Servicios Contables y Financieros Naslednik Serbia
PaperOffice AI ayudó a Naslednik Serbia a automatizar el procesamiento de facturas, documentos fiscales y extractos bancarios, reduciendo el tiempo de procesamiento en un 70% y los costes en un 50%.
Situación inicial
¿Qué requisitos se debían cumplir?
NASLEDNIK D.O.O es una empresa con sede en Serbia especializada en servicios sucesorios. Ofrecen asistencia y asesoramiento profesional en asuntos sucesorios, ejecución de testamentos, administración de patrimonios y tareas legales y administrativas relacionadas con el proceso sucesorio.
Con más de 100 clientes, la gestión y organización de los numerosos documentos era un gran desafío.
NASLEDNIK D.O.O buscaba una solución para facilitar la recepción de documentos, garantizar una identificación y almacenamiento adecuados de los mismos y permitir un fácil acceso a los archivos por parte de sus clientes.
El requisito principal también era encontrar un sistema seguro de gestión de documentos que asegurara un almacenamiento encriptado y conforme con GoBD de los documentos. Esto era especialmente importante, ya que también se debían archivar información electrónica de las autoridades.
Debido a estrictas políticas de privacidad y para garantizar la gestión segura de los documentos de los clientes, se excluyó de manera constante una solución en la nube.
Gracias al apoyo de nuestro socio serbio David Stevanović de la empresa DAST D.O.O., PaperOffice pudo ser implementado con éxito en la integración de clientes.
David Stevanović y su equipo fueron responsables de la atención y ejecución del proyecto. Gracias a sus conocimientos especializados y su compromiso, pudimos ofrecer al cliente una integración y atención efectiva de PaperOffice.
¿Por qué elegiste PaperOffice?
PaperOffice convenció con una amplia gama de funciones que cumplían exactamente con los requisitos de los clientes. Es especialmente destacable la posibilidad de supervisar carpetas y servidores de correo electrónico, lo que permite la inclusión automática de carpetas con documentos y correos electrónicos entrantes. Tan pronto como aparecían nuevos objetos en estas carpetas, eran capturados automáticamente e integrados en el sistema de gestión de documentos.
El uso de PaperOffice se facilita gracias a su interfaz de usuario fácil de usar, con la mayoría de las opciones a solo uno o dos clics de distancia.
Otro hecho decisivo y significativo para nuestro socio y cliente fue la asociación oficial y exclusiva de PaperOffice con QNAP.
PaperOffice ist das weltweit einzige und exklusiv authorisierte Dokumentenmanagement System für alle QNAP NAS Geräte.
Debido al uso previo de un dispositivo QNAP por parte del cliente, fue posible asegurar una integración perfecta y una colaboración óptima entre ambos sistemas.
¿Cómo se integró PaperOffice?
Para una integración perfecta, PaperOffice se incorporó a la infraestructura existente.
Se utilizaron dos máquinas virtuales Hyper-V para permitir el acceso a dos usuarios. Además, se realizó una instalación separada para un usuario en el servidor físico para el análisis de PIA.
La base de datos se alojó en un potente servidor TS-464U con 16 GB de RAM, mientras que el servidor Hyper-V estaba equipado con Windows 2019 y 64 GB de RAM para garantizar un rendimiento y estabilidad óptimos.
Resolución de problemas
¿Qué problemas resolvió con éxito PaperOffice?
PaperOffice resolvió el problema de recibir documentos de diferentes fuentes. Con más de 100 clientes que constantemente intercambian documentos, se logró un ahorro significativo de tiempo para los empleados en el flujo de trabajo diario.
Fue importante que los documentos se versionaran correctamente y que los cambios se rastrearan adecuadamente. Con PaperOffice, este proceso es muy intuitivo. Una vez que los documentos han sido aprendidos, PaperOffice puede extraer información de ellos y guardarlos automáticamente.
PaperOffice: El mejor y más seguro almacenamiento de documentos para NASLEDNIK D.O.O.
El manejo seguro y eficiente de documentos es de vital importancia para las empresas, especialmente en tiempos en los que el cibercrimen y los ataques de ransomware están en aumento constante.
La empresa NASLEDNIK D.O.O. puede dar fe de ello, ya que en el año 2023 fue víctima de un devastador ataque de ransomware en el que estuvo a punto de perder todos sus datos.
Lea aquí cómo PaperOffice puede ayudar a proteger sus datos contra ataques de ransomware.
Wie wehre ich wirksam Ransomware-Angriffe in Unternehmen ab?
Bekämpfung von Ransomware-Angriffen: Effektive Schutzmaßnahmen für Unternehmen
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Conclusión
Gracias a la exitosa colaboración con DAST D.O.O. y a la implementación de PaperOffice, NASLEDNIK D.O.O. ahora puede estar seguro de que sus documentos están en buenas manos. En un momento en el que la seguridad y la protección de datos son prioritarias, PaperOffice es la solución definitiva para un almacenamiento de documentos seguro y efectivo.
