PaperOfficeインサイダーニュースレター
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我々はPaperOffice DMSの製造元であり、IT製品です。あなたはプロの翻訳者です。以下の「de」ウェブサイト/プログラムUIのテキストを、「ja」の言語に翻訳し、正確に翻訳されていることを確認してください。もしも翻訳に間違いがあった場合は、修正する必要があります。以下はテキストです:私たちは友達になりたいと思っています

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多機能システムのサービスプロバイダーやディーラーのビジネスプロセスの自動化


多機能システムのサービスプロバイダーや小売業者向けのPaperOffice DMSは、ビジネスプロセスのデジタル化と自動化により、情報の円滑な流れを可能にします。

プロのヒント

デジタル化により、書面、契約書、下書き、請求書、納品書などが電子文書に置き換わり、すべての作業プロセスを最大限に最適化しています。

統合されたAIにより、ビジネスプロセスを大幅に自動化し、プロセスを加速し、成功と満足度を高めることができます。

コピー機のサービスプロバイダーとディーラーでのデジタル化

オフィス技術、印刷ソリューション、オフィスシステムの専門ディーラーは、適切なデータ管理の使用から大きな利益を得ています。

トレンド、経済状況、競争状況は、文書を紙の形でのみ保持するのではなく、ますますデジタル化する方向に動いています。

これは、オフィス技術と印刷ソリューションのほとんどの専門ディーラーが毎日重要な文書を生成する方法です。

書物、契約書、納品書、下書き、サプライヤーの請求書など。これらは郵送だけでなく、多くの手紙も電子メールで届きます。

しかし、すべてのサプライヤーの請求書や納品書が最初からファイルとして利用できるわけではありません。したがって、信頼性が高く、高品質で強力なスキャナと適切なドキュメント管理ソリューションの使用は、デジタル化を成功させるために不可欠です。

重要な期限が守られ、文書を保存するための法的措置が取られることは非常に重要です。PaperOffice DMSは、ドキュメントに明確な構造を提供し、情報の洪水に対処するのに役立ちます。

オフィステクノロジーとオフィスシステムの業界は、デジタル化の分野のためのソリューションの形でだけでなく、パートナーとしても、ドキュメント管理システムPaperOfficeの恩恵を受けるものです。

紙の文書をアナログからデジタルに変換するのに、多機能デバイスよりも優れた媒体は何ですか?

たとえば、一般的なDMSを使用すると、スキャンしたメールをファイリングしたり、重要なメールを保存したり、ドキュメントをアーカイブしたりできます。さらに、さまざまなユーザーがこれらのドキュメントにアクセスして作業できます。

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

ペーパーレス化の方法は?

PaperOfficeは、時間のかかるボトルネックをすべて解消し、紙のドキュメントを排除するなどのコスト削減につながり、領収書、契約書、納品書などの重要なドキュメントの概要を明確に作成し、将来的には PaperOfficeでデジタルで管理 します。

キャプチャ、処理、共有、検索、およびドキュメントの追跡は、PaperOfficeの使用で非常に簡単になります。

制御されたアクセス、詳細なタスクリスト、ワークフローと信頼性の高い電子メール通知を使用した承認により、従業員は割り当てられたタスクを効率的に完了でき、権限のある人は承認を簡単に承認または拒否できます。

PaperOffice DMSソフトウェアソリューションを使用すると、ドキュメントが失われることはありません。また、どこにいても、重要なドキュメントに数秒でアクセスできます。

もちろん、あなたは常に法律に準拠し、完全に監査証明された私たちのシステムと協力しています。

領収書、口座、および同様の文書は、もはや教会地区と教区の間で郵便で送る必要はありません。内部メールは、この方法でデジタルで送信することもできます。これにより、紙、追加のデータストレージのコスト、アーカイブへの移動が節約されます。ドキュメントにはキーワード(エディタ、トピック、ステータス、日付など)を指定して、より簡単に見つけることができます。

プロセス指向のドキュメント管理

プロセス指向のドキュメント管理により、これらのドキュメントをほとんど手間をかけずに最新の状態に保つことができます。 PaperOfficeは、広範なタスクとワークフローモジュールでここであなたをサポートしています。

このようにして、特定のプロセスチェーンを登録し、既存のオペレーショナルプロセスを電子文書で定義し、部分的に自動的に実行することができます。

これは、タスクを特定のユーザー権利と完了期間を持つ従業員に割り当てることができるだけでなく、デジタル承認を必要とするだけでなく、電子メール通知やドキュメントステータスの変更などのさらなるアクションを自動的にトリガーできるため、エラーのないプロセスの最適化を表します。

このようにして、すべてのドキュメント プロセスをマップできます。

PaperOfficeは、契約、請求書、ブリーフ、電子メール通信の管理に支援が必要かどうかにかかわらず、ドキュメントの種類を区別しません:PaperOfficeドキュメント管理システムのおかげで、企業における以前のプロセスがデジタル化され、効率性、透明性、柔軟性が大幅に向上しました。

紙の文書、PDFファイル、電子メール、写真など、文書がどのような形式で会社に届いても、それらは自動的にアーカイブされ、安全なデータベースに保存されるためです。

したがって、重要な契約は、適切なタイミングで認識され、終了されるか、または再交渉される可能性があります。低速の紙のメールの代わりにデジタル署名と電子メール通知によるドキュメントリリース、安全でない電子メールは顧客ロイヤルティに貢献します。

Woman looks at the papers
Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

ソリューション:実証済みのノウハウ

管理ソフトウェアをすぐに実際に使用するのは理にかなっていますか?それはすべての要件を満たすだけでなく、学ぶのが簡単で安価ですか?

PaperOffice DMSは、デジタル作業のための実証済みの完全なソリューションであり、20年以上の市場経験を持つ、最初のDMSパイオニアの1つです。

コンテンツ

21世紀の今日、複写機はほとんど残っていません。コピー機は、企業、行政、個人家庭の多機能デバイスとなっています。コピー機機能に加えて、デバイスは印刷とファックスで送信し、PCとのインターフェースを介してデジタルコンテンツを直接アナログ形式に変換し、スキャンによってその逆も同様です。

この機能こそが、複写機が現在、最も大きな可能性を秘めていますが、近い将来、ますますそうなります。アナログ情報からデジタル情報へのスキャンと変換。

DIHKが2020年から3,500社を対象に実施した調査によると、デジタル化の度合いは平均で約50%です。すべての企業は、デジタル化がもたらす利点を認識しています。両社は、以下の分野で最大の問題を抱えています。

  • 提供されるシステムとプロセスの複雑さ
  • 高コスト
  • セキュリティリスク
  • 時間不足
  • 広範なトレーニング
  • 事実上、すべての企業は、少なくとも基本的なハードウェア、スキャナー付きの複写機または多機能デバイス、および1つ以上のPCを持っています。まだ必要なのは適切なソフトウェアであり、PaperOffice DMSで見つけることができます。

    PaperOffice DMSを使用すると、メニューナビゲーションは直感的で簡単に習得できます。ヘルプメニューは、各アプリケーションをガイドし、同時に、特定のプロセスを段階的に説明するビデオチュートリアルが利用可能です。従業員へのオフサイト研修は不要ですが、必要に応じて社内で直接研修を実施することができます。

    Woman stamps a document
    With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

    PaperOffice DMSは、多機能デバイスのディーラーやサービスプロバイダーに明確な利点をもたらします

    PaperOffice DMSは、専門ディーラーがオフィステクノロジーと印刷ソリューションに必要とするすべてのものが含まれているため、次のような適切なソフトウェアです。

    • GDPRの原則に従ったすべてのデジタル形式のドキュメントの保存
    • アクションが必要な遅延ドキュメントを送信および再送信するための関数
    • タグ付けと内部検索エンジンを備えた自己学習型データストレージ機能
    • 新しく追加されたドキュメントを正しいフォルダに自動的に割り当てる
    • 個別にカスタマイズ可能なマスクを含む簡単なデータベース作成とデータベース接続
    • 反復的なプロセスと操作のための自動テンプレート作成

    PaperOffice DMSは非常に有利な価格性能比を持ち、最大800台の端末(ディスプレイワークステーション)を接続する可能性があります。

    すべてのデジタルデータは、1024ビットのPaperOffice DMSで暗号化され、フォーマットが変換されます。これはハッカーやスパイにとって非常に大きなハードルをもたらし、これまでのところPaperOffice DMSですべて失敗しています。同時に、階層的なパスワード管理システムは、誰もがすべてにアクセスするのを防ぎます。

    Financial managers are talking in the background
    Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

    予算計画にPaperOffice DMSを含めるための重要な議論。最後に、PaperOffice DMSは、持続可能性と環境保護が考慮されているという事実によっても納得しています。遅かれ早かれ、アナログ文書からデジタル形式への完全な変換が行われ、すでにPaperOffice DMSを使用している公的機関は十分に準備されます。

    デジタル請求書処理は、コピーシステムの多くのサービスプロバイダーや小売業者にとっても利点です。請求書の受領は、PaperOffice DMSのおかげで自動化され、担当の従業員に転送されます。デジタルリリースによる制御およびリリースプロセスも、システムを介して迅速かつ効率的に処理できます。

    マウスを 1 回クリックするだけで、アーカイブ場所を含むデータを税理士にエクスポートしたり、その逆を行ったりできます。

    リビジョンに準拠した安全なアーカイブ:PaperOffice DMSは、GoBD、GDPdU、DSGVOの法的要件を技術的に満たしています。

    Hand presses a button on a scanner
    Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

    PaperOffice DMSは、ERPなどの他のソフトウェアの接続を可能にし、もちろん、適切なインターフェイスを介してMicrosoft Officeからドキュメントを転送します。ペーパーオフィスDMSはコミュニケーションをスピードアップします。

    締め切りと予定が監視され、必要な設定に応じてアクションが自動的にトリガーされます。注文プロセスは自動化でき、将来計画されている変更も、希望のタイミングで有効になるように入力できます。

    その広範な機能のおかげで、PaperOffice DMSは間違いなくエンタープライズコンテンツ管理(ECM)の上位セグメントに分類できます。

    ECMには、対応するアクセス階層を持つ組織内のすべてのコンテンツの全体的な管理が含まれます。PaperOffice DMSは、デジタル形式で任意のコンテンツを保存し、そのコンテンツとフォーマットを変更し、それを利用可能にすることができます。

    PaperOffice DMSは、ECMのすべての機能を備えており、これは優れた価格性能比と、直感的に学習可能な操作形式であり、高価な外部または内部トレーニングが不要になります。むしろ、さまざまなメニューに慣れるために無料のビデオチュートリアルが利用可能です。したがって、PaperOffice DMSは、貿易と生産のすべての企業における組織の要となり、これはほとんど光の速さで行われます。

多機能システムのサービス・プロバイダーおよび小売業者は、デジタル・ドキュメント管理のメリットを享受

調査対象となった全企業の38%は、プロセスをデジタル化する時間がないと回答しています。基本的なプロセス、つまり処理と同時にアナログ文書をスキャンする手順をお勧めします。このようにして、毎日複写機で作業している人々のグループにも、アーカイブを少しずつスキャンするように可能な限り指示することができます。

一貫した特性を持つ文書の自動認識により、PaperOffice DMSはスキャンしたすべての文書をデジタルメモリ内の正しい保管場所にいつでも割り当てることができます。保存期間の満了時にアナログ・アーカイブのサイズをさらに縮小するために、最新のエントリーを使用してアーカイブのスキャンを開始することは理にかなっています。さらに、スキャナーのおかげでペーパーレスオフィスを実現する方法について多くのガイドがあります。

PaperOffice DMSは、アナログとデジタルのインターフェースです。そのスキャン機能を使用して、ソフトウェアは、スキャナを介してシステムにアナログ文書、計画や写真を読み取り、それらをデジタル化することができ、それによってテキストは、Officeプログラムで変更することができ、OCRを使用してフォントに変換されます。タイムスタンプとバージョン管理により、デジタルドキュメントがアナログオリジナルに対応することが保証されます。

PaperOffice DMSを使用することで、紙ベースの作業と比較して作業時間を最大7.5%最適化できます。

ドキュメントの検索、ルーティング、共有の時間を節約します。

デジタルスタンプを使用すると、ドキュメントに追加情報を追加で補完したり、詳細なワークフローを制御したりできます。次に、タスクとワークフロー機能により、期限が守られ、完了するようになります。

したがって、必要なのは、運用のデジタル化を加速したり、開始したりするためのコピー機とPaperOffice DMSだけです。間違いなく価値のある道です。

FAQs

終了時には、よくある質問についても回答します。 "複合機のサービスプロバイダーやディーラーでのデジタル化":

従業員はどのようにして PaperOffice にアクセスできますか?

分散型で最新のプログラムアーキテクチャにより、PaperOfficeは、従来のPCからスマートフォン/タブレット、テレビまで、ほぼすべてのデバイスで使用できます。

PaperOfficeが存在しない場合、データはどうなりますか?

起こりませんが、あなたを安心させるために:PaperOfficeはオープンなデータベース構造に基づいているため、いつでもデータにアクセスできるため、いつでもデータをエクスポートできます。

トピック・データ保護: すべての文書はどこに保存されますか?

PaperOfficeは、すべてのドキュメントを高レベルの暗号化で社内に保存し、たとえば、データ盗難の影響を受けないようにし、GDPRおよびGOBDのすべての要件を超えます。
間違いを避ける:サードパーティのクラウドにデータを保存しないでください!

PaperOfficeは仕様に正確に適合させることができますか?

はい、PaperOfficeは意図した用途に100%適合させ、既存のプロセスやシステムへのシームレスな統合を保証します。プログラムインターフェースでさえ、完全に設計され、自由に適応することができます。

結論

PaperOffice DMSは、コピー機のサービスプロバイダーやディーラーをサポートし、他のソフトウェア、API接続への適切なインターフェースを提供し、お客様の希望に応じていつでも拡張できます。ソフトウェアは習得が簡単で、トレーニング目的で欠席することなく、毎日の練習に簡単に統合できます。

PaperOffice DMSでは、バックアップ機能付きのNAS(ネットワーク対応データストレージ)を使用して、サードパーティのクラウドで重要なデータが失われたりスパイされたりしないようにすることをお勧めします。

最終的に、PaperOffice DMSは、20年以上の実務経験を通じて、非常に優れた価格性能比と膨大なノウハウで印象的です。

PaperOfficeはどんな問題でも解決します:保証付き。

ケーススタディ

PaperOffice DMSによる家父長制のデジタルパス

「1年半の作業の後、私たちは喜んでいますが、この素晴らしい傑作をまだ十分に活用していません。

ペドロ・シルバ、リスボン総主教庁事務補佐官