PaperOfficeインサイダーニュースレター
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我々はPaperOffice DMSの製造元であり、IT製品です。あなたはプロの翻訳者です。以下の「de」ウェブサイト/プログラムUIのテキストを、「ja」の言語に翻訳し、正確に翻訳されていることを確認してください。もしも翻訳に間違いがあった場合は、修正する必要があります。以下はテキストです:私たちは友達になりたいと思っています

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文書のアーカイブ管理についての説明

私たちは、PaperOffice DMSというIT製品の製造元です。あなたはプロの翻訳者です。以下のテキストを「ja」に翻訳し、正しく翻訳したことを確認してください。エラーがある場合は修正してください。テキストは以下の通りです:「私たちは、法的なジャングルを案内し、マーケティングの半専門知識を明らかにし、なぜPaperOfficeがあらゆる法的要件に対する完璧なドキュメントベースであるのかを説明します。」

手続き文書化

必要なもの:GoBDに基づく手続きの文書化

ドイツ公認会計士会(BStBK)とドイツ税理士協会(DStV)の協力により発行された、書類スキャニングの代替手段に関するサンプル手続き文書。


証跡の義務

手続き文書は何を伝えていますか?

あなたのすべてが計画通りに進むように

事業者は、ITのサポートによる会計とデータおよび文書の保管がGoBDで定義された一貫性の原則に準拠していることを、手順文書化によって証明することができます。

要求に応じて、すべてのドキュメントを提供できます。

会社内の会計およびアーカイブドキュメントを、監査などの専門家が適切な時間内に理解し、検証できるようにすることです。

この目的のために、領収書や文書の収集、受信、デジタル化、処理、出力、保存方法について詳しく説明されています。税金の対象となるITソリューションの使用者、または事業主自身が手順文書を作成する責任があります。

プロセスの文書化

手続き文書には何を考慮すべきでしょうか?

すべてのITシステムには、明確に構造化された手順書が利用可能であるべきです。ITプロセスの内容、構造、および結果は、完全かつ明白に提示される必要があります。
内容と時間に関するすべてのシステムおよび技術的な変更を抜け漏れなく記録する、包括的かつ最新の手順書の確認のために必要です。

プロセス文書化は、電子文書のキャプチャ、処理、発行、保存方法も示すべきです。
PaperOfficeに統合されたローカルデータベースアプリケーションのデータバックアッププロセスの説明は、手続き文書の重要な要素です。

情報の生成からインデックス化、処理、保管、そして独自の再検索に至るまで、手続きドキュメンテーションは意図した組織的および技術的プロセスを説明します。


安全な場所で

解決策:GBOD準拠の文書保存用PaperOffice

PaperOfficeは、すべてのソフトウェア要件に合致するために、すべての必要な基準を遵守することにより、GOBDに準拠しています。

指定1/6

追跡可能性と検証可能性の原則 (GOBD第3.1章)

GoBDによれば、納税義務者は、ITシステムを紛失(例:見つからない)から保護し、不正な入力や変更から保護する必要があります。


指定2/6

真実、明確さ、および継続的な記録の原則を確立する個別のテーマ(GOBDセクション3.2)

通常、DMSサーバーコンポーネントは他のITコンポーネントと同様のセキュリティ要件に従います。監視とデータのセキュリティが関連するトピックです。

指定3/6

完全性(GOBDの第3.2.1章)

保管する必要のあるすべての文書は、基本的に個別におよびすべての構成要素とともに記録することが必要です(完全性と断片的な欠落の防止)。


指定4/6

正確さ(GOBD第3.2.2章)

正確性の原則に従い、DMSはアーカイブする文書やデータがオリジナルとの一致度(形式的または内容的に)を要求されたレベルで保証する必要があります。

指定5/6

秩序(GOBD第3.2.4章)

DMSを使用する場合、適切な経理原則を遵守することは、保管義務の全体期間にわたって遵守されていることが確認できる場合に、連続的に満たされたものとみなされます。


指定6/6

不変性(GOBDの章3.2.5)

GoBDは、データ処理手続きが設計されなければならないと要求しており、処理プロセスに取り込まれたすべての情報が抑制されたり、明示的に上書き、削除、変更されたり、改ざんされたりしないようにする必要があります(GoBDチャプター3.1;パラグラフ58-60)。

よくある質問
誰がプロセスのドキュメンテーションを支援してくれますか?

自分自身の手続きに絶対の信頼を持っている場合、もしかしたら税理士の助けを借りる必要はありませんが、私たちは、事前または少なくとも手続きの文書を作成する際に税理士の助けを借りることをお勧めします。私たち自身の経験から、規制や標準のすべてにもかかわらず、最終的には監査人自身が決定するため、試験機関とオープンに話すことは常に賢明で助けになると思います。

プロセスドキュメンテーションを承認するのは誰ですか?

ご注意ください:マーケティング情報には注意が必要です。税務当局は、発行元や種類に関係なく、証明書を受け入れません!必要に応じて、GoBDに基づく手続き文書の提出だけが重要で、すべてが正確に一致しているかどうかは、税理士や税務署などの検査機関が決定します。

なぜPaperOfficeだけでは十分ではないのですか?

簡潔に説明すると、例えばPaperOfficeで請求書を法的かつ可視性重視でアーカイブしても、スキャンする前に請求書が改ざんまたは変更されている可能性があります。アーカイブは可視性重視ですが、全体のプロセス自体は可視性重視ではありませんので、GoBDには準拠しません。

元の文書を捨ててもいいですか?

契約などの法的な重要性を持つ文書は、引き続きオリジナルの保存義務があります。要点を述べると、税務署は電子領収書を受け付けますが、訴訟の場合は本物のみを受け付けます。これは、オリジナルの文書にのみ署名の真贋が確認できるためです。オリジナルを捨てないようにおすすめします。

PaperOfficeドキュメントを削除できる理由は何ですか?

また、これに対しても、プロセスの文書化があります。なぜなら、データが保存されている限り、完全な削除は技術的には不可能だからです。最終的には、データベースからデータを直接削除することもできます。または、ハードディスクを取り外すこともできます。または、サーバーを廃棄することもできます。また、建物を爆破することもできます。

技術的なDMSの推奨事項はどこで見つけられますか?

Bitkomは、2019年11月28日の最新のGOBD版に基づいて、文書管理システムに関するGOBDチェックリストを作成しました。こちらでご確認いただけます。

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「PaperOfficeとの最初の任命時にすでに、ドキュメント管理の分野で20年にわたるPaperOfficeの経験に気づいています。

アレクサンダー・スターク、メノナイト同胞団ビーレフェルトeの最高財務責任者V.