleving van de AVG-voorschriften. Omdat het eigendom is van het bedrijf, kunnen de gegevens rechtstreeks door het bedrijf worden verwerkt en beschermd. Een NAS biedt ook een hoge mate van flexibiliteit, omdat de gegevens niet in een extern datacenter hoeven te worden opgeslagen. Bovendien kunnen bedrijven de gegevens op de NAS versleutelen om ze te beschermen tegen ongeoorloofde toegang.
Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür
• 3. Internetverbinding: Een NAS kan worden gebruikt, ongeacht een internetverbinding, wat het ideaal maakt voor bedrijven die werken in landelijke gebieden of gebieden met onstabiele internetverbindingen.


• 4. Kosten: Kosten zijn een belangrijk voordeel dat een NAS biedt ten opzichte van cloudopslag. Een NAS is goedkoper in aanschaf dan een cloudservice, omdat u er slechts één keer voor hoeft te betalen en het volledig van u is.
  Bovendien zijn de maandelijkse kosten voor een NAS veel lager dan voor een cloudservice. Bij een NAS hoeven er geen maandelijkse abonnementskosten te worden betaald. Daarnaast zijn er geen extra bandbreedtekosten verbonden aan een NAS, die wel kunnen ontstaan bij een cloudservice.


• 5. Flexibiliteit: Een NAS biedt bedrijven meer flexibiliteit bij het kiezen van de hardware en de opslagcapaciteit. Het maakt ook de uitbreiding van de opslagruimte mogelijk om te voldoen aan de groeiende eisen van het bedrijf.

Een QNAP NAS in combinatie met PaperOffice DMS biedt uw bedrijf een eenvoudige en betrouwbare oplossing voor het beheer van uw documenten.

PaperOffice DMS is gebruiksvriendelijke software waarmee bedrijven hun documenten kunnen organiseren, opslaan, categoriseren en beheren, zodat ze op elk moment en overal moeiteloos toegankelijk zijn.

Door het combineren van NAS en effectief beheer van PaperOffice DMS kunt u de productiviteit van uw bedrijf verhogen door ervoor te zorgen dat documenten snel en betrouwbaar kunnen worden opgehaald. Het biedt ook een extra beveiliging voor de gegevens, omdat deze worden opgeslagen op de NAS en niet op lokale computers of externe cloud-opslag.

Hoe ingewikkeld is de installatie en configuratie van de database?

De installatie en configuratie van de database op uw QNAP NAS is helemaal niet ingewikkeld en vereist geen IT-specialist.

Vooral omdat het gebruik van Docker-containers in de praktijk als een instabiele en onbetrouwbare oplossing voor integratie wordt beschouwd, heeft PaperOffice ervoor gekozen om door het directe, native gebruik van MariaDB een bewezen en betrouwbare oplossing voor gegevensopslag te bieden.

In tegenstelling tot de Docker-installatie kan de installatie met behulp van PaperOffice YouTube-video's binnen enkele minuten worden voltooid, zelfs door een leek.

Welke voordelen biedt het vermijden van Docker-containers?

Het vermijden van Docker-containers bij het gebruik van een Document Management System (DMS) op een Network-Attached Storage (NAS) heeft enkele voordelen:

• 1. Eenvoudiger onderhoud en bijwerking: Zonder Docker-containers hoeft u geen rekening te houden met de compatibiliteit van DMS en container, wat het onderhoud en de bijwerking kan vereenvoudigen.


• 2. Hogere prestaties: Omdat het DMS rechtstreeks op de NAS wordt uitgevoerd, kan het de resources van de NAS volledig benutten en daardoor een hogere prestatie leveren in vergelijking met een containeromgeving.


• 3. Geen extra belasting