歯科技術 / 歯科技工所 ビアクリエイティブ
ザーンテクニック GmbH

ビアクリエイティブがペーパーオフィスDMSを選んだ理由

ラース-Rさん既存の課題のため、Ludewig は、安全で適応性の高いデータストレージと、社内のすべてのワークプレイスを単純なソフトウェアと簡単に統合できるドキュメント管理システムを探していました。

同時に、ソフトウェアは良好な費用対利益比によって特徴付けられるべきである。PaperOffice DMSに加えて、Ludewig氏は他のシステムハウスの4つのソフトウェア製品をテストし、最初はドキュメント管理に関連するさまざまなソフトウェアオファーを調べました。

PaperOfficeが最終的にVia Creativeのドキュメント管理として使用されたという事実は、以下の理由で決定されました。

1 データの保存と可用性。 すべての関連ドキュメントへの一元的で容易なアクセスと、複数の関係者が同じドキュメントで共同作業を行う可能性。

すべての従業員がアクセスできる内部の中央ストレージ。データは、サードパーティのクラウドやシングルユーザーのコンピューターに保存しないでください。

適切なユーザー権限を持つすべての従業員がアクセスできる中央ストレージ。

ラース-Rさんルーデヴィヒは早い段階で、自分の実践にはデジタル化を回避する方法がないことに気付きました。

「フォルダ、請求書、納品書、契約状況、その他の重要な書類を手動で検索して見つける必要があり、非常に時間がかかりますが、PaperOfficeの非常に正確な検索機能は、ついに過去のものです...」

2.お金の価値。 ソフトウェアは、良好な価格性能比を有する必要があります。

このようにして、ViaCreativeは過剰な資本コミットメントを避けることができ、特に歯科技術において非常に高価な必要な材料および技術の購入に相応に多額の予算を依然として持っています。

PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3.取り扱いが簡単。 ソフトウェアは、できるだけ少ないトレーニングを必要とし、同時に将来に備える必要があります。

このようにして、外部コンサルタントを避けることができます。もちろん、PaperOffice DMSは、必要に応じて、モジュールの個別のトレーニングも提供しています。 しかし、ViaCreativeの従業員の経験によると、PaperOfficeはほぼ一目瞭然です。

外部の高価な「コンサルタント」は現場になく、誰もトレーニングのためにどこにでも旅行する必要はありません。誰もが必要に応じてメニューナビゲーションを自分で学習するための時間枠を定義することができ、将来的には、PaperOffice DMSはそのモジュラー構造のおかげでうまく位置付けられています。

「PaperOfficeは、個々のトピックのための非常に良いビデオチュートリアルを持っているので、とりわけ、そのグラフィックスで私たちを感動させただけではありません。そうすれば、私たちは必要なときに独立して自分自身を訓練することができました。

4.検索性と時間の節約。 アナログ文書をデジタル化し、必要なときに簡単に再検索できるようにするには、より簡単な方法が求められました。

統合されたAI機能のおかげで、各文書を教えることができ、すべての所望のコンテンツをターゲットを絞った方法で抽出し、完全に自動化された方法でキーワードとともに保存することができます。

正規表現 (REGEX) により、ドキュメント コンテンツを自動的に読み取り、ドキュメント情報として保存できます。

「年次財務諸表と在庫の時系列的な結果を超高速に取得して、個々のアイテムごとに最も安い購入価格を決定する。以前は何日もかかっていたことが、今では数時間でできるようになりました!

ペーパーオフィスDMSによって解決された主な問題のトップリスト

• 特定のドキュメントの絶え間ない検索と参照
• ホッチキスや紙の束はもう必要ありません
• 物理アーカイブは不要
• 人件費と保管コストの削減
• 毎年1月に新しいバインダーやアーカイブに移動することはもうありません
• 冗長トリプルデータバックアップ

ラース-Rさんルーデヴィヒは次のように説明しています。

「DMSのテーマ全体に関わる人は誰でも、多くの時間の節約で十分に報われるでしょう。熱意、身を乗り出し、すべてを知ることは、誰にとっても安全で簡単です。
トッププログラマーは、要求を見事に、時には記録的なスピードで実装し、更新を介して実装します。あなたは自動的にそして熱心に推薦します..."

Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

PaperOffice DMSを他のすべてのものよりも優れたものにする主な機能のトップリスト

• アップデートによる個々の顧客要件への迅速な適応
• 開発者への直接連絡
• 独自のオンサイトサーバー上のデータストレージのための軽量NAS整合性。実装の範囲を決定するのはユーザー次第です
• キーワード、特定の部分、単語などを検索して、関連するデータをすばやく表示します

ラース-Rさんルーデヴィヒは次のように強調している。

「ERPシステムのない多くのフォルダで、複雑な会計処理や、特定の商品の価格決定を伴う在庫、または合計金額決定を伴う特定の期間の注文番号の場合、PaperOfficeなしでは二度とやりたくありません。

PaperOffice DMSはどのように統合されましたか?

Ludewig氏はまた、ViaCreativeの管理要件の調整を実施するというPaperOffice DMSチームのコミットメントにも熱心でした。

彼と彼のチームは、PaperOffice DMSのグラフィカルインターフェイスにも同じように満足していました。これは、PaperOfficeの開発が遊び心のあるように見えることなく、写真や色を優先する人々の通常の認識を考慮に入れていることを証明しています。これは、ドキュメント管理ソフトウェアの特定のセグメントに対してPaperOfficeによって作成されたチュートリアルとビデオにも同様に適用されます。

「フォルダ、請求書、納品書、契約状況、その他の重要な書類を手動で検索して見つける必要があり、非常に時間がかかりますが、PaperOfficeの非常に正確な検索機能はついに過去のものになりました...」

切り替えの過程で、ViaCreativeのアナログアーカイブは、PaperOffice DMSに統合されたOCRソフトウェアを介してスキャンされ、直接読み取られています。PaperOfficeの従業員によって生成された正規表現の使用により、受信するすべてのアナログドキュメントを顧客固有の方法で簡単に読み取ることができます。

ラース-Rさん序文の冒頭で、ルートヴィヒは次のように勧告している。

「ゆっくりとしたアプローチ、まず実験し、締め切りへの難しい移行はなく、どのフォルダ構造が私たちに合っているかを見つけてください。基本的な構造の確立、最初のファイリング、提出されマークされた内容に応じたカテゴリの精緻化、すべてが平和のうちにチームに一緒に到着します。

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

全体的な経験の概要

PaperOffice DMSは必要な基準をすべて満たしており、今日では実際に完全なデジタルドキュメントフローをマッピングしています。

当面の間、すべての請求書文書は高性能スキャナで記録され、Paper-Officeは自動的に連絡先データを認識し、それに応じて文書を電子アーカイブに保存します。

従業員は、シンプルなユーザーインターフェイスを介してドキュメントにアクセスし、さまざまな検索用語を入力することができます - 全文検索も可能です。

DMSの一貫した使用により、ViaCreativeは請求書に必要な処理時間を大幅に短縮することができ、同時に未払いのアカウント数も大幅に減少しました。

「簿記と会計」のデニス・K氏は次のように強調しています。

「ソート、詳細な検索、税務コンサルタントとの協力のためのデータパッケージのコンパイルは、もはや過去のものとは比較になりません。 大量の紙とフォルダを使用した非常に複雑な手動作業。すべてがいつでも1か所に素早く組み合わされます。