Automatisering van bedrijfsprocessen in de bouwsector
PaperOffice DMS voor bouwbedrijven maakt een vlotte informatiestroom tussen afdelingen mogelijk dankzij de digitalisering en automatisering van bedrijfsprocessen.
Professionele tip
Schriftelijke documenten, contracten, concepten, onderzoek, leveringsbonnen en nog veel meer worden dankzij digitalisering vervangen door elektronische documenten en optimaliseren zo alle werkprocessen tot het maximum.De geïntegreerde AI maakt het mogelijk om bedrijfsprocessen grotendeels te automatiseren, waardoor uw processen worden versneld en het succes en de tevredenheid toenemen.
Digitalisering in de bouw
Bouwbedrijven, corporaties, projectontwikkelaars, projectmanagers, ingenieurs en projectontwikkelaars profiteren aanzienlijk van het gebruik van geschikt datamanagement.
Bouwbedrijven genereren dagelijks belangrijke documenten: bouwlogboeken, fotodocumentatie, kwitanties, facturen, tekeningen, leveringsbonnen, briefings en nog veel meer.
Al deze documenten moeten worden gedigitaliseerd als ze op papier aankomen, een gestructureerde archivering, taak- en workflowtoewijzing vereisen en onmiddellijk op aanvraag beschikbaar moeten zijn.
De beste oplossing is om goed doordachte documentbeheersoftware zoals PaperOffice DMS te gebruiken.
In de bouwsector zijn er vaak projectmatige processen. In elk van deze projecten is er een grote hoeveelheid verschillende informatie, waaronder bestanden en documenten, die centraal kunnen worden beheerd door een geschikt DMS zoals PaperOffice.
PaperOffice DMS als oplossing voor de bouwsector stelt u in staat om live op trefwoorden te zoeken in uw projecten, klantgegevens en documenten. Dankzij de integratie van PaperOffice DMS in het bouwbedrijf kunt u punten scoren ten opzichte van de concurrentie met de automatisering van uw processen door middel van digitale workflows, of automatische archivering van alle projectgerelateerde documenten, regelbeheer, toevoeging van taken.
Hoe ga ik papierloos te werk in de bouw?
PaperOffice elimineert alle tijdrovende knelpunten en creëert een duidelijk overzicht van belangrijke documenten zoals contracten, facturen, orders, leveringsbonnen door deze in de toekomst digitaal te beheren in PaperOffice.
Het vastleggen, verwerken, delen, zoeken en volgen van uw documenten wordt heel eenvoudig met het gebruik van PaperOffice.
Dankzij gecontroleerde toegang, gedetailleerde takenlijsten en het afgeven van goedkeuringen met behulp van workflows en betrouwbare e-mailmeldingen, kunnen werknemers de toegewezen taken efficiënt voltooien en kunnen geautoriseerde personen ze eenvoudig goedkeuren of de vrijgave weigeren.
Met de PaperOffice DMS-softwareoplossing gaan er geen documenten meer verloren. En waar u ook bent, u hebt binnen enkele seconden toegang tot belangrijke documenten.
Uiteraard werkt u altijd met onze systemen in overeenstemming met de wet en volledig audit-proof.
Procesgericht documentbeheer
Het procesgerichte documentbeheer zorgt ervoor dat deze documenten met weinig moeite up-to-date blijven. PaperOffice ondersteunt u hierbij met een uitgebreide taak- en workflowmodule.
Op deze manier kunnen bepaalde procesketens worden gecreëerd en kunnen bestaande operationele processen op elektronische documenten worden gedefinieerd en gedeeltelijk automatisch worden uitgevoerd.
Dit vertegenwoordigt foutloze procesoptimalisatie, omdat de taak niet alleen kan worden toegewezen aan werknemers met specifieke gebruikersrechten en voltooiingsperioden, digitale vrijgave vereist, maar ook automatisch verdere acties activeert, zoals e-mailmeldingen of documentstatuswijzigingen .
Op deze manier kunnen alle documentprocessen in kaart worden gebracht.
Naast een hele reeks andere voordelen is PaperOffice DMS de ideale tool voor het aansturen van de verschillende bouwfasen.
Elk document, van de factuur tot een pak schroeven van de bouwmarkt tot de verschillende bouwplannen, kan in de juiste chronologische volgorde worden opgeslagen en naar wens worden opgeroepen.
Het versiebeheer is hierbij belangrijk. Bijvoorbeeld het oorspronkelijke bouwplan, het later aangepaste bouwplan, etc. PaperOffice DMS maakt ook de opslag van handgeschreven vermeldingen en foto's van de bouwstatus mogelijk. Met PaperOffice DMS is een complete documentatie van alle processen en incidenten tijdens de bouw mogelijk. Van de eerste spadesteek tot het overhandigen van de sleutels. En dit alles met minimale inspanning.
Documentbeheersoftware zoals PaperOffice DMS is het meest geschikt voor deze taken. Omdat het een documentbeheersoftware is die veel meer kan dan alleen documenten beheren.
PaperOffice maakt geen onderscheid tussen de soorten documenten, ongeacht of u hulp nodig heeft bij het beheren van contracten, pleidooien en e-mailcorrespondentie: dankzij het PaperOffice-documentbeheersysteem worden uw eerdere processen in het bedrijf gedigitaliseerd, waardoor ze efficiënter en transparanter worden en veel flexibeler worden gemaakt.
Want in welke vorm de documenten ook binnenkomen, of het nu gaat om papieren documenten, PDF-bestanden, e-mails of foto's, ze worden automatisch gearchiveerd en opgeslagen in een beveiligde database.
Belangrijke contracten kunnen zo tijdig worden herkend en beëindigd of heronderhandeld. Documentvrijgave met digitale handtekening en e-mailmelding in plaats van trage papieren post, onveilige e-mail draagt bij aan klantloyaliteit.
De oplossing: bewezen knowhow
Is het niet logisch om managementsoftware meteen in de praktijk te gebruiken? die niet alleen aan alle eisen voldoet, maar ook makkelijk te leren en goedkoop is?
PaperOffice DMS is de beproefde totaaloplossing voor digitaal werken en met meer dan 20 jaar marktervaring een van de eerste DMS-pioniers.
Digitale verwerking is een essentiële basis om de hoge servicekwaliteit van alle diensten in de toekomst te waarborgen
De "roedewet" was een van de eerste wetten in de bouwsector, en talloze andere zouden tot op de dag van vandaag volgen. Rod law was eigenlijk een 5 m lange roede, die in de middeleeuwen werd gebruikt om steegjes en straten een minimale breedte van ongeveer 5 m te garanderen door een man door de straten te laten lopen met deze hengel aan de overkant. Overal waar het te smal werd, moest het gebouw dat te ver in de straat uitstak worden gesloopt. Dat had minder te maken met het verkeer op dat moment en meer met het brandgevaar. Dit om te voorkomen dat brandende huizen aan de ene kant van de straat zich naar de andere kant zouden verspreiden.
Tegenwoordig omvat de federale en staatsbouwwet alleen al ongeveer 1.600 paragrafen. Daarnaast zijn er de normen en specificaties van de beroepsverenigingen voor de materiaaleigenschappen, het type gebruik, hoe de materialen moeten worden geïnstalleerd en zelfs met de handelsvoorschriften, wie wat mag bouwen en installeren. Er zijn waarschijnlijk maar een paar landen op aarde die een vergelijkbaar complex bouwsysteem hebben.
Voor aannemers, zowel civiel als bouwkundig, betekent dit het raadplegen van de relevante specificaties voor elke klus en het betekent dat ze elke keer een min of meer uitgebreid papierwerk uitvoeren. Het is niet ongebruikelijk dat bouwers nog een stap verder gaan en wijzigingen aanvragen die niet in het oorspronkelijke bouwplan waren voorzien. Er zit soms een handgeschreven notitie in het plan van wat er veranderd moet worden en hoe. Dit kan leiden tot een kettingreactie die alle transacties beïnvloedt en zelfs de materiaalplanning verstoort.
Hoe houd ik de papierchaos bij?
Uiteraard dankzij het gebruik van PaperOffice DMS.
Omdat PaperOffice alle documenten die in de bouwsector worden gegenereerd en alle relevante informatie in overeenstemming met de wet en op een audit-proof manier archiveert.
PaperOffice DMS, in combinatie met een NAS (Network Attached Storage), maakt de bouw van een zeer veilig intranet voor interne communicatie en gegevensoverdracht mogelijk. Hierdoor ontstaat een dubbele beveiliging tegen aanvallen van buitenaf. Ten eerste de firewall van het besturingssysteem en ten tweede de encryptie van PaperOffice DMS. Tegelijkertijd wordt via de NAS een aparte cloud opgezet, onafhankelijk van externe providers.
De uitgebreide workflow functie van PaperOffice DMS maakt interne communicatie veel eenvoudiger. De term intern omvat ook filialen of buitenlandse locaties. Bij projectmatig werk wordt bijvoorbeeld altijd de actuele status weergegeven en tegelijkertijd de historie.
Natuurlijk is er ook een teamgerelateerde en privékalender opgenomen, waarin deadlines en tijdgerelateerde gebeurtenissen worden ingevoerd.
De documentherkenning uitgerust met een AI regelt automatisch alle documenten die in de juiste map worden opgeslagen en creëert zowel een trefwoordindex als een wijzigingsgeschiedenis. De interne zoekmachine van PaperOffice DMS vindt elk document in fracties van een seconde.
PaperOffice voldoet aan de hoogste beveiligingsstandaarden zoals autorisatiebeheer of het verlenen van toegangsautorisaties. De gebruiker definieert de afzonderlijke werkstappen precies zoals ze zouden worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het "registreren", "controleren", "vrijgeven" en "boeken" van facturen.
De verantwoordelijkheid kan niet alleen worden toegewezen aan individuele mensen, maar ook aan gebruikersgroepen zoals "Boekhouding" of "Productie", zodat een collega direct kan ingrijpen als een medewerker afwezig is.
De OCR-technologie herkent niet alleen de documentinhoud, maar ook alle fiscaal relevante gegevensvelden zoals documentnummer, datum, netto, belasting en brutobedrag. De geïmporteerde gegevens zijn beschikbaar voor het controleren van evaluaties, betalingstransacties en financiële boekhouding. Dit bespaart vermoeiend invoerwerk en vermindert boekingsfouten.
Belangrijke argumenten om PaperOffice DMS op te nemen in de budgetplanning. Tot slot overtuigt PaperOffice DMS ook door het feit dat er rekening wordt gehouden met duurzaamheid en milieubescherming. Vroeg of laat zal de volledige conversie van analoge documenten naar digitale vorm plaatsvinden en dan zal de openbare instelling, die dan al PaperOffice DMS zal gebruiken, goed voorbereid zijn.
Met slechts één muisklik kunnen de gegevens inclusief de archiveringslocatie worden geëxporteerd naar uw klant, belastingadviseur of vice versa.
Uiteraard maakt PaperOffice DMS de migratie en integratie van bestaande digitale data uit bestaande softwareoplossingen mogelijk. Tegelijkertijd is PaperOffice DMS de interface tussen analoog en digitaal. Met behulp van de scanfunctie kan de software analoge documenten, plannen en foto's in het systeem lezen en digitaliseren met behulp van scanners, maar ook opnames van mobiele telefoons, waarbij teksten met BEHULP VAN OCR worden omgezet in schrijven en kunnen worden gewijzigd in Office-programma's. Tijdstempels en versiebeheer zorgen ervoor dat het digitale document overeenkomt met het analoge origineel.
Bedrijven in de bouwsector moeten documenten verwerken voor alle zakelijke transacties. De voortdurende verdere ontwikkeling van businessmodellen zorgt voortdurend voor nieuwe uitdagingen. Wat ze nodig hebben is een goed document management systeem.
PaperOffice DMS is de juiste software omdat het wordt geleverd met alles wat u nodig hebt, bijvoorbeeld:
- Opslag van documenten in alle digitale formaten volgens de principes van de GDPR/li>
- Functies voor het indienen en opnieuw indienen van late documenten die actie vereisen
- Een zelflerende dataopslagfunctie met tagging en interne zoekmachine
- Automatische toewijzing van nieuw toegevoegde documenten aan de juiste map
- Eenvoudige databasecreatie en databaseverbinding inclusief individueel aanpasbaar masker
- Geautomatiseerde sjablooncreatie voor repetitieve processen en bewerkingen
Revisieconforme en veilige archivering: PaperOffice DMS voldoet technisch aan de wettelijke eisen van de GoBD, GDPdU en DSGVO
PaperOffice DMS maakt de koppeling van andere software, zoals een ERP, en natuurlijk de overdracht van documenten van Microsoft Office via de juiste interfaces mogelijk. PaperOffice DMS versnelt de communicatie in handel en productie met leveranciers en klanten.
Deadlines en afspraken worden gemonitord en acties worden automatisch geactiveerd, afhankelijk van de gewenste instelling. Orderprocessen kunnen worden geautomatiseerd en zelfs wijzigingen die voor de toekomst zijn gepland, kunnen op zo'n manier worden ingevoerd dat ze op het gewenste moment in werking treden.
Dankzij de uitgebreide functies kan PaperOffice DMS zeker worden ingedeeld in het hogere segment van enterprise content management (ECM).
Een ECM omvat het algehele beheer van alle inhoud in een organisatie met een bijbehorende toegangshiërarchie. PaperOffice DMS is in staat om alle inhoud in digitale vorm op te slaan, de inhoud en het formaat te wijzigen en beschikbaar te maken.
PaperOffice DMS heeft alle functies van een ECU en dit in een uitstekende prijs-prestatieverhouding en een intuïtief aan te leren vorm van bediening die dure externe of interne training overbodig maakt. Integendeel, er zijn gratis videozelfstudies beschikbaar om te wennen aan de verschillende menu's. PaperOffice DMS kan zo de organisatorische spil worden in elk bedrijf in handel en productie en dit bijna met de snelheid van het licht.
Bedrijven uit de bouwsector profiteren van digitaal documentbeheer
Met PaperOffice DMS zijn er echter veel meer mogelijkheden voor bouwbedrijven. Bijvoorbeeld voorraadbeheer inclusief een permanente of een sleuteldatuminventaris. De basis voor PaperOffice DMS zijn gekoppelde gebruikersaccounts in het netwerk. De gegevensopslag van deze gebruikersaccounts wordt gecombineerd in de centrale database. De documenten kunnen worden aangestuurd via een AI met verschillende algoritmes, die gebruikt kunnen worden om geautomatiseerde processen te triggeren.
Optimaliseer uw werktijd met maximaal 7,5% in vergelijking met papierwerk dankzij het gebruik van PaperOffice DMS.
Bespaar tijd bij het vinden, routeren en delen van documenten.
Met digitale stempels kunnen documenten worden aangevuld met extra informatie en zelfs gedetailleerde workflows beheren. Op zijn beurt zorgt de taak- en workflowfunctie ervoor dat deadlines worden gehaald en voltooid.
PaperOffice DMS heeft slimme menunavigatie die logisch is gestructureerd en intuïtieve bediening op vele gebieden mogelijk maakt. Videotutorials die gratis beschikbaar zijn op internet bieden extra ondersteuning en natuurlijk kunnen trainingen desgewenst ook rechtstreeks op het hoofdkantoor van de klant worden gehouden.
Naast de documentatie van de bouwfasen is PaperOffice DMS ook geschikt voor het ondersteunen van logistieke taken voor materiaalinkoop. Dankzij de mogelijkheden om databases op te zetten in PaperOffice DMS kunnen materiaalinkoop en materiaalverbruik worden gemonitord en waarschuwingsniveaus worden toegewezen. De interne AI kan worden gebruikt om templates te maken die automatisch reageren als er knelpunten of tekorten zijn, bijvoorbeeld als er nabestellingen worden geplaatst, terwijl de bestaande hoeveelheid eigenlijk voldoende zou moeten zijn. Hiervoor kan de workflowfunctie worden gebruikt, waarmee de verantwoordelijke medewerkers van het bedrijf de uitvoering van hun taken kunnen vergelijken.
PaperOffice DMS kan een bouwproject versnellen, verkeerde beslissingen voorkomen en kosten verlagen. Misschien ontbrak het de bedrijven die BER bouwden en nog steeds Stuttgart21 bouwen simpelweg aan de juiste software, PaperOffice DMS.
FAQs
Ter afsluiting beantwoorden we nog een paar veelgestelde vragen over het onderwerp. "Digitalisering in de bouw en constructie":
Hoe kunnen werknemers toegang krijgen tot PaperOffice?
Dankzij de gedecentraliseerde en moderne programma-architectuur kan PaperOffice op bijna elk apparaat worden gebruikt - van klassieke pc's tot smartphones / tablets tot televisies.
Wat gebeurt er met de gegevens als PaperOffice niet bestaat?
Zal niet gebeuren, maar om u gerust te stellen: u kunt uw gegevens OP ELK MOMENT exporteren, omdat PaperOffice is gebaseerd op een open databasestructuur, hebt u op elk gewenst moment toegang tot uw gegevens.
Onderwerp gegevensbescherming: Waar worden alle documenten opgeslagen?
PaperOffice slaat alle documenten intern op met codering op hoog niveau, waardoor het bijvoorbeeld immuun is voor gegevensdiefstal en alle GDPR- en GOBD-vereisten overschrijdt.
Voorkom fouten: sla de gegevens NOOIT op in een cloud van derden!
Kan PaperOffice precies worden aangepast aan de specificaties?
Ja, PaperOffice kan 100% worden aangepast aan het beoogde gebruik om een naadloze integratie in bestaande processen en systemen te garanderen. Zelfs de programma-interface kan volledig worden ontworpen en vrij worden aangepast.
Conclusie
PaperOffice DMS ondersteunt de bouwsector en biedt bijbehorende interfaces met andere software, API-verbindingen en kan op elk moment naar wens worden uitgebreid. De software is eenvoudig te leren en kan eenvoudig worden geïntegreerd in de dagelijkse praktijk zonder afwezigheden voor trainingsdoeleinden te veroorzaken.
PaperOffice DMS raadt aan om een NAS (network-supported data storage) te gebruiken met een back-upfunctie, zodat belangrijke gegevens niet verloren gaan of bespioneerd worden in clouds van derden.
Uiteindelijk maakt PaperOffice DMS indruk met een zeer goede prijs-prestatieverhouding en immense knowhow door meer dan 20 jaar praktijkervaring.