不動産管理・不動産管理における業務プロセスの自動化
プロパティマネジメントおよび不動産管理者向けのPaperOffice DMSは、テナントおよび不動産書類の電子アーカイブの効率的な処理と問い合わせの迅速な処理を可能にし、貴社の効率性と成功の前提条件です。
プロのヒント
賃貸借契約書、公共料金、工事ファイル、イベント、商業文書、通知書などの既存の紙の重要文書は、デジタル化により電子文書に置き換わり、すべての作業プロセスを最大限に最適化します。すべての建物、ビジネスパートナー、テナントなどに関する情報は、PaperOffice DMSのおかげでオンデマンドですぐに入手できます。
プロパティマネジメントとプロパティマネジメントにおけるデジタル化
不動産管理と不動産管理には、管理する必要があるさまざまなドキュメントが多数あります。
レンタル契約、付随的なコスト明細書、建設ファイル、イベント、ビジネス文書、通知など。したがって、不動産管理者や不動産会社は、適切な文書管理ソフトウェアの使用から大きな利益を得るものです。
重要な文書は、不動産管理者によって毎日生成されます。これらはすべて、正しい居住用不動産、テナント、家主、財産に割り当てる必要があります。
これらの文書はすべて、紙の形式で届いた場合、デジタル化する必要があり、構造化されたファイリング、タスクとワークフローの割り当てが必要であり、オンデマンドですぐに利用できる必要があります。
さらに、各ドキュメントはそのタイプに従って分類され、人やオブジェクトに割り当てることができ、デバイスに関係なく外出先でもアクセスできます。すべての建物、ビジネスパートナー、テナントなどに関するすべての情報と文書が1か所、つまりデータベースに明確にまとめられています。
重要な期限が守られ、文書を保存するための法的措置が取られることは非常に重要です。
不動産管理における既存の多くの管理上の問題を解決するためには、PaperOffice文書管理システムを実装する必要があります。
PaperOffice DMSは、ドキュメントに明確な構造を提供し、情報の洪水に対処するのに役立ちます。
PaperOfficeは、時間のかかるボトルネックをすべて排除し、将来的にはPaperOfficeでデジタルで管理することで、契約書や手紙などの重要な文書の概要を明確に作成します。
また、デジタル管理タスクの恩恵を受け、すべてのレンタルおよびサービス契約、再提出に置かれるか、タスク割り当てによって従業員に割り当てられる公式の通信を監視することもできます。
ビジネスプロセスの自動化
EUの他のどの国もドイツよりも多くの住民を抱えておらず、平方キロメートルあたり234人で、モナコを除いてオランダとベルギーに次いでヨーロッパで3番目に高い人口密度を持っています。約3700万の建物は、357588平方キロメートルの面積に広がっています。物件の半数強が居住空間として利用され、その他全ての物件は商業的にも公的にも利用されています。推定800万件の不動産がプロパティマネージャーまたは不動産マネージャーによって管理されています。
800万点という目覚ましい数の管理対象の背後には、建物を稼働させ続けるために必要な活動だけでなく、ほぼ毎年新しい規定、条例、法律からも生じるかなりの量のメンテナンス作業があります。ドイツの不動産は、部分的には州法と部分的に連邦法の対象となります。しかし、不動産管理の日常業務の一部であるもののリストは、次のような驚くほど広範囲です。
- レンタル
- 借り上げる
- サービス料金明細書
- 債権回収
- 預金管理
- 家賃収入の管理
- 売る/買う
- 更改
- 更改
- 修理
- 施設メンテナンス
- 物件メンテナンス
- 冬季サービス
- 暖房/電気/水道/廃棄物
- 税法
- 保険
- 土地登記簿
このリストの各用語の背後には、多くの場合、非常に異なる多数のプロセスがあります。もちろん、賃貸物件の独占的管理や、オーナーのコミュニティが所有する物件の純粋な売買や管理など、1つのエリアに限った不動産管理会社もあります。しかし、どのセグメントであっても、タスクは非常に多様であるため、すべてのプロパティマネージャーは 効果的なドキュメント管理を必要としています。
それがPaperOffice DMSであり、ドキュメントを管理するだけではありません。
しかし、効果的なことは不動産管理者にとって何を意味するのでしょうか?
上記の管理下にある800万物件の中で最大のセクターは賃貸アパートで、続いてオフィススペースです。つまり、タイプによっては、四半期ごと、半年ごと、または毎年支払わなければならない固定費があります。一方、収入は通常毎月です。管理される在庫にもよりますが、これは数百から数千のアカウントを維持することを意味し、そのすべてに特定の期限があり、特別な変更が発生した場合に追加の管理が必要です。また、収支の適正な会計処理があります。
異常な事象には、例えば家賃滞納が含まれます。ここでのポイントは、支払いまでに発生した利息を計算するだけでなく、時効を遵守し、適切な措置を講じることです。
- 行政はまた、プロットエリアをスケーリングして表示し、必要に応じて、建設会社が改修または改修のために利用できるようにする計画を含めることもできます。
- 預金資金の適切な投資の証明には、常に正しい会計と提示が必要です。
- 借地権法や土地取得の変更を適切なタイミングで入力し、それらが発効する時のために準備してください。
これらは、PaperOffice DMS など、優れたドキュメント管理システムでできることの 4 つの例にすぎません。
PaperOfficeは、契約、嘆願書、電子メール対応の管理に支援が必要かどうかにかかわらず、ドキュメントの種類を区別しません:PaperOfficeドキュメント管理システムのおかげで、社内の以前のプロセスがデジタル化され、効率性、透明性、柔軟性が大幅に向上しました。
紙の文書、PDFファイル、電子メール、写真など、文書がどのような形式で会社に届いても、それらは自動的にアーカイブされ、安全なデータベースに保存されるためです。
したがって、重要な契約は、適切なタイミングで認識され、終了されるか、または再交渉される可能性があります。低速の紙のメールの代わりにデジタル署名と電子メール通知によるドキュメントリリース、安全でない電子メールは顧客ロイヤルティに貢献します。
不動産管理と不動産におけるデジタルトランスフォーメーションの基本的な枠組み
統合されたAIのおかげで、自動ルールがトリガーされます。このAIは、ドキュメントを「請求書」や「納品書」などのフォルダに自動的にソートし、適切なキーワードを保存し、それぞれのドキュメントタイプに保存されたデジタルワークフローをトリガーします。
PaperOfficeは、承認管理やアクセス承認の付与など、 最高のセキュリティ 基準を満たしています。 ユーザは、個々の作業ステップを、請求書の "記録"、"チェック"、"リリース"、および "予約" など、実行するのとまったく同じように定義します。
責任は個々の人だけでなく、「経理」や「生産」などのユーザーグループにも割り当てられるため、従業員が不在の場合に同僚がすぐに介入できます。
OCR技術は、文書の内容だけでなく、文書番号、日付、正味、税、総額などのすべての税関連データフィールドも認識します。インポートされたデータは、評価、支払処理、および財務会計の管理に使用することができます。これにより、面倒な入力作業が節約され、転記エラーが減少します。
マウスを1回クリックするだけで、アーカイブ場所を含むデータを顧客、税務コンサルタントにエクスポートしたり、その逆を行ったりできます。
ソリューション:実証済みのノウハウ
管理ソフトウェアをすぐに実際に使用するのは理にかなっていますか?それはすべての要件を満たすだけでなく、学ぶのが簡単で安価ですか?
PaperOffice DMSは、デジタル作業のための実証済みの完全なソリューションであり、20年以上の市場経験を持つ、最初のDMSパイオニアの1つです。
ワークフローソリューションとAIインテグリティ - PaperOffice DMSによるオールインワンソリューション
不動産管理および不動産管理者の企業は、すべてのビジネストランザクションでドキュメントを処理する必要があります。ビジネスモデルの絶え間ないさらなる発展は、常に新しい課題を生み出します。彼らが必要とするのは、優れた文書管理システムです。
PaperOffice DMSは、家具や製造業が必要とするすべてのものを備えているため、次のような適切なソフトウェアです。
- GDPR/liの原則に従って、すべてのデジタル形式のドキュメントを保存>
- アクションが必要な遅延ドキュメントを送信および再送信するための関数
- タグ付けと内部検索エンジンを備えた自己学習型データストレージ機能
- 新しく追加されたドキュメントを正しいフォルダに自動的に割り当てる
- 個別にカスタマイズ可能なマスクを含む簡単なデータベース作成とデータベース接続
- 反復的なプロセスと操作のための自動テンプレート作成
リビジョンに準拠した安全なアーカイブ:PaperOffice DMSは、GoBD、GDPdU、DSGVOの法的要件を技術的に満たしています。
PaperOfficeワークフロー機能により、コミュニケーションが簡素化されます。プロセス指向のドキュメント管理により、これらのドキュメントをほとんど手間をかけずに最新の状態に保つことができます。PaperOffice DMSを使用すると、適用可能な 保存期間と削除期間 を簡単に考慮できます。デジタルワークフローはビジネスプロセスに統合されているため、重要な プロセスステップへのコンプライアンス、ひいてはコンプライアンスが保証されます。
PaperOfficeは、広範なタスクとワークフローモジュールでこれをサポートしています。
このようにして、特定のプロセスチェーンを登録し、既存のオペレーショナルプロセスを電子文書で定義し、部分的に自動的に実行することができます。
これは、タスクを特定のユーザー権利と完了期間を持つ従業員に割り当てることができるだけでなく、デジタルリリースを必要とするだけでなく、電子メール通知やドキュメントステータスの変更などのさらなるアクションを自動的にトリガーできるため、エラーのないプロセスの最適化を表します。
このようにして、文書のアーカイブ・プロセスの後に、関連するメタデータを保管することもできます。伝票タイプに加えて、アーカイブ期間および関連する顧客情報を指定することができます。
家具業界と生産業界は、デジタルドキュメント管理の恩恵を受ける
文書管理システムは、個々の領域ごとにデータベースの個別の作成を可能にし、同時にリンクを作成することができます。提出された職人の請求書などのアナログ文書は、PaperOffice DMSでスキャンされ、OCRソフトウェアを使用して写真と変換されたテキストの両方として保存されます。テナントなど、既存のすべてのデータは明確かつ明確に表示できるため、外出予定のためにファイルを持ち歩く必要はありません。AI 制御のデータベース管理では、必要に応じてマスタデータまたは統計的に使用可能なリストからテンプレートを作成します。
同時に、階層的なパスワード管理と1024ビット暗号化によって必要なデータ保護が維持されます。
PaperOffice DMSを使用することで、紙ベースの作業と比較して作業時間を最大7.5%最適化できます。
ドキュメントの検索、ルーティング、共有の時間を節約します。
デジタルスタンプを使用すると、ドキュメントに追加情報を追加で補完したり、詳細なワークフローを制御したりできます。次に、タスクとワークフロー機能により、期限が守られ、完了するようになります。
PaperOffice DMSの優れた価格性能比と、既存のMicrosoftオペレーティングシステムへの簡単な実装と直感的な学習性により、管理する在庫がどれほど大きくても、ソフトウェアはすべての家や不動産管理に短時間で不可欠なヘルパーになります。
FAQs
終了時には、よくある質問についても回答します。 "不動産管理・不動産管理におけるデジタル化":
従業員はどのようにして PaperOffice にアクセスできますか?
分散型で最新のプログラムアーキテクチャにより、PaperOfficeは、従来のPCからスマートフォン/タブレット、テレビまで、ほぼすべてのデバイスで使用できます。
PaperOfficeが存在しない場合、データはどうなりますか?
起こりませんが、あなたを安心させるために:PaperOfficeはオープンなデータベース構造に基づいているため、いつでもデータにアクセスできるため、いつでもデータをエクスポートできます。
トピック・データ保護: すべての文書はどこに保存されますか?
PaperOfficeは、すべてのドキュメントを高レベルの暗号化で社内に保存し、たとえば、データ盗難の影響を受けないようにし、GDPRおよびGOBDのすべての要件を超えます。
間違いを避ける:サードパーティのクラウドにデータを保存しないでください!
PaperOfficeは仕様に正確に適合させることができますか?
はい、PaperOfficeは意図した用途に100%適合させ、既存のプロセスやシステムへのシームレスな統合を保証します。プログラムインターフェースでさえ、完全に設計され、自由に適応することができます。
結論
PaperOffice DMSは、プロパティ管理と不動産管理をサポートし、他のソフトウェア、API接続への適切なインターフェイスを提供し、あなたの希望に応じていつでも拡張することができます。ソフトウェアは習得が簡単で、トレーニング目的で欠席することなく、毎日の練習に簡単に統合できます。
PaperOffice DMSでは、バックアップ機能付きのNAS(ネットワーク対応データストレージ)を使用して、サードパーティのクラウドで重要なデータが失われたりスパイされたりしないようにすることをお勧めします。
最終的に、PaperOffice DMSは、20年以上の実務経験を通じて、非常に優れた価格性能比と膨大なノウハウで印象的です。