Aunque las técnicas básicas de gestión de documentos se han utilizado en el control de documentos corporativos durante décadas y han evolucionado a lo largo de los años, la necesidad de un sistema de gestión de documentos y las ventajas de su aplicación aún se subestiman.
Los estudios han demostrado que los empleados pasan hasta el treinta por ciento de su tiempo buscando los documentos necesarios en la empresa. En promedio, los empleados pierden más de un día laboral por semana como resultado. Se pone aún peor, porque en el 70% de todos los casos, la búsqueda no tiene éxito. El documento se vuelve a crear y los compañeros ya no pueden comprender el estado actual de los documentos.
Ventajas de la gestión electrónica de datos (gestión documental DMS)
Pero, ¿cuál es el estándar, qué puede esperar el cliente de un DMS?
En el artículo actual, le mostraremos las ventajas de utilizar la gestión electrónica de datos (sistema de gestión de documentos).
Esto se puede explicar punto por punto utilizando el software de gestión de documentos PaperOffice.
Antes de entrar en los beneficios, expliquemos la definición:
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Un sistema de gestión de documentos (DMS) se utiliza para almacenar, gestionar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización.
Esto significa que las empresas de una amplia variedad de tipos acumulan documentos importantes todos los días: alegaciones, documentos de contratos, borradores, cartas externas, investigaciones, opiniones de expertos y mucho más. Estos no solo llegan por correo, muchos documentos también llegan por correo electrónico.
Puede organizar toda la información en una ubicación central, como documentos en papel, archivos de Windows o correos electrónicos: su sistema de administración de documentos, al que los empleados pueden acceder fácilmente y sin ningún problema.
Incluye funciones únicas para el trabajo en equipo y el intercambio de documentos y una interfaz de programa innovadora que es única en todo el mundo.
Los sistemas de gestión de documentos son cada vez más importantes para las empresas, ya que la cantidad de información generada actuales crece exponencialmente.
La introducción de un sistema de administración de documentos, DMS para abreviar, también le ayuda a brindar una estructura clara a sus documentos y hacer frente a la avalancha de información.
DMS también significa software de gestión de documentos y está diseñado para gestionar documentos, especialmente documentos digitales, lo que incluye la conversión de analógico a digital. PaperOffice DMS es un software de este tipo.
La gestión y control de la grandísima cantidad de documentos externos e internos que forman parte de los procesos de negocio, en la administración pública o empresarial, se ha convertido en un reto. Esto promueve la introducción de un software de gestión de documentos que facilite su administración.
La introducción del DMS asegura reducciones significativas en el tiempo de búsqueda, manejo y ahorro de costos, que son muy importantes en nuestros procesos administrativos.
La digitalización tiene un impacto positivo en el medio ambiente y muchos otros beneficios
El corazón de un DMS
Un sistema avanzado de gestión de documentos tiene su "corazón" en una base de datos, donde la información se almacena de forma que permite encontrarla y recuperarla de forma fácil y controlada.
La base de datos se puede configurar localmente o en un sistema NAS, como QNAP NAS o NAS de Synology. Pero al almacenar la información de forma estructurada, solo tenemos una parte de la ecuación.
Toda la información se almacena en la base de datos en forma cifrada de alta seguridad
El "cerebro" que controla el sistema es la lógica del flujo de trabajo, que permite crear dependencias entre documentos y procesos y vincular esta información en flujos flexibles y previamente definidos.
Un paso esencial en la implementación de un "flujo de trabajo" tan sofisticado es que la mayor cantidad de documentación posible esté disponible en formato digital.
Digitalización y gestión documental
Cuando hablamos de sistemas de gestión documental, no debemos olvidar: cuanto mayor sea el nivel de digitalización de la información que forma parte de los procesos, mayor será el nivel de control y automatización que podremos alcanzar. Ya hemos escrito un artículo sobre las ventajas de la digitalización, haz clic aquí.
En el primer paso, determina qué documentos pertenecen a nuestros procesos, cómo los integramos en nuestro sistema de gestión de documentos y qué información se extraerá y almacenará junto con los documentos en su base de datos. Una vez incluida la información, definimos su ciclo de vida, cómo interactuará con otros procesos y cómo podemos integrarla.
La información proviene de diferentes fuentes
Lo más probable es que nos encontremos con información proveniente de diferentes fuentes y en diferentes formatos. Algunos de ellos en formato digital, almacenados en archivos o bases de datos y otros en forma de documentos impresos.
¿Qué hacemos con los documentos digitales en formato pdf, doc, etc.? Aquí el proceso es muy sencillo.
Arrastre el documento digital a la interfaz de PaperOffice. O haga que sus carpetas de Windows sean fácilmente monitoreadas después de que se hayan recibido los documentos.
Consejo
Por cierto, hay un vídeo en YouTube sobre el tema "Monitorización de directorios y archivo masivo de documentos" que explica este proceso de forma comprensible:
Los documentos en papel se pueden escanear fácilmente y convertir a formato digital gracias al escáner integrado.
Consejo
Sobre el tema "Cómo ARCHIVAR documentos directamente desde el ESCÁNER" también hay un vídeo en YouTube que explica este proceso de forma sencilla y comprensible:
Gracias al programa de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR = Optical Character Recognition) ya hemos dado un paso importante. Usando un escáner u otro dispositivo de digitalización, no solo convertimos el documento en una imagen, sino que también podemos "leer" su contenido electrónicamente.
No solo se incluye el texto OCR puro en la base de datos, sino que gracias a la inteligencia artificial (IA) llamada PIA, la automatización se puede especificar de forma manual o automática.
Así es como usamos el sistema para reconocer y definir qué áreas del documento deben leerse automáticamente. Como el número de factura, fechas, productos, importes, etc. En consecuencia, disponemos de toda la información necesaria en nuestro sistema de gestión documental.
La digitalización de la información mediante OCR facilita la integración de una amplia variedad de documentación en la gestión de procesos y flujos de trabajo.
