Automatisering van bedrijfsprocessen in logistiek en expeditie
PaperOffice DMS voor logistiek en expeditie maakt een vlotte informatiestroom tussen afdelingen mogelijk dankzij de digitalisering en automatisering van bedrijfsprocessen.
Professionele tip
Schriftelijke documenten, contracten, concepten, onderzoek, leveringsbonnen en nog veel meer worden dankzij digitalisering vervangen door elektronische documenten en optimaliseren zo alle werkprocessen tot het maximum.De geïntegreerde AI maakt het mogelijk om bedrijfsprocessen grotendeels te automatiseren, waardoor uw processen worden versneld en het succes en de tevredenheid toenemen.
Digitalisering in logistiek en expeditie
Steeds groeiende wereldwijde toeleveringsketens stellen logistiek en expeditie voor nieuwe uitdagingen. De locatie en tijdonafhankelijke beschikbaarheid van alle belangrijke gegevens en documenten is van cruciaal belang in de transport- en logistieke sector, wat niet alleen van invloed is op de tijd, maar ook financieel.
Facturen, contracten, bestellingen, leveringsbonnen en nog veel meer - alle documenten moeten onmiddellijk beschikbaar zijn op aanvraag, ongeacht de locatie. Daarom zijn bedrijven in deze industrieën degenen die aanzienlijk profiteren van het gebruik van geschikte documentbeheersoftware.
In de logistieke sector wordt dagelijks een groot aantal documenten gegenereerd. Een groot deel van de documenten zoals pakbonnen en verzenddocumenten worden nog steeds op papier gemaakt - maar de handmatige verwerking van deze documenten is zeer tijdrovend, wat op zijn beurt onnodige kosten veroorzaakt en soms verkeerd verloopt.
Om de daarin opgenomen informatie snel toegankelijk te maken en voor te bereiden op latere geautomatiseerde processen, moeten deze papieren documenten worden gedigitaliseerd en de inhoud worden uitgelezen en beschikbaar worden gesteld.
Het is vooral belangrijk voor de logistieke sector dat deadlines worden gehaald en wettelijke maatregelen worden genomen om documenten op te slaan. Om veel bestaande administratieve problemen in de logistieke en expeditie-industrie op te lossen, moet het PaperOffice-documentbeheersysteem worden geïmplementeerd.
Met behulp van de document management oplossing slaat u alle informatie op een centraal platform op een audit-proof manier op.
Hoe papierloos in de expeditie- en logistieke sector?
PaperOffice elimineert alle tijdrovende knelpunten en creëert een duidelijk overzicht van belangrijke documenten zoals contracten, facturen, orders, leveringsbonnen door deze in de toekomst digitaal te beheren in PaperOffice.
Het vastleggen, verwerken, delen, zoeken en volgen van uw documenten wordt heel eenvoudig met het gebruik van PaperOffice.
Dankzij gecontroleerde toegang, gedetailleerde takenlijsten, evenals goedkeuringen met behulp van workflows en betrouwbare e-mailmeldingen, kunnen werknemers de toegewezen taken efficiënt voltooien en kunnen geautoriseerde personen gemakkelijk goedkeuring goedkeuren of weigeren.
Het documentbeheersysteem moet betrekking hebben op de volgende belangrijke functies in de expeditie- en logistieke sector:
Begrijpelijkheid van belangrijke relaties dankzij digitale mappen en documentmappen
Bij het handmatig bewerken van documenten kunnen belangrijke relaties zoals notities en annotaties snel verloren gaan. Het is dus bijna onmogelijk om achteraf het verband te vatten. Zodra de relaties kunnen worden getraceerd, worden dubbele processen geactiveerd, wat tijdrovend en kostbaar is.
Dankzij de PaperOffice implementatie in uw logistieke bedrijf worden documenten, informatie hierover en processen logisch samengevat. Digitale mappen bevatten beschrijvende eigenschappen, hebben een vooraf bepaalde interne structuur of omtrek en bieden de mogelijkheid om machtigingen voor gegevensbescherming te definiëren. Virtuele notities, annotaties en taken zorgen ervoor dat belangrijke informatie over processen niet meer verloren gaat.
Geautomatiseerde archivering
Het handmatig scannen van documenten is een bijzonder tijdrovend en foutgevoelig proces. Nadat expeditiebedrijven een stapel documenten hebben afgeleverd, begint het echte werk: wat is de gemakkelijkste manier om documenten in papieren vorm vast te leggen en toe te wijzen?
Dankzij de geïntegreerde scannerfunctie en QR-codeherkenning kunnen expeditie- en logistieke bedrijven een hele stapel leveringsbonnen en andere documenten in de scanner plaatsen - PaperOffice herkent de doelregistratie op basis van het herkende contact, het ingeleerde documentsjabloon of door QR-codes op te slaan, wordt informatie uitgelezen.
Op deze manier kunnen hele batches documenten in één keer worden geautomatiseerd en geleidelijk worden verwerkt met een geïntegreerde leermodus of op een andere manier, naar wens, met bijna geen human resources.
Procesgericht documentbeheer
Het procesgerichte documentbeheer zorgt ervoor dat deze documenten met weinig moeite up-to-date blijven. PaperOffice ondersteunt u hierbij met een uitgebreide taak- en workflowmodule.
Op deze manier kunnen bepaalde procesketens worden gecreëerd en kunnen bestaande operationele processen op elektronische documenten worden gedefinieerd en gedeeltelijk automatisch worden uitgevoerd.
Dit vertegenwoordigt foutloze procesoptimalisatie, omdat de taak niet alleen kan worden toegewezen aan werknemers met specifieke gebruikersrechten en voltooiingsperioden, digitale goedkeuring vereist, maar ook automatisch verdere acties kan activeren, zoals e-mailmeldingen of documentstatuswijzigingen.
Op deze manier kunnen alle documentprocessen in kaart worden gebracht.
Documentbeheersoftware zoals PaperOffice DMS is het meest geschikt voor deze taken. Omdat het een documentbeheersoftware is die veel meer kan dan alleen documenten beheren.
PaperOffice maakt geen onderscheid tussen de soorten documenten, ongeacht of u hulp nodig hebt bij het beheren van contracten, pleidooien en e-mailcorrespondentie: dankzij het PaperOffice-documentbeheersysteem worden uw eerdere processen in het bedrijf gedigitaliseerd , waardoor ze efficiënter, transparanter en aanzienlijk flexibeler worden.
Want in welke vorm de documenten ook bij het bedrijf aankomen, of het nu gaat om papieren documenten, PDF-bestanden, e-mails of foto's, ze worden automatisch gearchiveerd en opgeslagen in een beveiligde database.
Belangrijke contracten kunnen zo tijdig worden herkend en beëindigd of heronderhandeld. Documentvrijgave met digitale handtekening en e-mailmelding in plaats van trage papieren post, onveilige e-mail draagt bij aan klantloyaliteit.
Digitale verwerking is een essentiële basis om de hoge kwaliteit van de dienstverlening in de toekomst te waarborgen
PaperOffice voldoet aan de hoogste beveiligingsstandaarden zoals autorisatiebeheer of het verlenen van toegangsautorisaties. De gebruiker definieert de afzonderlijke werkstappen precies zoals ze zouden worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het "registreren", "controleren", "vrijgeven" en "boeken" van facturen.
De verantwoordelijkheid kan niet alleen worden toegewezen aan individuele mensen, maar ook aan gebruikersgroepen zoals "Boekhouding" of "Productie", zodat een collega direct kan ingrijpen als een medewerker afwezig is.
De OCR-technologie herkent niet alleen de documentinhoud, maar ook alle fiscaal relevante gegevensvelden zoals documentnummer, datum, netto, belasting en brutobedrag. De geïmporteerde gegevens zijn beschikbaar voor het controleren van evaluaties, betalingstransacties en financiële boekhouding. Dit bespaart vermoeiend invoerwerk en vermindert boekingsfouten.
PaperOffice archiveert alle documenten die worden gegenereerd in logistiek en expeditie en alle relevante informatie in overeenstemming met de wet en op een auditbestendige manier
PaperOffice DMS, in combinatie met een NAS (Network Attached Storage), maakt de bouw van een zeer veilig intranet voor interne communicatie en gegevensoverdracht mogelijk. Hierdoor ontstaat een dubbele beveiliging tegen aanvallen van buitenaf. Ten eerste de firewall van het besturingssysteem en ten tweede de encryptie van PaperOffice DMS. Tegelijkertijd wordt via de NAS een aparte cloud opgezet, onafhankelijk van externe providers.
De uitgebreide workflow functie van PaperOffice DMS maakt interne communicatie veel eenvoudiger. De term intern omvat ook filialen of buitenlandse locaties. Bij projectmatig werk wordt bijvoorbeeld altijd de actuele status weergegeven en tegelijkertijd de historie.
Natuurlijk is er ook een teamgerelateerde en privékalender opgenomen, waarin deadlines en tijdgerelateerde gebeurtenissen worden ingevoerd.
De documentherkenning uitgerust met een AI regelt automatisch alle documenten die in de juiste map worden opgeslagen en creëert zowel een trefwoordindex als een wijzigingsgeschiedenis. De interne zoekmachine van PaperOffice DMS vindt elk document in fracties van een seconde.
De oplossing: bewezen knowhow
Is het niet logisch om managementsoftware meteen in de praktijk te gebruiken? die niet alleen aan alle eisen voldoet, maar ook makkelijk te leren en goedkoop is?
PaperOffice DMS is de beproefde totaaloplossing voor digitaal werken en met meer dan 20 jaar marktervaring een van de eerste DMS-pioniers.
Belangrijke argumenten om PaperOffice DMS op te nemen in de budgetplanning. Tot slot overtuigt PaperOffice DMS ook door het feit dat er rekening wordt gehouden met duurzaamheid en milieubescherming. Vroeg of laat zal de volledige conversie van analoge documenten naar digitale vorm plaatsvinden en dan zal de openbare instelling, die dan al PaperOffice DMS zal gebruiken, goed voorbereid zijn.
Met slechts één muisklik kunnen de gegevens inclusief de archiveringslocatie worden geëxporteerd naar uw klant, belastingadviseur of vice versa.
Uiteraard maakt PaperOffice DMS de migratie en integratie van bestaande digitale data uit bestaande softwareoplossingen mogelijk. Tegelijkertijd is PaperOffice DMS de interface tussen analoog en digitaal. Met behulp van de scanfunctie kan de software analoge documenten, plannen en foto's in het systeem lezen en digitaliseren met behulp van scanners, maar ook opnames van mobiele telefoons, waarbij teksten met BEHULP VAN OCR worden omgezet in schrijven en kunnen worden gewijzigd in Office-programma's. Tijdstempels en versiebeheer zorgen ervoor dat het digitale document overeenkomt met het analoge origineel.
Logistieke en expeditiebedrijven moeten documenten verwerken voor alle zakelijke transacties. De voortdurende verdere ontwikkeling van businessmodellen zorgt voortdurend voor nieuwe uitdagingen. Wat ze nodig hebben is een goed document management systeem.
PaperOffice DMS is de juiste software omdat het wordt geleverd met alles wat u nodig hebt, bijvoorbeeld:
- Opslag van documenten in alle digitale formaten volgens de principes van de GDPR/li>
- Functies voor het indienen en opnieuw indienen van late documenten die actie vereisen
- Een zelflerende dataopslagfunctie met tagging en interne zoekmachine
- Automatische toewijzing van nieuw toegevoegde documenten aan de juiste map
- Eenvoudige databasecreatie en databaseverbinding inclusief individueel aanpasbaar masker
- Geautomatiseerde sjablooncreatie voor repetitieve processen en bewerkingen
Revisieconforme en veilige archivering: PaperOffice DMS voldoet technisch aan de wettelijke eisen van de GoBD, GDPdU en DSGVO
PaperOffice DMS maakt de koppeling van andere software, zoals een ERP, en natuurlijk de overdracht van documenten van Microsoft Office via de juiste interfaces mogelijk. PaperOffice DMS versnelt de communicatie in handel en productie met leveranciers en klanten.
Deadlines en afspraken worden gemonitord en acties worden automatisch geactiveerd, afhankelijk van de gewenste instelling. Orderprocessen kunnen worden geautomatiseerd en zelfs wijzigingen die voor de toekomst zijn gepland, kunnen op zo'n manier worden ingevoerd dat ze op het gewenste moment in werking treden.
Dankzij de uitgebreide functies kan PaperOffice DMS zeker worden ingedeeld in het hogere segment van enterprise content management (ECM).
Een ECM omvat het algehele beheer van alle inhoud in een organisatie met een bijbehorende toegangshiërarchie. PaperOffice DMS is in staat om alle inhoud in digitale vorm op te slaan, de inhoud en het formaat te wijzigen en beschikbaar te maken.
PaperOffice DMS heeft alle functies van een ECU en dit in een uitstekende prijs-prestatieverhouding en een intuïtief aan te leren vorm van bediening die dure externe of interne training overbodig maakt. Integendeel, er zijn gratis videozelfstudies beschikbaar om te wennen aan de verschillende menu's. PaperOffice DMS kan zo de organisatorische spil worden in elk bedrijf in handel en productie en dit bijna met de snelheid van het licht.
Logistieke en expeditiebedrijven profiteren van digitaal documentbeheer
Met PaperOffice DMS zijn er echter veel meer mogelijkheden voor logistieke bedrijven, maar ook voor bedrijven met bijbehorende logistiek of warehousing. Bijvoorbeeld voorraadbeheer inclusief een permanente of een sleuteldatuminventaris. De basis voor PaperOffice DMS zijn gekoppelde gebruikersaccounts in het netwerk. De gegevensopslag van deze gebruikersaccounts wordt gecombineerd in de centrale database. De documenten kunnen worden aangestuurd via een AI met verschillende algoritmes, die gebruikt kunnen worden om geautomatiseerde processen te triggeren.
Optimaliseer uw werktijd met maximaal 7,5% in vergelijking met papierwerk dankzij het gebruik van PaperOffice DMS.
Bespaar tijd bij het vinden, routeren en delen van documenten.
Met digitale stempels kunnen documenten worden aangevuld met extra informatie en zelfs gedetailleerde workflows beheren. Op zijn beurt zorgt de taak- en workflowfunctie ervoor dat deadlines worden gehaald en voltooid.
Ervaar hoe u de informatiestroom tussen productie en administratie kunt verbinden door document- en bedrijfsprocessen te digitaliseren en te automatiseren.
PaperOffice DMS kan de bron worden voor verschillende gegevens die een speciale rol spelen in vracht. Bijvoorbeeld de specificaties voor luchtvracht of zeevaart. Uiteindelijk maken dienovereenkomstig geïntegreerde interfaces de verbinding met andere logistieke softwareoplossingen mogelijk, voorwaardelijk ook met "ATLAS", het geautomatiseerde tarief- en lokale inklaringssysteem.
FAQs
Ter afsluiting beantwoorden we nog een paar veelgestelde vragen over het onderwerp. "Digitalisering in logistiek en expeditie":
Hoe kunnen werknemers toegang krijgen tot PaperOffice?
Dankzij de gedecentraliseerde en moderne programma-architectuur kan PaperOffice op bijna elk apparaat worden gebruikt - van klassieke pc's tot smartphones / tablets tot televisies.
Wat gebeurt er met de gegevens als PaperOffice niet bestaat?
Zal niet gebeuren, maar om u gerust te stellen: u kunt uw gegevens OP ELK MOMENT exporteren, omdat PaperOffice is gebaseerd op een open databasestructuur, hebt u op elk gewenst moment toegang tot uw gegevens.
Onderwerp gegevensbescherming: Waar worden alle documenten opgeslagen?
PaperOffice slaat alle documenten intern op met codering op hoog niveau, waardoor het bijvoorbeeld immuun is voor gegevensdiefstal en alle GDPR- en GOBD-vereisten overschrijdt.
Voorkom fouten: sla de gegevens NOOIT op in een cloud van derden!
Kan PaperOffice precies worden aangepast aan de specificaties?
Ja, PaperOffice kan 100% worden aangepast aan het beoogde gebruik om een naadloze integratie in bestaande processen en systemen te garanderen. Zelfs de programma-interface kan volledig worden ontworpen en vrij worden aangepast.
Conclusie
PaperOffice DMS ondersteunt de logistieke en expeditiebranche en biedt passende interfaces met andere software, API-verbindingen en kan op elk moment naar wens worden uitgebreid. De software is eenvoudig te leren en kan eenvoudig worden geïntegreerd in de dagelijkse praktijk zonder afwezigheden voor trainingsdoeleinden te veroorzaken.
PaperOffice DMS raadt aan om een NAS (network-supported data storage) te gebruiken met een back-upfunctie, zodat belangrijke gegevens niet verloren gaan of bespioneerd worden in clouds van derden.
Uiteindelijk maakt PaperOffice DMS indruk met een zeer goede prijs-prestatieverhouding en immense knowhow door meer dan 20 jaar praktijkervaring.