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法的に説明されたドキュメントアーカイブ

法的ジャングルを案内し、マーケティングの半知識を明らかにし、PaperOfficeがすべての法的要件に最適な文書基盤である理由を説明します。

手続き文書

必要なもの: GOBDによる手続き文書化

ドイツ税コンサルタント協会(DSTV)と協力して、ドイツ連邦税コンサルタント(BSTBK)が発行した代替スキャンのサンプル手続き文書。


証拠を提供する義務

手続き文書は何と言っていますか?

計画に従ってすべてが実行されていること

手続き文書の助けを借りて、企業はITがサポートした会計と、データとドキュメントの保存がGOBDで定義された規則性の原則に準拠していることを証明できます。

要求に応じて任意のドキュメントを提供できること

目的は、たとえば監査の過程で、専門家にとって合理的な時間内に理解可能かつ検証可能な会社の文書とアーカイブを作成することです。

この目的のために、バウチャーとドキュメントが記録、受信、デジタル化、処理、発行、保存方法を詳細に説明しています。使用されたITソリューションの課税ユーザー、または起業家自身が手続き的な文書を作成する責任があります。

ドキュメントを処理します

手続き文書は何を考慮すべきですか?

すべてのITシステムでは、明確に構造化された手続き文書が利用可能である必要があります。 ITプロセスのコンテンツ、構造、結果は、完全かつ説得力のあるほど明白である必要があります。
トレーサビリティを検証するには、ギャップなしでコンテンツと時間の観点からすべてのシステムと技術の変更をドキュメントする包括的かつ最新の手続き文書化が必要です。

また、手続き文書は、電子文書がどのようにキャプチャ、処理、発行、保存されるかを示す必要があります。
ローカルデータベースアプリケーションの場合にペーパーオフィスに統合されたデータバックアップ手順の説明も、手順ドキュメントの重要な部分です。

手順のドキュメントでは、意図した組織および技術プロセスについて説明します。情報の起源から、インデックス、処理、保存、ならびに明確な検索まで。


安全な面で

解決策:ドキュメントストレージ用のGOBD準拠のペーパーオフィス

PaperOfficeは、必要なすべての基準を満たすことにより、すべてのソフトウェア要件をテストするだけでなく、認定を通じてGOBDに準拠しています。

要件1/6

トレーサビリティと検証可能性の原則(GOBD第3.1章)

GOBDによると、納税者は、ITシステムが損失(例えば、不信心性)から保護され、不正なエントリや変更から保護されることを保証する義務があります。


要件2/6

個々の被験者との真実、明快さ、継続的な記録の原則(GOBD第3.2章)

DMSサーバーコンポーネントは、通常、他のITコンポーネントと同じセキュリティ要件の対象となります。関連するトピックは、監視とデータセキュリティです。

要件3/6

完全性(GOBD第3.2.1章)

原則として、保持する必要がある各ドキュメントは、個別に、およびそのすべてのコンポーネント(ギャップの完全性と完全性)で記録する必要があります。


要件4/6

正しさ(GOBD第3.2.2章)

正確性の原則に従って、DMSは、アーカイブするドキュメントとデータが、元の文書に必要な程度の適合性を確保する必要があります(画像またはコンテンツの観点から)。

要件5/6

注文(GOBD第3.2.4章)

DMSを使用する場合の秩序ある会計の原則は、保持期間全体を通して秩序性基準の順守を確保できる場合、一貫して満たされると見なされます。


要件6/6

不変性(GOBD第3.2.5章)

GOBDは、使用されるデータ処理手順を設計する必要があります。処理手順に入力したすべての情報は、特定せずに抑制または上書き、削除、変更、または偽造されないように設計する必要があります(GOBD第3.1章; 58-60) 。

頻繁な質問
誰がプロセスのドキュメントを手伝っていますか?

自分のプロセスに絶対に自信がある場合は、おそらく税務顧問なしではうまくいくことができます。ただし、プロセスドキュメントの作成中に、または少なくとも1回は税務顧問からヘルプを取得することをお勧めします。仕様と標準では、最終的に決定するのは監査人です。

プロセスドキュメントを承認するのは誰ですか?

マーケティングの半知識に注意してください:あらゆる種類の証明書および発行者からの証明書は税務当局によって受け入れられません!必要な場合、重要なのは、GOBDによるとの手続き文書の提示と、すべてが実際に適合するかどうか、監査機関によって決定されるかどうかです。あなたの税務監査人または税務署。

なぜペーパーオフィスが十分ではないのですか?

簡単に簡単に説明しました:たとえば、法的に安全で監​​査防止方法で紙幣の請求書をアーカイブした場合、それでも請求書はスキャンする前に操作または変更された可能性があります。監査防止方法ですが、全体的なプロセス自体は監査防止ではないため、GOBDに準拠していません。

元のドキュメントを捨てることはできますか?

法的関連性のある文書、たとえば契約など、元の契約を維持する必要があります。一言で言えば、税務署は電子文書を受け入れますが、裁判所は紛争が発生した場合にのみオリジナルを受け入れます。これは、署名が元のドキュメントでの信頼性のみをチェックできるという事実によるものです。オリジナルを捨てないことをお勧めします。

PaperOfficeドキュメントを削除できるのはなぜですか?

繰り返しますが、プロセスドキュメントがあります。データがあなたに保存されている限り、削除を完全に除外することは技術的に不可能だからです。最終的に、データベースから直接レコードを削除できます。または、ハードディスクを取り外します。またはサーバーを処分します。または建物を爆破します。

技術的なDMSの推奨事項を見つけるにはどうすればよいですか?

Bitkomは、2019年11月28日の最新のGOBDバージョンに従って、ドキュメント管理システムに関するGOBDチェックリストを開発しました。

PaperOffice Academy

あなたはこれを見たに違いありません

それが私たちの顧客の言うことです

ケーススタディ

ビジネスプロセスの自動化のためのデジタルスペシャリストソリューション

「このような大規模なコミュニティでドキュメントを手動で処理するには、多くの時間がかかりました。
PaperOffice DMSの自動化ソリューションにより、手作業を大幅に削減できると同時に、未来志向の技術への投資も可能になりました。私たちはデジタル不動産管理のパイオニアです。

アレハンドロ・カンポス氏、不動産管理エル・ギホのITスペシャリスト兼プロジェクトマネージャー