製品開発、プロセス、サポートバタフライエンジニアS.L.
ペーパーオフィス体験/参考/実践レポート
セクター
産業と貿易
地域
コルドバ, アンダルシア, スペイン
部門
研究開発部
会計
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産業と貿易
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コルドバ, アンダルシア, スペイン
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研究開発部
会計
製品開発におけるデジタル変革 - ドキュメント管理の成功
アントニオ・ヘスス・サンチェス氏、バタフライ・エンジニアS.L.のマネージング・ディレクター兼製品・プロセス・エンジニア
開始位置
製品開発、プロセスエンジニアリングに専心し、最初のアイデアから最終製品まで、すべての製造段階に関与している企業は、技術データシート、顧客データ、計算、計画などのファイルやドキュメントで毎日あふれています。< /p>
プロジェクト情報は、長年にわたってますます多くのストレージスペースを占有し、特に管理事務所では見つけるのが簡単ではなくなっていますが、徐々に致命的になっています。
同社の目的は、既存の紙の文書をデジタル化し、すべての入出庫文書に対するプロセスの最適化とワークフロー制御を導入し、バックグラウンドでプロセスの大部分を自動化し、プロセスを最適化することでした。
既存の問題とタスク
従来は、製品や製品開発の設計・企画・仕様など、紙の形でしか情報が保存されていなかったが、今日では多くの組織にさまざまな情報源や文書があり、電子メール、フォーム、スケッチは、電子請求書や紙の領収書、レターメール、 納品書、契約書など
ありがたいことに、進行中のIT開発のおかげで、この種の作業は現在デジタル主導です。インダストリー4.0が確認しているように、多くのプロセスステップが100%デジタルで自動化されたプラクティスの一部になりつつあります。
しかし、フリーハンドの図面やアイデア、管理、請求書、顧客情報に関しては、紙が不可欠であることがよくあります。
設計と製造に加えて、バタフライエンジニアの専門家は、プロジェクトの実現可能性を研究するために、組み立てマニュアル、安全指示書、技術文書などの文書も作成する必要があります。
ファイルの処理における俊敏性とスピードは、現代の企業では基本であり、プロジェクトのフォローアップ、コストの分析、または収益性を高めるさまざまな調査は、このドキュメントに依存しています。
したがって、Butterfly Engineersの目的は、業界に適応し、産業企業4.0としてデジタルで行動できるようにすることでした。
「ドキュメントをフォルダに保存することで、ストレージコストを回避できました。また、文書の検索にも時間がかかりました」と、
Butterfly Engineersのマネージングディレクター兼プロセスエンジニアであるAntonio Jesús Sánchez氏を思い出します。
バタフライエンジニアがペーパーオフィスDMSを選んだ理由
Butterfly Engineers社は、製品開発、プロセスエンジニアリング、サポートエンジニアリングに専念しており、デジタル化が必要な大量のドキュメントを処理していますが、PaperOfficeのようなDMSを実装するための最も重要なポイントは、セキュリティとインデックス作成と検索プロセスの速度です。
ただし、ペーパーレスのデジタルオフィスが可能であるという完全な自信を持っていることを除いて。
「私たちは毎日、多くの技術情報を使って作業しています。すべての情報を紙形式で保存することは、私たちにとって面倒で高価です。それのための将来の検索も非常に退屈です。
PaperOfficeを使用すると、どこからでも簡単にアクセスでき、特定のファイルやドキュメントを簡単に見つけることができ、何よりもセキュリティを確保できます。
Butterfly Engineersは、PaperOfficeの暗号化方式により、最も機密性の高い文書を漏洩、スパイ行為、事故から保護できることも認識しています。特に、これらの特性を持つ企業が標準や特許を通過する場合、企業に不可欠な要素を保護します。
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
さらに、最高品質のサポートチームがあり、最も厳格なヨーロッパの指令(GDPR、RGPD、GoBD)に準拠し、ファイルの暗号化が絶対に不死身である場合、ソフトウェアの運用上の詳細はさらに魅力的になります。また、権限のある人物がいつでもデータをエクスポートでき、会社のITスタッフや管理者がいつでもデータベースにアクセスできることも注目に値します。
PaperOfficeによる自動化への切り替え:目標とスケジュール
バタフライエンジニアにとって、遅かれ早かれ、競争上の優位性を生み出すためにデジタル化に切り替える必要があることは明らかでした。
他の業界よりも技術開発に結びついている企業として、Butterfly EngineersはDMSの導入とペーパーレスオフィスでの実装の成功による肯定的な影響を信頼していました。
「ドキュメント管理システムにより、企業情報を迅速かつ容易に効果的に管理できます。この意味で、PaperOfficeは非常に広範でかなり理解しやすいシステムです。使いやすく、私たちのような中小企業にとってもアクセスしやすいです。
導入の成功:PaperOffice DMSによるデジタル化の利点
PaperOfficeのデジタル化の導入により、同社は次のことを実現できました。
- 紙使用量の最小化
- コストとストレージスペースを節約
- 管理タスクの自動化
- フォルダ監視によるプロセスの最適化を実行
- ドキュメントの安全な配信を確保
しかし、PaperOfficeのデジタル化のおかげで、Butterfly Engineersは次のこともできました。
- 時間とリソースを節約
- 管理プロセスの制御と検証を確実にする
- ドキュメントやファイルへの容易なアクセスを可能にする
- 権限のある各従業員のドキュメントの可用性
- ドキュメント、機密データ、特許、業界マニュアル、開発の安全かつ長期的なアーカイブを実現
「データセキュリティ、ドキュメントのデジタル化、PaperOfficeの産業環境への容易な統合により、ファイルのインデックス作成とドキュメントの検索に必要なものが得られました。
データとドキュメントの可用性が簡単かつ迅速になったことで、会社のプロセスは根本的かつ永続的に変化しています。管理知識は透過的に整理され、適切なタイミングで利用可能になりました。
最終結果
PaperOfficeは、企業が現在直面している主要な問題の1つに終止符を打つ方法を見つけました。
ドキュメントの管理(ドキュメント管理)とプロセスのデジタル化。
データ量の不便さは、管理上のハードルを取り除き、許可された従業員のみがPaperOfficeにアクセスできるようにし、文書の変更や技術情報の漏洩を回避するために制限されています。
同社はまた、PaperOfficeが利用可能なオプションを完全に満たしているため、この成功した協力をさらに拡大することを計画しています。
PaperOffice DMSの完全性のおかげで、技術シート、計画、データ、請求書、スケッチが迅速に見つかります - これにより、Butterfly Engineers社は数秒以内にプロジェクトデータを見つけ、顧客を非常に正確に支援することができます。
FAQs
終了時には、よくある質問についても回答します。 "製品開発、プロセス、サポートバタフライエンジニアS.L.":
将来のPaperOfficeユーザーにどのようなヒントを提供しますか?
デジタル化のトピックに対処するのに早すぎたり遅すぎたりすることはありません。
最も重要なことは、ソフトウェアだけでなく、会社自体のアイデアを得ることです。ソフトウェアを購入したり、サービスやサポートパッケージにサインアップしたりすることを余儀なくされないことが重要です。
PaperOffice DMSを買収する前から、私たちは会社のすべての部門と話をし、ひどく扱われたと感じたことはありませんでした。それどころか、PaperOfficeには素敵で丁寧で有能なチームがあります。
公的機関である私たちにとって、このプロセスはますます複雑になり、多くの官僚主義を伴います。したがって、システムとソフトウェアへの信頼は非常に重要です。もちろん、ソフトウェアが分かりやすいこともとても重要でした。
あなたは誰にペーパーオフィスをお勧めしますか?
デジタル化と自動化を希望する他のすべての企業にPaperOfficeをお勧めします。
PaperOfficeの何が特に気に入っていますか?
私たちはすべてに非常に満足しています。
結論
PaperOfficeは軽量でありながら強力なドキュメント管理システムです。
ドキュメントコンテンツの自動読み取りなど、最初は無意味に思える機能は、長期間にわたって見逃したくない最も重要な機能であることが判明しました。