Digitalisering in het openbaar bestuur en de overheid

Digitalisering in het openbaar bestuur en de overheid

Van de belastingdienst tot het KITA, de lokale overheid, overheden of het openbaar vervoer tot de afdeling wegenonderhoud.

Officiële en openbare instellingen verbinden en stabiliseren ook structuren in gemeenten, steden, districten en ook deelstaten, tot aan de Bondsrepubliek Duitsland als politieke gemeenschap.

Documenten en gegevens worden gemaakt in veel verschillende afdelingen van de autoriteit. Dit is hoe belangrijke documenten elke dag worden gegenereerd:

Geschriften, contracten, concepten, onderzoek, meningen van experts en nog veel meer. Deze komen niet alleen per post aan, veel documenten komen ook per e-mail binnen.

Paperless work through digital processes

Al deze documenten moeten worden gedigitaliseerd als ze op papier aankomen, een gestructureerde archivering, taak- en workflowtoewijzing vereisen en onmiddellijk op aanvraag beschikbaar moeten zijn.

Bovendien wordt elk document geclassificeerd op basis van het type en kan het worden toegewezen aan mensen en objecten, die u vervolgens zelfs onderweg kunt openen, ongeacht het apparaat. Zo heb je alle informatie en documenten over alle informatie overzichtelijk op één plek, namelijk je database.

Met behulp van de document management oplossing slaat u alle informatie op een centraal platform op een audit-proof manier op.

Om veel bestaande administratieve problemen in vastgoedbeheer op te lossen, moet het PaperOffice-documentbeheersysteem worden geïmplementeerd.

Op deze manier kan het dagelijks werk worden vereenvoudigd, geoptimaliseerd en verbeterd met behulp van digitalisering. PaperOffice DMS geeft u een duidelijke structuur in uw documenten en helpt u om te gaan met de stortvloed aan informatie.

PaperOffice elimineert alle tijdrovende knelpunten en creëert een duidelijk overzicht van belangrijke documenten zoals contracten of brieven door ze in de toekomst digitaal te beheren in PaperOffice.

U kunt ook profiteren van digitale administratieve taken en officiële correspondentie in de gaten houden die opnieuw wordt ingediend of door taaktoewijzing aan werknemers wordt toegewezen.

Alle informatie direct beschikbaar

Goede documentbeheersoftware kan geen politieke beslissingen nemen, maar kan op veel gebieden van het openbaar bestuur in verschillende processen van grote hulp zijn, omdat de overgrote meerderheid van de zogenaamde administratieve bestanden geen soevereine prioriteit heeft.

Daarnaast hoeven digitale documenten de originelen niet te vervangen, maar maken ze het werk wel makkelijker.

Met PaperOffice DMS kunnen documenten in veel overheden en openbare instellingen worden gedigitaliseerd en centraal worden gearchiveerd op zo'n manier dat vanaf elke computer toegang kan worden verkregen zonder naar het archief te hoeven gaan of eerst te onderzoeken welke/ Uw collega het dossier momenteel aan het verwerken is.

PaperOffice DMS digitaliseert niet alleen analoge documenten, de documentbeheersoftware slaat elke wijziging in het document in chronologische volgorde op. Het origineel blijft onaangetast. De workflowfunctie kan bijvoorbeeld worden gebruikt om bepaalde activiteiten toe te wijzen tijdens projectwerkzaamheden en elke medewerker houdt een overzicht van de huidige status.

Tegelijkertijd kunnen ideeën of suggesties worden ingediend zonder dat er telkens vergaderingen hoeven te worden belegd. De gearchiveerde documenten kunnen worden gezocht op trefwoorden of de datum- of referentienummers en geautomatiseerde sjablonen kunnen worden gemaakt door de AI in PaperOffice DMS.

De mogelijke toepassingen voor PaperOffice DMS resulteren in de verschillende niveaus van de officiële en openbare administratie, bijvoorbeeld in:

• Scholen
• Kleuterscholen
• Bibliotheken
• Universiteiten
• Ziekenhuizen
• Gemeentebesturen
• belastingkantoren
• Verpleeghuizen

Natuurlijk, dankzij de geavanceerde gegevensopslag met 1024-bits codering, evenals speciale interne opmaak en de firewall, wordt de beveiliging in overeenstemming met de AVG gehandhaafd. PaperOffice DMS maakt ook indruk met zijn leergemak, de mogelijkheid om tot 800 gekoppelde terminals in te stellen en een zeer goede prijs-prestatieverhouding.

Dat is PaperOffice DMS, een documentbeheersoftware die veel meer kan dan alleen documenten beheren.

Want in welke vorm de documenten ook bij het bedrijf aankomen, of het nu gaat om papieren documenten, PDF-bestanden, e-mails of foto's, ze worden automatisch gearchiveerd en opgeslagen in een beveiligde database.

Belangrijke contracten kunnen zo tijdig worden herkend en beëindigd of heronderhandeld. Documentvrijgave met digitale handtekening en e-mailmelding in plaats van trage papieren post, onveilige e-mail draagt bij aan klantloyaliteit.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Optimalisatie van bedrijfsprocessen dankzij PaperOffice DMS

Dankzij de geïntegreerde AI worden automatische regels geactiveerd. Deze AI sorteert de documenten automatisch in mappen zoals "Factuur" en "Contract", slaat overeenkomstige trefwoorden op en activeert de digitale workflow die is opgeslagen voor het betreffende documenttype.

PaperOffice voldoet aan de hoogste beveiligingsstandaarden zoals autorisatiebeheer of het verlenen van toegangsautorisaties. De gebruiker definieert de afzonderlijke werkstappen precies zoals ze zouden worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het "registreren", "controleren", "vrijgeven" en "boeken" van facturen.

De verantwoordelijkheid kan niet alleen worden toegewezen aan individuele mensen, maar ook aan gebruikersgroepen zoals "Boekhouding" of "Productie", zodat een collega direct kan ingrijpen als een medewerker afwezig is.

De OCR-technologie herkent niet alleen de documentinhoud, maar ook alle belastinggerelateerde gegevensvelden zoals documentnummer, datum, netto, belasting en brutobedrag. De geïmporteerde gegevens zijn beschikbaar voor het controleren van evaluaties, betalingstransacties en financiële boekhouding. Dit bespaart vermoeiend invoerwerk en vermindert boekingsfouten.

Belangrijke argumenten om PaperOffice DMS op te nemen in de budgetplanning. Tot slot overtuigt PaperOffice DMS ook door het feit dat er rekening wordt gehouden met duurzaamheid en milieubescherming. Vroeg of laat zal de volledige conversie van analoge documenten naar digitale vorm plaatsvinden en dan zal de openbare instelling, die dan al PaperOffice DMS zal gebruiken, goed voorbereid zijn.

Met slechts één muisklik kunnen de gegevens inclusief de archiveringslocatie worden geëxporteerd naar uw klant, belastingadviseur of vice versa.

Uiteraard maakt PaperOffice DMS de migratie en integratie van bestaande digitale data uit bestaande softwareoplossingen mogelijk. Tegelijkertijd is PaperOffice DMS de interface tussen analoog en digitaal. Met behulp van de scanfunctie kan de software analoge documenten, plannen en foto's in het systeem lezen en digitaliseren met behulp van scanners, maar ook opnames van mobiele telefoons, waarbij teksten met BEHULP VAN OCR worden omgezet in schrijven en kunnen worden gewijzigd in Office-programma's. Tijdstempels en versiebeheer zorgen ervoor dat het digitale document overeenkomt met het analoge origineel.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

Digitale verwerking is een essentiële basis om de hoge kwaliteit van de dienstverlening in de toekomst te waarborgen

Openbare instellingen en autoriteiten moeten documenten verwerken voor alle zakelijke transacties. De voortdurende verdere ontwikkeling van businessmodellen zorgt voortdurend voor nieuwe uitdagingen. Wat ze nodig hebben is een goed document management systeem.

PaperOffice DMS is de juiste software omdat het wordt geleverd met alles wat de autoriteiten en openbare instellingen nodig hebben, zoals:

• Opslag van documenten in alle digitale formaten volgens de principes van de GDPR/li>
• Functies voor het indienen en opnieuw indienen van late documenten die actie vereisen
• Een zelflerende dataopslagfunctie met tagging en interne zoekmachine
• Automatische toewijzing van nieuw toegevoegde documenten aan de juiste map
• Eenvoudige databasecreatie en databaseverbinding inclusief individueel aanpasbaar masker
• Geautomatiseerde sjablooncreatie voor repetitieve processen en bewerkingen

Revisieconforme en veilige archivering: PaperOffice DMS voldoet technisch aan de wettelijke eisen van de GoBD, GDPdU en DSGVO

Optimization of business processes thanks to PaperOffice DMS

De uitgebreide workflow functies van PaperOffice zijn zeer interessant voor overheden en overheden. De inhoud van projectvergaderingen wordt opgenomen en kan op elk moment door de deelnemers worden aangevuld, allemaal op het scherm en vanaf verschillende locaties. Audit proof archivering is te allen tijde gegarandeerd, evenals optimalisatie van organisatorische processen.

PaperOffice ondersteunt dit met een uitgebreide taak- en workflowmodule.

Publieke instellingen en overheden profiteren van digitaal documentbeheer

Het documentbeheersysteem maakt het mogelijk om voor elk afzonderlijk gebied afzonderlijke databases te maken en tegelijkertijd koppelingen te maken. Analoge documenten, zoals ingediende vakmanfacturen, worden gescand met PaperOffice DMS en zowel als foto als als geconverteerde tekst opgeslagen met behulp van OCR-software. Alle bestaande gegevens, bijvoorbeeld over een huurder, kunnen duidelijk en eenduidig worden weergegeven, waardoor er geen bestanden meegenomen hoeven te worden voor out-of-house afspraken. Het AI-gestuurde databasebeheer maakt sjablonen op basis van stamgegevens of statistisch bruikbare lijsten zoals vereist.

Tegelijkertijd wordt de noodzakelijke gegevensbescherming gehandhaafd door middel van hiërarchisch wachtwoordbeheer en 1024-bits codering.

Optimaliseer uw werktijd met maximaal 7,5% in vergelijking met papierwerk dankzij het gebruik van PaperOffice DMS.

Bespaar tijd bij het vinden, routeren en delen van documenten.

Met digitale stempels kunnen documenten worden aangevuld met extra informatie en zelfs gedetailleerde workflows beheren. Op zijn beurt zorgt de taak- en workflowfunctie ervoor dat deadlines worden gehaald en voltooid.

PaperOffice DMS is niet alleen uitgebreid in zijn functies, maar ook gemakkelijk te leren, begeleid door video tutorials, maar ook door individueel advies en training indien gewenst. Dit alles tegen een echt goede prijs-prestatieverhouding.