Digitalisering bij dienstverleners en dealers voor multifunctionele apparaten

Digitalisering bij dienstverleners & dealers voor kopieerapparaten

Gespecialiseerde dealers voor kantoortechnologie, printoplossingen en kantoorsystemen profiteren aanzienlijk van het gebruik van geschikt gegevensbeheer.

Zowel de trend als de economische situatie en de concurrentiesituatie bewegen zich steeds meer in de richting van het digitaliseren van documenten in plaats van ze uitsluitend op papier te bewaren.

Zo genereren de meeste gespecialiseerde dealers voor kantoortechniek en printoplossingen dagelijks belangrijke documenten:

Geschriften, contracten, leveringsbonnen, concepten, leveranciersfacturen en nog veel meer. Deze komen niet alleen per post aan, veel brieven komen ook per e-mail binnen.

Maar lang niet elke leveranciersfactuur of elke leveringsbon is vanaf het begin als dossier beschikbaar. Daarom zijn betrouwbare, hoogwaardige en krachtige scanners en het gebruik van de juiste documentbeheeroplossing cruciaal voor een succesvolle digitalisering.

Het is van groot belang dat belangrijke termijnen worden gehaald en dat er wettelijke maatregelen worden genomen om documenten op te slaan. PaperOffice DMS geeft u een duidelijke structuur in uw documenten en helpt u om te gaan met de stortvloed aan informatie.

De industrie voor kantoortechniek en kantoorsystemen is degene die profiteert van het document management systeem PaperOffice in de vorm van een oplossing op het gebied van digitalisering maar ook als partner.

Want welk medium is beter dan een multifunctioneel apparaat om uw papieren documenten te transformeren van analoog naar digitaal?

Met een gangbaar DMS kan bijvoorbeeld gescande post worden opgeslagen, belangrijke e-mails worden opgeslagen en documenten worden gearchiveerd. Bovendien kunnen verschillende gebruikers toegang krijgen tot en werken aan deze documenten.

Paperless work through digital processes

Hoe ga je papierloos te werk?

PaperOffice elimineert alle tijdrovende knelpunten, leidt tot kostenbesparingen, zoals het elimineren van papieren documenten, en creëert een duidelijk overzicht van belangrijke documenten, zoals ontvangstbewijzen, contracten, leveringsbonnen of andere brieven, door ze in de toekomst digitaal te beheren in PaperOffice .

Het vastleggen, verwerken, delen, zoeken en volgen van uw documenten wordt heel eenvoudig met het gebruik van PaperOffice.

Dankzij gecontroleerde toegang, gedetailleerde takenlijsten, evenals goedkeuringen met behulp van workflows en betrouwbare e-mailmeldingen, kunnen werknemers de toegewezen taken efficiënt voltooien en kunnen geautoriseerde personen gemakkelijk goedkeuring goedkeuren of weigeren.

Met de PaperOffice DMS-softwareoplossing gaan er geen documenten meer verloren. En waar u ook bent, u hebt binnen enkele seconden toegang tot belangrijke documenten.

Uiteraard werkt u altijd met onze systemen in overeenstemming met de wet en volledig audit-proof.

Bonnetjes, rekeningen en soortgelijke documenten hoeven niet meer per post te worden verstuurd tussen kerkdistricten en parochies. Interne mail kan op deze manier ook digitaal verstuurd worden. Dit bespaart papier, kosten voor extra gegevensopslag en uitstapjes naar archieven. Documenten kunnen worden voorzien van trefwoorden (editor, onderwerp, status, datum, enz.) en vervolgens gemakkelijker worden gevonden.

Procesgericht documentbeheer

Het procesgerichte documentbeheer zorgt ervoor dat deze documenten met weinig moeite up-to-date blijven. PaperOffice ondersteunt u hierbij met een uitgebreide taak- en workflowmodule.

Op deze manier kunnen bepaalde procesketens worden gecreëerd en kunnen bestaande operationele processen op elektronische documenten worden gedefinieerd en gedeeltelijk automatisch worden uitgevoerd.

Dit vertegenwoordigt foutloze procesoptimalisatie, omdat de taak niet alleen kan worden toegewezen aan werknemers met specifieke gebruikersrechten en voltooiingsperioden, digitale goedkeuring vereist, maar ook automatisch verdere acties kan activeren, zoals e-mailmeldingen of documentstatuswijzigingen.

Op deze manier kunnen alle documentprocessen in kaart worden gebracht.

Want in welke vorm de documenten ook bij het bedrijf aankomen, of het nu gaat om papieren documenten, PDF-bestanden, e-mails of foto's, ze worden automatisch gearchiveerd en opgeslagen in een beveiligde database.

Belangrijke contracten kunnen zo tijdig worden herkend en beëindigd of heronderhandeld. Documentvrijgave met digitale handtekening en e-mailmelding in plaats van trage papieren post, onveilige e-mail draagt bij aan klantloyaliteit.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Vandaag, in de 21e eeuw, zijn er nauwelijks nog kopieermachines. Het kopieerapparaat is een multifunctioneel apparaat geworden in bedrijven, administraties en particuliere huishoudens. Naast de kopieerfunctie kunnen de apparaten afdrukken en faxen, om digitale inhoud rechtstreeks in analoge vorm om te zetten via de interface naar de pc en ook vice versa door te scannen.

Juist in deze functie hebben kopieerapparaten het grootste potentieel voor gebruik nu, maar in toenemende mate in de nabije toekomst. Het scannen en omzetten van analoge naar digitale informatie.

Volgens een enquête van de DIHK bij 3.500 bedrijven uit 2020 ligt hun mate van digitalisering gemiddeld rond de 50%. Alle bedrijven zijn zich bewust van de voordelen die digitalisering met zich meebrengt. De bedrijven zien de grootste problemen op de volgende gebieden:

• Complexiteit van de aangeboden systemen en processen
• Hoge kosten
• Veiligheidsrisico's
• Gebrek aan tijd
• Uitgebreide training

Vrijwel alle bedrijven beschikken in ieder geval over de basishardware, een kopieerapparaat of multifunctioneel apparaat met scanner en één of meerdere pc's. Wat nog nodig is, is de juiste software en die is te vinden in PaperOffice DMS.

Met PaperOffice DMS is de menunavigatie intuïtief en gemakkelijk te leren. Helpmenu's begeleiden u door elke toepassing en tegelijkertijd zijn er videozelfstudies beschikbaar die bepaalde processen stap voor stap uitleggen. Off-site training voor werknemers is niet nodig, maar training kan indien gewenst direct in het bedrijf worden gehouden.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS creëert duidelijke voordelen voor dealers en dienstverleners van multifunctionele apparaten

PaperOffice DMS is de juiste software omdat het alles bevat wat gespecialiseerde dealers nodig hebben voor kantoortechnologie en printoplossingen, zoals:

• Opslag van documenten in alle digitale formaten volgens de principes van de GDPR
• Functies voor het indienen en opnieuw indienen van late documenten die actie vereisen
• Een zelflerende dataopslagfunctie met tagging en interne zoekmachine
• Automatische toewijzing van nieuw toegevoegde documenten aan de juiste map
• Eenvoudige databasecreatie en databaseverbinding inclusief individueel aanpasbaar masker
• Geautomatiseerde sjablooncreatie voor repetitieve processen en bewerkingen

PaperOffice DMS heeft een zeer voordelige prijs-prestatieverhouding en dit met de mogelijkheid om tot 800 terminals (display werkstations) aan te sluiten.

Alle digitale gegevens worden versleuteld in PaperOffice DMS met 1024 bits en het formaat wordt geconverteerd. Dit resulteert in zulke grote hindernissen voor hackers en spionnen dat ze tot nu toe allemaal hebben gefaald met PaperOffice DMS. Tegelijkertijd voorkomt een hiërarchisch wachtwoordbeheersysteem dat iedereen overal toegang toe heeft.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Belangrijke argumenten om PaperOffice DMS op te nemen in de budgetplanning. Tot slot overtuigt PaperOffice DMS ook door het feit dat er rekening wordt gehouden met duurzaamheid en milieubescherming. Vroeg of laat zal de volledige conversie van analoge documenten naar digitale vorm plaatsvinden en dan zal de openbare instelling, die dan al PaperOffice DMS zal gebruiken, goed voorbereid zijn.

Digitale factuurverwerking is ook een voordeel voor veel dienstverleners en retailers van kopieersystemen. Inkomende facturen kunnen dankzij PaperOffice DMS geautomatiseerd worden en worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke medewerker. Het besturings- en afgifteproces via digitale afgifte kan ook snel en efficiënt via het systeem worden afgehandeld.

Met slechts één muisklik kunnen de gegevens inclusief de archiveringslocatie worden geëxporteerd naar uw belastingadviseur of vice versa.

Revisieconforme en veilige archivering: PaperOffice DMS voldoet technisch aan de wettelijke eisen van de GoBD, GDPdU en DSGVO

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

PaperOffice DMS maakt de koppeling van andere software, zoals een ERP, en natuurlijk de overdracht van documenten van Microsoft Office via de juiste interfaces mogelijk. PaperOffice DMS versnelt de communicatie.

Deadlines en afspraken worden gemonitord en acties worden automatisch geactiveerd, afhankelijk van de gewenste instelling. Orderprocessen kunnen worden geautomatiseerd en zelfs wijzigingen die voor de toekomst zijn gepland, kunnen op zo'n manier worden ingevoerd dat ze op het gewenste moment in werking treden.

Dankzij de uitgebreide functies kan PaperOffice DMS zeker worden ingedeeld in het hogere segment van enterprise content management (ECM).

Een ECM omvat het algehele beheer van alle inhoud in een organisatie met een bijbehorende toegangshiërarchie. PaperOffice DMS is in staat om alle inhoud in digitale vorm op te slaan, de inhoud en het formaat te wijzigen en beschikbaar te maken.

PaperOffice DMS heeft alle functies van een ECU en dit in een uitstekende prijs-prestatieverhouding en een intuïtief aan te leren vorm van bediening die dure externe of interne training overbodig maakt. Integendeel, er zijn gratis videozelfstudies beschikbaar om te wennen aan de verschillende menu's. PaperOffice DMS kan zo de organisatorische spil worden in elk bedrijf in handel en productie en dit bijna met de snelheid van het licht.

Dienstverleners en retailers van multifunctionele systemen profiteren van digitaal documentbeheer

38% van alle ondervraagde bedrijven heeft simpelweg geen tijd om hun processen te digitaliseren. We raden een procedure aan die begint met het basisproces, het scannen van analoge documenten op hetzelfde moment dat ze worden verwerkt. Op deze manier zou de groep mensen die dagelijks met het kopieerapparaat werkt ook de opdracht kunnen krijgen om, voor zover mogelijk, het archief stukje bij beetje te scannen.

Dankzij de automatische herkenning van documenten met consistente kenmerken kan PaperOffice DMS altijd alle gescande documenten toewijzen aan de juiste opslaglocatie in het digitale geheugen. Het is zinvol om te beginnen met het scannen van het archief met de meest recente vermeldingen om de grootte van het analoge archief verder te verkleinen naarmate de bewaartermijnen verstrijken. Daarnaast hebben we veel handleidingen over hoe je een papierloos kantoor kunt bereiken dankzij de scanner.

PaperOffice DMS is de interface tussen analoog en digitaal. Met behulp van de scanfunctie kan de software analoge documenten, plannen en foto's via uw scanner in het systeem lezen en digitaliseren, waarbij teksten met behulp van OCR worden omgezet in lettertypen, die in Office-programma's kunnen worden gewijzigd. Tijdstempels en versiebeheer zorgen ervoor dat het digitale document overeenkomt met het analoge origineel.

Optimaliseer uw werktijd met maximaal 7,5% in vergelijking met papierwerk dankzij het gebruik van PaperOffice DMS.

Bespaar tijd bij het vinden, routeren en delen van documenten.

Met digitale stempels kunnen documenten worden aangevuld met extra informatie en zelfs gedetailleerde workflows beheren. Op zijn beurt zorgt de taak- en workflowfunctie ervoor dat deadlines worden gehaald en voltooid.

Dus alles wat je nodig hebt is een kopieerapparaat en PaperOffice DMS om de operationele digitalisering te versnellen of zelfs aan de slag te gaan. Een pad dat zeker de moeite waard is.