産業および貿易におけるビジネスプロセスの自動化
製造および貿易向けのPaperOffice DMSは、ビジネスプロセスのデジタル化と自動化により、生産と管理の間のスムーズな情報の流れを可能にします。
プロのヒント
書面、契約書、下書き、研究、納品書などは、デジタル化により電子文書に置き換えられ、すべての作業プロセスを最大限に最適化します。ドキュメント管理ソリューションの助けを借りて、監査証明された方法で中央プラットフォーム上のすべての情報を保存およびアーカイブできます。
産業・商業におけるデジタル化
製造、生産、取引の企業として、管理すべき重要な文書がたくさんあります。
請求書、契約書、注文書、納品書など。したがって、この業界の企業は、適切なドキュメント管理ソフトウェアの使用から大きな利益を得る企業です。
これは、産業や貿易において毎日重要な文書が生成される方法です。これらはすべて、正しい部門、得意先、対象、出荷に割り当てる必要があります。
これらの文書はすべて、紙の形式で届いた場合、デジタル化する必要があり、構造化されたファイリング、タスク、ワークフローの割り当てが必要であり、オンデマンドですぐに利用可能でなければなりません。
さらに、各ドキュメントはそのタイプに従って分類され、人やオブジェクトに割り当てることができ、デバイスに関係なく外出先でもアクセスできます。
したがって、すべてのプロダクション、オブジェクト、顧客などに関するすべての情報とドキュメントが1か所、つまりデータベースに明確にまとめられています。
重要な期限が守られ、文書を保存するための法的措置が取られることは非常に重要です。生産と貿易における多くの既存の管理上の問題を解決するために、PaperOffice文書管理システムを実装する必要があります。
ドキュメント管理ソリューションの助けを借りて、監査証明された方法で中央プラットフォーム上のすべての情報を保存およびアーカイブできます。
PaperOfficeは、将来のPaperOfficeでデジタルで管理することで、時間のかかるボトルネックをすべて排除し、契約、請求書、注文、納品書などの重要な文書の明確な概要を作成します。
キャプチャ、処理、共有、検索、およびドキュメントの追跡は、PaperOfficeの使用で非常に簡単になります。
制御されたアクセス、詳細なタスクリスト、ワークフローと信頼性の高い電子メール通知を使用した承認により、従業員は割り当てられたタスクを効率的に完了でき、権限のある人は承認を簡単に承認または拒否できます。
デジタル化は、業界における万能かつ万能の課題
PaperOffice DMSを使用すると、文書を業界や貿易でデジタル化し、アーカイブに行ったり、現在文書やフォルダを処理している同僚を最初に調査したりすることなく、任意のコンピュータからアクセスできるように一元的にアーカイブできます。
PaperOffice DMSはアナログ文書をデジタル化するだけでなく、文書管理ソフトウェアは文書へのすべての変更を時系列で保存します。 オリジナルは影響を受けません。 ワークフロー機能を使用すると、たとえば、プロジェクト作業中に特定の活動を割り当て、各従業員は現在のステータスの概要を保持することができます。
同時に、毎回会議を招集することなく、アイデアや提案を提出することができます。アーカイブされた文書は、キーワードまたは日付または参照番号で検索でき、自動テンプレートはPaperOffice DMSのAIによって作成できます。
PaperOffice DMSの広範なワークフロー機能により、社内コミュニケーションがはるかに簡単になります。内部という用語には、支店または外国の場所も含まれます。たとえば、プロジェクト関連の作業の場合、現在のステータスは常に表示され、同時に履歴も表示されます。もちろん、締め切りや時間関連のイベントが入力されるチーム関連のカレンダーやプライベートカレンダーも含まれています。
実際、産業や商業におけるほとんどの業務、プロセス、コミュニケーション行動は、21世紀のデジタル時代に対応して、光の速度で行うことができます。
印刷された紙が行動のペースを歩くペースに遅くする中間ステーションが常に存在していなかった場合。これには、環境や持続可能性への影響は言うまでもなく、コストがかかります。PaperOffice DMSなどの適切なドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、産業および商業企業の多数のプロセスを高速化するだけでなく、産業スパイ活動やランサムウェアを使用した恐喝の試みなど、より安全にすることもできます。
PaperOffice DMSなどのドキュメント管理ソフトウェアは、これらのタスクに最適です。それは単に文書を管理する以上のことができる文書管理ソフトウェアだからです。
PaperOfficeは、契約、嘆願書、電子メールの対応を管理するのに助けが必要かどうかにかかわらず、ドキュメントの種類を区別しません:PaperOfficeドキュメント管理システムのおかげで、社内の以前のプロセスはデジタル化され、より効率的で透明で柔軟性が大幅に向上します。
紙の文書、PDFファイル、電子メール、写真など、文書がどのような形式で会社に届いても、それらは自動的にアーカイブされ、安全なデータベースに保存されるためです。
したがって、重要な契約は、適切なタイミングで認識され、終了されるか、または再交渉される可能性があります。低速の紙のメールの代わりにデジタル署名と電子メール通知によるドキュメントリリース、安全でない電子メールは顧客ロイヤルティに貢献します。
PaperOfficeは、業界および商業で生成されたすべてのドキュメントとすべての関連情報を、法律に準拠し、監査証明された方法でアーカイブします
PaperOffice DMSは、NAS(ネットワーク接続ストレージ)に関連して、内部通信とデータ伝送のための非常に安全なイントラネットの構築を可能にします。これにより、外部からの攻撃に対する二重のセキュリティが作成されます。まずオペレーティングシステムのファイアウォール、次にPaperOffice DMSの暗号化です。同時に、サードパーティのプロバイダーから独立した別のクラウドがNASを介してセットアップされます。
PaperOffice DMSの広範なワークフロー機能により、社内コミュニケーションがはるかに簡単になります。内部という用語には、支店または外国の場所も含まれます。たとえば、プロジェクト関連の作業の場合、現在のステータスは常に表示され、同時に履歴も表示されます。
もちろん、締め切りや時間関連のイベントが入力されるチーム関連のカレンダーやプライベートカレンダーも含まれています。
AIを搭載した文書認識は、保存するすべての文書を正しいフォルダに自動的に配置し、キーワードインデックスと変更履歴の両方を作成します。PaperOffice DMSの内部検索エンジンは、すべてのドキュメントを数分の一秒で検出します。
ソリューション:実証済みのノウハウ
管理ソフトウェアをすぐに実際に使用するのは理にかなっていますか?それはすべての要件を満たすだけでなく、学ぶのが簡単で安価ですか?
PaperOffice DMSは、デジタル作業のための実証済みの完全なソリューションであり、20年以上の市場経験を持つ、最初のDMSパイオニアの1つです。
デジタル処理は、将来の自治体サービスの高いサービス品質を確保するために不可欠な基盤です
PaperOfficeは、承認管理やアクセス承認の付与など、 最高のセキュリティ 基準を満たしています。 ユーザは、個々の作業ステップを、請求書の "記録"、"チェック"、"リリース"、および "予約" など、実行するのとまったく同じように定義します。
責任は個々の人だけでなく、「経理」や「生産」などのユーザーグループにも割り当てられるため、従業員が不在の場合に同僚がすぐに介入できます。
OCR技術は、文書の内容だけでなく、文書番号、日付、正味、税、総額などのすべての税関連データフィールドも認識します。インポートされたデータは、評価、支払処理、および財務会計の管理に使用することができます。これにより、面倒な入力作業が節約され、転記エラーが減少します。
予算計画にPaperOffice DMSを含めるための重要な議論。最後に、PaperOffice DMSは、持続可能性と環境保護が考慮されているという事実によっても納得しています。遅かれ早かれ、アナログ文書からデジタル形式への完全な変換が行われ、すでにPaperOffice DMSを使用している公的機関は十分に準備されます。
マウスを1回クリックするだけで、アーカイブ場所を含むデータを顧客、税務コンサルタントにエクスポートしたり、その逆を行ったりできます。
もちろん、PaperOffice DMSは、既存のソフトウェアソリューションからの既存のデジタルデータの移行と統合を可能にします。同時に、PaperOffice DMSはアナログとデジタルのインターフェースです。スキャン機能を使用して、ソフトウェアは、システムにアナログ文書、計画や写真を読み取り、スキャナを使用してそれらをデジタル化することができますが、携帯電話からの録音も、それによってテキストは、OCRを使用して書き込みに変換され、Officeプログラムで変更することができます。タイムスタンプとバージョン管理により、デジタルドキュメントがアナログオリジナルに対応することが保証されます。
業界および貿易業界の企業は、すべてのビジネストランザクションのドキュメントを処理する必要があります。ビジネスモデルの絶え間ないさらなる発展は、常に新しい課題を生み出します。彼らが必要とするのは、優れた文書管理システムです。
PaperOffice DMSは、製造業が必要とするすべてのものが付属しているため、適切なソフトウェアです。
- GDPR/liの原則に従って、すべてのデジタル形式のドキュメントを保存>
- アクションが必要な遅延ドキュメントを送信および再送信するための関数
- タグ付けと内部検索エンジンを備えた自己学習型データストレージ機能
- 新しく追加されたドキュメントを正しいフォルダに自動的に割り当てる
- 個別にカスタマイズ可能なマスクを含む簡単なデータベース作成とデータベース接続
- 反復的なプロセスと操作のための自動テンプレート作成
リビジョンに準拠した安全なアーカイブ:PaperOffice DMSは、GoBD、GDPdU、DSGVOの法的要件を技術的に満たしています。
PaperOffice DMSは、ERPなどの他のソフトウェアの接続を可能にし、もちろん、適切なインターフェイスを介してMicrosoft Officeからドキュメントを転送します。PaperOffice DMSは、サプライヤーや顧客との貿易や生産におけるコミュニケーションを加速します。
締め切りと予定が監視され、必要な設定に応じてアクションが自動的にトリガーされます。注文プロセスは自動化でき、将来計画されている変更も、希望のタイミングで有効になるように入力できます。
その広範な機能のおかげで、PaperOffice DMSは間違いなくエンタープライズコンテンツ管理(ECM)の上位セグメントに分類できます。
ECMには、対応するアクセス階層を持つ組織内のすべてのコンテンツの全体的な管理が含まれます。PaperOffice DMSは、デジタル形式で任意のコンテンツを保存し、そのコンテンツとフォーマットを変更し、それを利用可能にすることができます。
PaperOffice DMSは、ECMのすべての機能を備えており、これは優れた価格性能比と、直感的に学習可能な操作形式であり、高価な外部または内部トレーニングが不要になります。むしろ、さまざまなメニューに慣れるために無料のビデオチュートリアルが利用可能です。したがって、PaperOffice DMSは、貿易と生産のすべての企業における組織の要となり、これはほとんど光の速さで行われます。
製造業や貿易業界の企業は、デジタル・ドキュメント管理の恩恵を受ける
文書管理システムは、個々の領域ごとにデータベースの個別の作成を可能にし、同時にリンクを作成することができます。提出された請求書などのアナログ文書は、PaperOffice DMSでスキャンされ、OCRソフトウェアを使用して写真と変換されたテキストの両方として保存されます。既存のデータはすべて明確かつ明確に表示できるため、外出予定のためにファイルを持ち歩く必要はありません。AI 制御のデータベース管理では、必要に応じてマスタデータまたは統計的に使用可能なリストからテンプレートを作成します。
同時に、階層的なパスワード管理と1024ビット暗号化によって必要なデータ保護が維持されます。
PaperOffice DMSを使用することで、紙ベースの作業と比較して作業時間を最大7.5%最適化できます。
ドキュメントの検索、ルーティング、共有の時間を節約します。
デジタルスタンプを使用すると、ドキュメントに追加情報を追加で補完したり、詳細なワークフローを制御したりできます。次に、タスクとワークフロー機能により、期限が守られ、完了するようになります。
ドキュメントとビジネス・プロセスをデジタル化および自動化することにより、生産と管理の間の情報フローを接続する方法を体験してください。
PaperOfficeを使用すると、生産プロセスとすべての部門横断的なワークフローを加速できます。 製造物責任法がますます厳しくなる中、ドキュメント管理とワークフローの自動化のためのソリューションにより、会社の法的確実性を高めることもできます。
FAQs
終了時には、よくある質問についても回答します。 "産業と貿易におけるデジタル化":
従業員はどのようにして PaperOffice にアクセスできますか?
分散型で最新のプログラムアーキテクチャにより、PaperOfficeは、従来のPCからスマートフォン/タブレット、テレビまで、ほぼすべてのデバイスで使用できます。
PaperOfficeが存在しない場合、データはどうなりますか?
起こりませんが、あなたを安心させるために:PaperOfficeはオープンなデータベース構造に基づいているため、いつでもデータにアクセスできるため、いつでもデータをエクスポートできます。
トピック・データ保護: すべての文書はどこに保存されますか?
PaperOfficeは、すべてのドキュメントを高レベルの暗号化で社内に保存し、たとえば、データ盗難の影響を受けないようにし、GDPRおよびGOBDのすべての要件を超えます。
間違いを避ける:サードパーティのクラウドにデータを保存しないでください!
PaperOfficeは仕様に正確に適合させることができますか?
はい、PaperOfficeは意図した用途に100%適合させ、既存のプロセスやシステムへのシームレスな統合を保証します。プログラムインターフェースでさえ、完全に設計され、自由に適応することができます。
結論
PaperOffice DMSは、業界や貿易をサポートし、他のソフトウェア、API接続への適切なインターフェイスを提供し、あなたの希望に応じていつでも拡張することができます。ソフトウェアは習得が簡単で、トレーニング目的で欠席することなく、毎日の練習に簡単に統合できます。
PaperOffice DMSでは、バックアップ機能付きのNAS(ネットワーク対応データストレージ)を使用して、サードパーティのクラウドで重要なデータが失われたりスパイされたりしないようにすることをお勧めします。
最終的に、PaperOffice DMSは、20年以上の実務経験を通じて、非常に優れた価格性能比と膨大なノウハウで印象的です。