地域・自治体における業務プロセスの自動化
地域や自治体向けのPaperOffice DMSは、業務プロセスのデジタル化と自動化により、円滑な情報の流れを可能にします。
プロのヒント
デジタル化により、書面、契約書、下書き、請求書、納品書などが電子文書に置き換わり、すべての作業プロセスを最大限に最適化しています。統合されたAIにより、ビジネスプロセスを大幅に自動化し、プロセスを加速し、成功と満足度を高めることができます。
地域・自治体のデジタル化
教会、教区、自治体は、適切なデータ管理の使用に大きく依存しています。
これは、重要な文書が日常的に市町村や市町村協会に蓄積される方法です。
文章、請求書、ドラフト、アプリケーション、研究、専門家の意見など。これらは郵便で届くだけでなく、多くの手紙もメールで届きます。
これらの文書はすべて、紙の形式で届いた場合、デジタル化する必要があり、構造化されたファイリング、タスクとワークフローの割り当てが必要であり、オンデマンドですぐに利用できる必要があります。
重要な期限が守られ、文書を保存するための法的措置が取られることは非常に重要です。PaperOffice DMSは、ドキュメントに明確な構造を提供し、情報の洪水に対処するのに役立ちます。
デジタル文書管理システムPaperOfficeとともに、教会、教区、自治体内の作業プロセスが簡素化され、時間とコストが節約されます。
たとえば、一般的なDMSを使用すると、スキャンしたメールをファイリングしたり、重要なメールを保存したり、ドキュメントをアーカイブしたりできます。さらに、さまざまなユーザーがこれらのドキュメントにアクセスして作業できます。
文書がデジタル化された形式で入手できる場合,長老会やその他の集会の準備のために,必ずしも一緒に電子メールで送信する必要はありません。
ペーパーレス化の方法は?
PaperOfficeは、時間のかかるボトルネックをすべて解消し、紙のドキュメントを排除するなどのコスト削減につながり、領収書、契約書、納品書などの重要なドキュメントの概要を明確に作成し、将来的には PaperOfficeでデジタルで管理 します。
キャプチャ、処理、共有、検索、およびドキュメントの追跡は、PaperOfficeの使用で非常に簡単になります。
制御されたアクセス、詳細なタスクリスト、ワークフローと信頼性の高い電子メール通知を使用した承認により、従業員は割り当てられたタスクを効率的に完了でき、権限のある人は承認を簡単に承認または拒否できます。
PaperOffice DMSソフトウェアソリューションを使用すると、ドキュメントが失われることはありません。また、どこにいても、重要なドキュメントに数秒でアクセスできます。
もちろん、あなたは常に法律に準拠し、完全に監査証明された私たちのシステムと協力しています。
領収書、口座、および同様の文書は、もはや教会地区と教区の間で郵便で送る必要はありません。内部メールは、この方法でデジタルで送信することもできます。これにより、紙、追加のデータストレージのコスト、アーカイブへの移動が節約されます。ドキュメントにはキーワード(エディタ、トピック、ステータス、日付など)を指定して、より簡単に見つけることができます。
プロセス指向のドキュメント管理
プロセス指向のドキュメント管理により、これらのドキュメントをほとんど手間をかけずに最新の状態に保つことができます。 PaperOfficeは、広範なタスクとワークフローモジュールでここであなたをサポートしています。
このようにして、特定のプロセスチェーンを登録し、既存のオペレーショナルプロセスを電子文書で定義し、部分的に自動的に実行することができます。
これは、タスクを特定のユーザー権利と完了期間を持つ従業員に割り当てることができるだけでなく、デジタルリリースを必要とするだけでなく、電子メール通知やドキュメントステータスの変更などのさらなるアクションを自動的にトリガーできるため、エラーのないプロセスの最適化を表します。
このようにして、すべてのドキュメント プロセスをマップできます。
PaperOfficeは、契約、請求書、ブリーフ、電子メール通信の管理に支援が必要かどうかにかかわらず、ドキュメントの種類を区別しません:PaperOfficeドキュメント管理システムのおかげで、企業における以前のプロセスがデジタル化され、効率性、透明性、柔軟性が大幅に向上しました。
紙の文書、PDFファイル、電子メール、写真など、文書がどのような形式で会社に届いても、それらは自動的にアーカイブされ、安全なデータベースに保存されるためです。
したがって、重要な契約は、適切なタイミングで認識され、終了されるか、または再交渉される可能性があります。低速の紙のメールの代わりにデジタル署名と電子メール通知によるドキュメントリリース、安全でない電子メールは顧客ロイヤルティに貢献します。
ソリューション:実証済みのノウハウ
管理ソフトウェアをすぐに実際に使用するのは理にかなっていますか?それはすべての要件を満たすだけでなく、学ぶのが簡単で安価ですか?
PaperOffice DMSは、デジタル作業のための実証済みの完全なソリューションであり、20年以上の市場経験を持つ、最初のDMSパイオニアの1つです。
教会やコミュニティについて話すのは、宗教的な構造や社会構造だけではありません。多くの分野で、彼らは社会生活そのものの「その」ものです。これには、例えば、困難な状況で他の人の世話をする、しばしばボランティア活動に従事する人々が含まれます。また、一方では司牧的義務と他方では行政活動に分かれている様々な仕事があります。
ドイツには偉大な教会の伝統があり、コミュニティの世話をすることは村の住民だけでなく都市でも結束を確実にします。特に今日、孤立と匿名性が高まる時代には、教会や地域社会でさまざまな懸念の接点があります。もちろん、教会の非常に実用的な側面を忘れてはなりません。
登記所、人口登録簿、パスポート事務所、学校、幼稚園、公共交通機関、消防隊、開発区域、道路建設事務所、廃水処理、淡水の提供、時には電気エネルギーの供給。
これらは必須のタスクです。しかし、すべてのコミュニティにフリースタイルもあります。これらは、例えば、スポーツ場、子供の遊び場、博物館、高齢者クラブ、青少年センターです。教会はバプテスマを行い、最後の旅に同行し、再び大きな人気を博している白の大きな結婚式の場所でもあります。これがすべてではありません。
多くの政治や教会のコミュニティでは、PaperOffice DMSなどのドキュメント管理ソフトウェアがタスクの完了に貴重なサポートを提供できます。これは、上位の構造だけでなく、関係するクラブ、当局、企業にも関係しています。
まず第一に、PaperOffice DMSは、地元の消防隊協会のアーカイブであろうと、バプテスマ、結婚式、葬儀を伴う教会のアーカイブであろうと、アナログアーカイブをデジタル時代に持ち込むための実用的なソリューションです。PaperOffice DMSは、GDPRのすべてのガイドラインである一般データ保護規則が遵守されるように構成されています。
ペーパーオフィスDMSは、コミュニティ、教会、自治体に明確な利益をもたらします
PaperOffice DMSは、優れたデータベース技術と習得しやすい操作性により、文書や写真などのデータを保存しようとしている場所だけでなく、時系列に並べたり、さまざまなフィルタで使用したりして、フォームや統計を自動作成する場所であればどこでも使用できます。
これを担当しているのは、PaperOffice DMSに統合された人工知能(AI)で、PIAという美しい名前です。既存のデータベースからさまざまなテンプレートが登録され、以前に定義されたマスタデータが入力されます。これらは、会員カード、節目の誕生日のお祝い状、または地方自治体の公益事業における進行中または重要な日付の在庫のデータマスクです。
PaperOffice DMSに統合されたOCRソフトウェアは、ロゴと通常のテキストを区別します。請求書や領収書は、OCR検索を使用して調査するときなど、いつでもすばやく見つけることができるため、最大限の透明性と法的確実性が保証されます。
アーカイブは、センダからの後続の伝票がすべて認識され、自動的に割り当てられるように実行することもできます。
予算計画にPaperOffice DMSを含めるための重要な議論。最後に、PaperOffice DMSは、持続可能性と環境保護が考慮されているという事実によっても納得しています。遅かれ早かれ、アナログ文書からデジタル形式への完全な変換が行われ、すでにPaperOffice DMSを使用している公的機関は十分に準備されます。
デジタル請求書処理は、多くのコミュニティや自治体にとっても有利です。請求書の受領は、PaperOffice DMSのおかげで自動化され、担当の従業員に転送されます。デジタルリリースによる制御およびリリースプロセスも、システムを介して迅速かつ効率的に処理できます。
マウスを 1 回クリックするだけで、アーカイブ場所を含むデータを税理士にエクスポートしたり、その逆を行ったりできます。
リビジョンに準拠した安全なアーカイブ:PaperOffice DMSは、GoBD、GDPdU、DSGVOの法的要件を技術的に満たしています。
PaperOffice DMSは、ERPなどの他のソフトウェアの接続を可能にし、もちろん、適切なインターフェイスを介してMicrosoft Officeからドキュメントを転送します。ペーパーオフィスDMSはコミュニケーションをスピードアップします。
締め切りと予定が監視され、必要な設定に応じてアクションが自動的にトリガーされます。注文プロセスは自動化でき、将来計画されている変更も、希望のタイミングで有効になるように入力できます。
その広範な機能のおかげで、PaperOffice DMSは間違いなくエンタープライズコンテンツ管理(ECM)の上位セグメントに分類できます。
ECMには、対応するアクセス階層を持つ組織内のすべてのコンテンツの全体的な管理が含まれます。PaperOffice DMSは、デジタル形式で任意のコンテンツを保存し、そのコンテンツとフォーマットを変更し、それを利用可能にすることができます。
PaperOffice DMSは、ECMのすべての機能を備えており、これは優れた価格性能比と、直感的に学習可能な操作形式であり、高価な外部または内部トレーニングが不要になります。むしろ、さまざまなメニューに慣れるために無料のビデオチュートリアルが利用可能です。したがって、PaperOffice DMSは、貿易と生産のすべての企業における組織の要となり、これはほとんど光の速さで行われます。
教会、コミュニティ、自治体はデジタル文書管理の恩恵を受ける
しかし、PaperOffice DMSでは、コミュニティの可能性がはるかに高くなります。たとえば、正当在庫または基準日在庫を含む在庫管理などです。PaperOffice DMSの基礎は、ネットワーク内のリンクされたユーザーアカウントです。これらのユーザーアカウントのデータストレージは、中央データベースに結合されます。ドキュメントは、さまざまなアルゴリズムを備えたAIを介して制御でき、自動化されたプロセスをトリガーするために使用できます。
PaperOffice DMSを使用することで、紙ベースの作業と比較して作業時間を最大7.5%最適化できます。
ドキュメントの検索、ルーティング、共有の時間を節約します。
デジタルスタンプを使用すると、ドキュメントに追加情報を追加で補完したり、詳細なワークフローを制御したりできます。次に、タスクとワークフロー機能により、期限が守られ、完了するようになります。
PaperOffice DMSは、教区や教会でのタスクと同じくらい適応性があります。プロジェクトは、ワークフロー機能を使用して、異なる場所から共同で処理することができます。現在処理中のドキュメントは、他のドキュメントに対してブロックされませんが、タイムスタンプ付きでそれぞれのバージョンに保存されます。
最終的に、すべての変更を含む最後に保存されたバージョンが常に利用可能です。
FAQs
終了時には、よくある質問についても回答します。 "コミュニティ、教会、自治体におけるデジタル化":
従業員はどのようにして PaperOffice にアクセスできますか?
分散型で最新のプログラムアーキテクチャにより、PaperOfficeは、従来のPCからスマートフォン/タブレット、テレビまで、ほぼすべてのデバイスで使用できます。
PaperOfficeが存在しない場合、データはどうなりますか?
起こりませんが、あなたを安心させるために:PaperOfficeはオープンなデータベース構造に基づいているため、いつでもデータにアクセスできるため、いつでもデータをエクスポートできます。
トピック・データ保護: すべての文書はどこに保存されますか?
PaperOfficeは、すべてのドキュメントを高レベルの暗号化で社内に保存し、たとえば、データ盗難の影響を受けないようにし、GDPRおよびGOBDのすべての要件を超えます。
間違いを避ける:サードパーティのクラウドにデータを保存しないでください!
PaperOfficeは仕様に正確に適合させることができますか?
はい、PaperOfficeは意図した用途に100%適合させ、既存のプロセスやシステムへのシームレスな統合を保証します。プログラムインターフェースでさえ、完全に設計され、自由に適応することができます。
結論
PaperOffice DMSは、コミュニティ、教会、自治体をサポートし、他のソフトウェア、API接続への適切なインターフェイスを提供し、あなたの希望に応じていつでも拡張することができます。ソフトウェアは習得が簡単で、トレーニング目的で欠席することなく、毎日の練習に簡単に統合できます。
PaperOffice DMSでは、バックアップ機能付きのNAS(ネットワーク対応データストレージ)を使用して、サードパーティのクラウドで重要なデータが失われたりスパイされたりしないようにすることをお勧めします。
最終的に、PaperOffice DMSは、20年以上の実務経験を通じて、非常に優れた価格性能比と膨大なノウハウで印象的です。