Automatisering van bedrijfsprocessen in hoorzorgbedrijven
PaperOffice DMS voor hoortoestelbedrijven maakt de efficiënte afhandeling van elk type document mogelijk, evenals de snelle verwerking van vragen en is de voorwaarde voor efficiëntie en succes binnen de administratie.
Professionele tip
Schriftelijke documenten, contracten, concepten, onderzoek, expert opinions en nog veel meer worden dankzij digitalisering vervangen door elektronische documenten en optimaliseren zo alle werkprocessen tot het maximum.Met behulp van de document management oplossing slaat u alle informatie op een centraal platform op een audit-proof manier op.
Digitalisering voor hoorzorgbedrijven
Als bedrijf in de audicienssector heeft u veel belangrijke documenten te beheren:
Facturen, documentatie, correspondentie, offertes, reparatiefiches, gezondheidskaarten en nog veel meer. Daarom zijn audiciens degenen die aanzienlijk profiteren van het gebruik van geschikte documentbeheersoftware.
Zo verzamelen audiciens dagelijks belangrijke documenten. Deze moeten allemaal worden afgestemd op de juiste klant, instantie of apparaatfabrikant.
Al deze documenten moeten worden gedigitaliseerd als ze op papier aankomen, een gestructureerde archivering, taak- en workflowtoewijzing vereisen en onmiddellijk op aanvraag beschikbaar moeten zijn.
Bovendien wordt elk document geclassificeerd op basis van het type en kan het worden toegewezen aan mensen en apparaatfabrikanten, die u vervolgens zelfs onderweg kunt openen, ongeacht het apparaat. Zo heeft u alle informatie en documenten over alle hoortoestellen overzichtelijk op één plek, namelijk uw database.
Het is van groot belang dat belangrijke termijnen worden gehaald en dat er wettelijke maatregelen worden genomen om documenten op te slaan. PaperOffice DMS geeft u een duidelijke structuur in uw documenten en helpt u om te gaan met de stortvloed aan informatie.
Met behulp van de document management oplossing slaat u alle informatie op een centraal platform op een audit-proof manier op.
PaperOffice elimineert alle tijdrovende knelpunten en creëert een duidelijk overzicht van belangrijke documenten zoals facturen, contracten, verkooprapporten, enquêtes, taxaties, leases of andere brieven door deze in de toekomst digitaal te beheren in PaperOffice.
U kunt ook profiteren van digitale administratieve taken, digitale stempels en plaknotities en alle servicecontracten in de gaten houden, officiële correspondentie die opnieuw wordt ingediend of aan werknemers wordt toegewezen door taaktoewijzing.
Revisiebeveiliging is te allen tijde gegarandeerd.
Alle informatie direct beschikbaar
Met PaperOffice DMS kunnen documenten in veel hoortoestelakoestiekbedrijven worden gedigitaliseerd en centraal worden gearchiveerd op een manier dat ze vanaf elke computer toegankelijk zijn zonder naar het archief te hoeven gaan of eerst te onderzoeken welke collega momenteel documenten of mappen verwerkt.
PaperOffice DMS digitaliseert niet alleen analoge documenten, de documentbeheersoftware slaat elke wijziging in het document in chronologische volgorde op. Het origineel blijft onaangetast. De workflowfunctie kan bijvoorbeeld worden gebruikt om bepaalde activiteiten toe te wijzen tijdens projectwerkzaamheden en elke medewerker houdt een overzicht van de huidige status.
Tegelijkertijd kunnen ideeën of suggesties worden ingediend zonder dat er telkens vergaderingen hoeven te worden belegd. De gearchiveerde documenten kunnen worden gezocht op trefwoorden of de datum- of referentienummers en geautomatiseerde sjablonen kunnen worden gemaakt door de AI in PaperOffice DMS.
Het is een indrukwekkend aantal. Alleen al in Duitsland lijden ongeveer 16 miljoen mensen aan gehoorverlies. Interessant is dat gehoorverlies redelijk gelijkmatig is verdeeld over bijna alle leeftijdsgroepen van 30 tot meer dan 70, en gehoorverlies is een groeiend probleem. In de afgelopen 20 jaar is het aantal mensen met gehoorverlies met ongeveer 4% toegenomen. Slechts ongeveer de helft van de getroffenen gebruikt echter een hoortoestel.
Wie er een gebruikt, is meestal in aanraking gekomen met een vak dat niet goed bekend is, de audicien, die voor 2017 nog audicien was. Een ambacht met drie jaar opleiding en de mogelijkheid van verdere opleiding tot meestervakman en de voltooiing van een diploma in hoortechnologie en audiologie. Horende akoestici houden zich bezig met de productie van hoortoestellen en gehoorbescherming in de vorm van zogenaamde otoplastieken, individueel op maat gemaakte apparaten. Het functieprofiel van een hoortoestelakoestiek is vergelijkbaar met dat van een tandtechnicus.
Voor audiciens betekent dit dat ze hun patiënt- of cliëntgegevens up-to-date moeten houden. Tegelijkertijd gaat het om zeer gevoelige gegevens, omdat veel mensen met een auditieve beperking dit zien als een fout die hun persoonlijke omgeving niet zou moeten ervaren. Daarom is gegevensbescherming belangrijk bij het opslaan van gegevens. In de meeste gevallen worden nieuwe klanten bemiddeld door audiciens van KNO-artsen die gehoorverlies hebben gediagnosticeerd, daarom is gegevensonderhoud ook hier van groot belang en een goed doordacht archief versnelt uiteindelijk het werkproces.
Documentbeheersoftware zoals PaperOffice DMS is het meest geschikt voor deze taken. Omdat het een documentbeheersoftware is die veel meer kan dan alleen documenten beheren.
PaperOffice maakt geen onderscheid tussen de soorten documenten, ongeacht of u hulp nodig hebt bij het beheren van contracten, pleidooien en e-mailcorrespondentie: dankzij het PaperOffice-documentbeheersysteem worden uw eerdere processen in het bedrijf gedigitaliseerd , waardoor ze efficiënter, transparanter en aanzienlijk flexibeler worden.
Want in welke vorm de documenten ook bij het bedrijf aankomen, of het nu gaat om papieren documenten, PDF-bestanden, e-mails of foto's, ze worden automatisch gearchiveerd en opgeslagen in een beveiligde database.
Belangrijke contracten kunnen zo tijdig worden herkend en beëindigd of heronderhandeld. Documentvrijgave met digitale handtekening en e-mailmelding in plaats van trage papieren post, onveilige e-mail draagt bij aan klantloyaliteit.
PaperOffice archiveert alle documenten die in uw hoorzorgbedrijf worden gegenereerd en alle relevante informatie in overeenstemming met de wet en op een auditbestendige manier
Allereerst kan Paperoffice DMS worden gebruikt om een analoog archief, misschien het traditionele hangende bestandssysteem, om te zetten in een digitaal archief. Dit is een belangrijke stap die niet alleen de administratie in het bedrijf versnelt, maar ook de gegevensoverdracht van de KNO-arts verbetert en vice versa. Zo kunnen gegevens die per e-mail worden verzonden direct worden uitgelezen en automatisch worden overgebracht naar het elektronische klantenbestand.
In PaperOffice DMS worden gevoelige patiëntgegevens versleuteld en beveiligd met een wachtwoord, waarbij kan worden ingesteld wie hoeveel gegevens in het bedrijf mag zien.
Het oproepen van de juiste map gebeurt ook zeer snel in PaperOffice DMS, waarbij de interne zoekmachine verschillende parameters registreert die in de zoekopdracht zijn opgenomen. Als het klantnummer of zelfs de naam niet meer bekend is of meer dan één keer bestaat, kunnen bepaalde trefwoorden de zoekopdracht beperken tot het juiste resultaat.
Dankzij de geïntegreerde AI worden automatische regels geactiveerd. Deze AI sorteert de documenten automatisch in mappen zoals "Factuur" en "Contract", slaat overeenkomstige trefwoorden op en activeert de digitale workflow die is opgeslagen voor het betreffende documenttype.
PaperOffice voldoet aan de hoogste beveiligingsstandaarden zoals autorisatiebeheer of het verlenen van toegangsautorisaties. De gebruiker definieert de afzonderlijke werkstappen precies zoals ze zouden worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het "registreren", "controleren", "vrijgeven" en "boeken" van facturen.
De verantwoordelijkheid kan niet alleen worden toegewezen aan individuele mensen, maar ook aan gebruikersgroepen zoals "Boekhouding" of "Productie", zodat een collega direct kan ingrijpen als een medewerker afwezig is.
De OCR-technologie herkent niet alleen de documentinhoud, maar ook alle fiscaal relevante gegevensvelden zoals documentnummer, datum, netto, belasting en brutobedrag. De geïmporteerde gegevens zijn beschikbaar voor het controleren van evaluaties, betalingstransacties en financiële boekhouding. Dit bespaart vermoeiend invoerwerk en vermindert boekingsfouten.
Belangrijke argumenten om PaperOffice DMS op te nemen in de budgetplanning. Tot slot overtuigt PaperOffice DMS ook door het feit dat er rekening wordt gehouden met duurzaamheid en milieubescherming. Vroeg of laat zal de volledige conversie van analoge documenten naar digitale vorm plaatsvinden en dan zal de openbare instelling, die dan al PaperOffice DMS zal gebruiken, goed voorbereid zijn.
Uiteraard maakt PaperOffice DMS de migratie en integratie van bestaande digitale data uit bestaande softwareoplossingen mogelijk. Tegelijkertijd is PaperOffice DMS de interface tussen analoog en digitaal. Met behulp van de scanfunctie kan de software analoge documenten, plannen en foto's in het systeem lezen en digitaliseren met behulp van scanners, maar ook opnames van mobiele telefoons, waarbij teksten met BEHULP VAN OCR worden omgezet in schrijven en kunnen worden gewijzigd in Office-programma's. Tijdstempels en versiebeheer zorgen ervoor dat het digitale document overeenkomt met het analoge origineel.
Met slechts één muisklik kunnen de gegevens inclusief de archiveringslocatie worden geëxporteerd naar uw klant, belastingadviseur of vice versa.
De oplossing: bewezen knowhow
Is het niet logisch om managementsoftware meteen in de praktijk te gebruiken? die niet alleen aan alle eisen voldoet, maar ook makkelijk te leren en goedkoop is?
PaperOffice DMS is de beproefde totaaloplossing voor digitaal werken en met meer dan 20 jaar marktervaring een van de eerste DMS-pioniers.
Digitale verwerking is een essentiële basis om de hoge kwaliteit van de dienstverlening in de toekomst te waarborgen
Dat de akoestiek van hoortoestellen niet op ieders lippen en zeker niet op ieders oren zit, komt omdat er in Duitsland slechts 6.600 van dit type bedrijven zijn. Dat is iets meer dan 1% van alle ambachtelijke bedrijven in Duitsland.
Toch telt hun klantenkring zo'n 8 miljoen mensen, waardoor het gemiddelde klantenbestand van een audicien meer dan 1200 mensen omvat. Voor elke klant moeten veel verschillende gegevens worden vastgelegd, omdat het gehoor een zeer complexe zaak is en schade niet alleen het oor of de oren treft. Iedereen die ooit een gehoorgang heeft gehad die verstopt is met oorsmeer, kan een ruw idee hebben van wat het betekent om slechthorend te zijn. De gevolgen kunnen zijn:
- Uitputting
- Hoofdpijn
- Stress
- Depressie
- Duizeligheid
- Slaapstoornissen
Om dit te verhelpen worden de audiometrische gegevens van de patiënt vastgelegd en op basis hiervan wordt het individuele hoortoestel vervaardigd. Doofheid is aan verandering onderhevig. De mate van gehoorverlies neemt meestal toe met de leeftijd, wat het op zijn beurt noodzakelijk maakt om het hoortoestel aan te passen aan de nieuwe omstandigheden. Het oor zelf is ook onderhevig aan anatomische veranderingen in de loop van een leven als gevolg van ontspanning van het bindweefsel.
Hoorakoestiekbedrijven moeten documenten verwerken in alle zakelijke transacties. De voortdurende verdere ontwikkeling van businessmodellen zorgt voortdurend voor nieuwe uitdagingen. Wat ze nodig hebben is een goed document management systeem.
PaperOffice DMS is de juiste software omdat het wordt geleverd met alles wat de hoorzorgindustrie nodig heeft, zoals:
- Opslag van documenten in alle digitale formaten volgens de principes van de GDPR/li>
- Functies voor het indienen en opnieuw indienen van late documenten die actie vereisen
- Een zelflerende dataopslagfunctie met tagging en interne zoekmachine
- Automatische toewijzing van nieuw toegevoegde documenten aan de juiste map
- Eenvoudige databasecreatie en databaseverbinding inclusief individueel aanpasbaar masker
- Geautomatiseerde sjablooncreatie voor repetitieve processen en bewerkingen
Revisieconforme en veilige archivering: PaperOffice DMS voldoet technisch aan de wettelijke eisen van de GoBD, GDPdU en DSGVO
De uitgebreide workflowfuncties van PaperOffice zijn zeer interessant voor hoortoestelbedrijven. De inhoud van projectvergaderingen wordt opgenomen en kan op elk moment door de deelnemers worden aangevuld, allemaal op het scherm en vanaf verschillende locaties. Audit proof archivering is te allen tijde gegarandeerd, evenals optimalisatie van organisatorische processen.
PaperOffice ondersteunt dit met een uitgebreide taak- en workflowmodule.
Hoorakoestiekbedrijven profiteren van digitaal documentbeheer
Het documentbeheersysteem maakt het mogelijk om voor elk afzonderlijk gebied afzonderlijke databases te maken en tegelijkertijd koppelingen te maken. Analoge documenten, zoals ingediende facturen, worden gescand met PaperOffice DMS en zowel als foto als geconverteerde tekst opgeslagen met behulp van OCR-software. Alle bestaande gegevens kunnen duidelijk en eenduidig worden weergegeven, waardoor er geen dossiers meegenomen hoeven te worden voor out-of-house afspraken. Het AI-gestuurde databasebeheer maakt sjablonen op basis van stamgegevens of statistisch bruikbare lijsten zoals vereist.
Tegelijkertijd wordt de noodzakelijke gegevensbescherming gehandhaafd door middel van hiërarchisch wachtwoordbeheer en 1024-bits codering.
Optimaliseer uw werktijd met maximaal 7,5% in vergelijking met papierwerk dankzij het gebruik van PaperOffice DMS.
Bespaar tijd bij het vinden, routeren en delen van documenten.
Met digitale stempels kunnen documenten worden aangevuld met extra informatie en zelfs gedetailleerde workflows beheren. Op zijn beurt zorgt de taak- en workflowfunctie ervoor dat deadlines worden gehaald en voltooid.
PaperOffice DMS is niet alleen uitgebreid in zijn functies, maar ook gemakkelijk te leren, begeleid door video tutorials, maar ook door individueel advies en training indien gewenst. Dit alles tegen een echt goede prijs-prestatieverhouding.
FAQs
Ter afsluiting beantwoorden we nog een paar veelgestelde vragen over het onderwerp. "Digitalisering voor hoortoestelbedrijven":
Hoe kunnen werknemers toegang krijgen tot PaperOffice?
Dankzij de gedecentraliseerde en moderne programma-architectuur kan PaperOffice op bijna elk apparaat worden gebruikt - van klassieke pc's tot smartphones / tablets tot televisies.
Wat gebeurt er met de gegevens als PaperOffice niet bestaat?
Zal niet gebeuren, maar om u gerust te stellen: u kunt uw gegevens OP ELK MOMENT exporteren, omdat PaperOffice is gebaseerd op een open databasestructuur, hebt u op elk gewenst moment toegang tot uw gegevens.
Onderwerp gegevensbescherming: Waar worden alle documenten opgeslagen?
PaperOffice slaat alle documenten intern op met codering op hoog niveau, waardoor het bijvoorbeeld immuun is voor gegevensdiefstal en alle GDPR- en GOBD-vereisten overschrijdt.
Voorkom fouten: sla de gegevens NOOIT op in een cloud van derden!
Kan PaperOffice precies worden aangepast aan de specificaties?
Ja, PaperOffice kan 100% worden aangepast aan het beoogde gebruik om een naadloze integratie in bestaande processen en systemen te garanderen. Zelfs de programma-interface kan volledig worden ontworpen en vrij worden aangepast.
Conclusie
PaperOffice DMS ondersteunt hoortoestelbedrijven en biedt passende interfaces met andere software, API-verbindingen en kan op elk moment naar wens worden uitgebreid. De software is eenvoudig te leren en kan eenvoudig worden geïntegreerd in de dagelijkse praktijk zonder afwezigheden voor trainingsdoeleinden te veroorzaken.
PaperOffice DMS raadt aan om een NAS (network-supported data storage) te gebruiken met een back-upfunctie, zodat belangrijke gegevens niet verloren gaan of bespioneerd worden in clouds van derden.
Uiteindelijk maakt PaperOffice DMS indruk met een zeer goede prijs-prestatieverhouding en immense knowhow door meer dan 20 jaar praktijkervaring.