PaperOfficeインサイダーニュースレター
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建設業界における業務プロセスの自動化


建設会社向けのPaperOffice DMSは、業務プロセスのデジタル化と自動化により、部門間の円滑な情報流通を可能にします。

プロのヒント

書面、契約書、下書き、研究、納品書などは、デジタル化により電子文書に置き換えられ、すべての作業プロセスを最大限に最適化します。

統合されたAIにより、ビジネスプロセスを大幅に自動化し、プロセスを加速し、成功と満足度を高めることができます。

建設業界におけるデジタル化

建設会社、企業、不動産開発業者、プロジェクトマネージャー、エンジニア、プロジェクト開発者は、適切なデータ管理の使用から大きな利益を得ています。

建設会社は、建設ログ、写真文書、領収書、請求書、図面、納品書、ブリーフなど、重要な文書を毎日生成しています。

これらの文書はすべて、紙の形式で届いた場合、デジタル化する必要があり、構造化されたファイリング、タスクとワークフローの割り当てが必要であり、オンデマンドですぐに利用できる必要があります。

最善の解決策は、PaperOffice DMSなどのよく考え抜かれたドキュメント管理ソフトウェアを使用することです。

建設業界では、多くの場合、プロジェクトベースのプロセスがあります。これらの各プロジェクトには、ファイルやドキュメントなど、さまざまな情報が大量にあり、PaperOfficeなどの適切なDMSで一元的に管理できます。

Helmet is on site
DMS solution for digitization in construction

建設業界向けのソリューションとしてのPaperOffice DMSを使用すると、プロジェクト、顧客データ、ドキュメントを通じて ライブキーワード検索 を実行できます。建設会社にPaperOffice DMSが統合されているため、デジタルワークフローによるプロセスの 自動化 、またはすべてのプロジェクト関連ドキュメントの自動ファイリング、ルール管理、タスクの追加により、競合他社よりもポイントを獲得できます。

建設業界でペーパーレス化するにはどうすればいいですか?

PaperOfficeは、将来のPaperOfficeでデジタルで管理することで、時間のかかるボトルネックをすべて排除し、契約、請求書、注文、納品書などの重要な文書の明確な概要を作成します。

キャプチャ、処理、共有、検索、およびドキュメントの追跡は、PaperOfficeの使用で非常に簡単になります。

制御されたアクセス、詳細なタスクリスト、ワークフローを使用した承認の発行、信頼性の高い電子メール通知により、従業員は割り当てられたタスクを効率的に完了でき、権限のある担当者は簡単に承認またはリリースを拒否できます。

PaperOffice DMSソフトウェアソリューションを使用すると、ドキュメントが失われることはありません。また、どこにいても、重要なドキュメントに数秒でアクセスできます。

もちろん、あなたは常に法律に準拠し、完全に監査証明された私たちのシステムと協力しています。

プロセス指向のドキュメント管理

プロセス指向のドキュメント管理により、これらのドキュメントをほとんど手間をかけずに最新の状態に保つことができます。 PaperOfficeは、広範なタスクとワークフローモジュールでここであなたをサポートしています。

このようにして、特定のプロセスチェーンを登録し、既存のオペレーショナルプロセスを電子文書で定義し、部分的に自動的に実行することができます。

これは、タスクを特定のユーザー権利と完了期間を持つ従業員に割り当てることができるだけでなく、デジタルリリースを必要とするだけでなく、電子メール通知やドキュメントステータスの変更などのさらなるアクションを自動的にトリガーできるため、エラーのない プロセスの最適化を表します。

このようにして、すべてのドキュメント プロセスをマップできます。

他の利点の全範囲に加えて、PaperOffice DMSは、さまざまな建設段階を制御するための理想的なツールです。

請求書から金物店からのネジのパック、さまざまな建設計画まで、各文書を正しい年代順に保存し、必要に応じて呼び出すことができます。

ここでは、バージョン管理が重要です。例えば、当初の工事計画、後の修正工事計画などです。PaperOffice DMSでは、手書きのエントリや建設状況の写真を保存することもできます。PaperOffice DMSを使用すると、建設中のすべてのプロセスとインシデントの完全な文書化が可能です。起工式から鍵の引き渡しまで。そして、最小限の労力でこれらすべて。

PaperOffice DMSなどのドキュメント管理ソフトウェアは、これらのタスクに最適です。それは単に文書を管理する以上のことができる文書管理ソフトウェアだからです。

PaperOfficeは、契約、嘆願書、電子メールの対応を管理するのに助けが必要かどうかにかかわらず、ドキュメントの種類を区別しません:PaperOfficeドキュメント管理システムのおかげで、社内の以前のプロセスはデジタル化され、より効率的で透明性が高くなり、はるかに柔軟になります。

紙の文書、PDFファイル、電子メール、写真など、文書がどのような形式で会社に届いても、それらは自動的にアーカイブされ、安全なデータベースに保存されるためです。

したがって、重要な契約は、適切なタイミングで認識され、終了されるか、または再交渉される可能性があります。低速の紙のメールの代わりにデジタル署名と電子メール通知によるドキュメントリリース、安全でない電子メールは顧客ロイヤルティに貢献します。

Notebook in the Spediton warehouse with PaperOffice DMS
Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

ソリューション:実証済みのノウハウ

管理ソフトウェアをすぐに実際に使用するのは理にかなっていますか?それはすべての要件を満たすだけでなく、学ぶのが簡単で安価ですか?

PaperOffice DMSは、デジタル作業のための実証済みの完全なソリューションであり、20年以上の市場経験を持つ、最初のDMSパイオニアの1つです。

コンテンツ

デジタル処理は、将来すべてのサービスの高いサービス品質を確保するために不可欠な基盤です

「ロッド法」は建設業界で最初の法律の1つであり、今日まで数え切れないほどの法律が続いています。ロッドの法則は実際には長さ5mのロッドで、中世には路地や通りに最低約5mの幅を保証するために使用されていました。狭くなりすぎると、通りに突き出すぎた建物は取り壊さなければなりませんでした。それは当時の交通量とはあまり関係がなく、火災の危険性と関係がありました。これは、通りの片側の燃えている家屋が反対側に広がるのを防ぐことでした。

今日、連邦および州の建築法だけでも約1,600の段落で構成されています。さらに、材料特性、使用の種類、材料の設置方法、さらには貿易規制でも、誰が何を構築して設置することが許可されているかについての専門家協会の基準と仕様があります。地球上には、同様に複雑な建設システムを持っている国はおそらくほんのわずかです。

民間および構造の両方の請負業者にとって、これは各ジョブの関連仕様を参照することを意味し、毎回多かれ少なかれ広範な事務処理を行うことを意味します。建設業者がさらに一歩進んで、元の建設計画では予測されていなかった変更を要求することは珍しくありません。計画には、何をどのように変更する必要があるかの手書きのメモがあることがあります。これは、すべての取引に影響を与え、材料計画を混乱させる連鎖反応につながる可能性があります。

紙の混乱を追跡するにはどうすればよいですか?

もちろん、ペーパーオフィスDMSの使用のおかげです。

PaperOfficeは、建設業界で生成されたすべての文書とすべての関連情報を法律に準拠し、監査証明された方法でアーカイブするためです。

PaperOffice DMSは、NAS(ネットワーク接続ストレージ)に関連して、内部通信とデータ伝送のための非常に安全なイントラネットの構築を可能にします。これにより、外部からの攻撃に対する二重のセキュリティが作成されます。まずオペレーティングシステムのファイアウォール、次にPaperOffice DMSの暗号化です。同時に、サードパーティのプロバイダーから独立した別のクラウドがNASを介してセットアップされます。

PaperOffice DMSの 広範なワークフロー機能 により、社内コミュニケーションがはるかに簡単になります。内部という用語には、支店または外国の場所も含まれます。たとえば、プロジェクト関連の作業の場合、現在のステータスは常に表示され、同時に履歴も表示されます。

もちろん、締め切りや時間関連のイベントが入力されるチーム関連のカレンダーやプライベートカレンダーも含まれています。

AIを搭載した文書認識は、保存するすべての文書を正しいフォルダに自動的に配置し、キーワードインデックスと変更履歴の両方を作成します。PaperOffice DMSの内部検索エンジンは、すべてのドキュメントを数分の一秒で検出します。

PaperOfficeは、承認管理やアクセス承認の付与など、 最高のセキュリティ 基準を満たしています。 ユーザは、個々の作業ステップを、請求書の "記録"、"チェック"、"リリース"、および "予約" など、実行するのとまったく同じように定義します。

責任は個々の人だけでなく、「経理」や「生産」などのユーザーグループにも割り当てられるため、従業員が不在の場合に同僚がすぐに介入できます。

OCR技術は、文書の内容だけでなく、文書番号、日付、正味、税、総額などのすべての税関連データフィールドも認識します。インポートされたデータは、評価、支払処理、および財務会計の管理に使用することができます。これにより、面倒な入力作業が節約され、転記エラーが減少します。

Woman checks the plan on the construction site
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

予算計画にPaperOffice DMSを含めるための重要な議論。最後に、PaperOffice DMSは、持続可能性と環境保護が考慮されているという事実によっても納得しています。遅かれ早かれ、アナログ文書からデジタル形式への完全な変換が行われ、すでにPaperOffice DMSを使用している公的機関は十分に準備されます。

マウスを1回クリックするだけで、アーカイブ場所を含むデータを顧客、税務コンサルタントにエクスポートしたり、その逆を行ったりできます。

もちろん、PaperOffice DMSは、既存のソフトウェアソリューションからの既存のデジタルデータの移行と統合を可能にします。同時に、PaperOffice DMSはアナログとデジタルのインターフェースです。スキャン機能を使用して、ソフトウェアは、システムにアナログ文書、計画や写真を読み取り、スキャナを使用してそれらをデジタル化することができますが、携帯電話からの録音も、それによってテキストは、OCRを使用して書き込みに変換され、Officeプログラムで変更することができます。タイムスタンプとバージョン管理により、デジタルドキュメントがアナログオリジナルに対応することが保証されます。

建設業界の企業は、すべての業務トランザクションのドキュメントを処理する必要があります。ビジネスモデルの絶え間ないさらなる発展は、常に新しい課題を生み出します。彼らが必要とするのは、優れた文書管理システムです。

PaperOffice DMSは、次のような必要なものがすべて付属しているため、適切なソフトウェアです。

  • GDPR/liの原則に従って、すべてのデジタル形式のドキュメントを保存>
  • アクションが必要な遅延ドキュメントを送信および再送信するための関数
  • タグ付けと内部検索エンジンを備えた自己学習型データストレージ機能
  • 新しく追加されたドキュメントを正しいフォルダに自動的に割り当てる
  • 個別にカスタマイズ可能なマスクを含む簡単なデータベース作成とデータベース接続
  • 反復的なプロセスと操作のための自動テンプレート作成

リビジョンに準拠した安全なアーカイブ:PaperOffice DMSは、GoBD、GDPdU、DSGVOの法的要件を技術的に満たしています。

Group of people talking about the construction plan at the construction site
Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

PaperOffice DMSは、ERPなどの他のソフトウェアの接続を可能にし、もちろん、適切なインターフェイスを介してMicrosoft Officeからドキュメントを転送します。PaperOffice DMSは、サプライヤーや顧客との貿易や生産におけるコミュニケーションを加速します。

締め切りと予定が監視され、必要な設定に応じてアクションが自動的にトリガーされます。注文プロセスは自動化でき、将来計画されている変更も、希望のタイミングで有効になるように入力できます。

その広範な機能のおかげで、PaperOffice DMSは間違いなくエンタープライズコンテンツ管理(ECM)の上位セグメントに分類できます。

ECMには、対応するアクセス階層を持つ組織内のすべてのコンテンツの全体的な管理が含まれます。PaperOffice DMSは、デジタル形式で任意のコンテンツを保存し、そのコンテンツとフォーマットを変更し、それを利用可能にすることができます。

PaperOffice DMSは、ECMのすべての機能を備えており、これは優れた価格性能比と、直感的に学習可能な操作形式であり、高価な外部または内部トレーニングが不要になります。むしろ、さまざまなメニューに慣れるために無料のビデオチュートリアルが利用可能です。したがって、PaperOffice DMSは、貿易と生産のすべての企業における組織の要となり、これはほとんど光の速さで行われます。

建設業界の企業は、デジタルドキュメント管理の恩恵を受ける

しかし、PaperOffice DMSでは、建設会社にとってはるかに多くの可能性があります。たとえば、正当在庫または基準日在庫を含む在庫管理などです。PaperOffice DMSの基礎は、ネットワーク内のリンクされたユーザーアカウントです。これらのユーザーアカウントのデータストレージは、中央データベースに結合されます。ドキュメントは、さまざまなアルゴリズムを備えたAIを介して制御でき、自動化されたプロセスをトリガーするために使用できます。

PaperOffice DMSを使用することで、紙ベースの作業と比較して作業時間を最大7.5%最適化できます。

ドキュメントの検索、ルーティング、共有の時間を節約します。

デジタルスタンプを使用すると、ドキュメントに追加情報を追加で補完したり、詳細なワークフローを制御したりできます。次に、タスクとワークフロー機能により、期限が守られ、完了するようになります。

PaperOffice DMSには、論理的に構造化された巧妙なメニューナビゲーションがあり、多くの分野で直感的な操作が可能です。インターネットで無料で利用できるビデオチュートリアルは、追加のサポートを提供し、もちろん、必要に応じてお客様の本社で直接トレーニングコースを開催することもできます。

建設段階の文書化に加えて、PaperOffice DMSは材料調達の物流タスクをサポートするのにも適しています。PaperOffice DMSでデータベースを設定する可能性のおかげで、材料の購入と材料消費を監視し、警告レベルを割り当てることができます。内部AIを使用して、ボトルネックや不足がある場合(たとえば、リピート注文が行われた場合など)に自動的に反応するテンプレートを作成できますが、既存の数量は実際には十分です。ワークフロー機能は、会社の責任ある従業員が自分のタスクの実行を比較することができるこの目的のために使用することができます。

PaperOffice DMSは、建設プロジェクトを加速し、誤った決定を防ぎ、コストを削減することができます。おそらく、BERを構築し、まだシュトゥットガルト21を構築している企業は、単に適切なソフトウェア、PaperOffice DMSを欠いていただけでしょう。

FAQs

終了時には、よくある質問についても回答します。 "建設業・建設業におけるデジタル化":

従業員はどのようにして PaperOffice にアクセスできますか?

分散型で最新のプログラムアーキテクチャにより、PaperOfficeは、従来のPCからスマートフォン/タブレット、テレビまで、ほぼすべてのデバイスで使用できます。

PaperOfficeが存在しない場合、データはどうなりますか?

起こりませんが、あなたを安心させるために:PaperOfficeはオープンなデータベース構造に基づいているため、いつでもデータにアクセスできるため、いつでもデータをエクスポートできます。

トピック・データ保護: すべての文書はどこに保存されますか?

PaperOfficeは、すべてのドキュメントを高レベルの暗号化で社内に保存し、たとえば、データ盗難の影響を受けないようにし、GDPRおよびGOBDのすべての要件を超えます。
間違いを避ける:サードパーティのクラウドにデータを保存しないでください!

PaperOfficeは仕様に正確に適合させることができますか?

はい、PaperOfficeは意図した用途に100%適合させ、既存のプロセスやシステムへのシームレスな統合を保証します。プログラムインターフェースでさえ、完全に設計され、自由に適応することができます。

結論

PaperOffice DMSは建設業界をサポートし、他のソフトウェア、API接続に対応するインターフェースを提供し、お客様の希望に応じていつでも拡張できます。ソフトウェアは習得が簡単で、トレーニング目的で欠席することなく、毎日の練習に簡単に統合できます。

PaperOffice DMSでは、バックアップ機能付きのNAS(ネットワーク対応データストレージ)を使用して、サードパーティのクラウドで重要なデータが失われたりスパイされたりしないようにすることをお勧めします。

最終的に、PaperOffice DMSは、20年以上の実務経験を通じて、非常に優れた価格性能比と膨大なノウハウで印象的です。

PaperOfficeはどんな問題でも解決します:保証付き。

ケーススタディ

PaperOffice DMSによる家父長制のデジタルパス

「1年半の作業の後、私たちは喜んでいますが、この素晴らしい傑作をまだ十分に活用していません。

ペドロ・シルバ、リスボン総主教庁事務補佐官