Wat is documentbeheer?
Gedurende de tijd verzamelen zich veel belangrijke documenten in een huishouden - en nog meer in een bedrijf. Het efficiënt beheren van deze documenten is essentieel voor zakelijk succes en het eenvoudig overzicht van verzekeringen, contracten, documenten, enz.
De documenten kunnen in papieren vorm in mappen worden bewaard. Maar dan nemen ze veel ruimte in beslag en zijn ze vooral moeilijk doorzoekbaar.
Nadat een van de belangrijkste voordelen voor het gebruik van een NAS, namelijk volledige controle en kostenbesparing, is opgehelderd, gaat het erom te begrijpen hoe het documentbeheer op de Synology NAS moet worden uitgevoerd en hoe Synology DMS werkt.
Digitale documentbeheer, ook wel een documentbeheersysteem genoemd, heeft tot doel de document- en informatiestroom binnen een organisatie op te slaan, te beheren en te beheersen. Het belangrijkste doel van een DMS is om als verbinding te dienen tussen uw Synology NAS en uw gegevens.
Voor de communicatie tussen de computers in het netwerk en de NAS worden databases gebruikt.
Alle Daten werden hoch sicher verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, welche sich bei Ihnen auf Ihrem Synology NAS befindet
Het centrale punt van een gegevensbeheersysteem zoals dat van PaperOffice DMS zijn logisch gestructureerde databases, waarvan de structuur maximale beveiliging en snelle toegang tot documenten mogelijk maakt.
PaperOffice DMS bewandelt hierbij de veilige weg omdat alle gegevens hoogbeveiligd worden opgeslagen in de database die zich op uw Synology NAS bevindt. Dit resulteert in het documentbeheer op uw NAS, het zogenaamde Synology DMS.
Dit betekent dat u te allen tijde toegang heeft tot en controle heeft over uw gegevens.
Zo zijn alle documenten van een bedrijf altijd beschikbaar en niet alleen wanneer de betreffende collega zijn computer aan heeft staan en de gegevenstoegang toestaat. Uiteraard kunnen er ook hiërarchische niveaus worden ingesteld op de NAS, wat betekent dat verschillende, met een wachtwoord beveiligde toegangsniveaus kunnen worden ingesteld.
Hoe complex is de database-installatie en -instelling?
De installatie en configuratie van de database op uw Synology NAS is helemaal niet complex en vereist geen IT-deskundigheid.
Vooral omdat het gebruik van Docker-containers in de praktijk een instabiele en onbetrouwbare integratieoplossing is, heeft PaperOffice ervoor gekozen om door het directe, native gebruik van MariaDB een bewezen en betrouwbare oplossing voor gegevensopslag te bieden.
In tegenstelling tot de Docker-installatie kan de installatie met behulp van PaperOffice YouTube-video's binnen enkele minuten door een leek worden uitgevoerd.
Wat zijn de voordelen van het niet gebruiken van Docker-containers?
Het feit dat PaperOffice heeft besloten geen gebruik te maken van Docker heeft enorme voordelen, aangezien u daardoor elke gewenste Synology NAS kunt gebruiken en niet de dure Plus-serie.
Dit heeft een positief effect op uw portemonnee en is kostenbesparend.
Hoe worden de gegevens op de Synology NAS geplaatst?
Documenten scannen
De procedure is eenvoudig: als de gegevens nog niet digitaal beschikbaar zijn, moeten papieren documenten eerst worden gescand of gefotografeerd.
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten
Met uw scanner of een ander digitaliseringsapparaat wordt het document niet alleen omgezet in een afbeelding, maar kunnen ook de inhoud elektronisch worden "uitgelezen". De in PaperOffice DMS geïntegreerde scannersfunctie maakt verbinding met uw scanner en importeert het digitale medium in de documentbeheersoftware.
We hebben al een artikel geschreven over hoe u uw scanner het beste kunt integreren om uw documenten te digitaliseren. (link)
Digitale documentopslag
Digitale gegevens, zoals e-mails of digitale bestanden, kunnen eenvoudig in de PaperOffice-interface worden gesleept en neergezet met behulp van de functie voor slepen en neerzetten. Als u meerdere documenten wilt archiveren zonder handmatige inspanning, is de geïntegreerde mapbewakingsfunctie in PaperOffice hiervoor geschikt. Dit maakt een soepele achtergrondarchivering mogelijk.
Bestaande gegevens
Het Document Management System van PaperOffice maakt het ook gemakkelijk voor gebruikers om bestaande gegevens die al digitaal beschikbaar zijn op de harde schijven van laptops of desktop-pc's te verplaatsen naar een gemeenschappelijke gegevensopslag, de Synology NAS.
Op deze manier kunnen alle bestaande gegevens met slechts één muisklik worden geïmporteerd in het Document Management System.
