コミュニティ、教会、自治体におけるデジタル化

教会やコミュニティについて話すのは、宗教的な構造や社会構造だけではありません。多くの分野で、彼らは社会生活そのものの「その」ものです。これには、例えば、困難な状況で他の人の世話をする、しばしばボランティア活動に従事する人々が含まれます。また、一方では司牧的義務と他方では行政活動に分かれている様々な仕事があります。

ドイツには偉大な教会の伝統があり、コミュニティの世話をすることは村の住民だけでなく都市でも結束を確実にします。特に今日、孤立と匿名性が高まる時代には、教会や地域社会でさまざまな懸念の接点があります。もちろん、教会の非常に実用的な側面を忘れてはなりません。

登記所、人口登録簿、パスポート事務所、学校、幼稚園、公共交通機関、消防隊、開発区域、道路建設事務所、廃水処理、淡水の提供、時には電気エネルギーの供給。

これらは必須のタスクです。しかし、すべてのコミュニティにフリースタイルもあります。これらは、例えば、スポーツ場、子供の遊び場、博物館、高齢者クラブ、青少年センターです。教会はバプテスマを行い、最後の旅に同行し、再び大きな人気を博している白の大きな結婚式の場所でもあります。これがすべてではありません。

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

多くの政治や教会のコミュニティでは、PaperOffice DMSなどのドキュメント管理ソフトウェアがタスクの完了に貴重なサポートを提供できます。これは、上位の構造だけでなく、関係するクラブ、当局、企業にも関係しています。

まず第一に、PaperOffice DMSは、地元の消防隊協会のアーカイブであろうと、バプテスマ、結婚式、葬儀を伴う教会のアーカイブであろうと、アナログアーカイブをデジタル時代に持ち込むための実用的なソリューションです。PaperOffice DMSは、GDPRのすべてのガイドラインである一般データ保護規則が遵守されるように構成されています。

ペーパーオフィスDMSは、コミュニティ、教会、自治体に明確な利益をもたらします

PaperOffice DMSは、優れたデータベース技術と習得しやすい操作性により、文書や写真などのデータを保存しようとしている場所だけでなく、時系列に並べたり、さまざまなフィルタで使用したりして、フォームや統計を自動作成する場所であればどこでも使用できます。

これを担当しているのは、PaperOffice DMSに統合された人工知能(AI)で、PIAという美しい名前です。既存のデータベースからさまざまなテンプレートが登録され、以前に定義されたマスタデータが入力されます。これらは、会員カード、節目の誕生日のお祝い状、または地方自治体の公益事業における進行中または重要な日付の在庫のデータマスクです。

PaperOffice DMSに統合されたOCRソフトウェアは、ロゴと通常のテキストを区別します。請求書や領収書は、OCR検索を使用して調査するときなど、いつでもすばやく見つけることができるため、最大限の透明性と法的確実性が保証されます。

アーカイブは、センダからの後続の伝票がすべて認識され、自動的に割り当てられるように実行することもできます。

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

予算計画にPaperOffice DMSを含めるための重要な議論。最後に、PaperOffice DMSは、持続可能性と環境保護が考慮されているという事実によっても納得しています。遅かれ早かれ、アナログ文書からデジタル形式への完全な変換が行われ、すでにPaperOffice DMSを使用している公的機関は十分に準備されます。

デジタル請求書処理は、多くのコミュニティや自治体にとっても有利です。請求書の受領は、PaperOffice DMSのおかげで自動化され、担当の従業員に転送されます。デジタルリリースによる制御およびリリースプロセスも、システムを介して迅速かつ効率的に処理できます。

マウスを 1 回クリックするだけで、アーカイブ場所を含むデータを税理士にエクスポートしたり、その逆を行ったりできます。

リビジョンに準拠した安全なアーカイブ:PaperOffice DMSは、GoBD、GDPdU、DSGVOの法的要件を技術的に満たしています。

PaperOffice DMSは、ERPなどの他のソフトウェアの接続を可能にし、もちろん、適切なインターフェイスを介してMicrosoft Officeからドキュメントを転送します。ペーパーオフィスDMSはコミュニケーションをスピードアップします。

締め切りと予定が監視され、必要な設定に応じてアクションが自動的にトリガーされます。注文プロセスは自動化でき、将来計画されている変更も、希望のタイミングで有効になるように入力できます。

その広範な機能のおかげで、PaperOffice DMSは間違いなくエンタープライズコンテンツ管理(ECM)の上位セグメントに分類できます。

ECMには、対応するアクセス階層を持つ組織内のすべてのコンテンツの全体的な管理が含まれます。PaperOffice DMSは、デジタル形式で任意のコンテンツを保存し、そのコンテンツとフォーマットを変更し、それを利用可能にすることができます。

PaperOffice DMSは、ECMのすべての機能を備えており、これは優れた価格性能比と、直感的に学習可能な操作形式であり、高価な外部または内部トレーニングが不要になります。むしろ、さまざまなメニューに慣れるために無料のビデオチュートリアルが利用可能です。したがって、PaperOffice DMSは、貿易と生産のすべての企業における組織の要となり、これはほとんど光の速さで行われます。

教会、コミュニティ、自治体はデジタル文書管理の恩恵を受ける

しかし、PaperOffice DMSでは、コミュニティの可能性がはるかに高くなります。たとえば、正当在庫または基準日在庫を含む在庫管理などです。PaperOffice DMSの基礎は、ネットワーク内のリンクされたユーザーアカウントです。これらのユーザーアカウントのデータストレージは、中央データベースに結合されます。ドキュメントは、さまざまなアルゴリズムを備えたAIを介して制御でき、自動化されたプロセスをトリガーするために使用できます。

PaperOffice DMSを使用することで、紙ベースの作業と比較して作業時間を最大7.5%最適化できます。

ドキュメントの検索、ルーティング、共有の時間を節約します。

デジタルスタンプを使用すると、ドキュメントに追加情報を追加で補完したり、詳細なワークフローを制御したりできます。次に、タスクとワークフロー機能により、期限が守られ、完了するようになります。

PaperOffice DMSは、教区や教会でのタスクと同じくらい適応性があります。プロジェクトは、ワークフロー機能を使用して、異なる場所から共同で処理することができます。現在処理中のドキュメントは、他のドキュメントに対してブロックされませんが、タイムスタンプ付きでそれぞれのバージョンに保存されます。

最終的に、すべての変更を含む最後に保存されたバージョンが常に利用可能です。