弁護士や法律事務所向けのデジタルスペシャリストソリューション
ビジネスプロセスの自動化とプロセスの最適化は、効率性と成功のための前提条件です。それの必要性はもはやオプションの贅沢ではなく、長期的に競争力を維持するために必要です。
プロのヒント
嘆願書、顧客文書、草案、外部裁判所の手紙、研究、専門家の意見など、既存の紙の形式の重要な文書は、デジタル化により電子文書に置き換えられ、すべての作業プロセスを最大限に最適化します。PaperOfficeはドキュメント管理を可能にするだけでなく、最新かつ正確なクライアントファイルへの即時アクセスも可能にします。
法律事務所、弁護士、経営コンサルタントのデジタル化
今日のデジタルデータと紙のデータの氾濫により、重要なドキュメントが失われず、適切なタイミングで利用可能であることを確認することが重要です。
弁護士、法務部門、法律事務所、経営コンサルタント、公証人は、適切なデータ管理の使用から大きな利益を得ています。
重要な文書は、嘆願書、顧客文書、草案、外部裁判所の手紙、研究、専門家の意見など、法律事務所に毎日蓄積されています。これらは郵送だけでなく、多くのクライアントレターも電子メールで届きます。
これらの文書はすべて、紙の形式で届いた場合、デジタル化する必要があり、構造化されたファイリング、タスクとワークフローの割り当てが必要であり、オンデマンドですぐに利用できる必要があります。
自動車産業における高度に技術的なプロセスには、完璧な情報フローと構造化された実行が必要なためです。必要な利点は、デジタル化によってのみ達成することができます。
重要な期限が守られ、文書を保存するための法的措置が取られることは非常に重要です。
PaperOffice DMSは、ドキュメントに明確な構造を提供し、情報の洪水に対処するのに役立ちます。
PaperOfficeは、時間のかかるボトルネックをすべて排除し、将来的にはPaperOfficeでデジタルで管理することで、契約書や手紙などの重要な文書の概要を明確に作成します。
デジタル化による効率的な作業
正しいことと正しいことは、必ずしも同じではありません。状況は、成功する未来のためにどの道を歩むべきかについての起業家の決定と似ています。顧客が権利を得たり、会社にとって正しい方法を見つけたりするのを支援する業界は、弁護士や経営コンサルタントです。
公法の一員としての弁護士は特別な地位を持っていますが、特別な責任も負っています。例えば、経営コンサルタント会社では、エンジニアやビジネスエコノミストに加えて、弁護士もいることがよくあります。ドイツのような非常に複雑な社会経済構造では、事実上すべてのステップに法的結果が伴います。おそらく、これらの構造の最も重要な基盤は、理想的には、すべてのプロセスの完全な文書化です。
PaperOffice DMSはまさに、ドキュメントを管理するだけでなく、はるかに多くのことができるドキュメント管理ソフトウェアです。
PaperOfficeは、 クライアント契約、ブリーフ、手数料明細書、判断、および電子メールの対応を管理するのに助けが必要かどうかにかかわらず、ドキュメントの種類を区別しません:ドキュメント管理システムPaperOfficeを使用すると、法律事務所や会社の以前のプロセスがデジタル化され、効率性、透明性、柔軟性が大幅に向上します。PaperOfficeは、承認管理やアクセス権の付与など、 最高のセキュリティ 基準を満たしています。
弁護士や経営コンサルタントの自動化を回避する方法はありません
弁護士や経営コンサルタントにとって、これは非常に広範なクライアントまたは顧客ファイルを維持することを意味し、いくつかの特別な機能も必要です。たとえば、GDPRの原則は遵守されなければならず、もちろん、弁護士は口頭陳述だけでなく、権限のない人から保護された文書の安全な保管にも適用される守秘義務の絶対的な義務に拘束されます。また、法的および契約上合意された期限を遵守する義務もあります。
場合によっては、これらの期限の不遵守は刑事上の結果をもたらす可能性がありますが、ほとんどの場合、民事上の結果のみをもたらします。経営コンサルタントにとって、顧客の企業秘密の保護も最重要事項です。
PaperOfficeは、承認管理、さまざまなアクセスレベル、アクセス承認の割り当てなど、 最高のセキュリティ 基準を満たしています。 ユーザは、請求書の "記録"、"チェック"、"リリース"、および "予約" など、会社で実行されるのとまったく同じ方法で個々の作業ステップを定義します。
個人だけでなく、「経理」や「テナント弁護士」などのユーザーグループにも責任を割り当てて、従業員が不在の場合に同僚がすぐに介入できるようにすることができます。
OCR技術は、文書の内容だけでなく、文書番号、日付、正味、税、総額などのすべての税関連データフィールドも認識します。インポートされたデータは、評価、支払処理、および財務会計の管理に使用することができます。これにより、面倒な入力作業が節約され、転記エラーが減少します。
マウスを 1 回クリックするだけで、アーカイブ場所を含むデータをクライアントにエクスポートしたり、その逆を行ったりできます。これらにはパスワードも記載されています。
ソリューション:実証済みのノウハウ
管理ソフトウェアをすぐに実際に使用するのは理にかなっていますか?それはすべての要件を満たすだけでなく、学ぶのが簡単で安価ですか?
PaperOffice DMSは、デジタル作業のための実証済みの完全なソリューションであり、20年以上の市場経験を持つ、最初のDMSパイオニアの1つです。
弁護士や経営コンサルタントのための完璧なワークフロー
ドイツでは現在、連邦および州の法律および規制から約150,000の個々の規制があります。社会的、経済的生活のあらゆる分野が規制されています。段落のジャングルをマスターするために、弁護士は経営コンサルタントのように特定の分野を専門としていますが、自分の専門分野のすべての法的要件を知っている弁護士や経営コンサルタントはいません。特に、新しい法律や判決がいつでも現在の状況を絶えず変えているので。それには、迅速かつ安全に学習できる適切なソフトウェアが必要です。
PaperOffice DMSは、弁護士や経営コンサルタントが必要とするすべてのものが付属しているため、適切なソフトウェアです。
- GDPRの原則に従ったすべてのデジタル形式のドキュメントの保存
- アクションが必要な遅延ドキュメントを送信および再送信するための関数
- タグ付けと内部検索エンジンを備えた自己学習型データストレージ機能
- 新しく追加されたドキュメントを正しいフォルダに自動的に割り当てる
- 個別にカスタマイズ可能なマスクを含む簡単なデータベース作成とデータベース接続
- 反復的なプロセスと操作のための自動テンプレート作成
PaperOffice DMSによるデジタルトランスフォーメーションが法務部門に革命を起こしている
PaperOfficeワークフロー機能は、事務局と弁護士のコミュニケーションを簡素化します。プロセス指向のドキュメント管理により、これらのドキュメントをほとんど手間をかけずに最新の状態に保つことができます。
PaperOfficeは、広範な タスクとワークフローモジュールでこれをサポートしています。
このようにして、特定のプロセスチェーンを登録し、既存のオペレーショナルプロセスを電子文書で定義し、部分的に自動的に実行することができます。
これは、タスクを特定のユーザー権利と完了期間を持つ従業員に割り当てることができるだけでなく、デジタルリリースを必要とするだけでなく、電子メール通知やドキュメントステータスの変更などのさらなるアクションを自動的にトリガーできるため、エラーのないプロセスの最適化を表します。これは法律部門における絶対的な必需品です。
PaperOfficeによるデジタル化は大きな利点をもたらします
PaperOffice DMSを使用することで、紙ベースの作業と比較して作業時間を最大7.5%最適化できます。
ドキュメントの検索、ルーティング、共有の時間を節約します。
もちろん、PaperOffice DMSは、既存のソフトウェアソリューションからの既存のデジタルデータの移行と統合を可能にします。
同時に、PaperOffice DMSはアナログとデジタルのインターフェースです。スキャン機能を使用して、ソフトウェアは、システムにアナログ文書、計画や写真を読み取り、スキャナを使用してそれらをデジタル化することができますが、携帯電話からの録音も、それによってテキストは、OCRを使用して書き込みに変換され、Officeプログラムで変更することができます。
タイムスタンプとバージョン管理により、デジタルドキュメントがアナログオリジナルに対応することが保証されます。
PaperOffice DMSは、その機能が豊富であるだけでなく、ビデオチュートリアルだけでなく、必要に応じて個々のアドバイスやトレーニングによって導かれ、習得も簡単です。これらすべてを本当に良い価格性能比で。
FAQs
終了時には、よくある質問についても回答します。 "法律事務所、弁護士、経営コンサルタントのデジタル化":
従業員はどのようにして PaperOffice にアクセスできますか?
分散型で最新のプログラムアーキテクチャにより、PaperOfficeは、従来のPCからスマートフォン/タブレット、テレビまで、ほぼすべてのデバイスで使用できます。
PaperOfficeが存在しない場合、データはどうなりますか?
起こりませんが、あなたを安心させるために:PaperOfficeはオープンなデータベース構造に基づいているため、いつでもデータにアクセスできるため、いつでもデータをエクスポートできます。
トピック・データ保護: すべての文書はどこに保存されますか?
PaperOfficeは、すべてのドキュメントを高レベルの暗号化で社内に保存し、たとえば、データ盗難の影響を受けないようにし、GDPRおよびGOBDのすべての要件を超えます。
間違いを避ける:サードパーティのクラウドにデータを保存しないでください!
PaperOfficeは仕様に正確に適合させることができますか?
はい、PaperOfficeは意図した用途に100%適合させ、既存のプロセスやシステムへのシームレスな統合を保証します。プログラムインターフェースでさえ、完全に設計され、自由に適応することができます。
結論
PaperOffice DMSは、弁護士や経営コンサルタントをサポートし、他のソフトウェア、API接続への適切なインターフェイスを提供し、あなたの希望に応じていつでも拡張することができます。ソフトウェアは習得が簡単で、トレーニング目的で欠席することなく、毎日の練習に簡単に統合できます。
PaperOffice DMSでは、バックアップ機能付きのNAS(ネットワーク対応データストレージ)を使用して、サードパーティのクラウドで重要なデータが失われたりスパイされたりしないようにすることをお勧めします。
最終的に、PaperOffice DMSは、20年以上の実務経験を通じて、非常に優れた価格性能比と膨大なノウハウで印象的です。