認証およびGOBDに準拠したドキュメント保管

Durch die Zertifizierung und Freigabe für die beiden weltweit höchsten Digitalisierung-Standards GOBD (ehemals GDPDU) sowie DSGVO (EU-GDPR) sind Sie mit PaperOffice garantiert auf der sicheren Seite.

ハイライト

100％のGOBDによる監査証拠によって

監査安全性により、手続き文書は常に追跡可能かつ検証可能であり、操作や情報損失から保護され、監査や検査の要件を満たし、長期間有効であることが保証されます。

100％ GDPRは、クラウドストレージはありません。

データのローカル保存（クラウド保存なし）は、プロセスのドキュメンテーション化を簡素化し、情報へのアクセスをより制御でき、以前のバージョンに簡単にアクセスできるだけでなく、他のチームメンバーとの協力時にドキュメンテーションと情報を安全に共有することが可能です。

100% アクセス制御

PaperOffice DMSのアクセス制御により、ドキュメント管理システムの使用権限を持つ者だけが、アクセス権限が制限されたデータにアクセスできることが保証されます。また、個人データは、処理、使用、保存中に無断で読み取られたり、コピーされたり、変更されたり、削除されたりしないように保護されます。

手続き文書は何を伝えていますか？

あなたのすべてが計画通りに進むように

事業者は、ITのサポートによる会計とデータおよび文書の保管がGoBDで定義された一貫性の原則に準拠していることを、手順文書化によって証明することができます。

要求があると、すべての文書を提供できます

会社内の会計およびアーカイブドキュメントを、監査などの専門家が適切な時間内に理解し、検証できるようにすることです。

この目的のために、領収書や文書の収集、受信、デジタル化、処理、出力、保存方法について詳しく説明されています。税金の対象となるITソリューションの使用者、または事業主自身が手順文書を作成する責任があります。

手続き文書には何を考慮すべきでしょうか？

Für jedes IT-System sollte eine klar strukturierte Verfahrensdokumentation verfügbar sein. Inhalt, Struktur und Ergebnisse des IT-Prozesses sollten vollständig und überzeugend offensichtlich sein.
内容と時間に関するすべてのシステムおよび技術的な変更を抜け漏れなく記録する、包括的かつ最新の手順書の確認のために必要です。

プロセス文書化は、電子文書のキャプチャ、処理、発行、保存方法も示すべきです。
Eine Beschreibung des Datensicherungsverfahrens, welches in PaperOffice integriert ist bei lokaler Datenbankanwendung, ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil einer Verfahrensdokumentation.

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt den gewollten organisatorischen und technischen Prozess. Von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung sowie dem eindeutigen Wiederfinden.

不変性（GOBDチャプター3.2.5）

GoBDは、データ処理手続きが設計されなければならないと要求しており、処理プロセスに取り込まれたすべての情報が抑制されたり、明示的に上書き、削除、変更されたり、改ざんされたりしないようにする必要があります（GoBDチャプター3.1；パラグラフ58-60）。

よくある質問

誰がプロセスのドキュメンテーションを支援してくれますか？

自分自身の手続きに絶対の信頼を持っている場合、もしかしたら税理士の助けを借りる必要はありませんが、私たちは、事前または少なくとも手続きの文書を作成する際に税理士の助けを借りることをお勧めします。私たち自身の経験から、規制や標準のすべてにもかかわらず、最終的には監査人自身が決定するため、試験機関とオープンに話すことは常に賢明で助けになると思います。

プロセスドキュメンテーションを承認するのは誰ですか？

ご注意ください：マーケティング情報には注意が必要です。税務当局は、発行元や種類に関係なく、証明書を受け入れません！必要に応じて、GoBDに基づく手続き文書の提出だけが重要で、すべてが正確に一致しているかどうかは、税理士や税務署などの検査機関が決定します。

なぜPaperOfficeだけでは十分ではないのですか？

簡潔に説明すると：PaperOfficeで請求書を例えば法的に保証された形で保存していても、スキャン前に請求書が改ざんされている可能性があります。あなたは確かに保証された形で保存していますが、全体的なプロセス自体が保証されておらず、したがってGoBDに適合していません。

オリジナルの文書を捨ててもいいですか？

契約などの法的な重要性を持つ文書は、引き続きオリジナルの保存義務があります。要点を述べると、税務署は電子領収書を受け付けますが、訴訟の場合は本物のみを受け付けます。これは、オリジナルの文書にのみ署名の真贋が確認できるためです。オリジナルを捨てないようにおすすめします。

PaperOfficeドキュメントを削除できる理由は何ですか？

また、これに対しても、プロセスの文書化があります。なぜなら、データが保存されている限り、完全な削除は技術的には不可能だからです。最終的には、データベースからデータを直接削除することもできます。または、ハードディスクを取り外すこともできます。または、サーバーを廃棄することもできます。また、建物を爆破することもできます。

技術的なDMSの推奨事項はどこで見つけられますか？

Bitkomは、2019年11月28日の最新のGOBD版に基づいて、文書管理システムに関するGOBDチェックリストを作成しました。こちらでご確認いただけます。

認証およびGOBDに準拠したドキュメント保管

Durch die Zertifizierung und Freigabe für die beiden weltweit höchsten Digitalisierung-Standards GOBD (ehemals GDPDU) sowie DSGVO (EU-GDPR) sind Sie mit PaperOffice garantiert auf der sicheren Seite.

ハイライト

100％のGOBDによる監査証拠によって

100％ GDPRは、クラウドストレージはありません。

100% アクセス制御

文書のアーカイブ化を法的に説明します。

Wir führen Sie durch den rechtlichen Dschungel, decken Marketing-Halbwissen auf und erklären Ihnen warum PaperOffice Ihre perfekte Dokumentbasis für sämtliche rechtlichen Vorgaben ist.

手続き文書化

これが必要です: GoBDに基づく手順文書

証跡の義務

手続き文書は何を伝えていますか？

プロセス文書化

手続き文書には何を考慮すべきでしょうか？

安全な場所で

解決策：GOBD準拠のPaperOfficeによる文書保存

指定1/6

追跡可能性と検証可能性の原則 (GOBD第3.1章)

指定2/6

真実、明確さ、および継続的な記録の原則を確立する個別のテーマ（GOBDセクション3.2）

指定3/6

完全性（GOBD-第3.2.1章）

指定4/6

正確性（GOBD第3.2.2章）

指定5/6

秩序（GOBD第3.2.4章）

指定6/6

不変性（GOBDチャプター3.2.5）

デジタル市庁舎への道 - 行政のデジタル化