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El camino al ayuntamiento digital - digitalización de la administración


Sr. Carlos A. García Gerente de Marketing y Comunicaciones

Consejo profesional

Industria
Institución pública

Región
Provincia de Palencia, España

Departamentos
Oficina principal, Administración de la ciudad

Sitio web

http://www.carriondeloscondes.org

Situación inicial

El Ayuntamiento de la población de Carrión de los Condes, como autoridad pública, tiene la obligación de gestionar una gran cantidad de documentos importantes: documentos, solicitudes, títulos de identidad, certificados de registro, pero también expedientes de construcción, documentos mercantiles, correspondencia y mucho más.

Desgraciadamente, el Ayuntamiento no se había beneficiado de forma significativa del uso de un software de gestión documental adecuado, ya que aún no se había encontrado la mejor solución.

Para facilitar la búsqueda y hacerla más eficaz, el archivo municipal ha previsto digitalizar la documentación e incorporar su contenido a la base de datos del archivo interno.

El tratamiento manual habría llevado demasiado tiempo, por lo que se buscó la extracción automática de la información.

El objetivo de la administración de la ciudad era digitalizar los documentos en papel existentes, incorporar la optimización de procesos y el control del flujo de trabajo sobre todos los documentos entrantes y salientes, automatizar una gran parte de los procesos en segundo plano y, por lo tanto, optimizar el proceso de administración de propiedades.

Pila de papel frente a la computadora
Trabajo sin papeles a través de procesos digitales

Problemas existente

En el pasado todo el sistema se basaba en el papel. Las solicitudes presentadas por los ciudadanos eran clasificadas en expedientes por la oficina de registro, remitidas al Ayuntamiento y completadas allí con más documentación.

Después, los documentos se almacenaban en estanterías de varios metros de largo que cubrían todas las paredes de la oficina.

Sin embargo, con los documentos existentes y los que entran diariamente, el sistema manual del Ayuntamiento llegó a sus límites: solía suceder que los documentos individuales se archivaban de forma incorrecta o habían sido sacados previamente por los compañeros y no se volvían a colocar en su lugar. Asimismo, fue difícil implicar a los proveedores externos, por ejemplo, cuando el propio Ayuntamiento y los expertos necesitaban acceder a los archivos para evaluar las solicitudes.

"Tuvimos costos de almacenamiento evitables al archivar documentos en carpetas. Además, la búsqueda de documentos requería mucho tiempo y, a menudo, implicaba una visita al archivo",

recuerda el Sr. Carlos A. García gerente de Marketing y comunicaciones.

El resultado era la prolongación e ineficacia de los plazos de tramitación, recuperación y envío de la documentación necesaria.

Pero el mayor problema era la antigüedad de los documentos ya que se estaban volviendo frágiles. En consecuencia, la autoridad comenzó a buscar un sistema de gestión de documentos digitales.

El caso de estudio que hemos realizado en PaperOffice se debe a la preocupación, como suele suceder en cualquier consistorio, de mantener los numerosos registros y expedientes en papel y tener a disposición un espacio físico, así como personal para conservarlos (algunos en estado crítico), clasificarlos y ordenarlos.

A pesar del margen presupuestario, llegaron a la conclusión de que este anticuado sistema debía ser sustituido por uno actual, moderno, digital. Y, en lugar de buscar documentos, dedicarse a la verdadera tarea de un ayuntamiento: los ciudadanos.

"Acabamos de hacer avanzar el trabajo y ahora tenemos una ventaja".

El Sr. Carlos A. García, Gerente de Mercadeo y Comunicaciones de la administración Carrión de los Condes, buscaba una solución para digitalizar todos los problemas que enfrentan todas las instituciones públicas. También se preveía digitalizar todas las tareas administrativas del municipio, que antes eran en gran medida análogas.

Por qué el ayuntamiento eligió PaperOffice DMS

Los criterios de selección más importantes fueron la fiabilidad y la seguridad, ya que los documentos gestionados tienen un contenido confidencial, como documentos personales o la situación financiera del solicitante.

No se consideraron varios proveedores en la nube o soluciones de código abierto debido a la normativa de protección de datos de las instituciones públicas, ya que no se podía garantizar la seguridad de los datos personales de la RGPD a largo plazo.

Dado que PaperOffice DMS no es una aplicación en la nube y almacena todos los datos en una base de datos central que se encuentra en el Ayuntamiento, se decidió finalmente probar el escenario requerido con una instalación de prueba.

"Ya en la primera cita conjunta con PaperOffice se notan los 20 años de experiencia de PaperOffice en el campo de la gestión documental".

Especialmente debido al almacenamiento de documentos altamente encriptados directamente en el ayuntamiento y no en una nube, PaperOffice supera todos los estándares habituales, así como las directrices legales.

La necesidad de utilizar un sistema de gestión de documentos que cuente con un control de versiones a prueba de revisiones -que por supuesto cumpla con las normas-, es más clara que nunca.

Una razón de peso para la decisión fue también la accesibilidad del soporte técnico, ya que en el pasado se tuvieron muy malas experiencias con otros proveedores, ocasionando trabas en distintos procesos internos.

Para garantizar la fiabilidad y simular problemas reales, se contactó varias veces con el servicio de asistencia y soporte técnico de PaperOffice y así evaluar el cumplimiento de los plazos y su calidad.

En este sentido PaperOffice está por delante de cualquier otro fabricante.
Contenido

PaperOffice aceptó el reto: objetivos y calendario

Como objetivo, hemos decidido que todos los documentos en papel existentes en el archivo sean digitalizados.

Especialmente para la transformación digital, se creó en el Ayuntamiento de Carrión de los Condes una organización de un programa mixto de formación y empleo denominado "Creación de un archivo digital", que junto con los especialistas de PaperOffice se encuentran capacitando ocho estudiantes y dos profesores.

En él se aplicarán los conocimientos adquiridos en una práctica real, con un flujo de trabajo preciso que ayude a optimizar el tiempo y empezar a solucionar el archivo histórico que data de la década de 1820.

"La tramitación manual de los documentos nos habría costado mucho tiempo. Con la solución automatizada de PaperOffice, se redujo en gran medida el esfuerzo manual, al tiempo que se invirtió en una tecnología orientada al futuro.”

Como experto en el campo del procesamiento inteligente de documentos mediante IA, se encargó a PaperOffice la digitalización de la documentación existente.

Así, los empleados del Ayuntamiento escanean cuidadosamente los documentos en papel existentes y los transfieren a PaperOffice. A continuación, el sistema crea una imagen en miniatura de todos los documentos escaneados y realiza un amplio reconocimiento del texto. Como resultado, cualquier contenido de texto de todos los documentos puede ser encontrado en segundos gracias al motor de búsqueda integrado de PaperOffice.

Ventajas de la digitalización con PaperOffice

Gracias a la implantación de la digitalización de PaperOffice, el Archivo Municipal de Carrión de los Condes ha conseguido:

  • Ahorrar tiempo y recursos
  • Fácil acceso a los documentos
  • Disponibilidad de los documentos para cualquier empleado autorizado
  • Proporcionar una gestión transparente de los archivos

La disponibilidad ahora es mucho más fácil y rápida, cambiando de una forma fundamental y sostenible los procesos internos del Ayuntamiento. Los conocimientos administrativos están ahora organizados de forma transparente y disponibles en cualquier momento.

"Seguridad de los datos, flujos de trabajo automatizados, digitalización documental y la fácil integración de PaperOffice en un entorno administrativo, proporcionó lo que este ayuntamiento necesitaba para ir acelerando los trámites en papel, conservar documentos frágiles y ganar espacio en sus dependencias."

Así, en este sentido, PaperOffice DMS sienta las bases para la digitalización de todos los procesos basados en documentos en la administración pública.

Además del proceso general de archivo:

  • Documentos a prueba de revisión
  • Optimización de procesos organizacionales
  • Mejor organización de la documentación
  • Búsqueda de documentos más rápida
  • Comunicación simplificada y resolución de tareas

garantizada.

Resultado final

Resultado final PaperOffice ha puesto solución a los problemas actuales eliminando el inconveniente del volumen de datos, agilizando las trabas administrativas, asegurando que sólo los empleados autorizados tengan acceso a PaperOffice para evitar la modificación de documentos o, incluso, una posible malversación de fondos.

Además, el Ayuntamiento muestra una voluntad de prolongación ya que el proyecto cumple a la perfección las expectativas que se tiene sobre él y sobre sus resultados.

Ahora pueden localizar expedientes en cuestión de segundos y pueden ayudar a sus ciudadanos con mayor rapidez y precisión, mientras los originales permanecen intactos.

Sobre el Ayuntamiento de Carrión de los Condes

Superficie: 63,37 km². Población: 2096 (2018)

Provincia: Palencia. Comunidad de Castilla y León

Alcalde: José Manuel Otero Sanz.

Núcleos de población: Carrión de los Condes;

Este pueblo compuesto por más de 2000 habitantes se ubica en el centro neurálgico de la provincia de Palencia. Es una población cuyos hallazgos arqueológicos muestran que el lugar ya estaba poblado en tiempos previos a las culturas prerromanas y cuyo calado histórico es indiscutible, siendo un enclave importantísimo al norte de la comarca natural de Tierra de Campos.

Hoy en día la ciudad es conocida por todos los peregrinos que hacen el Camino de Santiago, ya que la ciudad está en el Camino de Santiago y cuenta con albergues de peregrinos.

FAQs

Finalmente, respondemos algunas preguntas más frecuentes sobre el tema "Institución Pública
Ayuntamiento
Carrión de los Condes":

¿Qué consejos daría a los futuros usuarios de PaperOffice?

Nunca es demasiado pronto ni demasiado tarde para abordar el tema de la digitalización.

Lo más importante es hacerse una idea del software pero también de la propia empresa. Era importante que no nos sintiéramos obligados a comprar el software o suscribirnos a ningún servicio o paquete de soporte.

Incluso antes de adquirir PaperOffice DMS, hablamos con todos los departamentos de la empresa y nunca nos sentimos maltratados. Al contrario: PaperOffice tiene un equipo amable, cortés y competente.

Para nosotros como institución pública, el proceso es cada vez más complicado e implica mucha burocracia. Por lo tanto, la confianza en el sistema y el software era muy importante. Por supuesto, también era muy importante que el software fuera fácil de entender.

¿A quién recomendarías PaperOffice?

Recomendaremos PaperOffice a todas las demás administraciones e instituciones públicas que deseen digitalizar y automatizar.

¿Qué es lo que más le gusta de PaperOffice?

Estamos muy satisfechos con todo.

Conclusión

PaperOffice es un sistema de gestión de documentos ligero pero potente.

Las funciones que parecen sin sentido al principio, como la lectura automática del contenido del documento, resultan ser las funciones más importantes que ya no querrá perderse.

"Me alegro de haber elegido PaperOffice, porque al final obtuvimos un sistema óptimo. Podemos administrarlo nosotros mismos y estamos en los mejores camino al ayuntamiento digital."

Esto es lo que dicen nuestros clientes

Caso de estudio

Cambio digital en la industria de rejillas: gestión de documentos exitosa

“En la industria de las rejillas, el tema de la digitalización es cada vez más notorio. Esto se aplica, por ejemplo, a nuestras notas de entrega, listas de piezas o nuestros planos, dibujos y configuradores. Después de la introducción de PaperOffice DMS, se pudo reducir el esfuerzo manual. Ahora somos pioneros como fabricante de rejillas digitales”.

Sr. Stephan Reichel
director general de K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG