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プロのヒント
NASソリューションとPaperOfficeの文書管理の組み合わせが、企業の効率性、安全性、スケーラビリティをどのように向上させるかを学んでください。ドキュメントの管理と NAS デバイスへの保存は、データを安全かつ確実に保存および管理するための効果的な方法を求めている企業や組織にとって、ますます人気のあるソリューションです。
この記事では、ドキュメント管理に NAS デバイスを使用する利点と、PaperOffice を使用してそれらを最適に使用し整理する方法について説明します。
NAS デバイス (Network Attached Storage) は、ネットワーク経由で 1 台または複数のコンピュータに接続されているスタンドアロンのストレージ デバイスです。ユーザーは共有データやファイルにアクセスして保存することができます。
NAS デバイスは通常、複数のハードドライブを備えており、RAID サポートなどの機能やインターネット経由でのデータへのアクセスが可能です。
NAS デバイスにドキュメントを集中管理することで、企業はすべての関連データとドキュメントを 1 か所に保存し、効果的に管理することができます。
これにより、ドキュメントをさまざまなコンピュータや外部ドライブに保存して同期する必要がなくなります。
集中保存の利点に加えて、NAS デバイスが企業にとって魅力的なその他の利点もあります。これには、高いスケーラビリティ、安全性、コスト効率、およびデータにどこからでもアクセスできる機能が含まれます。これらの利点を組み合わせることで、企業にとってドキュメントやデータの保存および管理のための効果的なソリューションとなります。
企業の規模を問わず、ドキュメントとデータの管理は重要です。効果的なドキュメント管理は、企業がビジネス プロセスを最適化し、効率を向上させ、生産性を向上させるのに役立ちます。
NAS デバイスはドキュメントの保存とアクセスの改善に役立ちますが、NAS デバイスと連携してドキュメント管理システムを使用することで、さらに多くのメリットが得られます。
ドキュメントの効果的な整理と管理: ドキュメント管理システムは、ドキュメントを整理および分類して、迅速かつ簡単に見つけられるようにするのに役立ちます。タグ、キーワード、カスタム フィールドを使用することで、ドキュメントを簡単にソートおよび検索できます。
自動化されたワークフローとプロセス: ドキュメント管理システムを使用すると、手動プロセスを自動化して効率と生産性を向上させることができます。たとえば、ドキュメントを適切な担当者に転送したり、承認を得るためにワークフローを自動化することができます。
アクセス制御とセキュリティ: ドキュメント管理システムは、ドキュメントへのアクセスを制御および制限して、機密データが不正な手に渡らないようにするのに役立ちます。アクセス権と監視機能を使用することで、企業はデータのセキュリティを向上させることができます。
他のアプリケーションとの統合: ドキュメント管理システムは、他のアプリケーションと統合してシームレスなワークフローを保証します。たとえば、電子メール プログラム、カレンダー、および他のビジネス アプリケーションと統合できます。
より良いコラボレーション: ドキュメントのコメント機能を使用して、ドキュメントと情報をすべてのユーザーがアクセスできるようにすることで、チームおよび部門間のコラボレーションを向上させることができます。
NASデバイスを使用した文書管理とデータ保存を非常に有利にするすべての機能は、PaperOfficeに標準で統合されています。最適な文書管理を求める企業にとって、PaperOfficeは理想的なソリューションです。このソフトウェアは文書の中央保存と組織化から、自動インデックス化とカテゴリ化まで、文書管理を簡素化するための多数の機能を提供します。
PaperOfficeは特に主要なNASブランドQNAPとSynologyとのシームレスな統合を備えています。
Synology NASでの文書管理に関する7つの重要な対策を含む情報豊富な記事を既に発表しました。この記事はこちらで読むことができます。
QNAPの独占パートナーとして、PaperOfficeはQNAPデバイスに理想的な接続オプションを提供し、企業の文書管理とデータ保存をさらに効率的にします。
PaperOfficeとQNAPの独占パートナーシップ、及び企業に対する利点について詳しく知るためには、こちらをクリックしてください。
PaperOfficeは文書を整理、保存、共有するのに役立つ包括的な文書管理システムです。文書をスキャンしてデジタル形式に変換する機能、文書をアーカイブして検索する機能、ユーザー間の協力を向上させるタスクやワークフローを作成する機能など、様々な機能を備えています。
ドキュメント管理および保存にNASデバイスを使用することは、データを整理、保護、共有するための効果的かつ安全な方法を提供します。
要約すると、 NASデバイスにドキュメントを保存することは、企業や組織に多くの利点をもたらします。 中央ストレージ、スケーラビリティ、セキュリティ、費用対効果、操作の簡単さにより、NASデバイスはドキュメント管理およびデータ保存のための効果的なソリューションとなります。
NASデバイスを使用することで、企業は効率的に業務を遂行でき、生産性を向上させ、安全かつ信頼性のあるデータ保存が可能になります。
終了時には、よくある質問についても回答します。 "NASとPaperOfficeを使用した効果的なドキュメント管理とデータ保存":
その質問に対する簡単な答えは: すべての企業です。ペーパーレスオフィスからは、スタートアップ、中小企業、大企業まで、すべての業種、規模の企業が利益を享受できます。しかし、特に小規模および中規模の企業にとって、この変革は非常に価値があります。処理労力とコストの削減により、必要な予算がさらなる成長促進に活用できます。
いいえ。2018年のGDPRの最終施行以来、もう一つの重要な要素はデータ保護です。DMSソリューションやDMSソフトウェアは、しばしば機密性の高い個人データを含む文書の処理、管理、保存に使用されます。GDPR違反では高額な罰金が法律で規定されています。
全体として、PaperOfficeのような効果的なドキュメント管理ソフトウェアと組み合わせたNASソリューションは、企業や団体にとって安全で効率的かつスケーラブルなソリューションを提供します。
NASデバイスとPaperOfficeを使用することで、企業は効率を高め、データの安全性を向上させ、ドキュメント管理を最適化することができます。
