PaperOfficeインサイダーニュースレター
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ヒアリーケア企業におけるビジネスプロセスの自動化


補聴器会社向けのPaperOffice DMSは、あらゆる種類の文書の効率的な処理と問い合わせの迅速な処理を可能にし、管理内の効率性と成功の前提条件です。

プロのヒント

書面、契約書、草案、研究、専門家の意見などは、デジタル化により電子文書に置き換えられ、すべての作業プロセスを最大限に最適化します。

ドキュメント管理ソリューションの助けを借りて、監査証明された方法で中央プラットフォーム上のすべての情報を保存およびアーカイブできます。

補聴器企業のデジタル化

補聴器専門職業界の企業として、管理すべき重要な文書がたくさんあります。

請求書、文書、通信、オファー、修理シート、健康カードなど。したがって、聴覚ケアの専門家は、適切な文書管理ソフトウェアの使用から大きな利益を得るものです。

このように、聴覚ケアの専門家は日々、重要な書類を蓄積しています。これらはすべて、適切な顧客、代理店、またはデバイスメーカーに合わせる必要があります。

これらの文書はすべて、紙の形式で届いた場合、デジタル化する必要があり、構造化されたファイリング、タスクとワークフローの割り当てが必要であり、オンデマンドですぐに利用できる必要があります。

さらに、各ドキュメントはそのタイプに従って分類され、人やデバイスの製造元に割り当てることができ、デバイスに関係なく外出先でもアクセスできます。したがって、すべての補聴器に関するすべての情報と文書を1か所、つまりデータベースに明確にまとめることができます。

Elderly woman holding man with hearing aid hand to ear
Hearing aid companies benefit from digital document management

重要な期限が守られ、文書を保存するための法的措置が取られることは非常に重要です。PaperOffice DMSは、ドキュメントに明確な構造を提供し、情報の洪水に対処するのに役立ちます。

ドキュメント管理ソリューションの助けを借りて、監査証明された方法で中央プラットフォーム上のすべての情報を保存およびアーカイブできます。

PaperOfficeは、将来のPaperOfficeでデジタルで管理することで、時間のかかるボトルネックをすべて排除し、請求書、契約、販売レポート、調査、評価、リース、その他の手紙などの重要な文書の明確な概要を作成します。

また、デジタル管理タスク、デジタルスタンプ、付箋の恩恵を受け、すべてのサービス契約、再提出時に行われる公式の通信、またはタスク割り当てによって従業員に割り当てられる公式の通信を監視することもできます。

リビジョンのセキュリティは常に保証されています。

すべての情報をすぐに利用可能

PaperOffice DMSを使用すると、多くの補聴器音響会社で文書をデジタル化し、アーカイブにアクセスしたり、現在文書やフォルダを処理している同僚を最初に調査したりすることなく、任意のコンピュータからアクセスできるように一元的にアーカイブできます。

PaperOffice DMSはアナログ文書をデジタル化するだけでなく、文書管理ソフトウェアは文書へのすべての変更を時系列で保存します。 オリジナルは影響を受けません。 ワークフロー機能を使用すると、たとえば、プロジェクト作業中に特定の活動を割り当て、各従業員は現在のステータスの概要を保持することができます。

同時に、毎回会議を招集することなく、アイデアや提案を提出することができます。アーカイブされた文書は、キーワードまたは日付または参照番号で検索でき、自動テンプレートはPaperOffice DMSのAIによって作成できます。

それは印象的な数字です。ドイツだけでも約1,600万人が難聴に苦しんでいます。興味深いことに、難聴は30歳から70歳以上のほぼすべての年齢層にかなり均等に分布しており、難聴はますます大きな問題となっています。過去20年間で、難聴者の数は約4%増加しました。しかし、被災者の約半数だけが補聴器を使用しています。

1つを使用する人は誰でも、通常、あまり知られていない取引、2017年以前にはまだ聴覚ケアの専門家であった聴覚ケアの専門家と接触しています。3年間の訓練を受け、熟練した職人になるためのさらなる訓練の可能性と、聴覚技術と聴覚学の学位の修了を持つ工芸品。補聴器は、補聴器の製造と補聴器を、いわゆる耳塑性、個別に作られた測定装置の形で扱います。補聴器音響技師の仕事のプロフィールは、歯科技工士のそれと匹敵します。

聴覚ケアの専門家にとって、これは患者またはクライアントのデータを最新の状態に保つことを意味します。同時に、聴覚障害を持つ多くの人々がこれを自分の個人的な環境が経験してはならない欠陥と見なすため、非常に機密性の高いデータです。そのため、データを格納するときにデータ保護が重要です。ほとんどの場合、初めての顧客は難聴と診断された耳鼻咽喉科の医師の補聴器専門家によって仲介されるため、データのメンテナンスもここで非常に重要であり、よく考え抜かれたアーカイブは最終的に作業プロセスをスピードアップします。

PaperOffice DMSなどのドキュメント管理ソフトウェアは、これらのタスクに最適です。それは単に文書を管理する以上のことができる文書管理ソフトウェアだからです。

PaperOfficeは、契約、嘆願書、電子メールの対応を管理するのに助けが必要かどうかにかかわらず、ドキュメントの種類を区別しません:PaperOfficeドキュメント管理システムのおかげで、社内の以前のプロセスはデジタル化され、より効率的で透明で柔軟性が大幅に向上します。

紙の文書、PDFファイル、電子メール、写真など、文書がどのような形式で会社に届いても、それらは自動的にアーカイブされ、安全なデータベースに保存されるためです。

したがって、重要な契約は、適切なタイミングで認識され、終了されるか、または再交渉される可能性があります。低速の紙のメールの代わりにデジタル署名と電子メール通知によるドキュメントリリース、安全でない電子メールは顧客ロイヤルティに貢献します。

Doctor looking at the hearing aid user manual on the monitor
PaperOffice DMS is the right software because it has everything the hearing care industry needs

PaperOfficeは、あなたの聴覚ケア会社で生成されたすべての文書とすべての関連情報を法律に準拠し、監査証明された方法でアーカイブします

まず第一に、Paperoffice DMSはアナログアーカイブ、おそらく従来のぶら下がっているファイルシステムをデジタルアーカイブに変換するために使用できます。これは、社内の管理をスピードアップするだけでなく、耳鼻咽喉科の医師からのデータ伝送を改善し、その逆もまた然りである重要なステップです。たとえば、電子メールで送信されたデータは、直接読み出して、顧客の電子ファイルに自動的に転送できます。

PaperOffice DMSでは、患者の機密データが暗号化され、パスワードで保護されているため、誰が社内のデータ量を確認できるかを設定できます。

適切なフォルダの呼び出しもPaperOffice DMSで非常に迅速に行われ、内部検索エンジンは検索に含まれるさまざまなパラメータを記録します。顧客番号や名前さえも知られなくなったり、複数回存在したりすると、特定のキーワードによって検索が適切な結果に制限される可能性があります。

統合されたAIのおかげで、自動ルールがトリガーされます。このAIは、ドキュメントを「請求書」や「契約」などのフォルダに自動的にソートし、対応するキーワードを保存し、それぞれのドキュメントタイプに保存されたデジタルワークフローをトリガーします。

PaperOfficeは、承認管理やアクセス承認の付与など、 最高のセキュリティ 基準を満たしています。 ユーザは、個々の作業ステップを、請求書の "記録"、"チェック"、"リリース"、および "予約" など、実行するのとまったく同じように定義します。

責任は個々の人だけでなく、「経理」や「生産」などのユーザーグループにも割り当てられるため、従業員が不在の場合に同僚がすぐに介入できます。

OCR技術は、文書の内容だけでなく、文書番号、日付、正味、税、総額などのすべての税関連データフィールドも認識します。インポートされたデータは、評価、支払処理、および財務会計の管理に使用することができます。これにより、面倒な入力作業が節約され、転記エラーが減少します。

予算計画にPaperOffice DMSを含めるための重要な議論。最後に、PaperOffice DMSは、持続可能性と環境保護が考慮されているという事実によっても納得しています。遅かれ早かれ、アナログ文書からデジタル形式への完全な変換が行われ、すでにPaperOffice DMSを使用している公的機関は十分に準備されます。

もちろん、PaperOffice DMSは、既存のソフトウェアソリューションからの既存のデジタルデータの移行と統合を可能にします。同時に、PaperOffice DMSはアナログとデジタルのインターフェースです。スキャン機能を使用して、ソフトウェアは、システムにアナログ文書、計画や写真を読み取り、スキャナを使用してそれらをデジタル化することができますが、携帯電話からの録音も、それによってテキストは、OCRを使用して書き込みに変換され、Officeプログラムで変更することができます。タイムスタンプとバージョン管理により、デジタルドキュメントがアナログオリジナルに対応することが保証されます。

マウスを1回クリックするだけで、アーカイブ場所を含むデータを顧客、税務コンサルタントにエクスポートしたり、その逆を行ったりできます。

Doctor holds a hearing aid
PaperOffice archives all documents generated in your hearing aid company and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

ソリューション:実証済みのノウハウ

管理ソフトウェアをすぐに実際に使用するのは理にかなっていますか?それはすべての要件を満たすだけでなく、学ぶのが簡単で安価ですか?

PaperOffice DMSは、デジタル作業のための実証済みの完全なソリューションであり、20年以上の市場経験を持つ、最初のDMSパイオニアの1つです。

コンテンツ

デジタル処理は、将来の自治体サービスの高いサービス品質を確保するために不可欠な基盤です

補聴器の音響がすべての人の唇に、そして確かにすべての人の耳にないという事実は、ドイツにこのタイプの企業がまだ6,600社しかないからです。これは、ドイツのすべての工芸品事業の1%強です。

それにもかかわらず、彼らの顧客には約800万人が含まれているため、聴覚ケアの専門家の平均顧客ファイルには1200人以上が含まれています。聴覚は非常に複雑な問題であり、損傷は耳や耳だけに影響を与えるわけではないため、顧客ごとに多くの異なるデータを記録する必要があります。耳垢で外耳道が詰まったことがある人なら誰でも、難聴であることの意味を大まかに理解することができます。その結果、次のようになります。

  • 消耗
  • 頭痛
  • ストレス
  • 鬱病
  • 目まいがします
  • 睡眠障害

これを改善するために、聴力測定データが患者から記録され、これに基づいて個々の補聴器が製造される。難聴は変更される場合があります。難聴の程度は通常、年齢とともに増加し、その結果、補聴器を新しい状態に適応させる必要があります。耳自体も、結合組織の弛緩による生涯にわたる解剖学的変化を受ける。

音響聴覚会社は、すべてのビジネストランザクションでドキュメントを処理する必要があります。ビジネスモデルの絶え間ないさらなる発展は、常に新しい課題を生み出します。彼らが必要とするのは、優れた文書管理システムです。

PaperOffice DMSは、聴覚ケア業界が必要とするすべてのものが付属しているため、適切なソフトウェアです。

  • GDPR/liの原則に従って、すべてのデジタル形式のドキュメントを保存>
  • アクションが必要な遅延ドキュメントを送信および再送信するための関数
  • タグ付けと内部検索エンジンを備えた自己学習型データストレージ機能
  • 新しく追加されたドキュメントを正しいフォルダに自動的に割り当てる
  • 個別にカスタマイズ可能なマスクを含む簡単なデータベース作成とデータベース接続
  • 反復的なプロセスと操作のための自動テンプレート作成

リビジョンに準拠した安全なアーカイブ:PaperOffice DMSは、GoBD、GDPdU、DSGVOの法的要件を技術的に満たしています。

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOfficeの広範なワークフロー機能は、補聴器会社にとって非常に興味深いものです。プロジェクト会議の内容は記録され、いつでも、画面上および異なる場所からの参加者によって補完することができます。監査に強いアーカイブは、組織プロセスの最適化と同様に、常に保証されています。

PaperOfficeは、広範なタスクとワークフローモジュールでこれをサポートしています。

聴覚音響企業はデジタル文書管理の恩恵を受ける

文書管理システムは、個々の領域ごとにデータベースの個別の作成を可能にし、同時にリンクを作成することができます。提出された請求書などのアナログ文書は、PaperOffice DMSでスキャンされ、OCRソフトウェアを使用して写真と変換されたテキストの両方として保存されます。既存のデータはすべて明確かつ明確に表示できるため、外出予定のためにファイルを持ち歩く必要はありません。AI 制御のデータベース管理では、必要に応じてマスタデータまたは統計的に使用可能なリストからテンプレートを作成します。

同時に、階層的なパスワード管理と1024ビット暗号化によって必要なデータ保護が維持されます。

PaperOffice DMSを使用することで、紙ベースの作業と比較して作業時間を最大7.5%最適化できます。

ドキュメントの検索、ルーティング、共有の時間を節約します。

デジタルスタンプを使用すると、ドキュメントに追加情報を追加で補完したり、詳細なワークフローを制御したりできます。次に、タスクとワークフロー機能により、期限が守られ、完了するようになります。

PaperOffice DMSは、その機能が豊富であるだけでなく、ビデオチュートリアルだけでなく、必要に応じて個々のアドバイスやトレーニングによって導かれ、習得も簡単です。これらすべてを本当に良い価格性能比で。

FAQs

終了時には、よくある質問についても回答します。 "補聴器企業のデジタル化":

従業員はどのようにして PaperOffice にアクセスできますか?

分散型で最新のプログラムアーキテクチャにより、PaperOfficeは、従来のPCからスマートフォン/タブレット、テレビまで、ほぼすべてのデバイスで使用できます。

PaperOfficeが存在しない場合、データはどうなりますか?

起こりませんが、あなたを安心させるために:PaperOfficeはオープンなデータベース構造に基づいているため、いつでもデータにアクセスできるため、いつでもデータをエクスポートできます。

トピック・データ保護: すべての文書はどこに保存されますか?

PaperOfficeは、すべてのドキュメントを高レベルの暗号化で社内に保存し、たとえば、データ盗難の影響を受けないようにし、GDPRおよびGOBDのすべての要件を超えます。
間違いを避ける:サードパーティのクラウドにデータを保存しないでください!

PaperOfficeは仕様に正確に適合させることができますか?

はい、PaperOfficeは意図した用途に100%適合させ、既存のプロセスやシステムへのシームレスな統合を保証します。プログラムインターフェースでさえ、完全に設計され、自由に適応することができます。

結論

PaperOffice DMSは補聴器会社をサポートし、他のソフトウェア、API接続への適切なインターフェースを提供し、お客様の希望に応じていつでも拡張できます。ソフトウェアは習得が簡単で、トレーニング目的で欠席することなく、毎日の練習に簡単に統合できます。

PaperOffice DMSでは、バックアップ機能付きのNAS(ネットワーク対応データストレージ)を使用して、サードパーティのクラウドで重要なデータが失われたりスパイされたりしないようにすることをお勧めします。

最終的に、PaperOffice DMSは、20年以上の実務経験を通じて、非常に優れた価格性能比と膨大なノウハウで印象的です。

PaperOfficeはどんな問題でも解決します:保証付き。

ケーススタディ

ビジネスプロセスの自動化のためのデジタルスペシャリストソリューション

「このような大規模なコミュニティでドキュメントを手動で処理するには、多くの時間がかかりました。
PaperOffice DMSの自動化ソリューションにより、手作業を大幅に削減できると同時に、未来志向の技術への投資も可能になりました。私たちはデジタル不動産管理のパイオニアです。

アレハンドロ・カンポス氏、不動産管理エル・ギホのITスペシャリスト兼プロジェクトマネージャー