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PaperOffice DMSによる家父長制のデジタルパス


ペドロ・シルバ、リスボン総主教庁事務補佐官

プロのヒント

産業
家父長制/教会

地域
リスボン, ポルトガル

運営事務局

http://patriarcado-lisboa.pt

課題

リスボン総主教庁(ラテン語:Patriarchatus Olisiponensis)は、ポルトガルの首都リスボンに拠点を置くカトリック教会のローマ儀式の大都市大司教区です。彼の大司教の大聖堂はリスボンの聖マリアマッジョーレ総主教大聖堂です。
リスボン教区は1394年11月10日に大司教区に昇格した。1716年、それは教皇クレメンス11世によって受け取られました。家父長制の称号。

PaperOffice DMSは、リスボン総主教庁によって、複数のソースからの情報を一元化および整理し、物理アーカイブを維持する時間とコストを最小限に抑えるために使用されます。情報へのアクセスはデジタルです。

したがって、リスボン総主教庁に属する285の教区と司教に依存する別の450の機関の個人、不動産、および口座文書の地域からの総主教庁文書は、徐々にPaperOffice DMSで完全にデジタル化されました。

初期位置

デジタルトランスフォーメーションと「デジタル化」という言葉は、遅くともパンデミック以来、すべての人の口に刻まれており、今や多くの企業にとってもはやオプションの条件ではなく、必需品となっています。
デジタルのさらなる発展の話題は、コミュニティや教会でもしっかりと確立されています。リスボン総主教庁のような教会でさえ、以前は手作業で同様の方法で行われていた広範な管理タスクが保留中だからです。

既存の問題とタスク

過去には、家父長制のシステム全体が紙に基づいていました。しかし、既存の文書と毎日の受信文書では、手動システムは限界に達しました。

情報の洪水全体は、より一貫性のないものになっています。最も重要なタスクは、アナログユニットとデジタルユニットを一緒にすることでした。紙の文書をデジタル化し、関連する電子メールなどの他の情報とまとめる必要がありました。

Church clerk leafs through the Bible
Digitization is omnipresent - also in the church

「複数のソースからの情報を一元化して整理し、物理的なアーカイブを維持する時間とコストを最小限に抑えたいと考えていましたが、デジタル・アクセスを実現しました」

リスボン総主教庁の行政職員であるペドロ・シルバ氏を思い出す。

コンテンツ

リスボン総主教庁がペーパーオフィスDMSを選んだ理由

既存の課題のため、総主教庁の管理職員であるペドロ・シルバ氏は、安全で適応性のあるデータストレージを可能にする文書管理システム(DMS)を探していました。リモートで作業するワークステーションを含め、管理オフィス内のすべてのワークステーションを簡単に統合することは、単純なソフトウェアで解決する必要があります。

「当初はすべての要件を実装できる将来を見据えたソリューションを探していましたが、同時に容易な拡張性と優れたコストメリット比を提供し、将来的には他の部門にアップグレードすることもできます。

PaperOffice DMSに加えて、Pedro Silva氏は他のシステムハウスの他のソフトウェア製品をテストし、最初はドキュメント管理に関連するさまざまなソフトウェアオファーを調べました。

シルバ氏は、適切なシステムが長い間求められてきたことを強調する。しかし、以前にテストされたソフトウェアベンダーのどれも、ドキュメント管理システムが行うはずの仕事に十分なスケーラブルで柔軟性がありませんでした。

「ほとんどのソリューションは、PaperOffice DMSのようにデータベースを作成する簡単な方法を提供していません。

リスボン総主教庁の文書管理にPaperOfficeを使用するという最終決定は 、以下の理由で決定されました。

1 データの保存と可用性。 すべての関連ドキュメントへの一元的で容易なアクセスと、複数の関係者が同じドキュメントで共同作業を行う可能性。

すべての従業員がアクセスできる内部の中央ストレージ。データは、サードパーティのクラウドやシングルユーザーのコンピューターに保存しないでください。

解決策: NAS、ネットワーク接続ストレージにデータベースがセットアップされました。このデータベースはPaperOffice DMSに統合され、家父長制のすべてのデータが保存されました。 これにより、データバックアップの法的要件が完全に満たされます。
管理オフィスの 3 人のチームとして、PaperOffice DMS 統合のおかげで、2 人の管理従業員がリモートで作業し、シンプルで明確な方法でドキュメントに確実にアクセスできます。

Pedro Silva氏は、外部クラウドなし、したがって政府の介入を受け、ハッカー攻撃のリスクを高める可能性のあるサードパーティのプロバイダーなしのソリューションに非常に満足していました。

2.お金の価値。 ソフトウェアは、良好な価格性能比を有する必要があります。

リスボン総主教庁にとって、初期投資の後、ソフトウェアを他の部門に簡単かつ容易に拡張でき、高いコストを伴わないことが非常に重要でした。

解決策: PaperOffice DMSは、ユーザーが最も有利な形式を取ることを可能にするさまざまな価格モデルで提供されています。
このようにして、ユーザーは最初にテスト版を義務なく無料で使用し、必要に応じて既存のデータを失うことなく自分の会社/自治体に拡張することができます。

購入するユーザー ライセンスの数は、いつでも増やすことができます。このようにして、家父長制は過度の資本コミットメントを避けることができます。

3.取り扱いが簡単。 ソフトウェアは一目瞭然で、できるだけ少ないトレーニングで済むと同時に、将来に備える必要があります。

解決策: PaperOffice DMSは基本的に非常に構造化されており、ユーザーを段階的にガイドするグラフィカルインターフェイスを備えています。さらに、サポートのために直接呼び出すことができるすべての機能のための追加のチュートリアルとビデオがあります。

このようにして、外部コンサルタントを避けることができます。もちろん、PaperOffice DMSは、必要に応じて、モジュールの個別のトレーニングも提供しています。しかし、リスボン総主教庁の経験に基づいて、PaperOfficeはほとんど一目瞭然です。

外部の高価な「コンサルタント」は現場になく、誰もトレーニングのためにどこにでも旅行する必要はありません。誰もが必要に応じてメニューナビゲーションを自分で学習するための時間枠を定義することができ、将来的には、PaperOffice DMSはそのモジュラー構造のおかげでうまく位置付けられています。

「PaperOffice DMSを選んだのは、ソフトウェアを個人的にテストし、Windows環境への使いやすさの統合と、インスピレーションを扱うためのクリーンなユーザーインターフェイスに感銘を受けたからです。

4.検索性と時間の節約。 アナログ文書をデジタル化し、必要なときに簡単に再検索できるようにするには、より簡単な方法が求められました。

解決策: PaperOffice DMSの中核セグメントは、アナログ文書のデジタル化です。必要なのは、コンピュータとPaperOffice DMSへのインターフェースを備えたスキャナだけです。 ドキュメントはスキャンされるだけではありません。それらは統合されたOCRソフトウェアによって編集可能なテキストに変換され、自動的に正しく保存されます。

統合されたAI機能のおかげで、各文書を教えることができ、すべての所望のコンテンツをターゲットを絞った方法で抽出し、完全に自動化された方法でキーワードとともに保存することができます。

PaperOffice DMSは、総主教庁が探していたものを正確に提供しています。

機能のトップ3リスト

PaperOffice DMSが他のものよりも優れていること

  • 1. テキスト認識 (OCR) と文書の検索
  • 2. NAS上のデータベースへの統合と接続
  • 3.使いやすく、一目瞭然のインターフェース

PaperOffice DMSはどのように統合されましたか?

パンデミックの時代に、家父長制は毎日の文書や電子メールをPaperOffice DMSにアーカイブすることに決めました。

強力なスキャナーと PaperOffice のスキャナー接続のおかげで、アナログ用紙の変換を開始できました。すべての文書は徐々に読み取られ、PaperOffice OCRスキャナインターフェイスを介してデジタル化されました。キーワードインデックスは、読み込まれている間にドキュメントごとに作成され、PaperOffice検索エンジンを使用してフラッシュで検索するために使用できます。

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

ぶら下がっているファイル内の既存のフォルダは1:1に引き継がれ、単に「デジタルフォルダ」に変換されました。

既存の電子メールはすべてPaperOffice DMSに直接保存され、既存のドキュメントにリンクすることができ、将来的には紙に印刷する必要はありません。また、すべての受信メールは、設定ルール管理を通じてフォルダ監視によって自動的にPaperOfficeにアーカイブされます。

PaperOffice DMSを使用して以来、紙の消費量は著しく減少しています。

次のステップは何ですか?

リスボン総主教庁が計画している次のステップは、2021年までに既存の物理アーカイブをデジタル化し、PaperOffice DMSの使用を総主教庁の他の分野/部門に拡大することです。

さらに、総主教庁は、KI PIAの使用により、文書アーカイブを大幅に自動化したいと考えています。

「PaperOffice DMSと1年半一緒に仕事をした後、私たちは1つの部門に限定され、この素晴らしい傑作を完全に探求していないにもかかわらず、 興奮しています

主な問題のトップ3リスト、

ペーパーオフィスDMSが解決した

  • 1. ドキュメントの共有、処理、整理の改善
  • 2. ほぼすべてのコピーが以前に印刷されているため、印刷コストと物理的なアーカイブサイズを削減
  • 3. ブリーフィングを通じてPaperOfficeからの内部通知による時間管理とタスク管理の改善

全体的な経験の概要

PaperOffice DMSは必要な基準をすべて満たしており、今日では総主教庁における完全なデジタル文書フローをマッピングしています。

当面の間、すべての文書は高性能スキャナで記録され、PaperOfficeの電子アーカイブにデジタル保存されました。同時に、受信メールと既存のメールはPaperOffice DMSに直接転送され、アーカイブされたドキュメントにリンクされます。

総主教の管理スタッフは、PaperOfficeユーザーインターフェイスを介して、さまざまな検索用語を入力することで、ドキュメントや電子メールにアクセスすることができます - 全文検索も可能です。

DMSの一貫した使用のおかげで、総主教庁は請求書やその他の種類の文書に必要な処理時間を大幅に短縮することができました。

FAQs

最後に、私たちは主題に関するいくつかの頻繁に尋ねられる質問に答えます "リスボン総主教庁":

将来のPaperOfficeユーザーにどのようなヒントを提供しますか?

試してみてください。あなたは驚くでしょう!

あなたは誰にペーパーオフィスをお勧めしますか?

私たちの業界では、本質的にソーシャルセンターです。教区はまた、聖餐の本をデジタル化して、文書やその他の書類や電子メールに簡単にアクセスし、公証することで利益を得ることもできます。

PaperOfficeは、すべてのドキュメントを1つの清潔で安全で検索可能な場所に整理したい人にお勧めします!

PaperOfficeの何が特に気に入っていますか?

簡略!

結論

PaperOfficeは軽量でありながら非常に強力なドキュメント管理システムです。

最初は無意味に思える関数は、もはや見逃したくない最も重要な機能であることが判明しました。

「PaperOfficeは、私たちの仕事をデジタルで変革し、アーカイブに費やす時間を短縮し、日々の生産性を向上させる上で重要なステップでした。

それが私たちの顧客の言うことです

ケーススタディ

製品開発におけるデジタル変革 - ドキュメント管理の成功

「業界では、デジタル化のトピックがますます顕著になっています。これは、例えば、当社の技術データシート、顧客データ、計算、または当社の計画、図面および構成に適用されます。PaperOffice DMSの導入後、手作業を減らすことができました。私たちは現在、生産会社であるインダストリー4.0のデジタル化のパイオニアです。

アントニオ・ヘスス・サンチェス氏、バタフライ・エンジニアS.L.のマネージング・ディレクター兼製品・プロセス・エンジニア