Automatisering van bedrijfsprocessen in de horeca en horeca
PaperOffice DMS voor gastronomie maakt een vlotte informatiestroom tussen afdelingen mogelijk dankzij de digitalisering en automatisering van bedrijfsprocessen.
Professionele tip
Schriftelijke documenten, contracten, concepten, bonnetjes, pakbonnen en nog veel meer worden dankzij digitalisering vervangen door elektronische documenten, waardoor alle werkprocessen maximaal worden geoptimaliseerd.De geïntegreerde AI maakt het mogelijk om bedrijfsprocessen grotendeels te automatiseren, waardoor uw processen worden versneld en het succes en de tevredenheid toenemen.
Digitalisering in de horeca en horeca
Als horeca en hotelbranche heb je veel belangrijke documenten te beheren:
Entertainment bonnetjes, facturen, pakbonnen, contracten en nog veel meer. Daarom zijn catering- en hotelbedrijven degenen die aanzienlijk profiteren van het gebruik van geschikte documentbeheersoftware.
Zonder een geschikt document management systeem is er veel handmatige inspanning.
Al deze documenten moeten worden gedigitaliseerd als ze op papier aankomen, een gestructureerde archivering, taak- en workflowtoewijzing vereisen en onmiddellijk op aanvraag beschikbaar moeten zijn.
PaperOffice elimineert alle tijdrovende knelpunten, leidt tot kostenbesparingen, zoals het elimineren van papieren documenten, en creëert een duidelijk overzicht van belangrijke documenten, zoals ontvangstbewijzen, contracten, leveringsbonnen of andere brieven, door ze in de toekomst digitaal te beheren in PaperOffice .
De beste oplossing is om goed doordachte documentbeheersoftware zoals PaperOffice DMS te gebruiken.
U kunt ook profiteren van digitale administratieve taken en alle huur- en servicecontracten in de gaten houden, officiële correspondentie, die opnieuw wordt ingediend of aan werknemers wordt toegewezen door taaktoewijzing.
Het digitaal en auditief archiveren van documenten en bonnetjes leidt uiteindelijk tot rechtszekerheid conform de bepalingen van de GoBD.
Hoe papierloos in de horeca en horeca?
PaperOffice elimineert alle tijdrovende knelpunten, leidt tot kostenbesparingen, zoals het elimineren van papieren documenten, en creëert een duidelijk overzicht van belangrijke documenten, zoals ontvangstbewijzen, contracten, leveringsbonnen of andere brieven, door ze in de toekomst digitaal te beheren in PaperOffice .
Het vastleggen, verwerken, delen, zoeken en volgen van uw documenten wordt heel eenvoudig met het gebruik van PaperOffice.
Dankzij gecontroleerde toegang, gedetailleerde takenlijsten, evenals goedkeuringen met behulp van workflows en betrouwbare e-mailmeldingen, kunnen werknemers de toegewezen taken efficiënt voltooien en kunnen geautoriseerde personen gemakkelijk goedkeuring goedkeuren of weigeren.
Met de PaperOffice DMS-softwareoplossing gaan er geen documenten meer verloren. En waar u ook bent, u hebt binnen enkele seconden toegang tot belangrijke documenten.
Uiteraard werkt u altijd met onze systemen in overeenstemming met de wet en volledig audit-proof.
Procesgericht documentbeheer
Het procesgerichte documentbeheer zorgt ervoor dat deze documenten met weinig moeite up-to-date blijven. PaperOffice ondersteunt u hierbij met een uitgebreide taak- en workflowmodule.
Op deze manier kunnen bepaalde procesketens worden gecreëerd en kunnen bestaande operationele processen op elektronische documenten worden gedefinieerd en gedeeltelijk automatisch worden uitgevoerd.
Dit vertegenwoordigt foutloze procesoptimalisatie, omdat de taak niet alleen kan worden toegewezen aan werknemers met specifieke gebruikersrechten en voltooiingsperioden, digitale goedkeuring vereist, maar ook automatisch verdere acties kan activeren, zoals e-mailmeldingen of documentstatuswijzigingen.
Op deze manier kunnen alle documentprocessen in kaart worden gebracht.
Naast een hele reeks andere voordelen is PaperOffice DMS de ideale tool voor het aansturen van diverse documenten.
Elk document, van de factuur voor een pak drank uit de supermarkt tot de verschillende reserveringen, service-uitvoeringen en annuleringen - alles kan in de juiste chronologische volgorde worden opgeslagen en naar wens worden opgeroepen.
Documentbeheersoftware zoals PaperOffice DMS is het meest geschikt voor deze taken. Omdat het een documentbeheersoftware is die veel meer kan dan alleen documenten beheren.
PaperOffice maakt geen onderscheid tussen de soorten documenten, ongeacht of u hulp nodig hebt bij het beheren van contracten, pleidooien en e-mailcorrespondentie: dankzij het PaperOffice-documentbeheersysteem worden uw eerdere processen in het bedrijf gedigitaliseerd , waardoor ze efficiënter, transparanter en aanzienlijk flexibeler worden.
Want in welke vorm de documenten ook bij het bedrijf aankomen, of het nu gaat om papieren documenten, PDF-bestanden, e-mails of foto's, ze worden automatisch gearchiveerd en opgeslagen in een beveiligde database.
Belangrijke contracten kunnen zo tijdig worden herkend en beëindigd of heronderhandeld. Documentvrijgave met digitale handtekening en e-mailmelding in plaats van trage papieren post, onveilige e-mail draagt bij aan klantloyaliteit.
De oplossing: bewezen knowhow
Is het niet logisch om managementsoftware meteen in de praktijk te gebruiken? die niet alleen aan alle eisen voldoet, maar ook makkelijk te leren en goedkoop is?
PaperOffice DMS is de beproefde totaaloplossing voor digitaal werken en met meer dan 20 jaar marktervaring een van de eerste DMS-pioniers.
Feestjes vieren, lekker eten zonder zelf te hoeven koken, iets bijzonders meemaken, afspreken met vrienden, dat zit mensen in het bloed.
Niet voor niets registreerde de restaurantvereniging DEHOGA voor 2020 in totaal bijna 158.000 bedrijven in de horeca, overnachtingen zoals hotels of pensions niet meegerekend. In Duitsland is er bijvoorbeeld één bedrijf uit de Gastro & Event sector voor elke 518 inwoners.
Geen enkele andere handel in Duitsland kan bogen op zo'n hoge dichtheid.
Ook al is de horeca als bedrijf erg populair, het is zeker niet eenvoudig, zeker omdat het wettelijk kader met steeds meer regelgeving gepaard gaat, zoals de verplichting om een bonnetje te verstrekken of de verplichting om een kassa te gebruiken. In de regel hebben "volwassen" familiebedrijven het iets gemakkelijker en Duitsland heeft in dit opzicht een lange traditie.
Inhoudelijk is er veel gebeurd op het gebied van gastronomie en evenementen in de geglobaliseerde wereld van vandaag, van toen tot de 21e eeuw. Net zoals er een verscheidenheid aan verschillende gastronomische aanbiedingen zijn, worden er allerlei soorten evenementen gehouden. De organisatorische inspanning is dan ook enorm en vraagt om een passende administratie om het overzicht te bewaren.
Er is een grote verscheidenheid aan gastronomiesoftware die voornamelijk wordt gebruikt om bestellingen te boeken, ontvangsten te maken en belastingen correct te berekenen. Maar hoe zit het met al het andere? Het is niet ongebruikelijk dat organisatoren van evenementen of restauranthouders ladebeheer vinden met een nogal chaotisch uiterlijk.
Een van de redenen hiervoor is dat papier nog steeds een grote rol speelt in gastronomie en eventmanagement. Leveringsbonnen, facturen, contracten, offertes en andere zaken fladderen letterlijk het huis in, simpelweg omdat in de horeca persoonlijk contact met de restauranthouder belangrijker is voor leveranciers en vertegenwoordigers dan in welke andere branche dan ook. Pakbonnen en dergelijke kunnen direct worden meegenomen. Maar wat is de makkelijkste manier om orde te scheppen en overzicht te houden? PaperOffice DMS is het antwoord op deze vraag.
PaperOffice DMS creëert duidelijke voordelen in de horeca
Dankzij PaperOffice DMS kan een naadloze integratie van de DMS-software in de bestaande IT-infrastructuur van de horeca zonder problemen worden uitgevoerd, wat ook de optimalisatie van bedrijfsprocessen betekent.
De documentbeheersoftware zet analoog papierwerk om in digitale gegevens, zelfs met een mobiele telefooncamera. Want het beheer van horecabonnen en pakbonnen mag in deze branche niet onderschat worden.
Dankzij het gebruik van PaperOffice DMS en de scannerverbinding die vanuit de fabriek beschikbaar is, kunnen medewerkers binnenkomende analoge documenten zonder veel moeite digitaliseren. Dit zorgt ervoor dat alle belangrijke documenten op elk moment te vinden zijn.
Daarnaast kunnen papieren documenten worden opgenomen met een smartphone of tablet en deze kunnen met het Windows-besturingssysteem direct naar de laptop worden verzonden, bijvoorbeeld dankzij de geïntegreerde mailfunctie "Dropmail". Hier maakt PaperOffice DMS op zijn beurt het importeren van de afbeeldingen mogelijk en converteert ze naar tekstformaten, natuurlijk blijft het fotoformaat behouden.
De OCR-software geïntegreerd in PaperOffice DMS maakt onderscheid tussen een logo en normale tekst. Leveringsbonnen van partnerbedrijven of horecabonnen zijn op elk moment snel te vinden, bijvoorbeeld tijdens onderzoek, met behulp van een OCR-zoekopdracht, waardoor de grootst mogelijke transparantie en rechtszekerheid wordt gewaarborgd.
De archivering kan ook zo worden uitgevoerd dat alle volgende documenten van een afzender worden herkend en automatisch worden toegewezen.
Daarnaast biedt PaperOffice DMS restauranthouders en eventmanagers andere praktische hulpmiddelen zoals een workflowfunctie, ideaal voor het controleren van evenementen, het geautomatiseerd maken van sjablonen, zoals menu's, en statistische evaluaties, zoals klantfrequentie of drankconsumptie.< /p>
Belangrijke argumenten om PaperOffice DMS op te nemen in de budgetplanning. Tot slot overtuigt PaperOffice DMS ook door het feit dat er rekening wordt gehouden met duurzaamheid en milieubescherming. Vroeg of laat zal de volledige conversie van analoge documenten naar digitale vorm plaatsvinden en dan zal de openbare instelling, die dan al PaperOffice DMS zal gebruiken, goed voorbereid zijn.
Digitale factuurverwerking is ook voordelig voor veel bedrijven in de horeca en hotelbranche. Inkomende facturen kunnen dankzij PaperOffice DMS geautomatiseerd worden en worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke medewerker. Het besturings- en afgifteproces via digitale afgifte kan ook snel en efficiënt via het systeem worden afgehandeld.
Met slechts één muisklik kunnen de gegevens inclusief de archiveringslocatie worden geëxporteerd naar uw klant, belastingadviseur of vice versa.
Revisieconforme en veilige archivering: PaperOffice DMS voldoet technisch aan de wettelijke eisen van de GoBD, GDPdU en DSGVO
PaperOffice DMS maakt de koppeling van andere software, zoals een ERP, en natuurlijk de overdracht van documenten van Microsoft Office via de juiste interfaces mogelijk. PaperOffice DMS versnelt de communicatie in handel en productie met leveranciers en klanten.
Deadlines en afspraken worden gemonitord en acties worden automatisch geactiveerd, afhankelijk van de gewenste instelling. Orderprocessen kunnen worden geautomatiseerd en zelfs wijzigingen die voor de toekomst zijn gepland, kunnen op zo'n manier worden ingevoerd dat ze op het gewenste moment in werking treden.
Dankzij de uitgebreide functies kan PaperOffice DMS zeker worden ingedeeld in het hogere segment van enterprise content management (ECM).
Een ECM omvat het algehele beheer van alle inhoud in een organisatie met een bijbehorende toegangshiërarchie. PaperOffice DMS is in staat om alle inhoud in digitale vorm op te slaan, de inhoud en het formaat te wijzigen en beschikbaar te maken.
PaperOffice DMS heeft alle functies van een ECU en dit in een uitstekende prijs-prestatieverhouding en een intuïtief aan te leren vorm van bediening die dure externe of interne training overbodig maakt. Integendeel, er zijn gratis videozelfstudies beschikbaar om te wennen aan de verschillende menu's. PaperOffice DMS kan zo de organisatorische spil worden in elk bedrijf in handel en productie en dit bijna met de snelheid van het licht.
Bedrijven uit de horeca en horeca profiteren van digitaal documentbeheer
Met PaperOffice DMS zijn er echter veel meer mogelijkheden voor restauranthouders. Bijvoorbeeld voorraadbeheer inclusief een permanente of een sleuteldatuminventaris. De basis voor PaperOffice DMS zijn gekoppelde gebruikersaccounts in het netwerk. De gegevensopslag van deze gebruikersaccounts wordt gecombineerd in de centrale database. De documenten kunnen worden aangestuurd via een AI met verschillende algoritmes, die gebruikt kunnen worden om geautomatiseerde processen te triggeren.
Optimaliseer uw werktijd met maximaal 7,5% in vergelijking met papierwerk dankzij het gebruik van PaperOffice DMS.
Bespaar tijd bij het vinden, routeren en delen van documenten.
Met digitale stempels kunnen documenten worden aangevuld met extra informatie en zelfs gedetailleerde workflows beheren. Op zijn beurt zorgt de taak- en workflowfunctie ervoor dat deadlines worden gehaald en voltooid.
PaperOffice DMS heeft slimme menunavigatie die logisch is gestructureerd en intuïtieve bediening op vele gebieden mogelijk maakt. Videotutorials die gratis beschikbaar zijn op internet bieden extra ondersteuning en natuurlijk kunnen trainingen desgewenst ook rechtstreeks op het hoofdkantoor van de klant worden gehouden.
Naast het documenteren van de verschillende soorten fasen, is PaperOffice DMS ook geschikt voor het ondersteunen van logistieke taken voor materiaalinkoop. Dankzij de mogelijkheden om databases op te zetten in PaperOffice DMS kunnen materiaalinkoop en materiaalverbruik worden gemonitord en waarschuwingsniveaus worden toegewezen. De interne AI kan worden gebruikt om templates te maken die automatisch reageren als er knelpunten of tekorten zijn, bijvoorbeeld als er nabestellingen worden geplaatst, terwijl de bestaande hoeveelheid eigenlijk voldoende zou moeten zijn. Hiervoor kan de workflowfunctie worden gebruikt, waarmee de verantwoordelijke medewerkers van het bedrijf de uitvoering van hun taken kunnen vergelijken.
PaperOffice DMS in de horeca en hotelbranche, zodat het contact met de gast niet wordt verwaarloosd door al het papierwerk.
FAQs
Ter afsluiting beantwoorden we nog een paar veelgestelde vragen over het onderwerp. "Digitalisering in de gastronomie en hotelsector":
Hoe kunnen werknemers toegang krijgen tot PaperOffice?
Dankzij de gedecentraliseerde en moderne programma-architectuur kan PaperOffice op bijna elk apparaat worden gebruikt - van klassieke pc's tot smartphones / tablets tot televisies.
Wat gebeurt er met de gegevens als PaperOffice niet bestaat?
Zal niet gebeuren, maar om u gerust te stellen: u kunt uw gegevens OP ELK MOMENT exporteren, omdat PaperOffice is gebaseerd op een open databasestructuur, hebt u op elk gewenst moment toegang tot uw gegevens.
Onderwerp gegevensbescherming: Waar worden alle documenten opgeslagen?
PaperOffice slaat alle documenten intern op met codering op hoog niveau, waardoor het bijvoorbeeld immuun is voor gegevensdiefstal en alle GDPR- en GOBD-vereisten overschrijdt.
Voorkom fouten: sla de gegevens NOOIT op in een cloud van derden!
Kan PaperOffice precies worden aangepast aan de specificaties?
Ja, PaperOffice kan 100% worden aangepast aan het beoogde gebruik om een naadloze integratie in bestaande processen en systemen te garanderen. Zelfs de programma-interface kan volledig worden ontworpen en vrij worden aangepast.
Conclusie
PaperOffice DMS ondersteunt de horeca en hotelbranche en biedt passende interfaces met andere software, API-verbindingen en kan op elk moment naar wens worden uitgebreid. De software is eenvoudig te leren en kan eenvoudig worden geïntegreerd in de dagelijkse praktijk zonder afwezigheden voor trainingsdoeleinden te veroorzaken.
PaperOffice DMS raadt aan om een NAS (network-supported data storage) te gebruiken met een back-upfunctie, zodat belangrijke gegevens niet verloren gaan of bespioneerd worden in clouds van derden.
Uiteindelijk maakt PaperOffice DMS indruk met een zeer goede prijs-prestatieverhouding en immense knowhow door meer dan 20 jaar praktijkervaring.