Automatisering van bedrijfsprocessen in gemeenschappen en gemeenten
PaperOffice DMS voor gemeenschappen en gemeenten maakt een vlotte informatiestroom mogelijk dankzij de digitalisering en automatisering van bedrijfsprocessen.
Professionele tip
Schriftelijke documenten, contracten, concepten, facturen, leveringsbonnen en nog veel meer worden dankzij digitalisering vervangen door elektronische documenten, waardoor alle werkprocessen maximaal worden geoptimaliseerd.De geïntegreerde AI maakt het mogelijk om bedrijfsprocessen grotendeels te automatiseren, waardoor uw processen worden versneld en het succes en de tevredenheid toenemen.
Digitalisering in gemeenschappen en gemeenten
Kerken, parochies en gemeenten zijn grotendeels afhankelijk van het gebruik van passend datamanagement.
Zo stapelen zich dagelijks belangrijke documenten op in gemeenten en gemeentelijke verenigingen:
Geschriften, facturen, concepten, aanvragen, onderzoek, adviezen van experts en nog veel meer. Deze komen niet alleen per post, veel brieven komen ook per e-mail binnen.
Al deze documenten moeten worden gedigitaliseerd als ze op papier aankomen, een gestructureerde archivering, taak- en workflowtoewijzing vereisen en onmiddellijk op aanvraag beschikbaar moeten zijn.
Het is van groot belang dat belangrijke termijnen worden gehaald en dat er wettelijke maatregelen worden genomen om documenten op te slaan. PaperOffice DMS geeft u een duidelijke structuur in uw documenten en helpt u om te gaan met de stortvloed aan informatie.
Samen met het digitale documentbeheersysteem PaperOffice worden werkprocessen binnen kerken, parochies en gemeenten vereenvoudigd en tijd en kosten bespaard.
Met een gangbaar DMS kan bijvoorbeeld gescande post worden opgeslagen, belangrijke e-mails worden opgeslagen en documenten worden gearchiveerd. Bovendien kunnen verschillende gebruikers toegang krijgen tot en werken aan deze documenten.
Als de documenten in gedigitaliseerde vorm beschikbaar zijn, hoeven ze niet altijd samen te worden gemaild ter voorbereiding op pastoriesessies en andere vergaderingen.
Hoe ga je papierloos te werk?
PaperOffice elimineert alle tijdrovende knelpunten, leidt tot kostenbesparingen, zoals het elimineren van papieren documenten, en creëert een duidelijk overzicht van belangrijke documenten, zoals ontvangstbewijzen, contracten, leveringsbonnen of andere brieven, door ze in de toekomst digitaal te beheren in PaperOffice .
Het vastleggen, verwerken, delen, zoeken en volgen van uw documenten wordt heel eenvoudig met het gebruik van PaperOffice.
Dankzij gecontroleerde toegang, gedetailleerde takenlijsten, evenals goedkeuringen met behulp van workflows en betrouwbare e-mailmeldingen, kunnen werknemers de toegewezen taken efficiënt voltooien en kunnen geautoriseerde personen gemakkelijk goedkeuring goedkeuren of weigeren.
Met de PaperOffice DMS-softwareoplossing gaan er geen documenten meer verloren. En waar u ook bent, u hebt binnen enkele seconden toegang tot belangrijke documenten.
Uiteraard werkt u altijd met onze systemen in overeenstemming met de wet en volledig audit-proof.
Bonnetjes, rekeningen en soortgelijke documenten hoeven niet meer per post te worden verstuurd tussen kerkdistricten en parochies. Interne mail kan op deze manier ook digitaal verstuurd worden. Dit bespaart papier, kosten voor extra gegevensopslag en uitstapjes naar archieven. Documenten kunnen worden voorzien van trefwoorden (editor, onderwerp, status, datum, enz.) en vervolgens gemakkelijker worden gevonden.
Procesgericht documentbeheer
Het procesgerichte documentbeheer zorgt ervoor dat deze documenten met weinig moeite up-to-date blijven. PaperOffice ondersteunt u hierbij met een uitgebreide taak- en workflowmodule.
Op deze manier kunnen bepaalde procesketens worden gecreëerd en kunnen bestaande operationele processen op elektronische documenten worden gedefinieerd en gedeeltelijk automatisch worden uitgevoerd.
Dit vertegenwoordigt foutloze procesoptimalisatie, omdat de taak niet alleen kan worden toegewezen aan werknemers met specifieke gebruikersrechten en voltooiingsperioden, digitale release vereist, maar ook automatisch verdere acties activeert, zoals e-mailmeldingen of documentstatuswijzigingen.
Op deze manier kunnen alle documentprocessen in kaart worden gebracht.
PaperOffice maakt geen onderscheid tussen de soorten documenten, ongeacht of u hulp nodig heeft bij het beheren van contracten, facturen, briefings en e-mailcorrespondentie: dankzij het PaperOffice documentbeheersysteem zijn uw eerdere processen in de bedrijven gedigitaliseerd, waardoor ze efficiënter, transparanter en aanzienlijk flexibeler zijn geworden.
Want in welke vorm de documenten ook bij het bedrijf aankomen, of het nu gaat om papieren documenten, PDF-bestanden, e-mails of foto's, ze worden automatisch gearchiveerd en opgeslagen in een beveiligde database.
Belangrijke contracten kunnen zo tijdig worden herkend en beëindigd of heronderhandeld. Documentvrijgave met digitale handtekening en e-mailmelding in plaats van trage papieren post, onveilige e-mail draagt bij aan klantloyaliteit.
De oplossing: bewezen knowhow
Is het niet logisch om managementsoftware meteen in de praktijk te gebruiken? die niet alleen aan alle eisen voldoet, maar ook makkelijk te leren en goedkoop is?
PaperOffice DMS is de beproefde totaaloplossing voor digitaal werken en met meer dan 20 jaar marktervaring een van de eerste DMS-pioniers.
Het zijn niet alleen religieuze of sociale structuren als we het hebben over kerken en gemeenschappen. Op veel gebieden zijn ze 'het' sociale leven zelf. Denk hierbij aan mensen, vaak in vrijwilligerswerk, die bijvoorbeeld in moeilijke omstandigheden voor andere mensen zorgen. Er zijn ook verschillende taken, die zijn onderverdeeld in pastorale taken enerzijds en administratieve activiteiten anderzijds.
Er is een grote kerkelijke traditie in Duitsland, net zoals de zorg voor de gemeenschap zorgt voor de cohesie van de inwoners van dorpen, maar ook in de steden. Juist nu, in tijden van toenemende isolatie en anonimiteit, zijn er contactpunten voor een breed scala aan zorgen in kerken en gemeenschappen. Natuurlijk mag de zeer praktische kant van een kerk niet vergeten worden.
Burgerlijke stand, bevolkingsregister, paspoortkantoor, scholen, kleuterscholen, openbaar vervoer, brandweer, ontwikkelingsgebieden, wegenbouwkantoor, afvoer van afvalwater en levering van zoet water en soms ook de levering van elektrische energie.
Dat zijn de verplichte taken. Maar er is ook freestyle in elke gemeenschap. Dit zijn bijvoorbeeld sportvelden, kinderspeelplaatsen, musea, seniorenclubs en jeugdcentra. De kerken voeren dopen uit, begeleiden mensen op hun laatste reis en zijn ook de locatie voor de grote bruiloft in het wit, die weer grote populariteit geniet. Dit is lang niet alles.
In veel van de politieke en kerkelijke gemeenschappen kan documentbeheersoftware zoals PaperOffice DMS waardevolle ondersteuning bieden bij het voltooien van taken. Dit heeft zowel betrekking op de overkoepelende structuren als op de betrokken clubs, autoriteiten en bedrijven.
Allereerst is PaperOffice DMS de praktische oplossing om analoge archieven, of het nu gaat om die van de plaatselijke brandweervereniging of het kerkarchief met doopsels, bruiloften en begrafenissen, in het digitale tijdperk te brengen. PaperOffice DMS is zo ingericht dat alle richtlijnen van de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming, in acht worden genomen.
PaperOffice DMS creëert duidelijke voordelen voor gemeenschappen, kerken en gemeenten
Dankzij de uitstekende databasetechnologie en eenvoudig te leren bediening kan PaperOffice DMS overal worden gebruikt waar gegevens zoals documenten of foto's niet alleen op het punt staan te worden opgeslagen, maar bijvoorbeeld ook chronologisch te worden gerangschikt en met verschillende filters te worden gebruikt om formulieren of statistieken automatisch te maken.
Verantwoordelijk hiervoor is de kunstmatige intelligentie (AI) geïntegreerd in PaperOffice DMS met de mooie naam PIA. Het creëert een breed scala aan sjablonen uit de bestaande database en vult deze met eerder gedefinieerde stamgegevens. Dit kunnen lidmaatschapskaarten zijn, felicitatiesbrieven voor een mijlpaalverjaardag of gegevensmaskers voor lopende of belangrijke datuminventarissen bij gemeentelijke nutsbedrijven.
De OCR-software geïntegreerd in PaperOffice DMS maakt onderscheid tussen een logo en normale tekst. Facturen of bonnetjes zijn op elk moment snel te vinden, bijvoorbeeld bij het onderzoeken, met behulp van een OCR-zoekopdracht, waardoor de grootst mogelijke transparantie en rechtszekerheid wordt gewaarborgd.
De archivering kan ook zo worden uitgevoerd dat alle volgende documenten van een afzender worden herkend en automatisch worden toegewezen.
Belangrijke argumenten om PaperOffice DMS op te nemen in de budgetplanning. Tot slot overtuigt PaperOffice DMS ook door het feit dat er rekening wordt gehouden met duurzaamheid en milieubescherming. Vroeg of laat zal de volledige conversie van analoge documenten naar digitale vorm plaatsvinden en dan zal de openbare instelling, die dan al PaperOffice DMS zal gebruiken, goed voorbereid zijn.
Digitale factuurverwerking is ook voordelig voor veel gemeenten en gemeenten. Inkomende facturen kunnen dankzij PaperOffice DMS geautomatiseerd worden en worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke medewerker. Het besturings- en afgifteproces via digitale afgifte kan ook snel en efficiënt via het systeem worden afgehandeld.
Met slechts één muisklik kunnen de gegevens inclusief de archiveringslocatie worden geëxporteerd naar uw belastingadviseur of vice versa.
Revisieconforme en veilige archivering: PaperOffice DMS voldoet technisch aan de wettelijke eisen van de GoBD, GDPdU en DSGVO
PaperOffice DMS maakt de koppeling van andere software, zoals een ERP, en natuurlijk de overdracht van documenten van Microsoft Office via de juiste interfaces mogelijk. PaperOffice DMS versnelt de communicatie.
Deadlines en afspraken worden gemonitord en acties worden automatisch geactiveerd, afhankelijk van de gewenste instelling. Orderprocessen kunnen worden geautomatiseerd en zelfs wijzigingen die voor de toekomst zijn gepland, kunnen op zo'n manier worden ingevoerd dat ze op het gewenste moment in werking treden.
Dankzij de uitgebreide functies kan PaperOffice DMS zeker worden ingedeeld in het hogere segment van enterprise content management (ECM).
Een ECM omvat het algehele beheer van alle inhoud in een organisatie met een bijbehorende toegangshiërarchie. PaperOffice DMS is in staat om alle inhoud in digitale vorm op te slaan, de inhoud en het formaat te wijzigen en beschikbaar te maken.
PaperOffice DMS heeft alle functies van een ECU en dit in een uitstekende prijs-prestatieverhouding en een intuïtief aan te leren vorm van bediening die dure externe of interne training overbodig maakt. Integendeel, er zijn gratis videozelfstudies beschikbaar om te wennen aan de verschillende menu's. PaperOffice DMS kan zo de organisatorische spil worden in elk bedrijf in handel en productie en dit bijna met de snelheid van het licht.
Kerken, gemeenschappen en gemeenten profiteren van digitaal documentbeheer
Met PaperOffice DMS zijn er echter veel meer mogelijkheden voor communities. Bijvoorbeeld voorraadbeheer inclusief een permanente of een sleuteldatuminventaris. De basis voor PaperOffice DMS zijn gekoppelde gebruikersaccounts in het netwerk. De gegevensopslag van deze gebruikersaccounts wordt gecombineerd in de centrale database. De documenten kunnen worden aangestuurd via een AI met verschillende algoritmes, die gebruikt kunnen worden om geautomatiseerde processen te triggeren.
Optimaliseer uw werktijd met maximaal 7,5% in vergelijking met papierwerk dankzij het gebruik van PaperOffice DMS.
Bespaar tijd bij het vinden, routeren en delen van documenten.
Met digitale stempels kunnen documenten worden aangevuld met extra informatie en zelfs gedetailleerde workflows beheren. Op zijn beurt zorgt de taak- en workflowfunctie ervoor dat deadlines worden gehaald en voltooid.
PaperOffice DMS is net zo aanpasbaar als er taken zijn in parochies en kerken. Projecten kunnen vanuit verschillende locaties gezamenlijk worden verwerkt met behulp van de workflowfunctie. De documenten die momenteel worden verwerkt, worden niet geblokkeerd voor anderen, maar worden opgeslagen in de betreffende versie met een tijdstempel.
Uiteindelijk is de laatst opgeslagen versie inclusief alle wijzigingen altijd beschikbaar.
FAQs
Ter afsluiting beantwoorden we nog een paar veelgestelde vragen over het onderwerp. "Digitalisering in gemeenschappen, kerken en gemeenten":
Hoe kunnen werknemers toegang krijgen tot PaperOffice?
Dankzij de gedecentraliseerde en moderne programma-architectuur kan PaperOffice op bijna elk apparaat worden gebruikt - van klassieke pc's tot smartphones / tablets tot televisies.
Wat gebeurt er met de gegevens als PaperOffice niet bestaat?
Zal niet gebeuren, maar om u gerust te stellen: u kunt uw gegevens OP ELK MOMENT exporteren, omdat PaperOffice is gebaseerd op een open databasestructuur, hebt u op elk gewenst moment toegang tot uw gegevens.
Onderwerp gegevensbescherming: Waar worden alle documenten opgeslagen?
PaperOffice slaat alle documenten intern op met codering op hoog niveau, waardoor het bijvoorbeeld immuun is voor gegevensdiefstal en alle GDPR- en GOBD-vereisten overschrijdt.
Voorkom fouten: sla de gegevens NOOIT op in een cloud van derden!
Kan PaperOffice precies worden aangepast aan de specificaties?
Ja, PaperOffice kan 100% worden aangepast aan het beoogde gebruik om een naadloze integratie in bestaande processen en systemen te garanderen. Zelfs de programma-interface kan volledig worden ontworpen en vrij worden aangepast.
Conclusie
PaperOffice DMS ondersteunt gemeenschappen, kerken en gemeenten en biedt passende interfaces met andere software, API-verbindingen en kan op elk moment naar wens worden uitgebreid. De software is eenvoudig te leren en kan eenvoudig worden geïntegreerd in de dagelijkse praktijk zonder afwezigheden voor trainingsdoeleinden te veroorzaken.
PaperOffice DMS raadt aan om een NAS (network-supported data storage) te gebruiken met een back-upfunctie, zodat belangrijke gegevens niet verloren gaan of bespioneerd worden in clouds van derden.
Uiteindelijk maakt PaperOffice DMS indruk met een zeer goede prijs-prestatieverhouding en immense knowhow door meer dan 20 jaar praktijkervaring.