Patriarchaat van Lissabon
Pedro Silva, administratief medewerker van het patriarchaat van Lissabon
De uitdaging
Het Patriarchaat van Lissabon (Latijn: Patriarchatus Olisiponensis) is een rooms ritueel grootstedelijk aartsbisdom van de katholieke kerk, gevestigd in Lissabon, de hoofdstad van Portugal. De kathedraal van zijn aartsbisschop is de patriarchale kathedraal van St. Maria Maggiore in Lissabon.
Het bisdom Lissabon werd op 10 november 1394 verheven tot aartsbisdom. 1716 het ontvangen door paus Clemens XI. de titel van het patriarchaat.
PaperOffice DMS wordt gebruikt door het Patriarchaat van Lissabon om informatie uit meerdere bronnen te centraliseren en te organiseren en om de tijd en kosten van het onderhouden van een fysiek archief te minimaliseren. De toegang tot de informatie is digitaal.
Zo werden patriarchaatsdocumenten uit persoonlijke, onroerend goed- en rekeningdocumenten van 285 parochies die behoren tot het patriarchaat van Lissabon en nog eens 450 instellingen die afhankelijk zijn van de bisschop, geleidelijk volledig gedigitaliseerd in PaperOffice DMS.
Beginpositie
De digitale transformatie en de term 'digitalisering' ligt al sinds de pandemie op zijn minst op ieders lippen en is nu voor veel bedrijven geen optionele voorwaarde meer, maar een noodzaak.
Het onderwerp digitale doorontwikkeling is ook stevig verankerd in de gemeenschappen en kerken. Want zelfs in een kerk als het patriarchaat van Lissabon zijn uitgebreide administratieve taken in behandeling, die voorheen handmatig en op een analoge manier werden gedaan.
Bestaande problemen en taken
Vroeger was het hele systeem van het patriarchaat gebaseerd op papier. Maar met de bestaande en dagelijkse inkomende documenten bereikte het handmatige systeem zijn grenzen.
De hele stroom aan informatie is inconsistenter geworden. De belangrijkste taak was om de analoge en digitale eenheden samen te brengen. Papieren documenten moesten worden gedigitaliseerd en samengebracht met andere informatie, zoals de bijbehorende e-mails.
Digitization is omnipresent - also in the church
"We wilden informatie uit meerdere bronnen centraliseren en organiseren om de tijd en kosten van het onderhouden van een fysiek archief te minimaliseren, maar met digitale toegang."
herinnert zich de heer Pedro Silva, administratief medewerker van het Patriarchaat van Lissabon.
Waarom het patriarchaat van Lissabon koos voor PaperOffice DMS
Vanwege de bestaande uitdagingen was de heer Pedro Silva, administratief medewerker van het Patriarchaat, op zoek naar een documentbeheersysteem (DMS) dat veilige en aanpasbare gegevensopslag mogelijk zou maken. Een eenvoudige integratie van alle werkstations in het administratiekantoor, inclusief die welke op afstand werken, moet worden opgelost met ongecompliceerde software.
"We waren op zoek naar een toekomstbestendige oplossing die in eerste instantie aan al onze eisen kon voldoen, maar tegelijkertijd eenvoudige schaalbaarheid en een goede kosten-batenverhouding bood en in de toekomst kon worden geüpgraded naar andere afdelingen."
Naast PaperOffice DMS testte de heer Pedro Silva andere softwareproducten van andere systeemhuizen en onderzocht hij in eerste instantie verschillende softwareaanbiedingen met betrekking tot documentbeheer.
De heer Silva benadrukt dat er al heel lang naar een geschikt systeem wordt gezocht. Geen van de eerder geteste softwareleveranciers was echter schaalbaar of flexibel genoeg voor het werk dat een documentbeheersysteem zou moeten doen.
"De meeste oplossingen bieden niet de gemakkelijke manier om een database te maken zoals PaperOffice DMS doet, omdat ze alleen een cloud gebruiken en een serveroplossing bieden."
De uiteindelijke beslissing om PaperOffice te gebruiken voor documentbeheer in het patriarchaat van Lissabon werd om de volgende redenen genomen:
1. Gegevensopslag en beschikbaarheid. Centrale en gemakkelijke toegang tot alle relevante documenten en de mogelijkheid dat meerdere partijen samenwerken aan hetzelfde document.
Een interne, centrale opslag die toegankelijk is voor alle medewerkers. De gegevens mogen niet worden opgeslagen in een cloud van derden of op een computer voor één gebruiker.
De oplossing: Op de NAS is een database opgezet, Network Attached Storage. Deze database werd geïntegreerd in PaperOffice DMS en alle gegevens van het patriarchaat werden opgeslagen.
Hiermee wordt volledig voldaan aan de wettelijke vereisten voor gegevensback-up.
Als team van 3 in het administratiekantoor werken dankzij de PaperOffice DMS-integratie twee administratiemedewerkers op afstand en hebben ze op een eenvoudige en duidelijke manier betrouwbare toegang tot de documentatie.Pedro Silva was zeer tevreden over de oplossing zonder externe cloud en dus zonder externe providers, die onderhevig kunnen zijn aan overheidsingrijpen en het risico op hackeraanvallen kunnen vergroten.
Als team van 3 in het administratiekantoor werken dankzij de PaperOffice DMS-integratie twee administratiemedewerkers op afstand en hebben ze op een eenvoudige en duidelijke manier betrouwbare toegang tot de documentatie.Pedro Silva was zeer tevreden over de oplossing zonder externe cloud en dus zonder externe providers, die onderhevig kunnen zijn aan overheidsingrijpen en het risico op hackeraanvallen kunnen vergroten.
2.Value voor uw geld. De software moet een goede prijs-prestatieverhouding hebben.
Het was erg belangrijk voor het patriarchaat van Lissabon dat na een initiële investering de software gemakkelijk en gemakkelijk kon worden opgeschaald naar andere afdelingen en dat dit geen hoge kosten met zich mee zou brengen.
De oplossing: PaperOffice DMS wordt aangeboden in verschillende prijsmodellen waarmee gebruikers de meest voordelige vorm voor hen kunnen aannemen.
Op deze manier kunnen gebruikers in eerste instantie vrijblijvend en kosteloos gebruik maken van de testversie en deze vervolgens, indien nodig, uitbreiden naar hun eigen bedrijf/gemeente zonder bestaande gegevens te verliezen.
Op deze manier kunnen gebruikers in eerste instantie vrijblijvend en kosteloos gebruik maken van de testversie en deze vervolgens, indien nodig, uitbreiden naar hun eigen bedrijf/gemeente zonder bestaande gegevens te verliezen.
Het aantal aangeschafte gebruikerslicenties kan op elk moment worden verhoogd. Op deze manier kan het patriarchaat overmatige kapitaalinzet vermijden.
3. Gemakkelijk te hanteren. De software moet voor zichzelf spreken en zo min mogelijk training vereisen, maar tegelijkertijd voorbereid zijn op de toekomst.
De oplossing: PaperOffice DMS is in principe erg gestructureerd en heeft een grafische interface die de gebruiker stap voor stap begeleidt. Daarnaast zijn er extra tutorials en video's voor alle functies die direct kunnen worden opgeroepen voor ondersteuning.
Op deze manier kunnen externe consultants worden vermeden. Uiteraard biedt PaperOffice DMS ook individuele trainingen voor de modules, indien gewenst. Op basis van de ervaringen van het Patriarchaat van Lissabon spreekt PaperOffice echter grotendeels voor zich.
Geen externe en dure "consultants" ter plaatse en niemand hoeft ergens heen te reizen voor training. Iedereen kan het tijdsbestek voor het leren van de menunavigatie zelf definiëren zoals vereist en in termen van de toekomst is PaperOffice DMS goed gepositioneerd dankzij de modulaire structuur.
"We kozen voor PaperOffice DMS omdat we de software persoonlijk hebben getest en onder de indruk waren van het gebruiksgemak Integratie in de Windows-omgeving en een schone gebruikersinterface om mee te werken."
4. Opvraagbaarheid en tijdsbesparing. Er werd gezocht naar een eenvoudigere manier om analoge documenten te digitaliseren en gemakkelijk terug te vinden wanneer dat nodig was.
De oplossing: Het kernsegment van PaperOffice DMS is de digitalisering van analoge documenten. Het enige wat je nodig hebt is een scanner met een interface naar de computer en PaperOffice DMS. Documenten worden niet zomaar gescand. Ze worden omgezet in bewerkbare tekst door geïntegreerde OCR-software en automatisch correct opgeslagen.
Dankzij de geïntegreerde AI-functie kan elk document worden aangeleerd, kan alle gewenste content gericht worden geëxtraheerd en volledig geautomatiseerd met trefwoorden worden opgeslagen.
PaperOffice DMS biedt precies wat het patriarchaat zocht.
Top 3 lijst met functies,
dat PaperOffice DMS het beter doet dan anderen
- 1. Tekstherkenning (OCR) en zoeken naar documenten
- 2. Integratie en verbinding met database op NAS
- 3. Eenvoudig te gebruiken en zelfverklarende interface
Hoe is PaperOffice DMS geïntegreerd?
In tijden van de pandemie besloot het patriarchaat om alledaagse documenten en e-mails te archiveren in PaperOffice DMS.
Dankzij een krachtige scanner en de scanneraansluiting in PaperOffice kon de conversie van de analoge papers beginnen. Alle documenten werden geleidelijk gelezen en gedigitaliseerd via de PaperOffice OCR scanner interface. Voor elk document wordt een trefwoordindex gemaakt terwijl het wordt ingelezen, die kan worden gebruikt om het in een oogwenk te vinden met behulp van de PaperOffice-zoekmachine.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Bestaande mappen in de hangende bestanden werden 1:1 overgenomen en eenvoudig omgezet in "digitale mappen".
Alle bestaande e-mails werden direct opgeslagen in PaperOffice DMS, konden gekoppeld worden aan bestaande documenten en hoeven in de toekomst niet meer op papier te worden afgedrukt. En alle inkomende e-mails worden automatisch gearchiveerd naar PaperOffice door middel van mapbewaking door middel van regelbeheer instellen
Sinds het gebruik van PaperOffice DMS is het papierverbruik merkbaar afgenomen.
Wat zijn de volgende stappen?
De volgende stap die het Patriarchaat van Lissabon van plan is, is om het bestaande fysieke archief voor het jaar 2021 te digitaliseren en het gebruik van PaperOffice DMS uit te breiden naar andere gebieden / afdelingen van het Patriarchaat.
Daarnaast wil het Patriarchaat de archivering van documenten grotendeels automatiseren dankzij het gebruik van KI PIA.
"We zijn enthousiast na anderhalf jaar met PaperOffice DMS te hebben gewerkt, ook al zijn we slechts beperkt tot één afdeling en hebben we dit fantastische meesterwerk nog niet volledig verkend."
Top 3 lijst met de belangrijkste problemen,
het PaperOffice DMS opgelost
- 1. Documenten delen, verwerken en beter organiseren
- 2. Verlaging van de afdrukkosten en fysieke archiefgrootte, omdat bijna elk exemplaar eerder is afgedrukt
- 3. Beter tijdbeheer en taakbeheer door interne meldingen van PaperOffice via de briefing
Samenvatting van de algehele ervaring
PaperOffice DMS heeft aan alle nodige criteria voldaan en brengt vandaag de volledige digitale documentenstroom in het patriarchaat in kaart.
Vooralsnog werden alle documenten met krachtige scanners opgenomen en digitaal opgeslagen in het elektronische archief van PaperOffice. Tegelijkertijd worden inkomende en bestaande e-mails rechtstreeks naar PaperOffice DMS overgebracht en gekoppeld aan gearchiveerde documenten.
Medewerkers van het patriarchaat hebben vervolgens toegang tot de documenten en e-mails via de PaperOffice-gebruikersinterface en door verschillende zoektermen in te voeren - een zoekopdracht in volledige tekst is ook beschikbaar.
Dankzij het consequente gebruik van het DMS kon het patriarchaat de verwerkingstijd die nodig was voor facturen en andere soorten documenten aanzienlijk verkorten.
