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Minimización de costes a través de la transformación digital


La digitalización o transformación digital de sus documentos en papel es el requisito previo para la eficiencia y el éxito de su empresa. La necesidad de digitalización es ahora un aspecto importante para todos.

Consejo profesional

En el artículo actual, primero nos gustaría explicar la definición del sistema de gestión de documentos y abordar la digitalización de documentos analógicos y digitales, así como demostrar las ventajas de utilizar la gestión de documentos electrónicos (DMS) en los procesos comerciales asociados al crear, gestionar, exportar y comprobar los documentos.

Aunque las técnicas básicas de gestión de documentos se han utilizado en el control de documentos corporativos durante décadas y han evolucionado a lo largo de los años, la necesidad de un sistema de gestión de documentos y las ventajas de su aplicación aún se subestiman.

Los estudios han demostrado que los empleados pasan hasta el treinta por ciento de su tiempo buscando los documentos necesarios en la empresa. En promedio, los empleados pierden más de un día laboral por semana como resultado. Se pone aún peor, porque en el 70% de todos los casos, la búsqueda no tiene éxito. El documento se vuelve a crear y los compañeros ya no pueden comprender el estado actual de los documentos.

Empleada de PaperOffice tiene una tableta en sus manos
Ventajas de la gestión electrónica de datos (gestión documental DMS)

Pero, ¿cuál es el estándar, qué puede esperar el cliente de un DMS?

En el artículo actual, le mostraremos las ventajas de utilizar la gestión electrónica de datos (sistema de gestión de documentos).

Esto se puede explicar punto por punto utilizando el software de gestión de documentos PaperOffice.

Antes de entrar en los beneficios, expliquemos la definición:

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión de documentos (DMS) se utiliza para almacenar, gestionar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización.

Esto significa que las empresas de una amplia variedad de tipos acumulan documentos importantes todos los días: alegaciones, documentos de contratos, borradores, cartas externas, investigaciones, opiniones de expertos y mucho más. Estos no solo llegan por correo, muchos documentos también llegan por correo electrónico.

Puede organizar toda la información en una ubicación central, como documentos en papel, archivos de Windows o correos electrónicos: su sistema de administración de documentos, al que los empleados pueden acceder fácilmente y sin ningún problema.

Incluye funciones únicas para el trabajo en equipo y el intercambio de documentos y una interfaz de programa innovadora que es única en todo el mundo.

Los sistemas de gestión de documentos son cada vez más importantes para las empresas, ya que la cantidad de información generada actuales crece exponencialmente.

La introducción de un sistema de administración de documentos, DMS para abreviar, también le ayuda a brindar una estructura clara a sus documentos y hacer frente a la avalancha de información.

DMS también significa software de gestión de documentos y está diseñado para gestionar documentos, especialmente documentos digitales, lo que incluye la conversión de analógico a digital. PaperOffice DMS es un software de este tipo.

La gestión y control de la grandísima cantidad de documentos externos e internos que forman parte de los procesos de negocio, en la administración pública o empresarial, se ha convertido en un reto. Esto promueve la introducción de un software de gestión de documentos que facilite su administración.

La introducción del DMS asegura reducciones significativas en el tiempo de búsqueda, manejo y ahorro de costos, que son muy importantes en nuestros procesos administrativos.

Notebook con PaperOffice se encuentra en una mesa ordenada
La digitalización tiene un impacto positivo en el medio ambiente y muchos otros beneficios

El corazón de un DMS

Un sistema avanzado de gestión de documentos tiene su "corazón" en una base de datos, donde la información se almacena de forma que permite encontrarla y recuperarla de forma fácil y controlada.

La base de datos se puede configurar localmente o en un sistema NAS, como QNAP NAS o NAS de Synology. Pero al almacenar la información de forma estructurada, solo tenemos una parte de la ecuación.

Los dispositivos QNAP y Synology NAS están sobre la mesa como almacenamiento de datos con PaperOffice DMS
Toda la información se almacena en la base de datos en forma cifrada de alta seguridad

El "cerebro" que controla el sistema es la lógica del flujo de trabajo, que permite crear dependencias entre documentos y procesos y vincular esta información en flujos flexibles y previamente definidos.

Un paso esencial en la implementación de un "flujo de trabajo" tan sofisticado es que la mayor cantidad de documentación posible esté disponible en formato digital.

Digitalización y gestión documental

Cuando hablamos de sistemas de gestión documental, no debemos olvidar: cuanto mayor sea el nivel de digitalización de la información que forma parte de los procesos, mayor será el nivel de control y automatización que podremos alcanzar. Ya hemos escrito un artículo sobre las ventajas de la digitalización, haz clic aquí.

En el primer paso, determina qué documentos pertenecen a nuestros procesos, cómo los integramos en nuestro sistema de gestión de documentos y qué información se extraerá y almacenará junto con los documentos en su base de datos. Una vez incluida la información, definimos su ciclo de vida, cómo interactuará con otros procesos y cómo podemos integrarla.

La información proviene de diferentes fuentes

Lo más probable es que nos encontremos con información proveniente de diferentes fuentes y en diferentes formatos. Algunos de ellos en formato digital, almacenados en archivos o bases de datos y otros en forma de documentos impresos.

¿Qué hacemos con los documentos digitales en formato pdf, doc, etc.? Aquí el proceso es muy sencillo.

Arrastre el documento digital a la interfaz de PaperOffice. O haga que sus carpetas de Windows sean fácilmente monitoreadas después de que se hayan recibido los documentos.

Consejo

Por cierto, hay un vídeo en YouTube sobre el tema "Monitorización de directorios y archivo masivo de documentos" que explica este proceso de forma comprensible:

Los documentos en papel se pueden escanear fácilmente y convertir a formato digital gracias al escáner integrado.

Consejo

Sobre el tema "Cómo ARCHIVAR documentos directamente desde el ESCÁNER" también hay un vídeo en YouTube que explica este proceso de forma sencilla y comprensible:

Gracias al programa de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR = Optical Character Recognition) ya hemos dado un paso importante. Usando un escáner u otro dispositivo de digitalización, no solo convertimos el documento en una imagen, sino que también podemos "leer" su contenido electrónicamente.

No solo se incluye el texto OCR puro en la base de datos, sino que gracias a la inteligencia artificial (IA) llamada PIA, la automatización se puede especificar de forma manual o automática.

Así es como usamos el sistema para reconocer y definir qué áreas del documento deben leerse automáticamente. Como el número de factura, fechas, productos, importes, etc. En consecuencia, disponemos de toda la información necesaria en nuestro sistema de gestión documental.

La digitalización de la información mediante OCR facilita la integración de una amplia variedad de documentación en la gestión de procesos y flujos de trabajo.

Contenido

Flujo de trabajo y gestión de documentos

Como ya se mencionó, es fundamental para la gestión avanzada de documentos tener toda la información en forma digital y estructurada en una base de datos. Para que pueda buscar todos los documentos guardados en PaperOffice como en Google. También puede establecer las reglas de quién puede acceder, modificar y eliminar/archivar su información.

Interfaz de PaperOffice con módulo de flujo de trabajo
El sistema de gestión de documentos PaperOffice reúne la organización, la protección de datos y la optimización de los procesos comerciales bajo un mismo capó

Pero queremos ir más allá y optimizar nuestros procesos comerciales. Uno de los pilares de nuestra solución de gestión documental es el motor de flujo de trabajo. Esto nos permite especificar cada paso de un proceso de negocio con sus actividades y dependencias asociadas, así como los departamentos y roles involucrados.

También podemos definir notificaciones automáticas que se activarán en función de las actividades y eventos que se produzcan a lo largo del proceso.

Todo esto no solo minimiza el tiempo dedicado a la gestión de tareas, sino que también minimiza la probabilidad de olvidos y errores en el proceso.

Valor agregado y beneficios del archivo electrónico de datos

Estos son algunos de los beneficios más destacados de implementar un sistema de gestión de documentos:

  • Disponibilidad: al almacenar y administrar todos sus documentos y sus versiones, actualizaciones, notas, contactos almacenados, datos de documentos en una base de datos central, toda la información forma gradualmente una base de datos de conocimiento central.

    El acceso fácil y centralizado a toda esta documentación relevante de la empresa, y la posibilidad de que varias partes colaboren en el mismo documento, lo convierten en el primero de la lista de beneficios.

  • Permiso de acceso: controle quién puede acceder a los documentos, cuándo y qué actividades se pueden realizar en ellos.

    La configuración de carpetas y documentos, los niveles de publicación y los derechos, así como los grupos y departamentos, hacen que el acceso a documentos confidenciales sea transparente y seguro.

  • Seguridad: no solo en el control de acceso, sino también en la custodia y seguridad que conlleva la introducción de nuevas tecnologías y bases de datos.

    En primer lugar, PaperOffice DMS cifra todos los documentos cuando se guardan por seguridad, de acuerdo con uno de los estándares de seguridad más altos actualmente disponibles: el AES-1024bit.

    La conversión de nuevo a documentos legibles es posible en cualquier formato actual, con PaperOffice actualizando regularmente sus formatos de archivo, lo que significa que los documentos también serán legibles en el futuro.

  • Recuperación y ahorro de tiempo: así como los correos electrónicos que se almacenan de forma centralizada en su base de datos. Al mismo tiempo, se guardan la fecha y la hora, un número de versión y una palabra clave, que el motor de búsqueda de PaperOffice puede usar para encontrar documentos incluso si, la persona que busca, solo conoce el contenido del documento levemente.

    Todo lo que se almacena en PaperOffice DMS también se reconoce mediante OCR, se optimiza con diccionarios comerciales y se indexa para una búsqueda de palabras clave perfecta en su base de datos SQL.

    Ahorre tiempo en la búsqueda de documentación y costes en gestionarla y almacenarla.

  • Reducción de redundancias como duplicación de documentos, fotocopias o registro de datos.
  • Agilidad y automatización de las tareas administrativas con la creación de flujos de trabajo, que permiten la integración de documentos y procesos de negocio en un entorno controlado, así como y actividades claramente definidas y monitorizadas.
  • Sin olvidar el "efecto secundario" positivo de una mayor satisfacción del cliente interno y externo. El uso de un sistema de gestión de documentos le permite reaccionar de forma más rápida, fiable y, por tanto, mejor a los deseos de sus clientes.

    El aumento de la satisfacción del cliente se nota muy rápidamente y, sobre todo, de forma sostenible, tanto en términos de ventas como de reputación de la empresa.

  • Uno de los aspectos más importantes a la hora de almacenar documentos a través de un sistema de gestión documental es el cumplimiento de la normativa legal o las especificaciones del GoBD.

    La abreviatura GoBD significa "Principios para la correcta gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a datos".

    En particular, debido al almacenamiento de documentos altamente encriptado y a prueba de revisión directamente en una base de datos SQL central, PaperOffice cumple con todos los requisitos para los estándares de documentos y las pautas legales o el estándar alemán más alto del mundo: el estándar GoBD.

    El término control de versiones no es una palabra extranjera dentro de un sistema de administración de documentos (DMS). La necesidad de utilizar un sistema de gestión de documentos que tenga un control de versiones compatible con el GoBD y, un control de versiones a prueba de revisión, es más clara que nunca.

    PaperOffice supera todos los requisitos legales

    El desarrollo de PaperOffice DMS es compatible con el GoBD, por lo que puede utilizar el software sin preocuparse de tener que violar una ley. Por ejemplo, cada vez que alguien cambia un documento, se crea una nueva versión de éste. De esta manera, puede rastrear qué contenido tenía el documento y en qué momento.

    Por cierto, hay un video en YouTube para la configuración de Synology NAS MariaDB 10 y el sistema de administración de documentos PaperOffice que explica este proceso de manera comprensible:

    En ambos casos, incluso en el peor, se garantiza que las bases de datos archivadas se restauren a corto plazo y, por lo tanto, siempre se respeten los plazos de retención.

Asegúrese de evitar este error

Mientras que las grandes empresas han designado durante mucho tiempo a responsables de digitalización, que se ocupan del tema de la conversión de documentos analógicos a tiempo completo, las pequeñas y medianas empresas suelen carecer de esos recursos humanos, especialmente porque se requieren las cualificaciones profesionales adecuadas.
Sin embargo, este es un error común que conduce a malas inversiones y porque muchos fabricantes se aprovechan de esta ignorancia.

Conclusión provisional

¡No necesita un especialista en IT o un bibliotecario capacitado!

Todo lo que realmente necesita es:

  • El software adecuado.
  • Un socio de una IT confiable
  • El hardware correspondiente
A veces, el hardware ya está ahí, tiene más potencial que antes y se puede usar de inmediato.

Consejo

Por cierto, hay un artículo especial sobre el tema "Tramitación de facturas digitales", que informaba sobre las ventajas de la digitalización o tramitación de facturas digitales:

Notebook con interfaz PaperOffice para el procesamiento de facturas digitales
Digitalice el procesamiento de facturas entrantes: fácil con PaperOffice

Haga clic aquí para ver la guía

FAQs

Finalmente, respondemos algunas preguntas más frecuentes sobre el tema "Ventajas decisivas de la gestión electrónica de datos":

¿Qué escáner usar para DMS?

Para escanear documentos encuadernados, se recomienda un escáner alimentado por hojas con al menos 300 ppp. El escáner necesita tener una función de escaneo a folder y controladores WIA/TWAIN opcionales. Hemos tenido buenas experiencias con Fujitsu Scansnap, que funciona de forma muy fiable.

¿Cuál es la mejor manera de archivar documentos?

Los documentos en papel generalmente deben escanearse en formato PDF/A y luego guardarse en un software de administración de documentos DMS, o directamente si el software admite esta función o lo automatiza a través del monitoreo.

¿Puedo destruir los documentos originales?

Si está utilizando un software decente que recibe actualizaciones periódicas y tiene una estrategia de respaldo de datos, la respuesta es SÍ para documentos no críticos. Todo lo que legalmente pueda requerir el original también debe mantenerse en el original. Por ejemplo, PaperOffice DMS tiene la opción de almacenar la ubicación de almacenamiento original en las propiedades del documento.

Conclusión

Inversión que vale la pena

El término gestión de documentos incluye mucho más de lo que uno podría imaginar inicialmente. La introducción de un sistema de gestión de documentos en su empresa es ahora un requisito previo para la eficiencia y el éxito de su empresa. La necesidad de digitalización es ahora un aspecto importante para todos.

La lista anterior de las ventajas de la gestión electrónica de datos no está completa, sino que limita su creatividad y profesionalismo, ¡dependiendo del área de aplicación! Si se considera la digitalización del archivo analógico desde estos puntos de vista y se hace un contracálculo, queda claro que el esfuerzo vale la pena y la inversión en una máquina nueva, más moderna y más rápida, se considera necesaria.

Esto es lo que dicen nuestros clientes

Caso de estudio

Digitalización = eficiencia y éxito

15 reasons why you should use document management with your scanner

La digitalización o transformación digital de sus documentos en papel es el requisito previo para la eficiencia y el éxito de su empresa. La necesidad de digitalización es ahora un aspecto importante para todos.