Certificering en opslag van documenten conform GOBD

Door de certificering en goedkeuring voor de twee hoogste digitaliseringsnormen ter wereld, GOBD (voorheen GDPDU) en AVG (EU-GDPR), bent u met PaperOffice gegarandeerd aan de veilige kant.

Highlights

100% GOBD door auditbeveiliging

Door de revisiezekerheid in de procesdocumentatie is het te allen tijde traceerbaar en controleerbaar, beschermd tegen manipulatie en verlies, om te voldoen aan de eisen van audits en revisies en om op lange termijn geldig te blijven.

100% AVG omdat er geen cloudopslag is

Het lokaal opslaan van gegevens zonder cloudopslag vereenvoudigt het proces van documentatie, biedt meer controle over de toegang tot informatie en maakt gemakkelijkere toegang tot oudere versies mogelijk, evenals veilige gezamenlijke deling van documentatie en informatie bij samenwerking met andere teamleden.

100% Toegangscontrole

Dankzij de toegangscontrole van PaperOffice DMS is gewaarborgd dat alleen degenen die gemachtigd zijn om het documentbeheersysteem te gebruiken, toegang hebben tot de gegevens waarvoor hun toegangsrechten zijn beperkt. Bovendien wordt ervoor gezorgd dat persoonlijke gegevens tijdens de verwerking, het gebruik en de opslag niet ongeoorloofd kunnen worden gelezen, gekopieerd, gewijzigd of verwijderd.

Wat zegt een procedurebeschrijving?

Dat alles volgens plan verloopt bij u

Met behulp van de proceduredocumentatie kan een bedrijf aantonen dat hun ondersteunde boekhouding door IT en de opslag van gegevens en documenten in overeenstemming zijn met de principes van regelmaat zoals gedefinieerd in de GoBD.

Dat u op verzoek elk document kunt verstrekken

Het doel is om boekhoud- en archiefdocumenten in het bedrijf op een begrijpelijke en verifieerbare manier beschikbaar te stellen voor een expert, bijvoorbeeld tijdens een audit, binnen een redelijke termijn.

Hiervoor wordt uitgebreid beschreven hoe bonnetjes en documenten worden vastgelegd, ontvangen, gedigitaliseerd, verwerkt, uitgevoerd en opgeslagen. De belastingplichtige gebruiker van de gebruikte IT-oplossing, ofwel de ondernemer zelf, is verantwoordelijk voor het opstellen van een procesbeschrijving.

Wat moet een procesdocumentatie omvatten?

Voor elk IT-systeem moet een duidelijke gestructureerde procedurele documentatie beschikbaar zijn. Inhoud, structuur en resultaten van het IT-proces moeten volledig en overtuigend duidelijk zijn.
Voor het controleren van traceerbaarheid is een uitgebreide en actuele procedurehandleiding vereist die alle systeem- en technologische wijzigingen met betrekking tot inhoud en tijd zonder hiaten documenteert.

De procesdocumentatie moet ook laten zien hoe elektronische documenten worden vastgelegd, verwerkt, uitgegeven en opgeslagen.
Een beschrijving van het gegevensback-upproces dat is geïntegreerd in PaperOffice bij lokaal databasegebruik, is ook een belangrijk onderdeel van een procesdocumentatie.

Een procesbeschrijving beschrijft het beoogde organisatorische en technische proces. Van het ontstaan van de informatie tot de indexering, verwerking en opslag, evenals het unieke terugvinden.

ONVERANDERBAARHEID (GOBD-HOOFDSTUK 3.2.5)

De GoBD eisen dat het gebruikte gegevensverwerkingsproces zo moet worden ontworpen dat alle informatie die in het verwerkingsproces is opgenomen, niet meer kan worden onderdrukt of overschreven, gewist, gewijzigd of verdraaid zonder duidelijke markering (GoBD-hoofdstuk 3.1; paragraaf 58-60).

Veelgestelde vragen

Wie helpt bij het documenteren van processen?

Wie absoluut vertrouwen heeft in zijn/haar eigen processen, heeft waarschijnlijk geen belastingadviseur nodig. We raden echter aan om voorafgaand aan het opstellen van de procesdocumentatie in ieder geval advies in te winnen bij een belastingadviseur. Uit onze eigen ervaringen is het altijd raadzaam en nuttig om openlijk met de controlerende instantie te spreken, aangezien de controleur uiteindelijk zelf beslist, ondanks alle voorschriften en normen.

Wie keurt de procesdocumentatie goed?

Pas op voor halve kennis van marketing: Certificaten, van welke soort dan ook en van welke uitgever dan ook, worden niet geaccepteerd door de belastingautoriteiten! In geval van nood is alleen de presentatie van de procedurele documentatie volgens GoBD van belang en beslist de controlerende instantie, bijvoorbeeld uw belastingadviseur of belastingdienst, of alles echt klopt.

Waarom is alleen PaperOffice niet genoeg?

Kort en bondig uitgelegd: Als u bijvoorbeeld een factuur in PaperOffice op een juridisch en controleerbare manier heeft gearchiveerd, kan de factuur toch vóór het scannen gemanipuleerd of gewijzigd zijn. U slaat weliswaar op een controleerbare manier op, maar het totale proces zelf is niet controleerbaar en voldoet dus niet aan de GoBD.

Kan ik originele documenten weggooien?

Documenten met juridische relevantie, zoals contracten, moeten nog steeds in hun oorspronkelijke vorm worden bewaard. Om het simpel te zeggen: De belastingdienst accepteert elektronische documenten, maar het gerechtshof accepteert alleen originele documenten in geval van een geschil. Dit komt doordat alleen op originele documenten een handtekening op echtheid kan worden gecontroleerd. Wij raden aan om de originelen nooit weg te gooien.

Waarom kan ik PaperOffice-documenten verwijderen?

Ook hiervoor is er weer procesdocumentatie beschikbaar. Volledig verwijderen is technisch niet mogelijk zolang de gegevens bij u zijn opgeslagen. U kunt uiteindelijk zelf de record rechtstreeks uit de database verwijderen. Of de harde schijf verwijderen. Of de server weggooien. Of het gebouw opblazen.

Hoe kan ik technische DMS-aanbevelingen vinden?

Bitkom heeft een controlelijst ontwikkeld voor documentbeheersystemen volgens de nieuwste versie van GOBD van 28.11.2019, die u hier kunt vinden.

Certificering en opslag van documenten conform GOBD

Door de certificering en goedkeuring voor de twee hoogste digitaliseringsnormen ter wereld, GOBD (voorheen GDPDU) en AVG (EU-GDPR), bent u met PaperOffice gegarandeerd aan de veilige kant.

Highlights

100% GOBD door auditbeveiliging

100% AVG omdat er geen cloudopslag is

100% Toegangscontrole

Documentarchivering juridisch uitgelegd

We leiden u door de juridische jungle, blootleggen van marketing halfkennis, en leggen uit waarom PaperOffice uw perfecte documentbasis is voor alle wettelijke vereisten.

Procedure documentatie

Dit heb je nodig: Procesdocumentatie volgens GoBD

Bewijsplicht

Wat zegt een procedurebeschrijving?

Procesdocumentatie

Wat moet een procesdocumentatie omvatten?

aan de veilige kant

De oplossing: PaperOffice in overeenstemming met GOBD voor het opslaan van documenten

Standaard1/6

PRINCIPE VAN TRACHTBAARHEID EN VERANTWOORDING (GOBD-HOOFDSTUK 3.1)

Standaard2/6

PRINCIPES VAN WAARHEID, DUIDELIJKHEID EN DOORLOPENDE REGISTRATIE MET BETREKKING TOT DE INDIVIDUELE ONDERWERPEN (GOBD HOOFDSTUK 3.2)

Standaard3/6

VOLLEDIGHEID (GOBD- HOOFDSTUK 3.2.1)

Standaard4/6

JUISTHEID (GOBD-HOOFDSTUK 3.2.2)

Standaard5/6

AUFGAVE GELÖST

Standaard6/6

ONVERANDERBAARHEID (GOBD-HOOFDSTUK 3.2.5)

Digitale specialistische oplossingen voor de automatisering van bedrijfsprocessen