鉱業会社
KUMUL Minerals Holdings Limited
PaperOffice体験談 / 参考 / 実践報告
効率的な鉱業における書類管理
Kumul Minerals Holding Limited (KMHL)、パプアニューギニアに本社を置く大手鉱山会社で、資源採取の最前線に立っています。
広範なプレゼンスと卓越性への強いコミットメントを持つKMHLは、鉱業界で重要な役割を果たしています。明確なビジョン、戦略的なイノベーション、および持続可能な運営を通じて、KMHLはステークホルダーと地域のために価値を創造する先駆者となっています。
スターティングポイントと課題
鉱業界の多くの企業と同様に、KMHLも日常業務における重要な書類や文書の管理と整理に課題を抱えていました。
許認可手続きから運用記録および環境規制に至るまで、文書の複雑さと量が高く、効率的な文書管理が不可欠でした。
この状況を踏まえて、KMHL は、文書を集中管理するだけでなく、異なる部門や場所間の協力を支援し、同時にセキュリティとプライバシーを確保し、法令遵守を支援する文書管理システムを求めていました。
なぜKMHLはPaperOffice DMSを選んだのか
様々なドキュメント管理システムを徹底的に検討した結果、KMHLはPaperOffice DMSを選びました。このシステムが選ばれた理由は、既存の業務フローに最小限の変更で適応でき、企業の要望に応えられたからです。
「私たちは、PaperOffice DMSを選んだのは、投資が企業の目標、すなわち効率の向上、ドキュメントのセキュリティ向上、デジタルトランスフォーメーションの活用と一致していたからです。さらに、他のベンダーと比較してコストが非常に魅力的でした」
とKumul Minerals Holdings LimitedのITマネージャー、ロイ・ジョセフは振り返ります。
ITチームが実施した財務分析では、PaperOffice DMSがコスト効率に優れ、KMHLのニーズに応えることが明らかになりました。
この過程で、PaperOffice、Docuware、およびM-Filesの3つの潜在的なドキュメント管理システムが検討され、それぞれの企業から見積もりが取り寄せられました。
実装
実装の開始にあたり、最初に80の職場がドキュメント管理システムで装備され、データベースとしてSynology NASが選ばれました。
この初期グループがシステム展開の出発点となり、他の職場が順次統合されました。
発注から2か月後、既存データの移行が完了し、1か月後には生産稼働が無事開始され、Kumulのアーカイブソリューションが受け入れられました。
実装は順調に進み、従業員は成功裏に訓練されました。
カスタマイズされたトレーニング、インタラクティブなワークショップ、実践的なアプリケーション例を通じて、すべての従業員がシステムの機能を十分に理解し、最適に活用できるようにしました。さらに、トレーニング資料が提供され、トレーニング終了後も従業員の参考資料となるようにしました。
トップ3の具体的な機能
他のシステムよりPaperOffice DMSが優れている点
- 1. テキスト認識（OCR）とドキュメント検索
- 2. NASデータベースとの統合と接続
- 3. シンプルな操作性とわかりやすいインターフェース
これにより、新しいシステムへのスムーズな移行が可能となり、日常業務への迅速な統合が実現しました。
最終結果
PaperOffice DMSの導入により、KMHLはドキュメント管理を改善することができました。
この企業はユーザーインターフェースの適応性、ドキュメント検索の向上、およびドキュメントバージョンの管理に感銘を受けました。
新システムの導入はスムーズに行われ、KMHLはドキュメント管理のソリューションを探している人にPaperOffice DMSを勧めました。
全体として、PaperOffice DMSを使用したKMHLの経験は非常に満足のいくものであり、彼らの期待を超えるものでした。
FAQs
終了時には、よくある質問についても回答します。 "鉱業会社
KUMUL Minerals Holdings Limited":
PaperOfficeを使ってどのような結論と経験が得られましたか？
PaperOffice DMSの導入により、我々の文書管理が改善され、鉱業の効率を向上させるための一歩を踏み出すことができました。重要な文書を扱う際の時間を節約し、安全性を高めるためのすべてのツールが揃っています。プロセス中のサポートとライブコーチングを含め、導入はスムーズに進行しました。当社の従業員は短期間でPaperOfficeに慣れ、利用に自信を持つことができました。
結論
PaperOfficeの導入により、文書管理を効率化し、鉱業会社としての目標を達成することができました。
既存のツールを使用して、時間を節約し、重要な文書の取り扱いにおけるセキュリティを向上させることができました。