ドキュメントのバージョン管理を法的に確実に行うにはどうすればよいですか？

ドキュメント管理システム（DMS）におけるバージョン管理の役割

バージョン管理の機能は、多くのDMSソフトウェアのユーザーにとって重要な役割を果たしています。その利点について詳しく説明します。

バージョン管理という言葉は、ドキュメント管理システム（DMS）内では一般的な用語です。GoBDに適合したバージョン管理と改訂履歴のあるドキュメント管理システムの必要性はますます明確になっています。

なぜなら、以下のケースが誰にとっても馴染み深いものだからです。契約書が何度も修正される――変更があったり、注釈が付けられたり、項目の整合性を確認したり、合計金額を変更したり、最終的に合意に達したりします。それぞれの変更は、ローカルのパソコンに保存され、検証のために送信されます。

そして、もし同僚が不在であったり、顧客が電話で「前月の『XYZ』という修正のバージョンはどうなったか」と尋ねた場合、すべてが迷走してしまいます。

結果として、バージョンの混乱や重複が生じます。

少なくともこの時点で、ドキュメントのバージョン管理について考える価値があります。

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

DMSソフトウェアの利点

DMSソフトウェアの中央集権化には、企業にさまざまな利点があります。たとえば、すべての従業員が同じ正確なデータを使用できることが保証されます。

さらに、メディアの切れ目がなくなるため、ワークフロー内での情報フローが連続的に行われます。

その結果、重複したデータの管理が不要になり、送信エラーも回避され、管理されるデータの品質にも良い影響を与えます。

多くの企業、特に中小企業は、それをデータセキュリティのハードルと見なし、PaperOfficeのようなドキュメント管理システム（DMS）の使用を支持しています。

バージョニングとは何ですか？

要するに、バージョニングとはドキュメントのすべての変更を追跡することです。

バージョニングという用語の説明は非常に簡単です。基本的には、ドキュメントまたはファイルの変更を記録するために使用される仕組みです。

したがって、すべてのドキュメントの変更が検出され、新しいドキュメントバージョンとしてシャドウコピーとして保存されます。

ドキュメントの変更が行われるたびに、対応するアーカイブに「新しい」ドキュメントバージョンが保存されます。ログは変更を透明化し、いつでも追跡できるようにします。

この時点で、後続のビューアは、ドキュメントがどの編集者によって変更されたのかを知っています。これにより、ドキュメントの全生命周期についての概要を把握できます。

バージョニングは自動的にまたは手動で行われる場合があります。

しかし、その違いは何ですか？ PaperOffice DMSがサポートするすべてのバージョニングメソッドについては、ワークショップチュートリアルで詳しく説明しています。

データベースのバージョン管理にはどのような種類がありますか？

自動バージョニング

自動バージョニングでは、PaperOfficeがドキュメントが変更されたことを自動的に検出します。これはWordドキュメントでも、統合モジュールであるWorkBenchを使用してPDFドキュメントでも行われます。
変更されたドキュメントの最新のコピーは、PaperOfficeによって自動的に作成され、ドキュメントプール「編集中のドキュメント」に保存されます。バージョンは、「編集を終了」をクリックするまで更新されません。
これにより、ネットワーク上のドキュメントが上書きされないように保証されます。ドキュメントを編集している間は、このドキュメントがすでに述べたドキュメントプールにあるためです。

「より新しいバージョン」のドキュメントがチェックインされた後、PaperOfficeはプレビュー画像を更新し、ドキュメントのテキスト認識を再度実行します。以前のバージョンは引き続き利用できます。

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

手動バージョニング

手動バージョニングは、ドキュメントを印刷して例えば手書きで署名し、それから新しいバージョンとしてスキャンする必要がある場合に最適です。

手動バージョニングでは、バージョニングプロセスをユーザーが手動でトリガーします。

PaperOfficeは、組み込まれたAIによって、このドキュメントが既存のものであることを認識し、新しくスキャンされたドキュメントを既存のバージョンとしてアーカイブすることを提案します。または、外見が異なり、AIによって認識されない場合には、これを手動で既存のバージョンとしてアーカイブすることもできます。

DMS導入のバージョン管理の利点

統一されたアーカイブ

PaperOfficeにドキュメントをアーカイブすると、組み込まれたバージョニングにより、数多くのコピーが個別のファイルとして保存されることはありません。代わりに、異なるバージョンのドキュメントが1つのファイルに格納されます。

監査安全性とGoBD遵守

文書のバージョン管理により、監査安全性とGoBD遵守を確保します。

監査安全性を確保するには、文書やファイルの変更の詳細が明確に追跡できる必要があります。また、そのような変更を行うことができるのは権限を持つ従業員のみであることが保証されている必要があります。さらに重要なことは、数年後にどの従業員がいつ、何を変更したかを知ることです。

共有アクセスの構造化

PaperOfficeは文書管理システムだけでなく、包括的なコラボレーションツールとしても機能します。ワークフローやスタンプ、タスクツールだけでなく、統合された共同作業機能を提供しています。

バージョン管理により、ユーザーは誰がいつ、どのように文書を変更したかを把握することができます。ユーザーが文書を編集すると、他のユーザーにはロックがかかり、同時編集ができなくなります。

最後のポイントを考慮すると、チェックアウトとチェックインと呼ばれる機能は、文書の簡単な共同作業を調整し、アクセス権を管理します。チェックアウト機能により、編集者は文書を一時的にロックします。

その後のチェックインで、最初の編集者は変更された文書を新しいバージョンとして作成します。以前の編集ロックは解除されます。

セキュリティと多くの法令やコンプライアンスの遵守

バージョン管理の最も重要な点は、すべての法的要件や、ますます重要になっているコンプライアンスの側面が証明できることです。なぜなら、文書の変更はユーザーまで追跡できるからです。

バージョン管理のための適切なDMSソフトウェアの選択

要約すると、DMSによるバージョン管理は多くの利点をもたらします。

バージョン管理の最大の利点は、企業が重要なビジネスドキュメントの作成、改訂、配布を自動化できることです。

ドキュメント管理のPaperOfficeを使用すると、多くの企業が監査安全性を確保することができます。ビジネスドキュメントのすべての変更をいつでも迅速に追跡できることが重要です。

開始は思っているよりも簡単です。

まだうまくいかない心配はありますか？お客様事例を読んで、PaperOfficeをビジネスに統合する簡単さをご確認いただくか、テストインストールをお申し込みください。