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Bielefeld, Alemania
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Alexander Staruk, director financiero de Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V
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La Hermandad Menonita Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) es una iglesia evangélica libre cuyas raíces se remontan al pasado. Esta Hermandad Menonita de Bielefeld fue fundada en Zúrich durante el movimiento de Reforma en el siglo XVI. La Hermandad Menonita de hoy Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), que incluye a más de 1000 miembros de la comunidad.
La municipalidad utiliza PaperOffice DMS para ayudar a los miembros voluntarios, especialmente en el archivo de documentos, la asignación de flujos de trabajo y la contabilidad en la oficina central.
En una asociación que incluye a la Hermandad Menonita Bielefeld e. V., hay tareas administrativas bastante extensas que son realizadas por los miembros de forma voluntaria.
Esto afecta tanto a la gestión de cuentas de los más de 1000 miembros como a la auditoría de cuentas de varios proyectos de construcción del municipio o la tramitación de las donaciones recibidas.
Hasta el uso de PaperOffice DMS, a los miembros seleccionados se les confiaban las diversas tareas administrativas, por lo que se dejaba en gran medida a los respectivos miembros cómo y en qué marco de tiempo se realizaba el trabajo.
No se utilizó una red digital ni un software global. En cambio, las facturas de los comerciantes que debían verificarse se llevaban a casa para verificarlas manualmente. También sucedió que nadie tuvo tiempo y entonces la factura se quedó inicialmente sobre la mesa.
En el curso de la digitalización, las comunidades ahora se enfrentan a innumerables documentos, correos electrónicos y otras inquietudes a través del correo electrónico. Sin embargo, esta avalancha de correos electrónicos difícilmente puede gestionarse manualmente.
Las consecuencias fueron prolongados tiempos de procesamiento e ineficiencias en el procesamiento, recuperación y envío de la documentación necesaria. En consecuencia, el municipio se lanzó en busca de la gestión documental digital.
Como resultado, hubo repetidos retrasos en la transferencia de los montos pendientes a las empresas encargadas. Se emitieron recordatorios con costos adicionales y no se pudieron utilizar los descuentos otorgados. Es comprensible que la reputación de la comunidad sufriera como resultado.
Alexander Staruk, director financiero de Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., buscaba una solución al problema, considerando además la digitalización de todas las tareas administrativas del municipio, que antes eran en gran medida análogas.
El Sr. Staruk primero examinó varias ofertas de software relacionadas con la gestión de documentos y finalmente decidió probar PaperOffice DMS durante seis meses.
PaperOffice DMS ofrece exactamente los requisitos que el Sr. Staruk estaba buscando. Esto incluye:
Un almacenamiento central interno al que todos los miembros con tareas administrativas también pueden acceder desde casa. Los datos no deben almacenarse en una nube de terceros o en una computadora de un solo usuario.
El Sr. Alexander Staruk se dio cuenta desde el principio de que no había forma de evitar la digitalización de su comunidad:
Incluye autorización de usuario digital y confirmación de contraseña.
Al mismo tiempo, todos los miembros interesados son informados sobre el estado de procesamiento. El almacenamiento de versiones permite rastrear qué pasos de procesamiento se llevaron a cabo, cuándo y por quién.
Un índice de palabras clave establecido por la inteligencia artificial PIA garantiza que todos los documentos se puedan encontrar a través del motor de búsqueda interno, incluso si el usuario apenas sabe nada sobre el documento.
No hay "consultores" externos y costosos en el sitio y nadie tiene que viajar a ninguna parte para recibir capacitación. Todos pueden definir el marco de tiempo para aprender a navegar por los menús según sea necesario y, en términos de futuro, PaperOffice DMS está bien posicionado gracias a su estructura modular.
PaperOffice DMS cumplió con todos los criterios requeridos.
Después de la fase de prueba de seis meses, la Hermandad Menonita Bielefeld e. V. nuestro PaperOffice DMS y está tan satisfecha que recomienda el software a otras congregaciones de su iglesia.
Para finalizar, responderemos algunas preguntas frecuentes sobre el tema. "Menonitas
Iglesia de los Hermanos de Bielefeld":
¿Qué consejos daría a los futuros usuarios de PaperOffice?
Nunca es demasiado pronto ni demasiado tarde para abordar el tema de la digitalización.
Lo más importante es hacerse una idea del software pero también de la propia empresa. Era importante que no nos sintiéramos obligados a comprar el software o suscribirnos a ningún servicio o paquete de soporte.
Incluso antes de adquirir PaperOffice DMS, hablamos con todos los departamentos de la empresa y nunca nos sentimos maltratados. Al contrario: PaperOffice tiene un equipo amable, cortés y competente.
Para nosotros como iglesia era muy importante que el software fuera fácil de entender pero completo.
¿A quién recomendarías PaperOffice?
Recomendaremos PaperOffice a nuestros hermanos en la iglesia. Pero también a todas las demás comunidades y empresas a las que les gustaría digitalizar y automatizar.
¿Qué es lo que más le gusta de PaperOffice?
Estamos muy satisfechos con todo.
PaperOffice es un sistema de gestión de documentos ligero pero potente.
Las funciones que parecen sin sentido al principio, como la lectura automática del contenido del documento, resultan ser las funciones más importantes que no querrá perderse más durante un período de tiempo más largo.
