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Digitalización en las empresas gracias a la integración de sistemas de gestión documental


Consejo profesional

El almacenamiento de documentos digitales con un sistema de gestión de documentos integrado, DMS para abreviar, ahora se considera un factor de éxito importante para todas las empresas. Ayuda a aumentar la eficiencia y mantener la competitividad de la empresa frente al cambio digital.
Sin embargo, no todos los proveedores de DMS cumplen con los requisitos necesarios e incluyen funciones que ayuden a las empresas con la digitalización de forma legalmente segura.
En este artículo enumeramos al menos 5 puntos que debe conocer y considerar antes de elegir un proveedor de DMS.

Ya no es un secreto que los sistemas de gestión documental tienen un gran potencial para las empresas.

Gracias al uso de un sistema de gestión documental, no solo avanzas en la digitalización de tu empresa. Además, usted forma la piedra angular para lograr sus objetivos corporativos y asegurar su éxito corporativo a largo plazo.

Porque la gestión de documentos digitales crea un remedio claro aquí y lo lleva a un gran paso adelante en la transformación digital. En el artículo actual, enumeraremos cómo funciona un sistema de gestión de documentos (DMS), qué debe tenerse en cuenta y qué ventajas aporta a las empresas.

Notebook con PaperOffice se encuentra en una mesa ordenada
La digitalización tiene un impacto positivo en el medio ambiente y muchos otros beneficios

¿Para qué sirve un sistema de gestión documental?

En pocas palabras: un sistema de gestión de documentos (DMS) se utiliza para almacenar, gestionar y controlar el flujo de documentos e información dentro de una organización.

Puede organizar toda la información, como documentos en papel, archivos de Windows o correos electrónicos, en una ubicación central, su sistema de gestión de documentos, al que los empleados pueden acceder fácilmente y sin problemas, incluidas funciones únicas para el trabajo en equipo y el intercambio de documentos y un innovador interfaz de programa que es única en todo el mundo.

Los sistemas de gestión de documentos son cada vez más importantes para las empresas, ya que la cantidad de información generada por las empresas de hoy en día crece exponencialmente.

La gestión y control de la ingente cantidad de documentos externos e internos que forman parte de los procesos de negocio en la administración pública o empresarial se ha convertido en un reto que incentiva la adopción de diversas aplicaciones.

Así, estas diversas aplicaciones deberían facilitar el control sobre la información y los documentos y proporcionar importantes reducciones en los tiempos de búsqueda, manipulación y ahorro de costes, muy importantes en nuestros procesos administrativos.

¿Pero no sería una ventaja tener una sola aplicación que pueda cumplir con todas las funciones?

Le mostraremos que el sistema de gestión de documentos PaperOffice puede ser exactamente esta aplicación para su empresa que tiene todas las funcionalidades necesarias a bordo.

¿Dónde se almacenan los documentos?

Después de las opciones de automatización, la supervisión y la búsqueda, esta es la pregunta más frecuente, ya sea privada o comercial, nadie quiere dejar los datos en las manos equivocadas. En primer lugar porque esto también lo exige la ley.

PaperOffice DMS va por el camino seguro, porque todos los datos se almacenan en una base de datos cifrada de alta seguridad, que se puede ubicar en su NAS, como Synology o QNAP. Esto significa que siempre tiene acceso y control sobre sus datos.

Los dispositivos QNAP y Synology NAS están sobre la mesa como almacenamiento de datos con PaperOffice DMS
Toda la información se almacena en la base de datos en forma cifrada de alta seguridad

Así, el "corazón" del sistema de gestión documental es una base de datos en la que se almacena la información de forma que se pueda encontrar y recuperar de forma sencilla y controlada.
Pero al almacenar la información de forma estructurada, solo tenemos una parte de la ecuación.

El "cerebro" que controla el sistema es la lógica del flujo de trabajo, que permite crear dependencias entre documentos y procesos y vincular esta información en flujos flexibles y previamente definidos.

Un paso esencial en la implementación de un "flujo de trabajo" tan sofisticado es que la mayor cantidad de documentación posible esté disponible en formato digital.

Contenido

Digitalización y gestión documental

Cuando se habla de sistemas de gestión documental, no se debe olvidar: cuanto mayor sea el grado de digitalización de la información que forma parte de los procesos, mayor será el grado de control y automatización que se pueda alcanzar.

En el primer paso, se determina qué documentos pertenecen a los procesos, cómo se pueden integrar estos documentos en el sistema de gestión de documentos y qué información se debe extraer y guardar junto con los documentos en la base de datos.

Una vez incluida la información, se define su ciclo de vida, cómo interactúa con otros procesos y cómo se puede integrar.

Lo más probable es que también haya información proveniente de diferentes fuentes y en diferentes formatos. Algunos de ellos en formato digital, almacenados en archivos o bases de datos y otros en forma de documentos impresos.

Cuando la información proviene de otras bases de datos o está en formato XML, consultarla y extraerla es fácil, pero. ¿Qué ocurre con los documentos digitales en formato pdf, doc, etc.? Será un poco más complejo, pero se puede acceder a su contenido de diferentes formas, por ejemplo con ciertos programas, accediendo directamente al archivo o enviándolo a imprimir y extrayendo la información a través del spool (cola) de impresión.

Es un poco más complicado cuando el documento viene en papel, como un albarán o una factura. Pero cuando la solución incluye un sofisticado programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), ya se ha dado un paso importante.

Escáner y Sistema de Gestión de Documentos

Con un escáner u otro dispositivo de digitalización, el documento no solo se convierte en una imagen, sino que su contenido también se puede "leer" electrónicamente.
Si el sistema ahora se puede usar para reconocer y definir qué información del documento está por separado en el La información en el sistema de gestión de documentos está completa.

La mano presiona un botón en un escáner
Los documentos analógicos se escanean con PaperOffice DMS y se guardan como una foto y como texto convertido mediante el software OCR

La digitalización de la información mediante OCR facilita la integración de una amplia variedad de documentación en la gestión de procesos y flujos de trabajo.

Cómo puede beneficiarse del sistema de gestión de documentos PaperOffice

El sistema de gestión de documentos de PaperOffice es como un talento integral, porque además del archivo general de documentos, se integran muchas otras funciones relacionadas con los documentos y la información asociada, como algunas de ellas:

  • Acceda a su información en cualquier momento y en cualquier lugar
  • Todos los datos se almacenan de forma segura con usted y no en una nube.
    Manténgase independiente administrando todos sus datos usted mismo en lugar de hacerlo en una nube de terceros con costos de seguimiento.
    PaperOffice es compatible con todos los dispositivos, como PC local, QNAP NAS, Synology NAS, servidores Windows o Linux y servicios web como AWS o Azure.
    Obtiene todas las ventajas de una nube pero utilizando su propio servidor de base de datos. Puede acceder a su base de datos de PaperOffice encriptada y segura desde cualquier otra PC en el mundo.
    Obtenga más información.

  • Buscar y encontrar documentos
  • PaperOffice simplemente indexa todo, ya sean documentos o archivos escaneados. El contenido del texto se almacena de forma segura en la base de datos sin su intervención. Por lo tanto, puede buscar fácilmente cualquier fragmento de palabra, cantidad y palabra clave en segundos y encontrar entradas que coincidan.
    Obtenga más información sobre la búsqueda integrada.

    Búsqueda rápida y avanzada
  • Totalmente automatizable
  • La supervisión libremente definible almacena automáticamente todos los documentos de acuerdo con sus especificaciones.
    No solo se pueden monitorear directorios completos, sino también cuentas de correo electrónico, carpetas de Outlook e incluso formularios basados ​​en la web.
    Obtenga más información sobre cómo automatizar el monitoreo.

    Automatización y Monitoreo
  • Archivado de documentos legalmente compatible y a prueba de auditorías
  • Toda empresa está obligada a conservar los documentos relevantes para impuestos para la oficina de impuestos.
    El desafío es archivar el creciente número de documentos digitales y en papel según lo exige el GoBD: en el formato original e inalterable.

    PaperOffice DMS lo hace posible, aprenda cómo:

    Conformidad legal archivo
  • Automatizar flujos de trabajo
  • Como ya se mencionó, es fundamental para la gestión avanzada de documentos tener toda la información en forma digital y estructurada en una base de datos. Esto le permite encontrar fácilmente los documentos y establecer las reglas sobre quién puede acceder, modificar y eliminar/archivar su información en un sitio web central.

    Uno de los pilares de la solución de administración de documentos de PaperOffice es el extenso motor de flujo de trabajo. Esto le permite especificar cada paso de un proceso comercial con sus actividades y dependencias asociadas, así como los departamentos y roles involucrados. Pero también puedes definir notificaciones automáticas que se activen en función de las actividades y eventos que se produzcan a lo largo del proceso.

    Todo esto no solo reduce el tiempo dedicado a la gestión de tareas, sino que también minimiza la probabilidad de olvidos y errores en el proceso.

    PaperOffice lo ayuda a automatizar todos sus procesos de trabajo, mapea procesos de trabajo completos digitalmente, para que siempre esté informado.
    Siempre tiene una visión general de las tareas y procesos a través de flujos de trabajo que lo ayudan a automatizar su trabajo diario.
    Establezca el flujo de trabajo deseado con una fecha de vencimiento, vincúlelo a posibles decisiones y tareas, y desde la activación, PaperOffice se encarga de todo lo demás hasta su finalización.

    Esto le facilita el cumplimiento de las políticas de la empresa y los requisitos legales.

    Más información sobre la automatización del flujo de trabajo:

    Flujos de trabajo

Y muchas más funciones.

Trabajar y administrar documentos puede ser fácil, seguro y eficiente al mismo tiempo.

Valor añadido y ventajas de la gestión documental

A continuación enumeramos algunos de los beneficios más destacados de implementar el sistema de gestión documental PaperOffice:

  • Control sobre quién puede acceder a los documentos, cuándo y qué actividades se pueden realizar en ellos
  • Acceso fácil y centralizado a toda la documentación relevante de la empresa y la posibilidad de que varias partes colaboren en el mismo documento
  • Seguridad, no solo en el control de acceso, sino también en la custodia y seguridad que conlleva la introducción de nuevas tecnologías y bases de datos
  • Ahorre tiempo en la búsqueda de documentación y costes en gestionarla y almacenarla
  • Reducción de redundancias como duplicación de documentos, fotocopias, registro de datos
  • Agilidad y automatización de las tareas administrativas con la creación de flujos de trabajo que permiten la integración de documentos y procesos de negocio en un ambiente controlado y actividades claramente definidas y monitoreadas
  • Sin olvidar el "efecto secundario" positivo de una mayor satisfacción del cliente interno y externo

FAQs

Finalmente, respondemos algunas preguntas más frecuentes sobre el tema "Sistema de gestión de documentos PaperOffice":

¿Necesito Internet para trabajar con PaperOffice?

¡NO! PaperOffice NO requiere una conexión a Internet para funcionar.

Solo se requiere Internet para descargar el paquete de instalación, crear la cuenta de usuario, crear la base de datos y agregar el dispositivo.

¿Puedo usar mi Synology NAS para el almacenamiento de la base de datos?

¡SÍ, definitivamente! PaperOffice funciona perfectamente con Synology NAS.

¿Dónde se almacenan los documentos y archivos?

Todos los documentos y archivos se almacenan directamente con usted, en su PC, en una base de datos encriptada o, si sus documentos están almacenados en "Mis documentos de Windows", sin encriptar en su directorio local de Windows.

También tiene la opción de configurar la base de datos en un dispositivo NAS y guardar sus datos en el NAS.

En todos los casos, usted tiene acceso a sus datos en cualquier momento.

¿Se almacenan mis datos en una nube?

No, por lo general, sus datos no se almacenan en la nube.

En caso de que su base de datos esté configurada en un servidor NAS (como QNAP o Synology), sus datos se almacenarán en la base de datos del servidor NAS.

¿Las bases de datos creadas por PaperOffice siempre están encriptadas?

Cada base de datos creada por PaperOffice está protegida con una contraseña de alto nivel. Todos los documentos incluidos están cifrados por PaperOffice ChunkCrypt con un cifrado militar de 1024 bits.

Conclusión

No importa si solo desea encontrar sus documentos e información relacionada, o si necesita etiquetar los documentos, integrarlos en los flujos de trabajo, pero al mismo tiempo asegurarse de que trabaja de acuerdo con diversas pautas y regulaciones. - PaperOffice DMS tiene una variedad de funciones para ayudarlo.

Comenzar es más fácil de lo que piensas.

¿Todavía te preocupa no lograrlo?
Consulta los estudios de casos de nuestros clientes sobre la digitalización en diferentes industrias y comprueba por ti mismo la facilidad de integración.

Esto es lo que dicen nuestros clientes

Caso de estudio

Cambio digital en el desarrollo de productos: gestión documental exitosa

“En la industria, el tema de la digitalización es cada vez más notorio. Esto se aplica, por ejemplo, a nuestras hojas de datos técnicos, datos de clientes, cálculos o nuestros planos, dibujos y configuraciones. Después de la introducción de PaperOffice DMS, se pudo reducir el esfuerzo manual. Ahora somos pioneros en digitalización en empresas productivas, Industria 4.0.”

D. Antonio Jesús Sánchez
Director General e Ingeniero de Producto y Procesos de Butterfly Engineers S.L.