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Optimización de flujos de trabajo gracias a PaperOffice DMS


Alexander Staruk, director financiero de Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V

Consejo profesional

Industria
Iglesia

Región
Bielefeld, Alemania

Departamentos
Finanzas, Contabilidad

Sitio web

https://mb-bielefeld.de

El desafío

La Hermandad Menonita Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) es una iglesia evangélica libre cuyas raíces se remontan al pasado. Esta Hermandad Menonita de Bielefeld fue fundada en Zúrich durante el movimiento de Reforma en el siglo XVI. La Hermandad Menonita de hoy Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), que incluye a más de 1000 miembros de la comunidad.

La municipalidad utiliza PaperOffice DMS para ayudar a los miembros voluntarios, especialmente en el archivo de documentos, la asignación de flujos de trabajo y la contabilidad en la oficina central.

Posición inicial

En una asociación que incluye a la Hermandad Menonita Bielefeld e. V., hay tareas administrativas bastante extensas que son realizadas por los miembros de forma voluntaria.

Esto afecta tanto a la gestión de cuentas de los más de 1000 miembros como a la auditoría de cuentas de varios proyectos de construcción del municipio o la tramitación de las donaciones recibidas.

Iglesia de los Hermanos en Brake Bielefeld
La digitalización de documentos ahorra tiempo y dinero

Problema existente

Hasta el uso de PaperOffice DMS, a los miembros seleccionados se les confiaban las diversas tareas administrativas, por lo que se dejaba en gran medida a los respectivos miembros cómo y en qué marco de tiempo se realizaba el trabajo.

No se utilizó una red digital ni un software global. En cambio, las facturas de los comerciantes que debían verificarse se llevaban a casa para verificarlas manualmente. También sucedió que nadie tuvo tiempo y entonces la factura se quedó inicialmente sobre la mesa.

En el curso de la digitalización, las comunidades ahora se enfrentan a innumerables documentos, correos electrónicos y otras inquietudes a través del correo electrónico. Sin embargo, esta avalancha de correos electrónicos difícilmente puede gestionarse manualmente.

Las consecuencias fueron prolongados tiempos de procesamiento e ineficiencias en el procesamiento, recuperación y envío de la documentación necesaria. En consecuencia, el municipio se lanzó en busca de la gestión documental digital.

Como resultado, hubo repetidos retrasos en la transferencia de los montos pendientes a las empresas encargadas. Se emitieron recordatorios con costos adicionales y no se pudieron utilizar los descuentos otorgados. Es comprensible que la reputación de la comunidad sufriera como resultado.

Alexander Staruk, director financiero de Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., buscaba una solución al problema, considerando además la digitalización de todas las tareas administrativas del municipio, que antes eran en gran medida análogas.

Contenido

Por qué la Iglesia Morava eligió PaperOffice DMS

El Sr. Staruk primero examinó varias ofertas de software relacionadas con la gestión de documentos y finalmente decidió probar PaperOffice DMS durante seis meses.

PaperOffice DMS ofrece exactamente los requisitos que el Sr. Staruk estaba buscando. Esto incluye:

  • Disponibilidad: acceso fácil y centralizado a toda esta documentación relevante y la posibilidad de que varias partes colaboren en el mismo documento.

    Un almacenamiento central interno al que todos los miembros con tareas administrativas también pueden acceder desde casa. Los datos no deben almacenarse en una nube de terceros o en una computadora de un solo usuario.

  • La solución: Synology instaló un NAS, un almacenamiento conectado a la red, en el centro comunitario, en el que se almacenan todos los datos relacionados con la asociación y sus miembros mediante PaperOffice. DMS.

    El Sr. Alexander Staruk se dio cuenta desde el principio de que no había forma de evitar la digitalización de su comunidad:

    "Acabamos de hacer avanzar el trabajo y ahora tenemos una ventaja".

  • Agilidad y automatización de las tareas administrativas: El software debe permitir que las tareas se distribuyan en la red y también que sean procesadas por el miembro del club respectivo .
  • La solución: PaperOffice DMS tiene una función integral de flujo de trabajo que permite la asignación y el procesamiento de procesos complejos y el control de la información del documento y las tareas de manera eficiente por parte de la empresa.

    Incluye autorización de usuario digital y confirmación de contraseña.

    Al mismo tiempo, todos los miembros interesados ​​son informados sobre el estado de procesamiento. El almacenamiento de versiones permite rastrear qué pasos de procesamiento se llevaron a cabo, cuándo y por quién.

  • Recuperación y ahorro de tiempo: Se buscó una forma más sencilla de digitalizar documentos analógicos y hacerlos fácilmente recuperables si fuera necesario.
  • La solución: Es el segmento central de PaperOffice DMS, la digitalización de documentos analógicos. Todo lo que necesita es un escáner con una interfaz para la computadora y PaperOffice DMS. Los documentos no solo se escanean. Si es necesario, se convierten en texto editable mediante el software OCR integrado y se guardan correctamente de forma automática.

    Un índice de palabras clave establecido por la inteligencia artificial PIA garantiza que todos los documentos se puedan encontrar a través del motor de búsqueda interno, incluso si el usuario apenas sabe nada sobre el documento.

  • Práctico y comprensible: El software debe requerir la menor capacitación posible y, al mismo tiempo, estar preparado para el futuro.
  • La solución: El uso de PaperOffice DMS se puede aprender mediante tutoriales y videos de capacitación gratuitos.

    No hay "consultores" externos y costosos en el sitio y nadie tiene que viajar a ninguna parte para recibir capacitación. Todos pueden definir el marco de tiempo para aprender a navegar por los menús según sea necesario y, en términos de futuro, PaperOffice DMS está bien posicionado gracias a su estructura modular.

PaperOffice DMS cumplió con todos los criterios requeridos.

Después de la fase de prueba de seis meses, la Hermandad Menonita Bielefeld e. V. nuestro PaperOffice DMS y está tan satisfecha que recomienda el software a otras congregaciones de su iglesia.

FAQs

Finalmente, respondemos algunas preguntas más frecuentes sobre el tema "Menonitas
Iglesia de los Hermanos de Bielefeld":

¿Qué consejos daría a los futuros usuarios de PaperOffice?

Nunca es demasiado pronto ni demasiado tarde para abordar el tema de la digitalización.

Lo más importante es hacerse una idea del software pero también de la propia empresa. Era importante que no nos sintiéramos obligados a comprar el software o suscribirnos a ningún servicio o paquete de soporte.

Incluso antes de adquirir PaperOffice DMS, hablamos con todos los departamentos de la empresa y nunca nos sentimos maltratados. Al contrario: PaperOffice tiene un equipo amable, cortés y competente.

Para nosotros como iglesia era muy importante que el software fuera fácil de entender pero completo.

¿A quién recomendarías PaperOffice?

Recomendaremos PaperOffice a nuestros hermanos en la iglesia. Pero también a todas las demás comunidades y empresas a las que les gustaría digitalizar y automatizar.

¿Qué es lo que más le gusta de PaperOffice?

Estamos muy satisfechos con todo.

Conclusión

PaperOffice es un sistema de gestión de documentos ligero pero potente.

Las funciones que parecen sin sentido al principio, como la lectura automática del contenido del documento, resultan ser las funciones más importantes que no querrá perderse más durante un período de tiempo más largo.

"Me alegro de haber elegido PaperOffice, porque al final obtuve un sistema óptimo, que no solo podemos administrar nosotros mismos, sino también por una fracción de lo que cobran otros fabricantes".

Esto es lo que dicen nuestros clientes

Caso de estudio

Digitalización en farmacias - Sanidad digital gracias a la integración de PaperOffice DMS

“PaperOffice es uno de los mejores sistemas de gestión de documentos que conocemos. Gracias a las diferentes opciones de precios, todos en la empresa pueden permitirse la digitalización”.

Henrique Santos
Director gerente de la farmacia en Portugal