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La digitalización o transformación digital de sus documentos en papel es el requisito previo para la eficiencia y el éxito de su empresa. La necesidad de digitalización es ahora un aspecto importante para todos.
Aunque las técnicas básicas de gestión de documentos se han utilizado en el control de documentos corporativos durante décadas y han evolucionado a lo largo de los años, la necesidad de un sistema de gestión de documentos y las ventajas de su aplicación aún se subestiman.
Los estudios han demostrado que los empleados pasan hasta el treinta por ciento de su tiempo buscando los documentos necesarios en la empresa. En promedio, los empleados pierden más de un día laboral por semana como resultado. Se pone aún peor, porque en el 70% de todos los casos, la búsqueda no tiene éxito. El documento se vuelve a crear y los compañeros ya no pueden comprender el estado actual de los documentos.
Pero, ¿cuál es el estándar, qué puede esperar el cliente de un DMS?
En el artículo actual, le mostraremos las ventajas de utilizar la gestión electrónica de datos (sistema de gestión de documentos).
Esto se puede explicar punto por punto utilizando el software de gestión de documentos PaperOffice.
Antes de entrar en los beneficios, expliquemos la definición:
Un sistema de gestión de documentos (DMS) se utiliza para almacenar, gestionar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización.
Esto significa que las empresas de una amplia variedad de tipos acumulan documentos importantes todos los días: alegaciones, documentos de contratos, borradores, cartas externas, investigaciones, opiniones de expertos y mucho más. Estos no solo llegan por correo, muchos documentos también llegan por correo electrónico.
Puede organizar toda la información en una ubicación central, como documentos en papel, archivos de Windows o correos electrónicos: su sistema de administración de documentos, al que los empleados pueden acceder fácilmente y sin ningún problema.
Incluye funciones únicas para el trabajo en equipo y el intercambio de documentos y una interfaz de programa innovadora que es única en todo el mundo.
Los sistemas de gestión de documentos son cada vez más importantes para las empresas, ya que la cantidad de información generada actuales crece exponencialmente.
La introducción de un sistema de administración de documentos, DMS para abreviar, también le ayuda a brindar una estructura clara a sus documentos y hacer frente a la avalancha de información.
DMS también significa software de gestión de documentos y está diseñado para gestionar documentos, especialmente documentos digitales, lo que incluye la conversión de analógico a digital. PaperOffice DMS es un software de este tipo.
La gestión y control de la grandísima cantidad de documentos externos e internos que forman parte de los procesos de negocio, en la administración pública o empresarial, se ha convertido en un reto. Esto promueve la introducción de un software de gestión de documentos que facilite su administración.
La introducción del DMS asegura reducciones significativas en el tiempo de búsqueda, manejo y ahorro de costos, que son muy importantes en nuestros procesos administrativos.
Un sistema avanzado de gestión de documentos tiene su "corazón" en una base de datos, donde la información se almacena de forma que permite encontrarla y recuperarla de forma fácil y controlada.
La base de datos se puede configurar localmente o en un sistema NAS, como QNAP NAS o NAS de Synology. Pero al almacenar la información de forma estructurada, solo tenemos una parte de la ecuación.
El "cerebro" que controla el sistema es la lógica del flujo de trabajo, que permite crear dependencias entre documentos y procesos y vincular esta información en flujos flexibles y previamente definidos.
Un paso esencial en la implementación de un "flujo de trabajo" tan sofisticado es que la mayor cantidad de documentación posible esté disponible en formato digital.
Cuando hablamos de sistemas de gestión documental, no debemos olvidar: cuanto mayor sea el nivel de digitalización de la información que forma parte de los procesos, mayor será el nivel de control y automatización que podremos alcanzar. Ya hemos escrito un artículo sobre las ventajas de la digitalización, haz clic aquí.
En el primer paso, determina qué documentos pertenecen a nuestros procesos, cómo los integramos en nuestro sistema de gestión de documentos y qué información se extraerá y almacenará junto con los documentos en su base de datos. Una vez incluida la información, definimos su ciclo de vida, cómo interactuará con otros procesos y cómo podemos integrarla.
Lo más probable es que nos encontremos con información proveniente de diferentes fuentes y en diferentes formatos. Algunos de ellos en formato digital, almacenados en archivos o bases de datos y otros en forma de documentos impresos.
¿Qué hacemos con los documentos digitales en formato pdf, doc, etc.? Aquí el proceso es muy sencillo.
Arrastre el documento digital a la interfaz de PaperOffice. O haga que sus carpetas de Windows sean fácilmente monitoreadas después de que se hayan recibido los documentos.
Consejo
Por cierto, hay un vídeo en YouTube sobre el tema "Monitorización de directorios y archivo masivo de documentos" que explica este proceso de forma comprensible:
Los documentos en papel se pueden escanear fácilmente y convertir a formato digital gracias al escáner integrado.
Consejo
Sobre el tema "Cómo ARCHIVAR documentos directamente desde el ESCÁNER" también hay un vídeo en YouTube que explica este proceso de forma sencilla y comprensible:
Gracias al programa de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR = Optical Character Recognition) ya hemos dado un paso importante. Usando un escáner u otro dispositivo de digitalización, no solo convertimos el documento en una imagen, sino que también podemos "leer" su contenido electrónicamente.
No solo se incluye el texto OCR puro en la base de datos, sino que gracias a la inteligencia artificial (IA) llamada PIA, la automatización se puede especificar de forma manual o automática.
Así es como usamos el sistema para reconocer y definir qué áreas del documento deben leerse automáticamente. Como el número de factura, fechas, productos, importes, etc. En consecuencia, disponemos de toda la información necesaria en nuestro sistema de gestión documental.
La digitalización de la información mediante OCR facilita la integración de una amplia variedad de documentación en la gestión de procesos y flujos de trabajo.
Como ya se mencionó, es fundamental para la gestión avanzada de documentos tener toda la información en forma digital y estructurada en una base de datos. Para que pueda buscar todos los documentos guardados en PaperOffice como en Google. También puede establecer las reglas de quién puede acceder, modificar y eliminar/archivar su información.
Pero queremos ir más allá y optimizar nuestros procesos comerciales. Uno de los pilares de nuestra solución de gestión documental es el motor de flujo de trabajo. Esto nos permite especificar cada paso de un proceso de negocio con sus actividades y dependencias asociadas, así como los departamentos y roles involucrados.
También podemos definir notificaciones automáticas que se activarán en función de las actividades y eventos que se produzcan a lo largo del proceso.
Todo esto no solo minimiza el tiempo dedicado a la gestión de tareas, sino que también minimiza la probabilidad de olvidos y errores en el proceso.
Estos son algunos de los beneficios más destacados de implementar un sistema de gestión de documentos:
El acceso fácil y centralizado a toda esta documentación relevante de la empresa, y la posibilidad de que varias partes colaboren en el mismo documento, lo convierten en el primero de la lista de beneficios.
La configuración de carpetas y documentos, los niveles de publicación y los derechos, así como los grupos y departamentos, hacen que el acceso a documentos confidenciales sea transparente y seguro.
En primer lugar, PaperOffice DMS cifra todos los documentos cuando se guardan por seguridad, de acuerdo con uno de los estándares de seguridad más altos actualmente disponibles: el AES-1024bit.
La conversión de nuevo a documentos legibles es posible en cualquier formato actual, con PaperOffice actualizando regularmente sus formatos de archivo, lo que significa que los documentos también serán legibles en el futuro.
Todo lo que se almacena en PaperOffice DMS también se reconoce mediante OCR, se optimiza con diccionarios comerciales y se indexa para una búsqueda de palabras clave perfecta en su base de datos SQL.
Ahorre tiempo en la búsqueda de documentación y costes en gestionarla y almacenarla.
El aumento de la satisfacción del cliente se nota muy rápidamente y, sobre todo, de forma sostenible, tanto en términos de ventas como de reputación de la empresa.
Uno de los aspectos más importantes a la hora de almacenar documentos a través de un sistema de gestión documental es el cumplimiento de la normativa legal o las especificaciones del GoBD.
La abreviatura GoBD significa "Principios para la correcta gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a datos".
En particular, debido al almacenamiento de documentos altamente encriptado y a prueba de revisión directamente en una base de datos SQL central, PaperOffice cumple con todos los requisitos para los estándares de documentos y las pautas legales o el estándar alemán más alto del mundo: el estándar GoBD.
El término control de versiones no es una palabra extranjera dentro de un sistema de administración de documentos (DMS). La necesidad de utilizar un sistema de gestión de documentos que tenga un control de versiones compatible con el GoBD y, un control de versiones a prueba de revisión, es más clara que nunca.
Por cierto, hay un video en YouTube para la configuración de Synology NAS MariaDB 10 y el sistema de administración de documentos PaperOffice que explica este proceso de manera comprensible:
En ambos casos, incluso en el peor, se garantiza que las bases de datos archivadas se restauren a corto plazo y, por lo tanto, siempre se respeten los plazos de retención.
Mientras que las grandes empresas han designado durante mucho tiempo a responsables de digitalización, que se ocupan del tema de la conversión de documentos analógicos a tiempo completo, las pequeñas y medianas empresas suelen carecer de esos recursos humanos, especialmente porque se requieren las cualificaciones profesionales adecuadas.
Sin embargo, este es un error común que conduce a malas inversiones y porque muchos fabricantes se aprovechan de esta ignorancia.
¡No necesita un especialista en IT o un bibliotecario capacitado!
Todo lo que realmente necesita es:
A veces, el hardware ya está ahí, tiene más potencial que antes y se puede usar de inmediato.
Consejo
Por cierto, hay un artículo especial sobre el tema "Tramitación de facturas digitales", que informaba sobre las ventajas de la digitalización o tramitación de facturas digitales:
La PaperOffice AI Suite ayudó a reducir la tasa de errores en la captura de datos en un 99% y, al mismo tiempo, aumentó la velocidad de procesamiento en un 50 veces.
Monika Ritter
Director General
Gracias a la PaperOffice AI Suite, todo el flujo de trabajo de documentos se optimizó, lo que resultó en una reducción del 86% en la carga de trabajo manual anualmente.
Lars-R. Ludewig
Director General
es
Departamento de TI
El Patriarcado de Lisboa utiliza la PaperOffice AI Suite para acelerar la clasificación de documentos en la contabilidad y administración en un 90%. Como resultado, los procesos de trabajo se han vuelto 70% más eficientes, ahorrando recursos valiosos.
La PaperOffice AI Suite permitió procesar más de 10,000 documentos al día, sin errores y en un tiempo récord, mejorando de manera significativa el flujo de trabajo.
Abraham Yalip
Responsable de TI
Revoluciona el procesamiento de documentos con la PaperOffice AI Suite, una solución poderosa que eleva la eficiencia y precisión en el procesamiento de documentos complejos a un nuevo nivel gracias a la Inteligente Procesamiento de Documentos (IDP), flujos de trabajo automatizados y inteligencia artificial (IA).
Stephan Reichel
Director General
IDC Construcción S.L. está transformando la gestión de proyectos de construcción con la PaperOffice AI Suite. A través de procesamiento inteligente de documentos, se automatizan los procesos de trabajo, los documentos se procesan con precisión y la eficiencia en cada fase de un proyecto de construcción se incrementa en un 50%.
Agustín García Afonso
Responsable de TI
Soluciones innovadoras para el procesamiento técnico de documentos: Herrmann GmbH Oficina de Ingeniería optimiza los procesos de trabajo con la PaperOffice AI Suite. A través de una extracción de datos precisa y una integración fluida, se aumentó la eficiencia en un 60%, mientras que el tiempo de procesamiento de los documentos se redujo en un 50%.
La PaperOffice AI Suite mejoró los servicios de salud mediante una gestión eficiente de datos y un procesamiento preciso, lo que aumentó la productividad en un 40% y redujo el tiempo de procesamiento de pedidos en un 30%, lo que resultó en un proceso de gestión de pedidos mucho más fluido.
Henrique Santos
Director General
Automatización innovadora para el sector salud: Hartung Care Service está revolucionando la atención ambulatoria con la PaperOffice AI Suite. Gracias a un procesamiento de datos preciso y una integración fluida, el tiempo de respuesta a las consultas de los pacientes aumentó en un 50% y se redujo la tasa de errores en la documentación, todo para un servicio moderno y orientado al paciente.
La PaperOffice AI Suite ayudó a reducir la tasa de errores en la captura de datos en un 99% y, al mismo tiempo, aumentó la velocidad de procesamiento en un 50 veces.
Gracias a la PaperOffice AI Suite, todo el flujo de trabajo de documentos se optimizó, lo que resultó en una reducción del 86% en la carga de trabajo manual anualmente.
La implementación de la PaperOffice AI Suite llevó a una aceleración de la clasificación de documentos de 60 veces y, al mismo tiempo, optimizó la extracción de datos.
La PaperOffice AI Suite revolucionó los procesos de la aplicación de la ley mediante extracción precisa de datos de formularios manuscritos de ingreso, minimizando los errores manuales en un 90% y mejorando significativamente la toma de decisiones y los tiempos de respuesta en un 40%.
Teniente McMullen
Teniente
