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NASLEDNIK D.O.O es una empresa con sede en Serbia especializada en servicios sucesorios. Ofrecen asistencia y asesoramiento profesional en asuntos sucesorios, ejecución de testamentos, administración de patrimonios y tareas legales y administrativas relacionadas con el proceso sucesorio.
Con más de 100 clientes, la gestión y organización de los numerosos documentos era un gran desafío.
NASLEDNIK D.O.O buscaba una solución para facilitar la recepción de documentos, garantizar una identificación y almacenamiento adecuados de los mismos y permitir un fácil acceso a los archivos por parte de sus clientes.
El requisito principal también era encontrar un sistema seguro de gestión de documentos que asegurara un almacenamiento encriptado y conforme con GoBD de los documentos. Esto era especialmente importante, ya que también se debían archivar información electrónica de las autoridades.
Debido a estrictas políticas de privacidad y para garantizar la gestión segura de los documentos de los clientes, se excluyó de manera constante una solución en la nube.
Gracias al apoyo de nuestro socio serbio David Stevanović de la empresa DAST D.O.O., PaperOffice pudo ser implementado con éxito en la integración de clientes.
David Stevanović y su equipo fueron responsables de la atención y ejecución del proyecto. Gracias a sus conocimientos especializados y su compromiso, pudimos ofrecer al cliente una integración y atención efectiva de PaperOffice.
PaperOffice convenció con una amplia gama de funciones que cumplían exactamente con los requisitos de los clientes. Es especialmente destacable la posibilidad de supervisar carpetas y servidores de correo electrónico, lo que permite la inclusión automática de carpetas con documentos y correos electrónicos entrantes. Tan pronto como aparecían nuevos objetos en estas carpetas, eran capturados automáticamente e integrados en el sistema de gestión de documentos.
El uso de PaperOffice se facilita gracias a su interfaz de usuario fácil de usar, con la mayoría de las opciones a solo uno o dos clics de distancia.
Otro hecho decisivo y significativo para nuestro socio y cliente fue la asociación oficial y exclusiva de PaperOffice con QNAP.
Debido al uso previo de un dispositivo QNAP por parte del cliente, fue posible asegurar una integración perfecta y una colaboración óptima entre ambos sistemas.
Para una integración perfecta, PaperOffice se incorporó a la infraestructura existente.
Se utilizaron dos máquinas virtuales Hyper-V para permitir el acceso a dos usuarios. Además, se realizó una instalación separada para un usuario en el servidor físico para el análisis de PIA.
La base de datos se alojó en un potente servidor TS-464U con 16 GB de RAM, mientras que el servidor Hyper-V estaba equipado con Windows 2019 y 64 GB de RAM para garantizar un rendimiento y estabilidad óptimos.
PaperOffice resolvió el problema de recibir documentos de diferentes fuentes. Con más de 100 clientes que constantemente intercambian documentos, se logró un ahorro significativo de tiempo para los empleados en el flujo de trabajo diario.
Fue importante que los documentos se versionaran correctamente y que los cambios se rastrearan adecuadamente. Con PaperOffice, este proceso es muy intuitivo. Una vez que los documentos han sido aprendidos, PaperOffice puede extraer información de ellos y guardarlos automáticamente.
El manejo seguro y eficiente de documentos es de vital importancia para las empresas, especialmente en tiempos en los que el cibercrimen y los ataques de ransomware están en aumento constante.
La empresa NASLEDNIK D.O.O. puede dar fe de ello, ya que en el año 2023 fue víctima de un devastador ataque de ransomware en el que estuvo a punto de perder todos sus datos.
Lea aquí cómo PaperOffice puede ayudar a proteger sus datos contra ataques de ransomware.
Gracias a la exitosa colaboración con DAST D.O.O. y a la implementación de PaperOffice, NASLEDNIK D.O.O. ahora puede estar seguro de que sus documentos están en buenas manos. En un momento en el que la seguridad y la protección de datos son prioritarias, PaperOffice es la solución definitiva para un almacenamiento de documentos seguro y efectivo.
Para finalizar, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre el tema. "Proveedor de servicios
Administración de sucesiones NASLEDNIK D.O.O.":
¿Cuál es su conclusión y experiencia con PaperOffice?
Con PaperOffice pudimos dar un paso adelante para obtener nuestra certificación como intermediario de datos.
Todas las herramientas están disponibles para ahorrar tiempo y aumentar la seguridad en el manejo de documentos importantes. La implementación fue sin problemas con soporte durante el proceso y capacitación en vivo. Nuestros empleados se familiarizaron con PaperOffice en poco tiempo y se sintieron cómodos utilizándolo.
¿Qué consejos le darías a los futuros usuarios de PaperOffice?
Si su empresa aún no tiene un sistema de gestión de documentos, PaperOffice DMS es la solución ideal, ya que proporciona todas las funciones que necesita. Incluso si ya tiene un sistema de gestión de documentos, pero tiene que cambiar por alguna razón, PaperOffice DMS es una excelente opción debido a su interfaz fácil de usar y sus funciones.
¿A quién recomendarías PaperOffice?
Recomendaríamos PaperOffice a todas las empresas. Especialmente para agencias de contabilidad e instituciones educativas, pero cualquier empresa puede beneficiarse.
¿Qué es lo que le gusta especialmente de PaperOffice?
Una característica especialmente valiosa es la automatización de la detección del tipo de documento al recibirlo.
“PaperOffice es uno de los mejores sistemas de gestión de documentos que conocemos. Gracias a las diferentes opciones de precios, todos en la empresa pueden permitirse la digitalización”.
Henrique Santos
Director gerente de la farmacia en Portugal
