PaperOfficeインサイダーニュースレター
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行政・行政における業務プロセスの自動化


公的機関や当局向けのPaperOffice DMSは、あらゆる種類の文書の効率的な処理と問い合わせの迅速な処理を可能にし、管理内の効率性と成功の前提条件です。

プロのヒント

書面、契約書、草案、研究、専門家の意見などは、デジタル化により電子文書に置き換えられ、すべての作業プロセスを最大限に最適化します。

ドキュメント管理ソリューションの助けを借りて、監査証明された方法で中央プラットフォーム上のすべての情報を保存およびアーカイブできます。

行政・行政のデジタル化

税務署からKITA、地方自治体、当局、公共交通機関、道路維持管理部門まで。

公的機関と公的機関は、政治共同体としてのドイツ連邦共和国まで、地方自治体、都市、地区、そして連邦州の構造を結びつけ、安定させています。

文書およびデータは、権限のさまざまな部門で作成されます。これは、重要なドキュメントが毎日生成される方法です。

執筆、契約書、草案、研究、専門家の意見など。これらは郵送だけでなく、多くの文書も電子メールで届きます。

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

これらの文書はすべて、紙の形式で届いた場合、デジタル化する必要があり、構造化されたファイリング、タスクとワークフローの割り当てが必要であり、オンデマンドですぐに利用できる必要があります。

さらに、各ドキュメントはそのタイプに従って分類され、人やオブジェクトに割り当てることができ、デバイスに関係なく外出先でもアクセスできます。したがって、すべての情報に関するすべての情報とドキュメントが1か所、つまりデータベースに明確にまとめられています。

ドキュメント管理ソリューションの助けを借りて、監査証明された方法で中央プラットフォーム上のすべての情報を保存およびアーカイブできます。

不動産管理における既存の多くの管理上の問題を解決するためには、PaperOffice文書管理システムを実装する必要があります。

このようにして、デジタル化の助けを借りて、日々の作業を簡素化、最適化、改善することができます。PaperOffice DMSは、ドキュメントに明確な構造を提供し、情報の洪水に対処するのに役立ちます。

PaperOfficeは、時間のかかるボトルネックをすべて排除し、将来的にはPaperOfficeでデジタルで管理することで、契約書や手紙などの重要な文書の概要を明確に作成します。

また、デジタル管理タスクの恩恵を受け、再提出時に行われるか、タスク割り当てによって従業員に割り当てられる公式の通信を監視することもできます。

すべての情報をすぐに利用可能

優れたドキュメント管理ソフトウェアは政治的な決定を下すことはできませんが、いわゆる管理ファイルの大多数が主権的な優先順位を持たないため、さまざまなプロセスの行政の多くの分野で大きな助けになります。

それとは別に、デジタルドキュメントはオリジナルを置き換える必要はありませんが、作業が簡単になります。

PaperOffice DMSを使用すると、ドキュメントは、多くの当局や公的機関でデジタル化され、アクセスは、アーカイブに行くことなく、または最初に/あなたの同僚が現在ファイルを処理している調査することなく、任意のコンピュータから行うことができるように、一元的にアーカイブすることができます。

PaperOffice DMSはアナログ文書をデジタル化するだけでなく、文書管理ソフトウェアは文書へのすべての変更を時系列で保存します。 オリジナルは影響を受けません。 ワークフロー機能を使用すると、たとえば、プロジェクト作業中に特定の活動を割り当て、各従業員は現在のステータスの概要を保持することができます。

同時に、毎回会議を招集することなく、アイデアや提案を提出することができます。アーカイブされた文書は、キーワードまたは日付または参照番号で検索でき、自動テンプレートはPaperOffice DMSのAIによって作成できます。

PaperOffice DMSの可能な用途は、例えば、公的および行政のさまざまなレベルにわたって結果をもたらします。

  • 学校
  • 幼稚園
  • ライブラリ
  • 大学
  • 病院
  • 市政
  • 税務署
  • 特別養護老人ホーム

もちろん、1024ビット暗号化による高度なデータストレージ、特別な内部フォーマット、ファイアウォールのおかげで、GDPRに準拠したセキュリティが維持されます。PaperOffice DMSはまた、学習の容易さ、最大800のリンクされた端末をセットアップする能力、および非常に優れた価格性能比で印象的です。

それがPaperOffice DMSであり、ドキュメントを管理するだけではありません。

PaperOfficeは、契約、嘆願書、電子メール通信の管理に支援が必要かどうかにかかわらず、ドキュメントの種類を区別しません:PaperOfficeドキュメント管理システムのおかげで、公的機関や当局での以前のプロセスがデジタル化され、効率性、透明性、柔軟性が大幅に向上します。

紙の文書、PDFファイル、電子メール、写真など、文書がどのような形式で会社に届いても、それらは自動的にアーカイブされ、安全なデータベースに保存されるためです。

したがって、重要な契約は、適切なタイミングで認識され、終了されるか、または再交渉される可能性があります。低速の紙のメールの代わりにデジタル署名と電子メール通知によるドキュメントリリース、安全でない電子メールは顧客ロイヤルティに貢献します。

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

PaperOffice DMSによるビジネスプロセスの最適化

統合されたAIのおかげで、自動ルールがトリガーされます。このAIは、ドキュメントを「請求書」や「契約」などのフォルダに自動的にソートし、対応するキーワードを保存し、それぞれのドキュメントタイプに保存されたデジタルワークフローをトリガーします。

PaperOfficeは、承認管理やアクセス承認の付与など、 最高のセキュリティ 基準を満たしています。 ユーザは、個々の作業ステップを、請求書の "記録"、"チェック"、"リリース"、および "予約" など、実行するのとまったく同じように定義します。

責任は個々の人だけでなく、「経理」や「生産」などのユーザーグループにも割り当てられるため、従業員が不在の場合に同僚がすぐに介入できます。

OCR技術は、文書の内容だけでなく、文書番号、日付、正味、税金、総額などのすべての税関連データフィールドも認識します。インポートされたデータは、評価、支払処理、および財務会計の管理に使用することができます。これにより、面倒な入力作業が節約され、転記エラーが減少します。

予算計画にPaperOffice DMSを含めるための重要な議論。最後に、PaperOffice DMSは、持続可能性と環境保護が考慮されているという事実によっても納得しています。遅かれ早かれ、アナログ文書からデジタル形式への完全な変換が行われ、すでにPaperOffice DMSを使用している公的機関は十分に準備されます。

マウスを1回クリックするだけで、アーカイブ場所を含むデータを顧客、税務コンサルタントにエクスポートしたり、その逆を行ったりできます。

もちろん、PaperOffice DMSは、既存のソフトウェアソリューションからの既存のデジタルデータの移行と統合を可能にします。同時に、PaperOffice DMSはアナログとデジタルのインターフェースです。スキャン機能を使用して、ソフトウェアは、システムにアナログ文書、計画や写真を読み取り、スキャナを使用してそれらをデジタル化することができますが、携帯電話からの録音も、それによってテキストは、OCRを使用して書き込みに変換され、Officeプログラムで変更することができます。タイムスタンプとバージョン管理により、デジタルドキュメントがアナログオリジナルに対応することが保証されます。

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

ソリューション:実証済みのノウハウ

管理ソフトウェアをすぐに実際に使用するのは理にかなっていますか?それはすべての要件を満たすだけでなく、学ぶのが簡単で安価ですか?

PaperOffice DMSは、デジタル作業のための実証済みの完全なソリューションであり、20年以上の市場経験を持つ、最初のDMSパイオニアの1つです。

コンテンツ

デジタル処理は、将来の自治体サービスの高いサービス品質を確保するために不可欠な基盤です

公的機関および税関は、すべての業務トランザクションの伝票を処理する必要があります。ビジネスモデルの絶え間ないさらなる発展は、常に新しい課題を生み出します。彼らが必要とするのは、優れた文書管理システムです。

PaperOffice DMSは、次のような当局や公的機関が必要とするすべてのものが付属しているため、適切なソフトウェアです。

  • GDPR/liの原則に従って、すべてのデジタル形式のドキュメントを保存>
  • アクションが必要な遅延ドキュメントを送信および再送信するための関数
  • タグ付けと内部検索エンジンを備えた自己学習型データストレージ機能
  • 新しく追加されたドキュメントを正しいフォルダに自動的に割り当てる
  • 個別にカスタマイズ可能なマスクを含む簡単なデータベース作成とデータベース接続
  • 反復的なプロセスと操作のための自動テンプレート作成

リビジョンに準拠した安全なアーカイブ:PaperOffice DMSは、GoBD、GDPdU、DSGVOの法的要件を技術的に満たしています。

Man lectures in front of his audience
Optimization of business processes thanks to PaperOffice DMS

PaperOfficeの広範なワークフロー機能は、当局や行政にとって非常に興味深いものです。プロジェクト会議の内容は記録され、いつでも、画面上および異なる場所からの参加者によって補完することができます。監査に強いアーカイブは、組織プロセスの最適化と同様に、常に保証されています。

PaperOfficeは、広範なタスクとワークフローモジュールでこれをサポートしています。

公的機関や当局は、デジタル文書管理の恩恵を受ける

文書管理システムは、個々の領域ごとにデータベースの個別の作成を可能にし、同時にリンクを作成することができます。提出された職人の請求書などのアナログ文書は、PaperOffice DMSでスキャンされ、OCRソフトウェアを使用して写真と変換されたテキストの両方として保存されます。テナントなど、既存のすべてのデータは明確かつ明確に表示できるため、外出予定のためにファイルを持ち歩く必要はありません。AI 制御のデータベース管理では、必要に応じてマスタデータまたは統計的に使用可能なリストからテンプレートを作成します。

同時に、階層的なパスワード管理と1024ビット暗号化によって必要なデータ保護が維持されます。

PaperOffice DMSを使用することで、紙ベースの作業と比較して作業時間を最大7.5%最適化できます。

ドキュメントの検索、ルーティング、共有の時間を節約します。

デジタルスタンプを使用すると、ドキュメントに追加情報を追加で補完したり、詳細なワークフローを制御したりできます。次に、タスクとワークフロー機能により、期限が守られ、完了するようになります。

PaperOffice DMSは、その機能が豊富であるだけでなく、ビデオチュートリアルだけでなく、必要に応じて個々のアドバイスやトレーニングによって導かれ、習得も簡単です。これらすべてを本当に良い価格性能比で。

FAQs

終了時には、よくある質問についても回答します。 "行政・行政のデジタル化":

従業員はどのようにして PaperOffice にアクセスできますか?

分散型で最新のプログラムアーキテクチャにより、PaperOfficeは、従来のPCからスマートフォン/タブレット、テレビまで、ほぼすべてのデバイスで使用できます。

PaperOfficeが存在しない場合、データはどうなりますか?

起こりませんが、あなたを安心させるために:PaperOfficeはオープンなデータベース構造に基づいているため、いつでもデータにアクセスできるため、いつでもデータをエクスポートできます。

トピック・データ保護: すべての文書はどこに保存されますか?

PaperOfficeは、すべてのドキュメントを高レベルの暗号化で社内に保存し、たとえば、データ盗難の影響を受けないようにし、GDPRおよびGOBDのすべての要件を超えます。
間違いを避ける:サードパーティのクラウドにデータを保存しないでください!

PaperOfficeは仕様に正確に適合させることができますか?

はい、PaperOfficeは意図した用途に100%適合させ、既存のプロセスやシステムへのシームレスな統合を保証します。プログラムインターフェースでさえ、完全に設計され、自由に適応することができます。

結論

PaperOffice DMSは、当局や行政をサポートし、他のソフトウェア、API接続への適切なインターフェイスを提供し、あなたの希望に応じていつでも拡張することができます。ソフトウェアは習得が簡単で、トレーニング目的で欠席することなく、毎日の練習に簡単に統合できます。

PaperOffice DMSでは、バックアップ機能付きのNAS(ネットワーク対応データストレージ)を使用して、サードパーティのクラウドで重要なデータが失われたりスパイされたりしないようにすることをお勧めします。

最終的に、PaperOffice DMSは、20年以上の実務経験を通じて、非常に優れた価格性能比と膨大なノウハウで印象的です。

PaperOfficeはどんな問題でも解決します:保証付き。

ケーススタディ

歯科技術産業におけるデジタル化 - 歯科業界向けの文書管理の成功

「年次財務諸表と在庫の時系列結果を超高速で取得し、個々のアイテムごとに最も安い購入価格を決定します。以前は何日もかかっていたことが、今では数時間でできるようになりました!

ラース・R・ルートヴィヒ、ViaCreative Zahntechnik GmbHのオーナー兼マネージングディレクター