家具業界と生産におけるデジタル企業のプロセス
家具業界と製造におけるビジネスプロセスと専門ソリューションの自動化は、効率性と成功の前提条件です。それの必要性はもはやオプションの贅沢ではなく、長期的に競争力を維持するために必要です。
プロのヒント
嘆願書、口座明細書、契約書、外部書簡、請求書、報告書などの既存の紙の形式の重要な文書は、デジタル化により電子文書に置き換えられ、すべての作業プロセスを最大限に最適化します。PaperOfficeは、ドキュメント管理を可能にするだけでなく、デジタル顧客およびクレジットファイルへの即時アクセスを可能にします。
家具・製造業におけるデジタル化
今日のデジタルデータや紙のデータが氾濫しているため、重要な文書が失われず、適切なタイミングで利用可能であることを確認することが重要です。
家具業界や製造業の企業は、紙の文書を毎日受け取るため、適切なデータ管理を使用することで大きなメリットが得られます。
製造業では、嘆願書、スケッチ、草案、外部書簡、研究、専門家の意見など、重要な文書が毎日生成されています。これらは郵送だけでなく、多くの手紙も電子メールで届きます。
これらの文書はすべて、紙の形式で届いた場合、デジタル化する必要があり、構造化されたファイリング、タスクとワークフローの割り当てが必要であり、オンデマンドですぐに利用できる必要があります。
家具業界と生産貿易のすべてのプロセスには、完璧な情報フローと構造化された実行が必要なためです。必要な利点は、デジタル化によってのみ達成することができます。
デジタルドキュメントアーカイブにより、必要なすべてのドキュメントに即座にアクセスし、承認プロセスに参加できるためです。オフィスにいても、自宅で仕事をしていても、出張中であっても関係ありません。
デジタルドキュメント管理は、機械ファイル、取扱説明書、スペアパーツカタログ、メンテナンスログなど、すべてをDMSにアーカイブし、数秒で再び見つけることができます。
重要な期限が守られ、文書を保存するための法的措置が取られることは非常に重要です。
PaperOffice DMSは、ドキュメントに明確な構造を提供し、情報の洪水に対処するのに役立ちます。
PaperOfficeは、時間のかかるボトルネックをすべて排除し、将来的にはPaperOfficeでデジタルで管理することで、契約書や手紙などの重要な文書の概要を明確に作成します。
デジタル化されたプロセスは明確な利点を生み出します
家具業界や製造業では、毎日たくさんの紙が使われています。一方では、プロセスは非常に複雑であるため、これは大量の紙、膨大な量のデータだけでなく、長い検索プロセスにもつながります。
ドキュメント管理システムPaperOfficeは、組織とデータ保護を1つのフードの下にもたらします。この革新的なシステムは、応答時間を短縮し、ドキュメントが失われないようにするための合理化された検索および取得ツールを提供します。
それがPaperOffice DMSであり、ドキュメントを管理するだけではありません。
PaperOfficeは、契約、嘆願書、電子メール対応の管理に支援が必要かどうかにかかわらず、ドキュメントの種類を区別しません:PaperOfficeドキュメント管理システムのおかげで、社内の以前のプロセスがデジタル化され、効率性、透明性、柔軟性が大幅に向上しました。
紙の文書、PDFファイル、電子メール、写真など、文書がどのような形式で会社に届いても、それらは自動的にアーカイブされ、安全なデータベースに保存されるためです。
したがって、重要な契約は、適切なタイミングで認識され、終了されるか、または再交渉される可能性があります。低速の紙のメールの代わりにデジタル署名と電子メール通知によるドキュメントリリース、安全でない電子メールは顧客ロイヤルティに貢献します。
AIとワークフローソリューションによる自動化
統合されたAIのおかげで、自動ルールがトリガーされます。このAIは、ドキュメントを「請求書」や「納品書」などのフォルダに自動的にソートし、適切なキーワードを保存し、それぞれのドキュメントタイプに保存されたデジタルワークフローをトリガーします。
PaperOfficeは、承認管理やアクセス承認の付与など、 最高のセキュリティ 基準を満たしています。 ユーザは、個々の作業ステップを、請求書の "記録"、"チェック"、"リリース"、および "予約" など、実行するのとまったく同じように定義します。
責任は個々の人だけでなく、「経理」や「生産」などのユーザーグループにも割り当てられるため、従業員が不在の場合に同僚がすぐに介入できます。
OCR技術は、文書の内容だけでなく、文書番号、日付、正味、税金、総額などのすべての税関連データフィールドも認識します。インポートされたデータは、評価、支払処理、および財務会計の管理に使用することができます。これにより、面倒な入力作業が節約され、転記エラーが減少します。
マウスを 1 回クリックするだけで、アーカイブ場所を含むデータを顧客、税理士にエクスポートしたり、その逆を行ったりできます。
ソリューション:実証済みのノウハウ
管理ソフトウェアをすぐに実際に使用するのは理にかなっていますか?それはすべての要件を満たすだけでなく、学ぶのが簡単で安価ですか?
PaperOffice DMSは、デジタル作業のための実証済みの完全なソリューションであり、20年以上の市場経験を持つ、最初のDMSパイオニアの1つです。
ペーパーオフィスDMSの使用によるオールインワン
家具業界や生産取引の企業は、すべてのビジネストランザクションのドキュメントを処理する必要があります。ビジネスモデルの絶え間ないさらなる発展は、常に新しい課題を生み出します。彼らが必要とするのは、優れた文書管理システムです。
PaperOffice DMSは、家具や製造業が必要とするすべてのものを備えているため、次のような適切なソフトウェアです。
- GDPR/liの原則に従って、すべてのデジタル形式のドキュメントを保存>
- アクションが必要な遅延ドキュメントを送信および再送信するための関数
- タグ付けと内部検索エンジンを備えた自己学習型データストレージ機能
- 新しく追加されたドキュメントを正しいフォルダに自動的に割り当てる
- 個別にカスタマイズ可能なマスクを含む簡単なデータベース作成とデータベース接続
- 反復的なプロセスと操作のための自動テンプレート作成
デジタルワークフローをビジネスプロセスに統合
PaperOfficeワークフロー機能により、コミュニケーションが簡素化されます。プロセス指向のドキュメント管理により、これらのドキュメントをほとんど手間をかけずに最新の状態に保つことができます。PaperOffice DMSを使用すると、適用可能な保存期間と削除期間を簡単に考慮できます。デジタルワークフローはビジネスプロセスに統合されているため、重要なプロセスステップへのコンプライアンス、ひいてはコンプライアンスが保証されます。
PaperOfficeは、広範なタスクとワークフローモジュールでこれをサポートしています。
このようにして、特定のプロセスチェーンを登録し、既存のオペレーショナルプロセスを電子文書で定義し、部分的に自動的に実行することができます。
これは、タスクを特定のユーザー権利と完了期間を持つ従業員に割り当てることができるだけでなく、デジタルリリースを必要とするだけでなく、電子メール通知やドキュメントステータスの変更などのさらなるアクションを自動的にトリガーできるため、エラーのないプロセスの最適化を表します。
このようにして、文書のアーカイブ・プロセスの後に、関連するメタデータを保管することもできます。伝票タイプに加えて、アーカイブ期間および関連する顧客情報を指定することができます。
家具業界と生産業界は、デジタルドキュメント管理の恩恵を受ける
PaperOffice DMSを使用することで、紙ベースの作業と比較して作業時間を最大7.5%最適化できます。
ドキュメントの検索、ルーティング、共有の時間を節約します。
もちろん、PaperOffice DMSは、既存のソフトウェアソリューションからの既存のデジタルデータの移行と統合を可能にします。
同時に、PaperOffice DMSはアナログとデジタルのインターフェースです。スキャン機能を使用して、ソフトウェアは、システムにアナログ文書、計画や写真を読み取り、スキャナを使用してそれらをデジタル化することができますが、携帯電話からの録音も、それによってテキストは、OCRを使用して書き込みに変換され、Officeプログラムで変更することができます。
タイムスタンプとバージョン管理により、デジタルドキュメントがアナログオリジナルに対応することが保証されます。
PaperOffice DMSは、その機能が豊富であるだけでなく、ビデオチュートリアルだけでなく、必要に応じて個々のアドバイスやトレーニングによって導かれ、習得も簡単です。これらすべてを本当に良い価格性能比で。
FAQs
終了時には、よくある質問についても回答します。 "家具業界と生産会社におけるデジタル化":
従業員はどのようにして PaperOffice にアクセスできますか?
分散型で最新のプログラムアーキテクチャにより、PaperOfficeは、従来のPCからスマートフォン/タブレット、テレビまで、ほぼすべてのデバイスで使用できます。
PaperOfficeが存在しない場合、データはどうなりますか?
起こりませんが、あなたを安心させるために:PaperOfficeはオープンなデータベース構造に基づいているため、いつでもデータにアクセスできるため、いつでもデータをエクスポートできます。
トピック・データ保護: すべての文書はどこに保存されますか?
PaperOfficeは、すべてのドキュメントを高レベルの暗号化で社内に保存し、たとえば、データ盗難の影響を受けないようにし、GDPRおよびGOBDのすべての要件を超えます。
間違いを避ける:サードパーティのクラウドにデータを保存しないでください!
PaperOfficeは仕様に正確に適合させることができますか?
はい、PaperOfficeは意図した用途に100%適合させ、既存のプロセスやシステムへのシームレスな統合を保証します。プログラムインターフェースでさえ、完全に設計され、自由に適応することができます。
結論
PaperOffice DMSは、家具業界の企業や制作会社をサポートし、他のソフトウェア、API接続への適切なインターフェースを提供し、お客様の希望に応じていつでも拡張できます。ソフトウェアは習得が簡単で、トレーニング目的で欠席することなく、毎日の練習に簡単に統合できます。
PaperOffice DMSでは、バックアップ機能付きのNAS(ネットワーク対応データストレージ)を使用して、サードパーティのクラウドで重要なデータが失われたりスパイされたりしないようにすることをお勧めします。
最終的に、PaperOffice DMSは、20年以上の実務経験を通じて、非常に優れた価格性能比と膨大なノウハウで印象的です。