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Trabajo eficiente gracias a la digitalización


La digitalización o transformación digital de sus documentos en papel es el requisito previo para la eficiencia y el éxito de su empresa. La necesidad de digitalización es ahora un aspecto importante para todos.

Consejo profesional

En el artículo actual, enumeramos las funciones más importantes de un sistema de gestión de documentos que su empresa necesita para una digitalización exitosa.

Las demandas de un DMS, un sistema de gestión de documentos, han crecido enormemente de forma natural en los últimos años. Lo que comenzó como una base de datos, en la que la mayoría de los documentos analógicos se digitalizaban y almacenaban, se ha convertido en un completo software que hoy asume la parte principal de las tareas administrativas de una oficina.

Pero, ¿cuál es el estándar y qué puede esperar el cliente de un DMS?

Notebook con PaperOffice se encuentra en una mesa ordenada
La digitalización tiene un impacto positivo en el medio ambiente y muchos otros beneficios

En este artículo le mostraremos qué funciones importantes debe tener un sistema de gestión de documentos. Esto se puede explicar punto por punto utilizando el innovador software de gestión de documentos PaperOffice DMS.

Antes de entrar en los beneficios, respondamos la siguiente pregunta:

¿Qué es un sistema de gestión de documentos?

La captura, distribución, archivo e indexación de documentos son componentes integrales del proceso del trabajo diario en muchas organizaciones. Y no olvidar: borrar y buscar documentos.

Esto significa que todo tipo de empresas acumulan documentos importantes todos los días: alegaciones, documentos de contratos, borradores, cartas externas, investigaciones, opiniones de expertos y mucho más. Estos no solo llegan por correo, muchos documentos también llegan por correo electrónico.

Todos estos documentos deben digitalizarse si llegan en papel, requieren un archivado estructurado, asignación de tareas, flujos de trabajo y deben estar disponibles de inmediato.

Es muy importante que se cumplan los plazos importantes y que se tomen las medidas legales para almacenar los documentos.

Esto no solo requiere mucho tiempo, sino que también ejerce una presión innecesaria sobre su billetera.

¿Cómo puede ayudarme a mí y a mi empresa la introducción de un sistema de gestión de documentos?

La introducción de un sistema de administración de documentos, DMS para abreviar, lo ayuda a tener una estructura clara en sus documentos y lo ayuda a lidiar con la avalancha de información.

DMS también significa software de gestión de documentos y está diseñado para gestionar documentos, especialmente los digitales, lo que incluye la conversión de analógico a digital. PaperOffice DMS es un software de este tipo.

PaperOffice DMS elimina todos los cuellos de botella que consumen mucho tiempo y crea una clara visión general de los documentos importantes, como contratos o cartas, al administrarlos digitalmente en su DMS en el futuro.

PaperOffice no diferencia entre los tipos de documentos, independientemente de si necesita ayuda con la gestión de contratos de clientes, escritos, declaraciones de honorarios, sentencias y correspondencia por correo electrónico: gracias al sistema de gestión de documentos, sus procesos anteriores en su empresa u organización se digitalizan, haciéndolas más eficientes, transparentes y significativamente más flexibles.

Los documentos escaneados y digitales se pueden encontrar, editar, guardar, distribuir, etiquetar y reenviar en segundos usando PaperOffice. Los datos de los documentos pueden reconocerse y leerse automáticamente y transmitirse a sistemas externos como un CRM o un ERP.

Seguro que sabe que los documentos analógicos simplemente ya no están actualizados. Sin embargo, también ve las complicaciones que implica convertir el archivo analógico existente en datos digitales. Porque digitalizar documentos es más que una moda. De hecho, ahora es un requisito previo para seguir siendo competitivo con todas las demás empresas del mismo sector.

Por lo tanto, tiene sentido introducir un sistema de gestión de documentos en su empresa.

Así que hemos aclarado las preguntas de qué es un DMS y llegamos a la pregunta real del artículo:

¿Qué 7 funciones importantes debe cumplir su sistema de gestión documental?

Función 1: Ubicación. Guardar en un archivo digital

La primera y más importante función de todo sistema de gestión de documentos es reunir todos los documentos y su información. Así es como ocurre el archivo y la administración de los documentos escaneados y digitales, así como de los correos electrónicos, en una base de datos, un archivo digital, por así decirlo.

PaperOffice almacena toda la información directamente en bases de datos MySQL/MariaDB, que se pueden usar directamente en sus instalaciones y en cualquier plataforma como su PC local, a través de dispositivos NAS como QNAP y Synology o servidores propios o dedicados, incluido el acceso remoto desde la oficina en casa.

No importa qué tipo de documento sea.

Todos los tipos de documentos se pueden almacenar de forma centralizada en el DMS y, por lo tanto, son accesibles para todos los departamentos y áreas comerciales.

Todos los documentos relevantes para la empresa se almacenan de forma centralizada y todos los empleados pueden encontrarlos rápidamente.

¿Dónde debería ubicarse el archivo digital?

Recomendamos a nuestros clientes que archiven los datos digitalizados en una base de datos ubicada en un dispositivo NAS, como Synology o QNAP, o en un servidor dedicado. Con su propio servidor PaperOffice externo (dedicado), obtiene todas las ventajas de una nube con una protección de datos perfecta, ahorra dinero y mucho trabajo cada mes.

Salas de servidores en STRATO en Berlín
Un servidor de PaperOffice ahorra mucho dinero y trabaja con la máxima seguridad y comodidad de los datos

Con un servidor de PaperOffice, tiene todas las ventajas de una solución en la nube con solo una gran diferencia: es su propio servidor de base de datos dedicado y nadie accede a él excepto usted.

¿No quiere usar un servidor? No hay problema.

Por qué un NAS es ideal para archivar documentos

Porque es un dispositivo de almacenamiento, con una conexión de red totalmente compatible con PaperOffice DMS y porque es su nube interna. Absolutamente a salvo de la curiosidad de la administración y, gracias a la función de copia de seguridad, también a salvo de un bloqueo del disco duro.

Función 2: Fácil recuperación de documentos. Buscar y encontrar

PaperOffice escanea los documentos entrantes que aún no son binarios y los convierte a un formato digital de lectura y escritura utilizando su propio software OCR.

Al mismo tiempo, se guardan la fecha y la hora, un número de versión y una palabra clave, que el motor de búsqueda de PaperOffice puede usar para encontrar documentos, incluso si la persona que lo busca solo conoce por encima el contenido del mismo.

Para hacerlo más fácil, PaperOffice muestra los documentos guardados más recientemente en una lista de vista previa. Todo lo que guarda en PaperOffice se reconoce automáticamente como texto completo con PaperOffice FileOCRmax, se optimiza con diccionarios comerciales y se indexa para una búsqueda de palabras clave perfecta en su base de datos SQL.

Reconocimiento y optimización automáticos del idioma: PaperOffice reconoce automáticamente el idioma del documento y, por lo tanto, optimiza el reconocimiento de texto OCR al máximo para lograr el mejor reconocimiento de texto posible de todos los documentos.

Consejo

Sobre el tema "La mejor solución para oficinas SIN PAPEL sin trabajo adicional + archivo de documentos directamente desde el ESCÁNER" hay un video en YouTube que explica este proceso claramente:

La legibilidad a largo plazo de los documentos almacenados

En primer lugar, PaperOffice DMS cifra todos los documentos cuando se guardan por seguridad, de acuerdo con uno de los estándares de seguridad más altos actualmente disponibles: el AES-1024bit.

La conversión a documentos legibles es posible en cualquier formato actual porque PaperOffice actualiza regularmente sus formatos de archivo, lo que significa que los documentos también serán legibles en el futuro.

Contenido

Función 3: Garantía de plazos de conservación legales

Uno de los aspectos más importantes a la hora de almacenar documentos, a través de un sistema de gestión documental, es el cumplimiento de la normativa legal o los requisitos del GoBD.

La abreviatura GoBD significa "Principios para la correcta gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a datos".

En particular, debido al almacenamiento de documentos altamente encriptado y a prueba de revisión directamente en una base de datos SQL central, PaperOffice cumple con todos los requisitos para los estándares de documentos, sus pautas legales o el estándar alemán más alto del mundo: el estándar GoBD.

El término control de versiones no es una palabra extranjera dentro de un sistema de administración de documentos (DMS). La necesidad de utilizar un sistema de gestión de documentos que tenga un control de versiones compatible con el GoBD, así como un control de versiones a prueba de revisión, es más clara que nunca.

Tres documentos con diferentes versiones
El control de versiones es transparente en PaperOffice y se puede rastrear en cualquier momento

El control de versiones hace que todos los cambios sean rastreables

El término creación de versiones se puede explicar muy fácilmente: en general, se trata de la funcionalidad utilizada para registrar cambios en documentos o archivos. Los cambios en los documentos se pueden detectar y guardar como instantáneas como una nueva versión del documento.

Consejo

Por cierto, hay un video en YouTube sobre Archivado de correo electrónico de Outlook que cumple con la ley y que explica este proceso de manera comprensible (en inglés):

Asegurar la inmutabilidad

Cada cambio de documento coloca una versión "más nueva" del documento en un archivo correspondiente. El registro hace que los cambios sean transparentes y rastreables en todo momento. En este punto, el usuario posterior sabe cuándo y por qué editor se realizó el cambio en el documento. Esto le da una visión general de todo el ciclo de vida del mismo. El control de versiones se puede realizar de forma automática o manual.

Para garantizar la seguridad de la revisión, todos los detalles de un cambio en documentos y archivos deben poder rastrearse claramente. Se debe garantizar que solo los empleados autorizados puedan realizar dicho cambio. Pero es igual de importante saber años después quién, qué y cuándo se cambió algo.

PaperOffice supera todos los requisitos legales

El desarrollo de PaperOffice DMS es compatible con el GoBD, por lo que puede utilizar el software sin preocupaciones de violar una ley. Por ejemplo, cada vez que alguien cambia un documento, se crea una nueva versión de ese documento. De esta manera, puede rastrear qué contenido tenía el documento y en qué momento.

Consejo

Por cierto, hay un video en YouTube que explica la configuración de Synology NAS, de MariaDB 10 y el sistema de administración de documentos PaperOffice de manera comprensible:

En ambos casos, incluso en el peor de ellos, se garantiza que las bases de datos archivadas se restauren a corto plazo y, por lo tanto, siempre se respeten los plazos y períodos de retención.

Función 4: Detección automática y palabras clave

PaperOffice está equipado con una IA que reconoce de forma independiente la información en su documento y la asigna correctamente de forma automática.

PIA es la IA (Archivo inteligente de PaperOffice) integrada en PaperOffice y cada documento agregado es:
  • Analice y divida en las llamadas cadenas de bloques utilizando la "visión por computadora" integrada
  • Reconocido usando el reconocimiento de texto OCR y comparado con diccionarios usando el PaperOffice SmartSpell.
  • Indexado y catalogado visualmente y por palabra clave para el motor de búsqueda integrado de PaperOffice.
  • ¡No importa qué escáner y de qué fuente!

Esto significa que PIA le proporciona su propio potente motor de búsqueda para toda su información, así como buscar y encontrar en base a textos como los clásicos motores de búsqueda tipo Google, pero también puede hacerlo todo visualmente, es decir, puede comparar y reconocer un documento visualmente.

PaperOffice reconocerá automáticamente todos los documentos que PIA haya enseñado desde este momento, lo que a su vez puede activar reglas automáticas y máscaras de archivo.

PIA reconocerá los valores más importantes en el documento y completará el formulario de palabras clave por usted. Luego puede verificar los valores, corregirlos o agregarlos si es necesario. Este proceso se puede realizar de forma manual o automática en segundo plano.

Función 5: Automatizar la captura de documentos

El control inteligente de carpetas se hace cargo de lo que te detiene: automáticamente en segundo plano según tus especificaciones, altamente preciso y confiable.

  • Integre todos los dispositivos

    Integre todos los dispositivos, como fotocopiadoras o escáneres, con unos pocos clics. Tan pronto como aparece un archivo en una carpeta específica, se procesa.

  • Cualquier cantidad de monitoreos

    Cree cualquier cantidad de carpetas diferentes para monitorear y especificar qué debe suceder después de la importación. PaperOffice puede incluso mover archivos archivados a una nueva subcarpeta.

  • Plantillas de documentos basadas en IA

    La indexación automática de PIA AutoFill y el reconocimiento de contactos gracias a PIA AutoContact funcionan a la perfección junto con la supervisión. Se reconoce todo el contenido relevante del documento y el documento se indexa automáticamente. ¡Esto también funciona con los contactos!

  • Palabras clave y flujos de trabajo fijos

    Habilite el modo optimizado de importación masiva, omitiendo el procesamiento de IA para obtener la máxima velocidad de archivo.

    Puede especificar exactamente dónde se guardan los archivos nuevos en PaperOffice, asignar un tipo de documento fijo y un estado de documento a cada documento nuevo e incluso activar flujos de trabajo.

Función 6: Gestión de usuarios y permisos de acceso

Los usuarios de PaperOffice tienen la garantía de ver solo lo que está permitido debido al nivel de versión especificado y, con FolderLock, puede ocultar carpetas y subcarpetas completas, así como su contenido.

También puede especificar qué usuarios tienen permisos y dividirlos en grupos de usuarios fijos y departamentos para que pueda controlar quién, dónde y qué.

  • Niveles de autorización y derechos

    Esto significa que cada usuario solo ve lo que corresponde a su nivel (o inferior) y solo puede hacer lo que ha definido previamente.

  • Ocultar carpetas y documentos

    Con PaperOffice FolderLock puedes ocultar de forma permanente carpetas enteras y sus subcarpetas, así como documentos de ciertos usuarios y así evitar preguntas entrometidas. Utilice FolderLock para ocultar de forma permanente carpetas completas de determinados usuarios, incluidas subcarpetas y documentos.

  • Grupos y departamentos

    Asigne usuarios a grupos y departamentos definibles libremente, que también puede usar para flujos de trabajo y tareas.

  • Derechos de usuario definibles de varios niveles

    Puede decidir por sí mismo quién tiene exactamente acceso a qué funciones en PaperOffice al poder definir exactamente los derechos de usuario que luego se aplican en toda la red.

Función 7:Potente sistema de flujo de trabajo

Un gran problema en el pasado, aún vigente, es la duplicación de archivos debido al almacenamiento múltiple y la ambigüedad respecto al estado de procesamiento de documentos o proyectos. PaperOffice tiene una gestión de flujo de trabajo muy completa con asignación de tareas, que también almacena todos los procesos de forma centralizada. Ya sea trabajo de proyecto o procesamiento de documentos.

Los flujos de trabajo digitales automatizan sus procesos:: una vez definidos, todo procede de forma completamente automática. Simplemente asigne un flujo de trabajo predefinido a un documento o deje que PIA decida automáticamente. ¡Notificación por correo electrónico incluida!

Cada empleado está siempre actualizado a través de la función de flujos de trabajo de PaperOffice. Si es necesario, un documento puede bloquearse para otros hasta que se realice un cambio. Por supuesto, el control de versiones también se aplica aquí.

  • Cualquier definición de flujo de trabajo

    Los flujos de trabajo se pueden anidar a cualquier nivel y contener cualquier cantidad de decisiones, rojas/verdes, para encadenar flujos de trabajo y procesos posteriores.

  • Responsabilidad y vencimiento

    Determine si un usuario o todo un departamento puede completar la tarea. PaperOffice asigna automáticamente el flujo de trabajo a la persona responsable.

  • Control total

    Si es necesario, el estado del documento se puede ajustar de forma independiente para varios eventos de acuerdo con sus especificaciones e incluso enviar notificaciones por correo electrónico.

Asegúrese de evitar este error

Mientras que las grandes empresas designan a responsables de digitalización para que se ocupen del tema de la conversión de documentos analógicos a tiempo completo, las pequeñas y medianas empresas suelen carecer de estos recursos humanos, especialmente porque se requieren unas cualificaciones profesionales adecuadas.
Sin embargo, esto es un error común que conduce a malas inversiones, ya que muchos fabricantes se aprovechan de esta ignorancia.

La guía definitiva en 5 pasos

Consejo

Hemos creado la guía definitiva en 5 pasos para dejar de usar papel y digitalizar su negocio como un documento descargable, detallando cada paso y cuánto tiempo toma:

Dos manos discutiendo PaperOffice DMS
La guía definitiva de 5 pasos para la oficina sin papeles: cómo maximizar el rendimiento de su empresa en solo 3 meses

FAQs

Finalmente, respondemos algunas preguntas más frecuentes sobre el tema "7 funciones importantes que debe cumplir tu sistema de gestión documental":

¿Qué escáner usar para un DMS?

Para escanear documentos encuadernados, se recomienda un escáner alimentado por hojas con al menos 300 ppp. El escáner debería tener una función de escaneo a folder y controladores WIA/TWAIN opcionales. Hemos tenido buenas experiencias con Fujitsu Scansnap, que funciona de forma muy fiable.

¿Cuál es la mejor manera de archivar documentos?

Los documentos en papel generalmente deben escanearse en formato PDF/A y luego guardarse en un software de gestión de documentos, o si el software admite esto o lo automatiza, directamente a través del monitoreo.

¿Puedo tirar los documentos originales?

Si está utilizando un software decente que recibe actualizaciones periódicas y tiene una estrategia de respaldo de datos, la respuesta es SÍ para documentos no críticos. Todo lo que legalmente podría requerir el original también debe mantenerse en el original. Por ejemplo, PaperOffice DMS tiene la opción de almacenar la ubicación original de almacenamiento en las propiedades del documento.

Conclusión

Manténgase innovador

El término gestión de documentos incluye mucho más de lo que uno podría imaginar inicialmente. La introducción de un sistema de gestión de documentos en su empresa es ahora un requisito previo para la eficiencia y el éxito de su empresa. La necesidad de digitalización es ahora un aspecto importante para todos.

La lista anterior de las 7 funciones no está completa, ¡solo limita su propia creatividad y profesionalismo según el área de aplicación! Si considera la digitalización del archivo analógico desde estos puntos de vista y se hace un contracálculo, queda claro que el esfuerzo vale la pena porque sería lo más parecido a una inversión en una máquina nueva, más moderna y más rápida.

Esto es lo que dicen nuestros clientes

Caso de estudio

Procesamiento automatizado de facturas

15 razones por las que debería utilizar la gestión de documentos con su escáner

El procesamiento digital de facturas
en combinación con el sistema de gestión de documentos (DMS)
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