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格子業界におけるデジタル変化 - ドキュメント管理の成功


Mr. Stephan Reichel, Managing Director of K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG

プロのヒント

セクター
産業と貿易

地域
ランゲンベルク, ノルトライン=ヴェストファーレン州, ドイツ

部門
セールス
会計

開始位置

格子の製造業者として、K60格子システムには管理すべき重要な文書がたくさんあります。

納品書、請求書、契約書、スケッチや計画など。

メールで問い合わせが多く、印刷され、年間を通じて膨大な紙量にのぼります。 注文は常にサプライヤーデータで印刷され、納品後に請求書とともに棚に保存されます。

この完全なプロセスは、膨大な量の紙ともちろんスペースの不足を意味します。

検索をより簡単かつ効率的にし、紙の洪水を最小限に抑えるために、K60 Gitterrostsystemeは文書をデジタル化し、コンテンツを内部アーカイブデータベースに組み込むことを計画していました - 同社は適切な文書管理システムを探していました。

手作業による処理は時間の経過とともに時間がかかりすぎるため、自動化されたアーカイブと情報抽出が求められていました。

同社にとって最大の課題は、情報に簡単にアクセスでき、何よりも、より多くの従業員や従業員のグループ、人々のグループ(従業員、ビジネスパートナー、顧客、市民)が使用できるようにすることでした。

同社の目的は、既存の紙の文書をデジタル化し、すべての入出庫文書に対するプロセスの最適化とワークフロー制御を導入し、バックグラウンドでプロセスの大部分を自動化し、プロセスを最適化することでした。

Construction site in the background with laptop
Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

既存の問題とタスク

以前は、情報は紙の形式でのみ保存されていましたが、今日では、電子メール、フォーム、スケッチは、電子請求書や紙の領収書、手紙、納品書、契約書などと同様に、さまざまな情報源や文書が多くの組織にあります。

情報の洪水全体は、より一貫性のないものになっています。したがって、最も重要なタスクは、アナログユニットとデジタルユニットを一緒にすることです。紙の形式で存在するドキュメントは、デジタル化し、関連する電子メールなどの他の情報とまとめる必要があります。

文書管理システム「PaperOffice」と共同で実施したケーススタディは、コストと保管スペースを節約するために紙の消費量を最小限に抑えることを目的としていました。

また、プロジェクト関連の文書・受注に関する情報を即座に作成できるように、製造工程の全ての文書をまとめてアーカイブするソリューションを見つけることも非常に重要でした。

文書や受信電子メールの自動アーカイブを実行するのと同じように、特定の指定された基準に従って文書を適切なフォルダにアーカイブし、それぞれの書記への割り当てなどの追加のワークフローをトリガーする必要があります。

もう 1 つの目的は、ネットワーク内の同僚からのドキュメントをすばやく検索できるようにすることでした。

「ドキュメントをフォルダに保存することで、ストレージコストを回避できました。また、文書の検索にも時間がかかりました」と、

K60 GitterrostsystemeのマネージングディレクターであるStephan Reichel氏を思い出します。

「私たちは仕事を前進させたばかりで、今、私たちは前向きなスタートを切っています。

コンテンツ

K60 GitterrostsystemeがPaperOffice DMSを選んだ理由

K60 GitterrostsystemeのマネージングディレクターであるReichel氏は、まずドキュメント管理に関連するさまざまなソフトウェアオファーを検討し、最終的に最初にPaperOffice DMSをテストすることに決めました。

PaperOffice DMSは、ライヒェル氏が探していた条件を正確に提供しています。これらには以下が含まれます:

1. 文書管理システムの基礎となる内部中央データベースのソリューション。データは、シングル ユーザー コンピューターに保存しないでください。

解決策: K60グレーティングシステム用に最大の性能を持つ専用サーバーMAXがセットアップされ、その上にデータベースが構築されました。これにより、これらすべての関連ドキュメントに一元的かつ簡単にアクセスでき、複数の関係者が同じドキュメントで共同作業できるようになりました。

すべての管理スタッフがアクセスできる中央リポジトリ。

Stephan Reichel氏にとって、彼の会社をデジタル化する方法がないことは早い段階で明らかでした。

「長い間、デジタル化を回避する方法がないことを認識していましたが、私たちは長い間それに抵抗してきました。会社のプロセスの変化は、通常、歯医者に行くなど、ますます遠くに押しやられます。 文書管理システムの統合が完了した後、私は間違いなくもっと早くそれを行うべきだったと言うことができます。

2. 管理タスクの処理と自動化。 ソフトウェアは、タスクがネットワーク上で分散され、その処理がそれぞれの書記によって実行されることを可能にする必要があります。

解決策: PaperOffice DMSには、リマインダー、メッセージ、および情報を、接続された任意のコンピューターとの間で、以前に決定された従業員のグループに送受信できる包括的なワークフロー機能があります。

デジタルユーザー認証とパスワード確認が含まれています。

同時に、関係するすべての従業員に処理ステータスが通知されます。バージョンストレージを使用すると、どの処理ステップがいつ、誰によって実行されたかを追跡することができます。

「PaperOfficeとの最初の任命時にすでに、ドキュメント管理の分野で20年にわたるPaperOfficeの経験に気づいています。

3.検索性と時間の節約。 アナログ文書をデジタル化し、必要なときに見つけやすくするための、より簡単な方法が模索されました。

解決策: これは、PaperOffice DMSの中核セグメントであり、アナログ文書のデジタル化です。必要なのは、コンピュータとPaperOffice DMSへのインターフェースを備えたスキャナだけです。ドキュメントはスキャンされるだけではありません。必要に応じて、統合されたOCRソフトウェアによって編集可能なテキストに変換され、自動的に正しく保存されます。

4. プロジェクト関連文書/受注のマージ ソフトウェアは、プロセス関連のドキュメントをまとめて保存したり、相互にリンクを有効にしたりできる必要があります。

対応する納品書、請求書、スケッチ、計画、および欠陥に関する苦情を含む購買プロセスまたはインストールなど、業務トランザクションのすべての文書は、一元的に管理する必要があります。

解決策: PaperOfficeには、生産プロセスのすべてのドキュメントをデジタルフォルダに保存できるデジタルフォルダがあります。メインフォルダとサブフォルダで構成されるフォルダ構造により、最適な概要が保証されます。

このようにして、納品書、請求書、およびビジネスプロセスに属するすべてのものがフォルダまたはサブフォルダに保存されます。アクセス権限は、従業員のグループまたは個々の従業員に対して、フォルダごとに割り当てることができます。

さらに、フォルダーへのハイパーリンクを作成して従業員に送信することもできます。

このようにして、承認された従業員と協力パートナーは、いつでもどこからでもアクセスできます。バージョン管理のおかげで、個々のドキュメント変更の発信元と時間を透過的に追跡できます:クエリは迅速に明確化され、不要なエラーが回避されます。

「格子業界では、デジタル化の話題がますます顕著になっています。これは、たとえば、当社の部品リストや、当社の計画、図面、コンフィギュレータに適用されます。PaperOffice DMSの導入後、手作業を減らすことができました。私たちは今、デジタル格子メーカーとしてのパイオニアです。

PaperOffice には、他のフォルダ内のドキュメントの仮想表現もあります。このようにして、元のドキュメントを複製することなく、ドキュメントを異なるフォルダに仮想的に表示できます。この関数は、たとえば、ドキュメントを異なるプロジェクトに表示する必要があるが、ドキュメントを複製したくない場合に非常に便利です。

さまざまな視点から情報にアクセスできるため、すべてのプロジェクト参加者にとってより高いレベルの明瞭さが保証され、従業員が情報を提供する能力が向上します。

PaperOffice DMSは、必要なすべての基準を満たしていました。

PaperOfficeによるデジタル化によるメリット

PaperOfficeのデジタル化により、k60グレーティングシステムズはすでに次のことを実現できました。

  • 時間とリソースを節約
  • ドキュメントへの容易なアクセス
  • 権限のある各従業員のドキュメントの可用性
  • 明確な提出を提供する

データとドキュメントの可用性が簡単かつ迅速になったことで、会社のプロセスは根本的かつ永続的に変化しています。管理知識は透過的に整理され、適切なタイミングで利用可能になりました。

この意味で、すべてのドキュメントベースのプロセスのデジタル化の基礎は、PaperOffice DMSによって構築されています。

一般的なアーカイブ・プロセスに加えて、以下のことを行います。

  • リビジョンプルーフアーカイブ
  • 組織プロセスの最適化
  • ドキュメントのより良い組織化
  • ドキュメント検索の高速化
  • コミュニケーションとタスク解決の簡素化

折り紙付き。

最終結果

PaperOffice DMSは現在、ワークフロー全体をデジタルでマッピングしています。

当分の間、すべての配達文書と請求書文書は強力なスキャナで記録され、PaperOfficeは自動的に連絡先の詳細を認識し、それに応じて文書を電子アーカイブに保存します。

従業員は、シンプルなユーザーインターフェイスを介してドキュメントにアクセスし、さまざまな検索用語を入力することができます - 全文検索も可能です。

DMSの一貫した使用のおかげで、格子メーカーは請求書に必要な処理時間を大幅に短縮することができ、同時に未払いの売掛金の数を大幅に削減することができました。

FAQs

最後に、私たちは主題に関するいくつかの頻繁に尋ねられる質問に答えます "格子メーカー
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":

将来のPaperOfficeユーザーにどのようなヒントを提供しますか?

デジタル化のトピックに対処するのに早すぎたり遅すぎたりすることはありません。

最も重要なことは、ソフトウェアだけでなく、会社自体のアイデアを得ることです。ソフトウェアを購入したり、サービスやサポートパッケージにサインアップしたりすることを余儀なくされないことが重要です。

PaperOffice DMSを買収する前から、私たちは会社のすべての部門と話をし、ひどく扱われたと感じたことはありませんでした。それどころか、PaperOfficeには素敵で丁寧で有能なチームがあります。

公的機関である私たちにとって、このプロセスはますます複雑になり、多くの官僚主義を伴います。したがって、システムとソフトウェアへの信頼は非常に重要です。もちろん、ソフトウェアが分かりやすいこともとても重要でした。

あなたは誰にペーパーオフィスをお勧めしますか?

デジタル化と自動化を希望する他のすべての企業にPaperOfficeをお勧めします。

PaperOfficeの何が特に気に入っていますか?

私たちはすべてに非常に満足しています。

結論

PaperOfficeは軽量でありながら強力なドキュメント管理システムです。

ドキュメントコンテンツの自動読み取りなど、最初は無意味に思える機能は、長期間にわたって見逃したくない最も重要な機能であることが判明しました。

「最終的に最適なシステムを手に入れたので、PaperOfficeを選んだことをうれしく思います。私たちはそれを自分で管理することができ、デジタルオフィスになる道を順調に進んでいます。

それが私たちの顧客の言うことです