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ギホ
ペーパーオフィス体験/参考/実践レポート
産業
ハウスマネジメント
地域
マドリード, スペイン
部門
会計、管理、管理
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ビジネスプロセスの自動化のためのデジタルスペシャリストソリューション
アレハンドロ・カンポス氏、不動産管理エル・ギホのITスペシャリスト兼プロジェクトマネージャー
開始位置
不動産管理のコミュニティとして、El Guijoには、賃貸契約、公共料金請求書、建設ファイル、トーナメント登録、ビジネス文書、通知など、管理すべき重要な文書がたくさんあります。
残念ながら、プロパティマネージャーは適切なドキュメント管理ソフトウェアの使用から大きな利益を得るものですが、適切なドキュメント管理ソフトウェアの使用から大きな利益を得ているのはプロパティマネージャーですが、これまでのところ適切なドキュメント管理ソフトウェアの使用から大きな利益を得ていません。
不動産管理における既存の行政上の多くの問題を解決するために、文書管理システムを実装することが決定されました。
El Guijoの目標は、既存の紙の文書をデジタル化し、すべての入出庫文書に対するプロセスの最適化とワークフロー制御を導入し、バックグラウンドでプロセスの大部分を自動化し、不動産管理プロセスを最適化することでした。
既存の問題
不動産管理者は、毎日重要な文書を収集しなければなりませんでした。これらはすべて、適切な居住用不動産、所有者、テナント、家主に割り当てられなければなりませんでした。しかし、コミュニティでの日々の仕事は、非効率性によっても特徴付けられました。
「ドキュメントをフォルダにファイリングすることで、ストレージコストを回避できました。さらに、ドキュメントの検索には時間がかかり、多くの場合、アーカイブへの訪問が必要でした。
エル・ギホ・コミュニティのITスペシャリストであるアレハンドロ・カンポス氏を思い出します。
したがって、隣人の全体的な平均は時々2500人の住民を超え、夏と休日の期間にもっと頻繁にピークを迎えます。その結果、コンサルタントとして6人の従業員、オフィスの常勤管理者、および外注したガーデニングおよび管理スタッフは、情報の過負荷に対処できませんでした。
ドキュメント管理システムを導入する前は、システム全体が紙ベースでした。所有者から提出された文書、ログ、メンテナンス作業の証拠、苦情は管理者に引き渡され、フォルダにまとめて保存されました。
デジタル化の過程で、El Guijoのような不動産管理者は、数え切れないほどの賃貸料の問い合わせ、苦情、その他の懸念を電子メールでも直面し、毎日お互いに会います。しかし、この大量の電子メールを手動で処理することはほとんどありません。
その結果、 処理時間が長引く ことと、必要な文書 の処理、取得、転送の非効率性 が生じました。したがって、コミュニティは デジタルドキュメント管理を探しに行きました。
「私たちは仕事を前進させたばかりで、今、私たちは前向きなスタートを切っています。
El Guijoコミュニティの自営業者であるITスペシャリストのAlejandro Camposは、これとすべての不動産管理問題の解決策を探していました。また、以前はほぼ類似していた自治体のすべての行政業務をデジタル化することも想定されていました 。
エルギホの自治体がペーパーオフィスDMSを選んだ理由
最も重要な選択基準は信頼性、 可用性、セキュリティであり、管理文書には個人文書などの機密コンテンツや請求書が含まれ、アクセス権限とリリースレベルによって不正アクセスから保護する必要がありました。
個人データのセキュリティGDPRと長期的な投資セキュリティを保証できなかったため、自治体のデータ保護規制により、さまざまなクラウドプロバイダーやオープンソースソリューションは考慮されませんでした。
PaperOffice DMSはクラウドアプリケーションではなく、すべてのデータを中央データベースに格納し、現在は専用サーバー上にあるため、最終的に必要なシナリオをテストでテストすることにしました。
「PaperOfficeとの最初の任命時にすでに、ドキュメント管理の分野で20年にわたるPaperOfficeの経験に気づいています。
PaperOfficeは、特に高度に暗号化されたドキュメントがクラウドではなく専用サーバーに直接保存されるため、すべてのドキュメント標準と法的ガイドラインを超えています。
準拠したバージョン管理と監査証明済みのバージョン管理を備えたドキュメント管理システムを使用する必要性は、これまで以上に明確になっています。
この決定の大きな理由は、過去に他のプロバイダーとの非常に悪い経験がなされているため、アクセシビリティとサポートの能力でした。
特に、信頼性を確保し、実際の問題をシミュレートするために、PaperOfficeサポートに数回連絡し、期限が守られたかどうか、およびサポートの品質を評価しました。ここでは、PaperOfficeは他のすべてのメーカーよりも優れています。
PaperOffice を使用して自動化に切り替えます。目標とタイミング
PaperOfficeの革新的なドキュメント管理ソリューションにより、エルギホ市は日常業務とドキュメントのほとんどを自動化することを決定しました。
そこで、すでに存在していた文書を紙の形式でスキャンし、PaperOfficeにデジタルでアーカイブすることにしました。これらがデジタル形式で利用可能になった後、コミュニティネットワーク内のさらなる管理プロセスもデジタルで解決できます。
プロセスの最適化が開始されました。これからは、書類は紙を極力避けてデジタルでデザインしていきます。会議、議事録、受信メール、送信請求書、および PaperOffice で直接作成されたメモ。タスクとワークフローはデジタルで実装されます。
文書管理システムを使用すると、すべての重要な証拠を簡単に提出でき、もちろんGDPRに準拠しています。長い待ち時間と郵便局への道はなくなりました。
この変換は、PaperOfficeによるソフトウェアの最初のプレゼンテーションから継続的な運用まで非常にうまくいきました。
「製品デモの後でさえ、私たちはPaperOfficeに本当に興奮していました。私たちはすぐに付加価値を見て、ほぼ3週間後のオーナー会議で、コミュニティでのPaperOfficeの使用に関する決議は100%投票されました。
PaperOfficeによるデジタル化によるメリット
一方、デジタル化された賃貸借契約、通信、ログ、計画、保険書類などはすべてPaperOfficeに保存されます。これは私たちのオーナーとテナントにとって大きな付加価値です、とエルギホ政権のカンポス氏は言います。これがカンポス氏が確信している理由の1つです。
「不動産管理業界の未来は、単にデジタル化にあります。
PaperOffice DMSのデジタル化の導入により、El Guijoコミュニティはすでに次のことができるようになりました。
- 時間とリソースを節約
- ドキュメントへのアクセスを簡素化
- 権限のあるすべての従業員のドキュメントの可用性を確保
データとドキュメントの可用性がますます容易になり、より速くなったことで、コミュニティのプロセスは根本的に持続的に変化します。管理知識は透過的に整理され、適切なタイミングで利用可能になりました。
「データセキュリティ、自動化されたワークフロー、ドキュメントのデジタル化、PaperOffice DMSの管理環境への容易さにより、このコミュニティが紙のプロセスを加速し、依存関係のスペースを確保するために必要なものが提供されました。
それぞれに仕様と特異性があり、一般に、管理業務の制御と検証、紙の排除、内部命令に関連するあらゆる種類のドキュメントのインデックス作成、自動化と方法論、セキュリティ(GoBD、GDPR、データ保護)、プロセスの最適化と監視、ユーザー(この場合は所有者)へのファイルの送信を容易にし、 もちろん、管理事務所のスペースを節約します。
このコラボレーション契約は、コミュニティが保有する大量の記録と記録のために、そしてすべてのコミュニティ住民と管理者のためにすべての文書を整理する方法が確立されていることを保証するために行われました。
最終結果
PaperOfficeは、データ量を排除し、管理上のハードルを合理化し、承認された従業員のみがPaperOfficeにアクセスできるようにすることで、現在のコミュニティの問題に対する解決策を作成しました。
PaperOfficeドキュメント管理システムの統合により、コミュニティはわずか数秒でドキュメントとその広範な情報を見つけ、他のタスクやワークフローを完了できるようになりました。
さらに、行政は、住民からの問い合わせ、手紙、フィードバックに迅速かつ的を絞った方法で対応することができます:これにより、日常業務がはるかに簡単になります。
エル・ギホのコミュニティについて
エルギホは、ガラパガル市の北西、M-510道路の隣にある都市化/コミュニティで、マドリード中心部からA-6経由で車でわずか40分です。
グアダラマ山脈の特権的な場所で、コラード・ビジャルバ、サン・ロレンツォ・デル・エスコリアル、ガラパガル自体の近くの人口ネクサスに位置し、ヴァルマヨール貯水池とカスティーリャ・イ・レオン自治共同体との国境近くにあります。
都市化の建設は1970年代に始まり、1977年に近隣コミュニティとして法律によって設立されました。シャレー、アパート、コミュニティビル(いくつかのスポーツフィールド、3つのスイミングプール、社交クラブ、管理事務所)と3つの子供公園の間に合計1,104区画があり、約140,000平方メートルの面積があります。
全体の平均は2,500台を超え、夏季やホリデー期間中にピークを迎える頻度が高くなります。さらに、都市化には6人の管理人、1人の管理職員、3人のメンテナンス従業員(正社員)、外注されたガーデニングと管理スタッフがいます。
FAQs
終了時には、よくある質問についても回答します。 "コミュニティ
プロパティマネジメント
ギホ":
将来のPaperOfficeユーザーにどのようなヒントを提供しますか?
デジタル化のトピックに対処するのに早すぎたり遅すぎたりすることはありません。
最も重要なことは、ソフトウェアだけでなく、会社自体のアイデアを得ることです。ソフトウェアを購入したり、サービスやサポートパッケージにサインアップしたりすることを余儀なくされないことが重要です。
PaperOffice DMSを買収する前から、私たちは会社のすべての部門と話をし、ひどく扱われたと感じたことはありませんでした。それどころか、PaperOfficeには素敵で丁寧で有能なチームがあります。
教会としての私たちにとって、ソフトウェアが理解しやすく、包括的であることは非常に重要です。
あなたは誰にペーパーオフィスをお勧めしますか?
PaperOfficeは、デジタル化と自動化を希望する他のすべてのコミュニティや企業に推奨されます。
PaperOfficeの何が特に気に入っていますか?
私たちはすべてに非常に満足しています。
結論
PaperOfficeは軽量でありながら強力なドキュメント管理システムです。
ドキュメントコンテンツの自動読み取りなど、最初は無意味に思える機能は、長期間にわたって見逃したくない最も重要な機能であることが判明しました。