PaperOfficeインサイダーニュースレター
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歯科技術産業におけるデジタル化 - 歯科業界向けの文書管理の成功


ラース・R・ルートヴィヒ、ViaCreative Zahntechnik GmbHのオーナー兼マネージングディレクター

プロのヒント

産業
歯科技術 / 歯科技工所 / 歯科産業

地域
ライプツィヒ, ドイツ

部門
オフィス、経理

開始位置

歯科技工所のViaCreativeは、Lars-R氏の2代目です。ライプツィヒのルーデヴィヒ経営の会社。実験室では、歯の置換製品は主に歯科医に代わって製造されています。

同社のサービス範囲は非常に広範であり、 現代のプロセスと技術の使用によって特徴付けられます。例えば、CAD−CAM産生は、アレルギー罹患者のインプラント上の義歯または上部構造の産生である。

PaperOffice DMSは、ライプツィヒのViaCreativeで主に データストレージ、文書検索、 税務署に送信するための文書の準備に使用されています。

PaperOffice employee sits in front of a notebook
Digitization brings many advantages

既存の問題とタスク

実験室では、数人の歯科技工士が異なるタスクを備えた異なる装備のワークステーションで作業しています。ここでの共通のコアセグメントは、行われたすべての作業、および使用されたプロセスと材料の正確な記録です。

この作業はほぼ独占的に歯科医によって患者のために委託されているため、完全な文書化は、時には機密データの安全な保管と同じくらい重要です。

PaperOffice DMSの使用が決定する前は、日常業務中に生成されたデータは、ほとんどがアナログファイルに手動で記録され、進行中のプロセス中にオフィス内の吊り下げられたファイルに保管され、作業が完了すると別のアーカイブルームに保管されていました。税務書類を登録して送信するために、データは従業員によってアナログファイルから電子 DATEV フォームに転送されました。

この形式の管理作業に必要な時間は、一方では非常に高いものであり、他方では非常にエラーが発生しやすいです。同時に、法的に要求されるデータセキュリティは限られた範囲でのみ与えられます。

同社の目標は、既存の紙のドキュメントをデジタル化し、すべての受信および送信ドキュメントに対するプロセスの最適化とワークフロー制御を導入し、バックグラウンドでプロセスの大部分を自動化し、プロセスを最適化することでした。

コンテンツ

ビアクリエイティブがペーパーオフィスDMSを選んだ理由

ラース-Rさん既存の課題のため、Ludewig は、安全で適応性の高いデータストレージと、社内のすべてのワークプレイスを単純なソフトウェアと簡単に統合できるドキュメント管理システムを探していました。

同時に、ソフトウェアは良好な費用対利益比によって特徴付けられるべきである。PaperOffice DMSに加えて、Ludewig氏は他のシステムハウスの4つのソフトウェア製品をテストし、最初はドキュメント管理に関連するさまざまなソフトウェアオファーを調べました。

PaperOfficeが最終的にVia Creativeのドキュメント管理として使用されたという事実は、以下の理由で決定されました。

1 データの保存と可用性。 すべての関連ドキュメントへの一元的で容易なアクセスと、複数の関係者が同じドキュメントで共同作業を行う可能性。

すべての従業員がアクセスできる内部の中央ストレージ。データは、サードパーティのクラウドやシングルユーザーのコンピューターに保存しないでください。

解決策: データベースは、実際には Synology によって NAS のネットワーク接続ストレージにセットアップされました。このデータベースはPaperOffice DMSに統合され、すべてのデータはVia Creativeによって保存されました。 これにより、データバックアップの法的要件が完全に満たされます。Ludewig氏は、外部クラウドなしで、したがって政府の介入を受け、ハッカー攻撃のリスクを高める可能性のあるサードパーティのプロバイダーなしでのソリューションに非常に満足していました。

適切なユーザー権限を持つすべての従業員がアクセスできる中央ストレージ。

ラース-Rさんルーデヴィヒは早い段階で、自分の実践にはデジタル化を回避する方法がないことに気付きました。

「フォルダ、請求書、納品書、契約状況、その他の重要な書類を手動で検索して見つける必要があり、非常に時間がかかりますが、PaperOfficeの非常に正確な検索機能は、ついに過去のものです...」

2.お金の価値。 ソフトウェアは、良好な価格性能比を有する必要があります。

解決策: PaperOffice DMSは、ユーザーが最も有利な形式を取ることを可能にするさまざまな価格モデルで提供されています。

このようにして、ViaCreativeは過剰な資本コミットメントを避けることができ、特に歯科技術において非常に高価な必要な材料および技術の購入に相応に多額の予算を依然として持っています。

Hand hält ein Ersatzkiefer
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3.取り扱いが簡単。 ソフトウェアは、できるだけ少ないトレーニングを必要とし、同時に将来に備える必要があります。

解決策:基本的に、PaperOffice DMSは非常に構造化されており、ユーザーを段階的にガイドするグラフィカルインターフェイスを備えています。さらに、サポートのために直接呼び出すことができるすべての機能のための追加のチュートリアルとビデオがあります。

このようにして、外部コンサルタントを避けることができます。もちろん、PaperOffice DMSは、必要に応じて、モジュールの個別のトレーニングも提供しています。 しかし、ViaCreativeの従業員の経験によると、PaperOfficeはほぼ一目瞭然です。

外部の高価な「コンサルタント」は現場になく、誰もトレーニングのためにどこにでも旅行する必要はありません。誰もが必要に応じてメニューナビゲーションを自分で学習するための時間枠を定義することができ、将来的には、PaperOffice DMSはそのモジュラー構造のおかげでうまく位置付けられています。

「PaperOfficeは、個々のトピックのための非常に良いビデオチュートリアルを持っているので、とりわけ、そのグラフィックスで私たちを感動させただけではありません。そうすれば、私たちは必要なときに独立して自分自身を訓練することができました。

4.検索性と時間の節約。 アナログ文書をデジタル化し、必要なときに簡単に再検索できるようにするには、より簡単な方法が求められました。

解決策: PaperOffice DMSの中核セグメントは、アナログ文書のデジタル化です。必要なのは、コンピュータとPaperOffice DMSへのインターフェースを備えたスキャナだけです。ドキュメントはスキャンされるだけではありません。それらは統合されたOCRソフトウェアによって編集可能なテキストに変換され、自動的に正しく保存されます。

統合されたAI機能のおかげで、各文書を教えることができ、すべての所望のコンテンツをターゲットを絞った方法で抽出し、完全に自動化された方法でキーワードとともに保存することができます。

正規表現 (REGEX) により、ドキュメント コンテンツを自動的に読み取り、ドキュメント情報として保存できます。

「年次財務諸表と在庫の時系列的な結果を超高速に取得して、個々のアイテムごとに最も安い購入価格を決定する。以前は何日もかかっていたことが、今では数時間でできるようになりました!

ペーパーオフィスDMSによって解決された主な問題のトップリスト

  • 特定のドキュメントの絶え間ない検索と参照
  • ホッチキスや紙の束はもう必要ありません
  • 物理アーカイブは不要
  • 人件費と保管コストの削減
  • 毎年1月に新しいバインダーやアーカイブに移動することはもうありません
  • 冗長トリプルデータバックアップ

ラース-Rさんルーデヴィヒは次のように説明しています。

「DMSのテーマ全体に関わる人は誰でも、多くの時間の節約で十分に報われるでしょう。熱意、身を乗り出し、すべてを知ることは、誰にとっても安全で簡単です。
トッププログラマーは、要求を見事に、時には記録的なスピードで実装し、更新を介して実装します。あなたは自動的にそして熱心に推薦します..."

Hand drückt auf einen Knopf auf einem Scanner
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

PaperOffice DMSを他のすべてのものよりも優れたものにする主な機能のトップリスト

  • アップデートによる個々の顧客要件への迅速な適応
  • 開発者への直接連絡
  • 独自のオンサイトサーバー上のデータストレージのための軽量NAS整合性。実装の範囲を決定するのはユーザー次第です
  • キーワード、特定の部分、単語などを検索して、関連するデータをすばやく表示します

ラース-Rさんルーデヴィヒは次のように強調している。

「ERPシステムのない多くのフォルダで、複雑な会計処理や、特定の商品の価格決定を伴う在庫、または合計金額決定を伴う特定の期間の注文番号の場合、PaperOfficeなしでは二度とやりたくありません。

PaperOffice DMSはどのように統合されましたか?

Ludewig氏はまた、ViaCreativeの管理要件の調整を実施するというPaperOffice DMSチームのコミットメントにも熱心でした。

彼と彼のチームは、PaperOffice DMSのグラフィカルインターフェイスにも同じように満足していました。これは、PaperOfficeの開発が遊び心のあるように見えることなく、写真や色を優先する人々の通常の認識を考慮に入れていることを証明しています。これは、ドキュメント管理ソフトウェアの特定のセグメントに対してPaperOfficeによって作成されたチュートリアルとビデオにも同様に適用されます。

「フォルダ、請求書、納品書、契約状況、その他の重要な書類を手動で検索して見つける必要があり、非常に時間がかかりますが、PaperOfficeの非常に正確な検索機能はついに過去のものになりました...」

切り替えの過程で、ViaCreativeのアナログアーカイブは、PaperOffice DMSに統合されたOCRソフトウェアを介してスキャンされ、直接読み取られています。PaperOfficeの従業員によって生成された正規表現の使用により、受信するすべてのアナログドキュメントを顧客固有の方法で簡単に読み取ることができます。

すべてのデータ形式のすべての情報は、内部検索エンジンと自動インデックスを介して数分の一秒で呼び出すことができます。

ラース-Rさん序文の冒頭で、ルートヴィヒは次のように勧告している。

「ゆっくりとしたアプローチ、まず実験し、締め切りへの難しい移行はなく、どのフォルダ構造が私たちに合っているかを見つけてください。基本的な構造の確立、最初のファイリング、提出されマークされた内容に応じたカテゴリの精緻化、すべてが平和のうちにチームに一緒に到着します。

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

全体的な経験の概要

PaperOffice DMSは必要な基準をすべて満たしており、今日では実際に完全なデジタルドキュメントフローをマッピングしています。

当面の間、すべての請求書文書は高性能スキャナで記録され、Paper-Officeは自動的に連絡先データを認識し、それに応じて文書を電子アーカイブに保存します。

従業員は、シンプルなユーザーインターフェイスを介してドキュメントにアクセスし、さまざまな検索用語を入力することができます - 全文検索も可能です。

DMSの一貫した使用により、ViaCreativeは請求書に必要な処理時間を大幅に短縮することができ、同時に未払いのアカウント数も大幅に減少しました。

「簿記と会計」のデニス・K氏は次のように強調しています。

「ソート、詳細な検索、税務コンサルタントとの協力のためのデータパッケージのコンパイルは、もはや過去のものとは比較になりません。 大量の紙とフォルダを使用した非常に複雑な手動作業。すべてがいつでも1か所に素早く組み合わされます。

FAQs

終了時には、よくある質問についても回答します。 "歯科技術 / 歯科技工所 ビアクリエイティブ
ザーンテクニック GmbH":

将来のPaperOfficeユーザーにどのようなヒントを提供しますか?

デジタル化のトピックに対処するのに早すぎたり遅すぎたりすることはありません。

最も重要なことは、ソフトウェアだけでなく、会社自体のアイデアを得ることです。ソフトウェアを購入したり、サービスやサポートパッケージにサインアップしたりすることを余儀なくされないことが重要です。

PaperOffice DMSを買収する前から、私たちは会社のすべての部門と話をし、ひどく扱われたと感じたことはありませんでした。それどころか、PaperOfficeには素敵で丁寧で有能なチームがあります。

産業企業である私たちにとって、プロセスはますます複雑になり、多くの官僚主義を伴います。したがって、システムとソフトウェアへの信頼は非常に重要です。もちろん、ソフトウェアが分かりやすいこともとても重要でした。

あなたは誰にペーパーオフィスをお勧めしますか?

デジタル化と自動化を希望する他のすべての企業にPaperOfficeをお勧めします。それを簡単にしたい人は誰でも、自動簿記、レジなどを備えた完全なソリューションを必要とせず、これ以上のホッチキスや絶え間ない検索を望んでいません。

PaperOfficeの何が特に気に入っていますか?

私たちはすべてに非常に満足しています。

結論

PaperOfficeは軽量でありながら強力なドキュメント管理システムです。

ドキュメントコンテンツの自動読み取りなど、最初は無意味に思える機能は、もはや見逃したくない最も重要な機能であることが判明しました。

「DMSのトピック全体に関わる人は誰でも、多くの時間の節約で十分に報われるでしょう。熱意、身を乗り出し、すべてが誰にとっても安全で簡単であることを知っていること、願いはトッププログラマーによって、時には記録的なスピードで実装され、更新によって実装されます。1か月あたりの無料サポート時間と、ユーザーが一緒に改善し、学習し続けることができます。あなたは自動的にそして熱心に推薦します。

PaperOfficeはどんな問題でも解決します:保証付き。

ケーススタディ

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