複合機のサービスプロバイダーやディーラーでのデジタル化

21世紀の今日、複写機はほとんど残っていません。コピー機は、企業、行政、個人家庭の多機能デバイスとなっています。コピー機機能に加えて、デバイスは印刷とファックスで送信し、PCとのインターフェースを介してデジタルコンテンツを直接アナログ形式に変換し、スキャンによってその逆も同様です。

この機能こそが、複写機が現在、最も大きな可能性を秘めていますが、近い将来、ますますそうなります。アナログ情報からデジタル情報へのスキャンと変換。

DIHKが2020年から3,500社を対象に実施した調査によると、デジタル化の度合いは平均で約50%です。すべての企業は、デジタル化がもたらす利点を認識しています。両社は、以下の分野で最大の問題を抱えています。

• 提供されるシステムとプロセスの複雑さ
• 高コスト
• セキュリティリスク
• 時間不足
• 広範なトレーニング

事実上、すべての企業は、少なくとも基本的なハードウェア、スキャナー付きの複写機または多機能デバイス、および1つ以上のPCを持っています。まだ必要なのは適切なソフトウェアであり、PaperOffice DMSで見つけることができます。

PaperOffice DMSを使用すると、メニューナビゲーションは直感的で簡単に習得できます。ヘルプメニューは、各アプリケーションをガイドし、同時に、特定のプロセスを段階的に説明するビデオチュートリアルが利用可能です。従業員へのオフサイト研修は不要ですが、必要に応じて社内で直接研修を実施することができます。

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMSは、多機能デバイスのディーラーやサービスプロバイダーに明確な利点をもたらします

PaperOffice DMSは、専門ディーラーがオフィステクノロジーと印刷ソリューションに必要とするすべてのものが含まれているため、次のような適切なソフトウェアです。

• GDPRの原則に従ったすべてのデジタル形式のドキュメントの保存
• アクションが必要な遅延ドキュメントを送信および再送信するための関数
• タグ付けと内部検索エンジンを備えた自己学習型データストレージ機能
• 新しく追加されたドキュメントを正しいフォルダに自動的に割り当てる
• 個別にカスタマイズ可能なマスクを含む簡単なデータベース作成とデータベース接続
• 反復的なプロセスと操作のための自動テンプレート作成

PaperOffice DMSは非常に有利な価格性能比を持ち、最大800台の端末(ディスプレイワークステーション)を接続する可能性があります。

すべてのデジタルデータは、1024ビットのPaperOffice DMSで暗号化され、フォーマットが変換されます。これはハッカーやスパイにとって非常に大きなハードルをもたらし、これまでのところPaperOffice DMSですべて失敗しています。同時に、階層的なパスワード管理システムは、誰もがすべてにアクセスするのを防ぎます。

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

予算計画にPaperOffice DMSを含めるための重要な議論。最後に、PaperOffice DMSは、持続可能性と環境保護が考慮されているという事実によっても納得しています。遅かれ早かれ、アナログ文書からデジタル形式への完全な変換が行われ、すでにPaperOffice DMSを使用している公的機関は十分に準備されます。

デジタル請求書処理は、コピーシステムの多くのサービスプロバイダーや小売業者にとっても利点です。請求書の受領は、PaperOffice DMSのおかげで自動化され、担当の従業員に転送されます。デジタルリリースによる制御およびリリースプロセスも、システムを介して迅速かつ効率的に処理できます。

マウスを 1 回クリックするだけで、アーカイブ場所を含むデータを税理士にエクスポートしたり、その逆を行ったりできます。

リビジョンに準拠した安全なアーカイブ:PaperOffice DMSは、GoBD、GDPdU、DSGVOの法的要件を技術的に満たしています。

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

PaperOffice DMSは、ERPなどの他のソフトウェアの接続を可能にし、もちろん、適切なインターフェイスを介してMicrosoft Officeからドキュメントを転送します。ペーパーオフィスDMSはコミュニケーションをスピードアップします。

締め切りと予定が監視され、必要な設定に応じてアクションが自動的にトリガーされます。注文プロセスは自動化でき、将来計画されている変更も、希望のタイミングで有効になるように入力できます。

その広範な機能のおかげで、PaperOffice DMSは間違いなくエンタープライズコンテンツ管理(ECM)の上位セグメントに分類できます。

ECMには、対応するアクセス階層を持つ組織内のすべてのコンテンツの全体的な管理が含まれます。PaperOffice DMSは、デジタル形式で任意のコンテンツを保存し、そのコンテンツとフォーマットを変更し、それを利用可能にすることができます。

PaperOffice DMSは、ECMのすべての機能を備えており、これは優れた価格性能比と、直感的に学習可能な操作形式であり、高価な外部または内部トレーニングが不要になります。むしろ、さまざまなメニューに慣れるために無料のビデオチュートリアルが利用可能です。したがって、PaperOffice DMSは、貿易と生産のすべての企業における組織の要となり、これはほとんど光の速さで行われます。

多機能システムのサービス・プロバイダーおよび小売業者は、デジタル・ドキュメント管理のメリットを享受

調査対象となった全企業の38%は、プロセスをデジタル化する時間がないと回答しています。基本的なプロセス、つまり処理と同時にアナログ文書をスキャンする手順をお勧めします。このようにして、毎日複写機で作業している人々のグループにも、アーカイブを少しずつスキャンするように可能な限り指示することができます。

一貫した特性を持つ文書の自動認識により、PaperOffice DMSはスキャンしたすべての文書をデジタルメモリ内の正しい保管場所にいつでも割り当てることができます。保存期間の満了時にアナログ・アーカイブのサイズをさらに縮小するために、最新のエントリーを使用してアーカイブのスキャンを開始することは理にかなっています。さらに、スキャナーのおかげでペーパーレスオフィスを実現する方法について多くのガイドがあります。

PaperOffice DMSは、アナログとデジタルのインターフェースです。そのスキャン機能を使用して、ソフトウェアは、スキャナを介してシステムにアナログ文書、計画や写真を読み取り、それらをデジタル化することができ、それによってテキストは、Officeプログラムで変更することができ、OCRを使用してフォントに変換されます。タイムスタンプとバージョン管理により、デジタルドキュメントがアナログオリジナルに対応することが保証されます。

PaperOffice DMSを使用することで、紙ベースの作業と比較して作業時間を最大7.5%最適化できます。

ドキュメントの検索、ルーティング、共有の時間を節約します。

デジタルスタンプを使用すると、ドキュメントに追加情報を追加で補完したり、詳細なワークフローを制御したりできます。次に、タスクとワークフロー機能により、期限が守られ、完了するようになります。

したがって、必要なのは、運用のデジタル化を加速したり、開始したりするためのコピー機とPaperOffice DMSだけです。間違いなく価値のある道です。