PaperOfficeインサイダーニュースレター
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ガーデニングおよび造園業界向けのビジネスプロセスの自動化


ガーデニングと造園のためのPaperOffice DMSは、ビジネスプロセスのデジタル化と自動化により、情報の円滑な流れを可能にします。

プロのヒント

デジタル化により、書面、契約書、下書き、請求書、納品書などが電子文書に置き換わり、すべての作業プロセスを最大限に最適化しています。

統合されたAIにより、ビジネスプロセスを大幅に自動化し、プロセスを加速し、成功と満足度を高めることができます。

ガーデニングおよび造園業界におけるデジタル化

ガーデニングおよび造園会社は、毎日紙の文書を受け取るため、適切なデータ管理の使用から大きな利益を得ています。

これは、ガーデニングおよび造園会社が日常的に重要な文書を蓄積する方法です。

文章、スケッチ、草稿、外部からの手紙、研究、専門家の意見など。これらは郵送だけでなく、多くの手紙も電子メールで届きます。

これらの文書はすべて、紙の形式で届いた場合、デジタル化する必要があり、構造化されたファイリング、タスクとワークフローの割り当てが必要であり、オンデマンドですぐに利用できる必要があります。

重要な期限が守られ、文書を保存するための法的措置が取られることは非常に重要です。PaperOffice DMSは、ドキュメントに明確な構造を提供し、情報の洪水に対処するのに役立ちます。

PaperOfficeは、時間のかかるボトルネックをすべて排除し、将来的にはPaperOfficeでデジタルで管理することで、契約書や手紙などの重要な文書の概要を明確に作成します。

ドキュメント管理ソリューションはあらゆる業界で重要であり、ガーデニングおよび造園業界の企業にとって、ドキュメント管理における誤った決定の結果は致命的になる可能性があります。誤った処方箋、誤った検査結果、または古い添付文書は、健康上のリスクにつながる可能性があります。監査中に誤ってデータを照会すると、認定の失敗や喪失につながる可能性もあります。

したがって、製薬業界では、最適な品質管理と情報セキュリティレベルのために考慮すべきことがたくさんあります。

ガーデニングや造園業界では、毎日たくさんの紙が使用されています。一方では、プロセスは非常に複雑であるため、これは大量の紙、膨大な量のデータだけでなく、長い検索プロセスにもつながります。

メーカーに依存しないコンサルティング会社と共同で、追加文書の年間価値は最大1,000万ユーロ(2020年現在)で計算されました。

フォルダ構造とファイリングの平均時間投資時間は5分、従業員1人あたり1週間に10回の検索、各検索につき10分であったため、年間最大200万ユーロの研究コストがかかりました。

ドキュメント管理ソフトウェアが完璧なソリューションである理由

ドキュメント管理システムPaperOfficeは、組織とデータ保護を1つのフードの下にもたらします。この革新的なシステムは、応答時間を短縮し、ドキュメントが失われないようにするための合理化された検索および取得ツールを提供します。

PaperOfficeは、契約、嘆願書、請求、電子メールの対応を管理するのに助けが必要かどうかにかかわらず、ドキュメントの種類を区別しません:PaperOfficeドキュメント管理システムのおかげで、以前のプロセスはあなたの会社にデジタル化され、より効率的で透明性が高く、はるかに柔軟になります。

紙の文書、PDFファイル、電子メール、写真など、文書がどのような形式で会社に届いても、それらは自動的にアーカイブされ、安全なデータベースに保存されるためです。

統合されたAIのおかげで、自動ルールがトリガーされます。このAIは、ドキュメントを「請求書」や「納品書」などのフォルダに自動的にソートし、適切なキーワードを保存し、それぞれのドキュメントタイプに保存されたデジタルワークフローをトリガーします。

Woman looks at flowers and holds a tablet in her hand
The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

ペーパーレス化の方法は?

PaperOfficeは、時間のかかるボトルネックをすべて解消し、紙のドキュメントを排除するなどのコスト削減につながり、領収書、契約書、納品書などの重要なドキュメントの概要を明確に作成し、将来的には PaperOfficeでデジタルで管理 します。

キャプチャ、処理、共有、検索、およびドキュメントの追跡は、PaperOfficeの使用で非常に簡単になります。

制御されたアクセス、詳細なタスクリスト、ワークフローと信頼性の高い電子メール通知を使用した承認により、従業員は割り当てられたタスクを効率的に完了でき、権限のある人は承認を簡単に承認または拒否できます。

PaperOffice DMSソフトウェアソリューションを使用すると、ドキュメントが失われることはありません。また、どこにいても、重要なドキュメントに数秒でアクセスできます。

もちろん、あなたは常に法律に準拠し、完全に監査証明された文書管理システムで作業します。

領収書、明細書、および同様の文書を郵送する必要がなくなりました。内部メールは、この方法でデジタルで送信することもできます。これにより、紙、追加のデータストレージのコスト、アーカイブへの移動が節約されます。ドキュメントにはキーワード(エディタ、トピック、ステータス、日付など)を指定して、より簡単に見つけることができます。

プロセス指向のドキュメント管理

プロセス指向のドキュメント管理により、これらのドキュメントをほとんど手間をかけずに最新の状態に保つことができます。 PaperOfficeは、広範なタスクとワークフローモジュールでここであなたをサポートしています。

このようにして、特定のプロセスチェーンを登録し、既存のオペレーショナルプロセスを電子文書で定義し、部分的に自動的に実行することができます。

これは、タスクを特定のユーザー権利と完了期間を持つ従業員に割り当てることができるだけでなく、デジタル承認を必要とするだけでなく、電子メール通知やドキュメントステータスの変更などのさらなるアクションを自動的にトリガーできるため、エラーのないプロセスの最適化を表します。

このようにして、すべてのドキュメント プロセスをマップできます。

紙の文書、PDFファイル、電子メール、写真など、文書がどのような形式で会社に届いても、それらは自動的にアーカイブされ、安全なデータベースに保存されるためです。

したがって、重要な契約は、適切なタイミングで認識され、終了されるか、または再交渉される可能性があります。低速の紙のメールの代わりにデジタル署名と電子メール通知によるドキュメントリリース、安全でない電子メールは顧客ロイヤルティに貢献します。

PaperOffice on a notebook next to garden and landscape tools
PaperOffice archives all documents generated in your company and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

ソリューション:実証済みのノウハウ

管理ソフトウェアをすぐに実際に使用するのは理にかなっていますか?それはすべての要件を満たすだけでなく、学ぶのが簡単で安価ですか?

PaperOffice DMSは、デジタル作業のための実証済みの完全なソリューションであり、20年以上の市場経験を持つ、最初のDMSパイオニアの1つです。

コンテンツ

重要なことに対する時間の節約、紙のアーカイブの排除によるコスト削減、情報を迅速に提供し、ドキュメントボリュームの監査証明とデジタルアーカイブ機能によるサービスの向上 - これはPaperOffice DMSによって保証されています。

PaperOffice DMSは、ガーデニングおよび造園業界が必要とするすべてのものが付属しているため、適切なソフトウェアです。

  • GDPRの原則に従ったすべてのデジタル形式のドキュメントの保存
  • アクションが必要な遅延ドキュメントを送信および再送信するための関数
  • タグ付けと内部検索エンジンを備えた自己学習型データストレージ機能
  • 新しく追加されたドキュメントを正しいフォルダに自動的に割り当てる
  • 個別にカスタマイズ可能なマスクを含む簡単なデータベース作成とデータベース接続
  • 反復的なプロセスと操作のための自動テンプレート作成

もちろん、PaperOffice DMSは、既存のソフトウェアソリューションからの既存のデジタルデータの移行と統合を可能にします。同時に、PaperOffice DMSはアナログとデジタルのインターフェースです。スキャン機能を使用して、ソフトウェアは、システムにアナログ文書、計画や写真を読み取り、スキャナを使用してそれらをデジタル化することができますが、携帯電話からの録音も、それによってテキストは、OCRを使用して書き込みに変換され、Officeプログラムで変更することができます。タイムスタンプとバージョン管理により、デジタルドキュメントがアナログオリジナルに対応することが保証されます。

データセキュリティは、特にガーデニングおよび造園業界では非常に重要な問題です。そのため、PaperOffice DMSは1024ビット暗号化コードで動作しますが、それだけではありません。

すべてのデータは、オペレーティング・システムに依存しない独自の形式に変換されます。その結果、ハッカーや恐喝者は、まずオペレーティングシステムのファイアウォール、次に暗号化、そして最後にこれまで起こっていない外部フォーマットを解読する必要があります。PaperOffice DMSは、すべてのコンピュータの最大の弱点とされる人間が、最終的にいかなる損害も引き起こさないように、非常に効果的なパスワード管理システムを備えています。

すべてのデジタルデータは、1024ビットのPaperOffice DMSで暗号化され、フォーマットが変換されます。これはハッカーやスパイにとって非常に大きなハードルをもたらし、これまでのところPaperOffice DMSですべて失敗しています。同時に、階層的なパスワード管理システムは、誰もがすべてにアクセスするのを防ぎます。

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

予算計画にPaperOffice DMSを含めるための重要な議論。最後に、PaperOffice DMSは、持続可能性と環境保護が考慮されているという事実によっても納得しています。遅かれ早かれ、アナログ文書からデジタル形式への完全な変換が行われ、すでにPaperOffice DMSを使用している公的機関は十分に準備されます。

デジタル請求書処理は、ガーデニングおよび造園業界の多くの企業にとっても利点です。請求書の受領は、PaperOffice DMSのおかげで自動化され、担当の従業員に転送されます。デジタルリリースによる制御およびリリースプロセスも、システムを介して迅速かつ効率的に処理できます。

マウスを 1 回クリックするだけで、アーカイブ場所を含むデータを税理士にエクスポートしたり、その逆を行ったりできます。

リビジョンに準拠した安全なアーカイブ:PaperOffice DMSは、GoBD、GDPdU、DSGVOの法的要件を技術的に満たしています。

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

PaperOffice DMSは、ERPなどの他のソフトウェアの接続を可能にし、もちろん、適切なインターフェイスを介してMicrosoft Officeからドキュメントを転送します。ペーパーオフィスDMSはコミュニケーションをスピードアップします。

締め切りと予定が監視され、必要な設定に応じてアクションが自動的にトリガーされます。注文プロセスは自動化でき、将来計画されている変更も、希望のタイミングで有効になるように入力できます。

その広範な機能のおかげで、PaperOffice DMSは間違いなくエンタープライズコンテンツ管理(ECM)の上位セグメントに分類できます。

ECMには、対応するアクセス階層を持つ組織内のすべてのコンテンツの全体的な管理が含まれます。PaperOffice DMSは、デジタル形式で任意のコンテンツを保存し、そのコンテンツとフォーマットを変更し、それを利用可能にすることができます。

PaperOffice DMSは、ECMのすべての機能を備えており、これは優れた価格性能比と、直感的に学習可能な操作形式であり、高価な外部または内部トレーニングが不要になります。むしろ、さまざまなメニューに慣れるために無料のビデオチュートリアルが利用可能です。PaperOffice DMSは、すべての企業の組織ハブになることができ、これはほとんど光の速さで実現します。

ガーデニングおよび造園業界の企業は、デジタルドキュメント管理の恩恵を受けます

調査対象となった全企業の38%は、プロセスをデジタル化する時間がないと回答しています。基本的なプロセス、つまり処理と同時にアナログ文書をスキャンする手順をお勧めします。このようにして、毎日複写機で作業している人々のグループにも、アーカイブを少しずつスキャンするように可能な限り指示することができます。

一貫した特性を持つ文書の自動認識により、PaperOffice DMSはスキャンしたすべての文書をデジタルメモリ内の正しい保管場所にいつでも割り当てることができます。保存期間の満了時にアナログ・アーカイブのサイズをさらに縮小するために、最新のエントリーを使用してアーカイブのスキャンを開始することは理にかなっています。さらに、スキャナーのおかげでペーパーレスオフィスを実現する方法について多くのガイドがあります。

PaperOffice DMSは、アナログとデジタルのインターフェースです。そのスキャン機能を使用して、ソフトウェアは、スキャナを介してシステムにアナログ文書、計画や写真を読み取り、それらをデジタル化することができ、それによってテキストは、Officeプログラムで変更することができ、OCRを使用してフォントに変換されます。タイムスタンプとバージョン管理により、デジタルドキュメントがアナログオリジナルに対応することが保証されます。

PaperOffice DMSを使用することで、紙ベースの作業と比較して作業時間を最大7.5%最適化できます。

ドキュメントの検索、ルーティング、共有の時間を節約します。

デジタルスタンプを使用すると、ドキュメントに追加情報を追加で補完したり、詳細なワークフローを制御したりできます。次に、タスクとワークフロー機能により、期限が守られ、完了するようになります。

PaperOffice DMSに統合されたAIによって制御される利用可能な評価メカニズムにより、社内で発生するマテリアルフローの評価と統計調査が可能になります。

PaperOffice DMSは、その多数の管理ツールを備え、ガーデニングおよび造園業界にとって理想的なソフトウェアであり、可能な限り最高の顧客アドバイスに必要なすべてのデータへの安全かつ超高速アクセスを可能にします。同時に、PaperOffice DMSを使用して、ビジネスオペレーションで発生するすべての事項を管理できます。

ドキュメント管理とデータ保護に多様性があるだけでなく、PaperOffice DMSは、バックアップ機能を備えた内部ネットワークストレージ(NAS)の使用を推奨しており、これにより、完全な損失の可能性を最小限に抑えると同時に、外部プロバイダーからのクラウドとは対照的に、政府または非政府機関による不要なアクセスから本当に保護する内部クラウドを表します。

FAQs

終了時には、よくある質問についても回答します。 "ガーデニングおよび造園業界のデジタル化":

従業員はどのようにして PaperOffice にアクセスできますか?

分散型で最新のプログラムアーキテクチャにより、PaperOfficeは、従来のPCからスマートフォン/タブレット、テレビまで、ほぼすべてのデバイスで使用できます。

PaperOfficeが存在しない場合、データはどうなりますか?

起こりませんが、あなたを安心させるために:PaperOfficeはオープンなデータベース構造に基づいているため、いつでもデータにアクセスできるため、いつでもデータをエクスポートできます。

トピック・データ保護: すべての文書はどこに保存されますか?

PaperOfficeは、すべてのドキュメントを高レベルの暗号化で社内に保存し、たとえば、データ盗難の影響を受けないようにし、GDPRおよびGOBDのすべての要件を超えます。
間違いを避ける:サードパーティのクラウドにデータを保存しないでください!

PaperOfficeは仕様に正確に適合させることができますか?

はい、PaperOfficeは意図した用途に100%適合させ、既存のプロセスやシステムへのシームレスな統合を保証します。プログラムインターフェースでさえ、完全に設計され、自由に適応することができます。

結論

PaperOffice DMSは、ガーデニングおよび造園業界のデジタル化をサポートし、他のソフトウェア、API接続への適切なインターフェースを提供し、お客様の希望に応じていつでも拡張できます。ソフトウェアは習得が簡単で、トレーニング目的で欠席することなく、毎日の練習に簡単に統合できます。

PaperOffice DMSでは、バックアップ機能付きのNAS(ネットワーク対応データストレージ)を使用して、サードパーティのクラウドで重要なデータが失われたりスパイされたりしないようにすることをお勧めします。

最終的に、PaperOffice DMSは、20年以上の実務経験を通じて、非常に優れた価格性能比と膨大なノウハウで印象的です。

PaperOfficeはどんな問題でも解決します:保証付き。

ケーススタディ

PaperOffice DMSによる家父長制のデジタルパス

「1年半の作業の後、私たちは喜んでいますが、この素晴らしい傑作をまだ十分に活用していません。

ペドロ・シルバ、リスボン総主教庁事務補佐官