Automatisering van bedrijfsprocessen voor de tuin- en landschapsarchitectuur
PaperOffice DMS voor tuinieren en landschapsarchitectuur maakt een soepele informatiestroom mogelijk dankzij de digitalisering en automatisering van bedrijfsprocessen.
Professionele tip
Schriftelijke documenten, contracten, concepten, facturen, leveringsbonnen en nog veel meer worden dankzij digitalisering vervangen door elektronische documenten, waardoor alle werkprocessen maximaal worden geoptimaliseerd.De geïntegreerde AI maakt het mogelijk om bedrijfsprocessen grotendeels te automatiseren, waardoor uw processen worden versneld en het succes en de tevredenheid toenemen.
Digitalisering in de tuin- en landschapsarchitectuur
Tuin- en landschapsbedrijven profiteren aanzienlijk van het gebruik van geschikt gegevensbeheer, omdat ze elke dag papieren documenten ontvangen.
Dit is hoe tuin- en landschapsbedrijven dagelijks belangrijke documenten verzamelen:
Geschriften, schetsen, kladversies, externe brieven, onderzoek, meningen van deskundigen en nog veel meer. Deze komen niet alleen per post aan, veel brieven komen ook per e-mail binnen.
Al deze documenten moeten worden gedigitaliseerd als ze op papier aankomen, een gestructureerde archivering, taak- en workflowtoewijzing vereisen en onmiddellijk op aanvraag beschikbaar moeten zijn.
Het is van groot belang dat belangrijke termijnen worden gehaald en dat er wettelijke maatregelen worden genomen om documenten op te slaan. PaperOffice DMS geeft u een duidelijke structuur in uw documenten en helpt u om te gaan met de stortvloed aan informatie.
PaperOffice elimineert alle tijdrovende knelpunten en creëert een duidelijk overzicht van belangrijke documenten zoals contracten of brieven door ze in de toekomst digitaal te beheren in PaperOffice.
Documentbeheeroplossingen zijn belangrijk in elke branche, voor bedrijven in de tuin- en landschapsarchitectuur kunnen de gevolgen van een verkeerde beslissing in documentbeheer fataal zijn. Onjuiste voorschriften, onjuiste testresultaten of verouderde bijsluiters kunnen leiden tot gezondheidsrisico's. Het onjuist opvragen van gegevens tijdens een audit kan ook leiden tot falen of verlies van certificering.
Er zijn dus veel dingen om te overwegen in de farmaceutische industrie voor optimaal kwaliteitsbeheer en informatiebeveiligingsniveau.
In de tuin- en landschapsarchitectuur wordt dagelijks veel papier gebruikt. Aan de ene kant, omdat de processen vrij complex zijn, leidt dit tot grote bergen papier, enorme hoeveelheden gegevens, maar ook tot een lang zoekproces.
Samen met een fabrikantonafhankelijk adviesbureau werd de jaarlijkse waarde van aanvullende documenten berekend op maximaal tien miljoen euro (vanaf 2020).
Met een gemiddelde tijdsinvestering van vijf minuten voor het onderhouden van de mappenstructuur en archivering, tien zoekopdrachten per medewerker per week en tien minuten voor elke zoekopdracht, resulteerde dit in onderzoekskosten van maximaal twee miljoen euro per jaar.
Waarom is documentbeheersoftware de perfecte oplossing?
Het documentbeheersysteem PaperOffice brengt organisatie en gegevensbescherming onder één motorkap. Het innovatieve systeem biedt gestroomlijnde zoek- en ophaaltools die de reactietijd verkorten en ervoor zorgen dat documenten nooit verloren gaan, wat altijd een tevredenheid is voor bedrijven.
PaperOffice maakt geen onderscheid tussen de soorten documenten, ongeacht of u hulp nodig heeft bij het beheren van contracten, pleitnota's, facturering en e-mailcorrespondentie: dankzij het PaperOffice documentbeheersysteem worden uw eerdere processen omgezet in Uw bedrijf gedigitaliseerd, waardoor u efficiënter, transparanter en veel flexibeler wordt.
Want in welke vorm de documenten ook bij het bedrijf aankomen, of het nu gaat om papieren documenten, PDF-bestanden, e-mails of foto's, ze worden automatisch gearchiveerd en opgeslagen in een beveiligde database.
Dankzij de geïntegreerde AI worden automatische regels geactiveerd. Deze AI sorteert de documenten automatisch in mappen zoals "Factuur" en "Leveringsbonnen", slaat de juiste trefwoorden op en activeert de digitale workflow die is opgeslagen voor het betreffende documenttype.
Hoe ga je papierloos te werk?
PaperOffice elimineert alle tijdrovende knelpunten, leidt tot kostenbesparingen, zoals het elimineren van papieren documenten, en creëert een duidelijk overzicht van belangrijke documenten, zoals ontvangstbewijzen, contracten, leveringsbonnen of andere brieven, door ze in de toekomst digitaal te beheren in PaperOffice .
Het vastleggen, verwerken, delen, zoeken en volgen van uw documenten wordt heel eenvoudig met het gebruik van PaperOffice.
Dankzij gecontroleerde toegang, gedetailleerde takenlijsten, evenals goedkeuringen met behulp van workflows en betrouwbare e-mailmeldingen, kunnen werknemers de toegewezen taken efficiënt voltooien en kunnen geautoriseerde personen gemakkelijk goedkeuring goedkeuren of weigeren.
Met de PaperOffice DMS-softwareoplossing gaan er geen documenten meer verloren. En waar u ook bent, u hebt binnen enkele seconden toegang tot belangrijke documenten.
Uiteraard werkt u altijd met het document management systeem in overeenstemming met de wet en volledig audit-proof.
Bonnetjes, afschriften en soortgelijke documenten hoeven niet meer per post te worden verzonden. Interne mail kan op deze manier ook digitaal verstuurd worden. Dit bespaart papier, kosten voor extra gegevensopslag en uitstapjes naar archieven. Documenten kunnen worden voorzien van trefwoorden (editor, onderwerp, status, datum, enz.) en vervolgens gemakkelijker worden gevonden.
Procesgericht documentbeheer
Het procesgerichte documentbeheer zorgt ervoor dat deze documenten met weinig moeite up-to-date blijven. PaperOffice ondersteunt u hierbij met een uitgebreide taak- en workflowmodule.
Op deze manier kunnen bepaalde procesketens worden gecreëerd en kunnen bestaande operationele processen op elektronische documenten worden gedefinieerd en gedeeltelijk automatisch worden uitgevoerd.
Dit vertegenwoordigt foutloze procesoptimalisatie, omdat de taak niet alleen kan worden toegewezen aan werknemers met specifieke gebruikersrechten en voltooiingsperioden, digitale goedkeuring vereist, maar ook automatisch verdere acties kan activeren, zoals e-mailmeldingen of documentstatuswijzigingen.
Op deze manier kunnen alle documentprocessen in kaart worden gebracht.
Want in welke vorm de documenten ook bij het bedrijf aankomen, of het nu gaat om papieren documenten, PDF-bestanden, e-mails of foto's, ze worden automatisch gearchiveerd en opgeslagen in een beveiligde database.
Belangrijke contracten kunnen zo tijdig worden herkend en beëindigd of heronderhandeld. Documentvrijgave met digitale handtekening en e-mailmelding in plaats van trage papieren post, onveilige e-mail draagt bij aan klantloyaliteit.
De oplossing: bewezen knowhow
Is het niet logisch om managementsoftware meteen in de praktijk te gebruiken? die niet alleen aan alle eisen voldoet, maar ook makkelijk te leren en goedkoop is?
PaperOffice DMS is de beproefde totaaloplossing voor digitaal werken en met meer dan 20 jaar marktervaring een van de eerste DMS-pioniers.
Tijdwinst voor belangrijke zaken, kostenbesparingen door het elimineren van uw papieren archieven, het verbeteren van uw service door de mogelijkheid om snel informatie te verstrekken en audit-proof en digitale archivering van uw documentvolume - dit wordt gegarandeerd door PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS is de juiste software omdat het wordt geleverd met alles wat de tuin- en landschapsarchitectuurindustrie nodig heeft, zoals:
- Opslag van documenten in alle digitale formaten volgens de principes van de GDPR
- Functies voor het indienen en opnieuw indienen van late documenten die actie vereisen
- Een zelflerende dataopslagfunctie met tagging en interne zoekmachine
- Automatische toewijzing van nieuw toegevoegde documenten aan de juiste map
- Eenvoudige databasecreatie en databaseverbinding inclusief individueel aanpasbaar masker
- Geautomatiseerde sjablooncreatie voor repetitieve processen en bewerkingen
Uiteraard maakt PaperOffice DMS de migratie en integratie van bestaande digitale data uit bestaande softwareoplossingen mogelijk. Tegelijkertijd is PaperOffice DMS de interface tussen analoog en digitaal. Met behulp van de scanfunctie kan de software analoge documenten, plannen en foto's in het systeem lezen en digitaliseren met behulp van scanners, maar ook opnames van mobiele telefoons, waarbij teksten met BEHULP VAN OCR worden omgezet in schrijven en kunnen worden gewijzigd in Office-programma's. Tijdstempels en versiebeheer zorgen ervoor dat het digitale document overeenkomt met het analoge origineel.
Gegevensbeveiliging is een uiterst belangrijk onderwerp, vooral in de tuin- en landschapsarchitectuurindustrie. Daarom werkt PaperOffice DMS met een 1024bit encryptiecode, maar dat niet alleen.
Alle gegevens worden omgezet in een eigen formaat dat onafhankelijk is van het besturingssysteem. Als gevolg hiervan moeten hackers en afpersers eerst de firewall van het besturingssysteem kraken, vervolgens de codering en ten slotte het vreemde formaat, wat tot nu toe niet is gebeurd. PaperOffice DMS heeft een zeer effectief wachtwoordbeheersysteem zodat uiteindelijk de mens, die als het grootste zwakke punt van elke computer moet worden beschouwd, geen schade kan aanrichten.
Alle digitale gegevens worden versleuteld in PaperOffice DMS met 1024 bits en het formaat wordt geconverteerd. Dit resulteert in zulke grote hindernissen voor hackers en spionnen dat ze tot nu toe allemaal hebben gefaald met PaperOffice DMS. Tegelijkertijd voorkomt een hiërarchisch wachtwoordbeheersysteem dat iedereen overal toegang toe heeft.
Belangrijke argumenten om PaperOffice DMS op te nemen in de budgetplanning. Tot slot overtuigt PaperOffice DMS ook door het feit dat er rekening wordt gehouden met duurzaamheid en milieubescherming. Vroeg of laat zal de volledige conversie van analoge documenten naar digitale vorm plaatsvinden en dan zal de openbare instelling, die dan al PaperOffice DMS zal gebruiken, goed voorbereid zijn.
Digitale factuurverwerking is ook een voordeel voor veel bedrijven in de tuin- en landschapsarchitectuur. Inkomende facturen kunnen dankzij PaperOffice DMS geautomatiseerd worden en worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke medewerker. Het besturings- en afgifteproces via digitale afgifte kan ook snel en efficiënt via het systeem worden afgehandeld.
Met slechts één muisklik kunnen de gegevens inclusief de archiveringslocatie worden geëxporteerd naar uw belastingadviseur of vice versa.
Revisieconforme en veilige archivering: PaperOffice DMS voldoet technisch aan de wettelijke eisen van de GoBD, GDPdU en DSGVO
PaperOffice DMS maakt de koppeling van andere software, zoals een ERP, en natuurlijk de overdracht van documenten van Microsoft Office via de juiste interfaces mogelijk. PaperOffice DMS versnelt de communicatie.
Deadlines en afspraken worden gemonitord en acties worden automatisch geactiveerd, afhankelijk van de gewenste instelling. Orderprocessen kunnen worden geautomatiseerd en zelfs wijzigingen die voor de toekomst zijn gepland, kunnen op zo'n manier worden ingevoerd dat ze op het gewenste moment in werking treden.
Dankzij de uitgebreide functies kan PaperOffice DMS zeker worden ingedeeld in het hogere segment van enterprise content management (ECM).
Een ECM omvat het algehele beheer van alle inhoud in een organisatie met een bijbehorende toegangshiërarchie. PaperOffice DMS is in staat om alle inhoud in digitale vorm op te slaan, de inhoud en het formaat te wijzigen en beschikbaar te maken.
PaperOffice DMS heeft alle functies van een ECU en dit in een uitstekende prijs-prestatieverhouding en een intuïtief aan te leren vorm van bediening die dure externe of interne training overbodig maakt. Integendeel, er zijn gratis videozelfstudies beschikbaar om te wennen aan de verschillende menu's. PaperOffice DMS kan de organisatorische hub in elk bedrijf worden en dit bijna met de snelheid van het licht.
Bedrijven uit de tuin- en landschapsarchitectuur profiteren van digitaal documentbeheer
38% van alle ondervraagde bedrijven heeft simpelweg geen tijd om hun processen te digitaliseren. We raden een procedure aan die begint met het basisproces, het scannen van analoge documenten op hetzelfde moment dat ze worden verwerkt. Op deze manier zou de groep mensen die dagelijks met het kopieerapparaat werkt ook de opdracht kunnen krijgen om, voor zover mogelijk, het archief stukje bij beetje te scannen.
Dankzij de automatische herkenning van documenten met consistente kenmerken kan PaperOffice DMS altijd alle gescande documenten toewijzen aan de juiste opslaglocatie in het digitale geheugen. Het is zinvol om te beginnen met het scannen van het archief met de meest recente vermeldingen om de grootte van het analoge archief verder te verkleinen naarmate de bewaartermijnen verstrijken. Daarnaast hebben we veel handleidingen over hoe je een papierloos kantoor kunt bereiken dankzij de scanner.
PaperOffice DMS is de interface tussen analoog en digitaal. Met behulp van de scanfunctie kan de software analoge documenten, plannen en foto's via uw scanner in het systeem lezen en digitaliseren, waarbij teksten met behulp van OCR worden omgezet in lettertypen, die in Office-programma's kunnen worden gewijzigd. Tijdstempels en versiebeheer zorgen ervoor dat het digitale document overeenkomt met het analoge origineel.
Optimaliseer uw werktijd met maximaal 7,5% in vergelijking met papierwerk dankzij het gebruik van PaperOffice DMS.
Bespaar tijd bij het vinden, routeren en delen van documenten.
Met digitale stempels kunnen documenten worden aangevuld met extra informatie en zelfs gedetailleerde workflows beheren. Op zijn beurt zorgt de taak- en workflowfunctie ervoor dat deadlines worden gehaald en voltooid.
De beschikbare evaluatiemechanismen, gecontroleerd door de AI geïntegreerd in PaperOffice DMS, maken evaluaties en statistische enquêtes mogelijk van de materiaalstromen die zich in het bedrijf voordoen.
PaperOffice DMS, met zijn talrijke beheertools, is de ideale software voor de tuin- en landschapsarchitectuurindustrie, die zowel veilige als bliksemsnelle toegang biedt tot alle gegevens die nodig zijn voor het best mogelijke klantadvies. Tegelijkertijd kan PaperOffice DMS worden gebruikt om alle zaken te beheren die zich anders voordoen in de bedrijfsvoering.
Om ervoor te zorgen dat er niet alleen variatie is in documentbeheer en gegevensbescherming, beveelt PaperOffice DMS het gebruik van een interne netwerkopslag (NAS) met back-upfunctie aan, die de kans op een totaal verlies tot een minimum beperkt en tegelijkertijd een interne cloud vertegenwoordigt die, in tegenstelling tot clouds van externe providers, echt beschermt tegen ongewenste toegang door overheidsinstanties of niet-gouvernementele instanties.
FAQs
Ter afsluiting beantwoorden we nog een paar veelgestelde vragen over het onderwerp. "Digitalisering voor de tuin- en landschapsarchitectuur":
Hoe kunnen werknemers toegang krijgen tot PaperOffice?
Dankzij de gedecentraliseerde en moderne programma-architectuur kan PaperOffice op bijna elk apparaat worden gebruikt - van klassieke pc's tot smartphones / tablets tot televisies.
Wat gebeurt er met de gegevens als PaperOffice niet bestaat?
Zal niet gebeuren, maar om u gerust te stellen: u kunt uw gegevens OP ELK MOMENT exporteren, omdat PaperOffice is gebaseerd op een open databasestructuur, hebt u op elk gewenst moment toegang tot uw gegevens.
Onderwerp gegevensbescherming: Waar worden alle documenten opgeslagen?
PaperOffice slaat alle documenten intern op met codering op hoog niveau, waardoor het bijvoorbeeld immuun is voor gegevensdiefstal en alle GDPR- en GOBD-vereisten overschrijdt.
Voorkom fouten: sla de gegevens NOOIT op in een cloud van derden!
Kan PaperOffice precies worden aangepast aan de specificaties?
Ja, PaperOffice kan 100% worden aangepast aan het beoogde gebruik om een naadloze integratie in bestaande processen en systemen te garanderen. Zelfs de programma-interface kan volledig worden ontworpen en vrij worden aangepast.
Conclusie
PaperOffice DMS ondersteunt digitalisering in de tuin- en landschapsarchitectuur en biedt passende interfaces met andere software, API-verbindingen en kan op elk moment naar wens worden uitgebreid. De software is eenvoudig te leren en kan eenvoudig worden geïntegreerd in de dagelijkse praktijk zonder afwezigheden voor trainingsdoeleinden te veroorzaken.
PaperOffice DMS raadt aan om een NAS (network-supported data storage) te gebruiken met een back-upfunctie, zodat belangrijke gegevens niet verloren gaan of bespioneerd worden in clouds van derden.
Uiteindelijk maakt PaperOffice DMS indruk met een zeer goede prijs-prestatieverhouding en immense knowhow door meer dan 20 jaar praktijkervaring.