Hoe voer ik een juridisch geldige versiebeheer van documenten uit?

Maatregelen die u in overweging moet nemen!

De versiebeheer van documenten is een van de belangrijkste functies in documentbeheer.
Het versiebeheer zorgt ervoor dat een document niet tegelijkertijd door medewerkers kan worden bewerkt, maar het heeft ook automatische versiebeheer van documenten en uitgebreide versiecontrole.
Alle wijzigingen in de bedrijfsdocumenten kunnen op elk moment en snel worden herleid.

Versiebeheer: Voer archivering van documenten met behoud van revisie op de juiste manier uit.

Professionele tip

Welke rol speelt versiebeheer in het documentbeheersysteem DMS?

Functies op het gebied van versiebeheer spelen een belangrijke rol voor veel gebruikers van DMS-software. Meer informatie over de voordelen vindt u hier.

De term versiebeheer is geen onbekend fenomeen binnen een documentbeheersysteem (DMS). De noodzaak van gebruik van een documentbeheersysteem dat voldoet aan GoBD-conforme versiecontrole en herziene versiebeheer wordt steeds duidelijker.

Want wie kent deze situatie niet? Een contract wordt meerdere keren bewerkt - een wijziging hier, een opmerking daar, een controle van posities, een wijziging van het totaalbedrag en uiteindelijk een overeenstemming. Zo wordt elke individuele wijziging lokaal op de computer opgeslagen en verzonden voor verdere controle.

Als nu de collega afwezig is of de klant belt en vraagt naar de versie van de laatste bewerking van "XYZ", komt alles tot stilstand.

Versiechaos en redundantie zijn het gevolg.

Op dit moment is het zinvol om eens na te denken over versiebeheer en het beheren van documenten.

PaperOffice DMS heeft automatische versiebeheer van documenten en uitgebreide versiecontrole. Of u nu pagina's verwijdert, draait of gebieden zwart maakt met PaperOffice - alles wordt veilig opgeslagen volgens GOBD-regels voor perfecte opslag.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Voordelen van DMS-software

De centrale focus van DMS-software biedt verschillende voordelen voor het bedrijf. Hierdoor wordt gegarandeerd dat alle medewerkers werken met dezelfde juiste gegevens.

Bovendien worden mediabreuken voorkomen, waardoor een naadloze informatiestroom mogelijk is binnen workflows.

Daarom is dubbel gegevensbeheer overbodig, waardoor overdrachtsfouten worden voorkomen, wat weer een positief effect heeft op de kwaliteit van de beheerde gegevens.

Veel bedrijven, met name het MKB, zien hierin een belemmering voor gegevensbeveiliging en zijn daarom voorstander van het gebruik van een documentbeheersysteem, kortweg DMS, zoals dat van PaperOffice.

Oplossing

Dankzij PaperOffice DMS en de geïntegreerde module voor versiebeheer, VersionControl, heeft u te allen tijde volledige controle over uw documenten en hun wijzigingen.

Wat is versiebeheer?

Kort gezegd: versiebeheer maakt alle wijzigingen in documenten traceerbaar.

De term versiebeheer is gemakkelijk uit te leggen: het is globaal de manier waarop wijzigingen in documenten of bestanden worden bijgehouden.

Elke wijziging in een document wordt gedetecteerd en opgeslagen als een schaduwkopie als een nieuwe documentversie.

Bij elke wijziging in een document wordt in een bijbehorend archief een "nieuwere" versie van het document opgeslagen. De logging maakt wijzigingen transparant en te allen tijde traceerbaar.

Op dat moment weet de volgende viewer wanneer een document is gewijzigd door welke bewerker. Op deze manier krijgt u een overzicht van de hele levenscyclus van het document.

De versiebeheer kan automatisch of handmatig worden uitgevoerd.

Maar wat is het verschil? Dit wordt uitgelegd, samen met alle versiebeheermethoden die worden ondersteund door PaperOffice DMS, in onze Workshop-tutorial.

Welke soorten versiebeheer zijn er?

Automatisch versiebeheer

Bij automatisch versiebeheer detecteert PaperOffice automatisch wanneer een document is gewijzigd. Dit kan zowel gebeuren bij een Word-document als bij een PDF-document dankzij de ingebouwde WorkBench-module.
Een actuele kopie van het gewijzigde document wordt automatisch gemaakt door PaperOffice na bewerking en opgeslagen in de documentpoel "Documenten in bewerking". De versie wordt pas bijgewerkt wanneer u op "Bewerking beëindigen" klikt.
Dit zorgt ervoor dat documenten in het netwerk niet kunnen worden overschreven. Zolang u aan een document werkt, bevindt dit zich in de eerder genoemde documentpoel.

Nadat de "nieuwere versie" van het document is ingecheckt, bijwerkt PaperOffice de voorbeeldafbeelding en voert het opnieuw de tekstherkenning van het document uit. De eerdere versie blijft beschikbaar en kan worden opgehaald.

<#beeld1#>

Manueel versiebeheer

Manueel versiebeheer is ideaal wanneer documenten worden afgedrukt, bijvoorbeeld handgeschreven worden ondertekend en vervolgens als een nieuwe versie moeten worden gescand.

Bij handmatig versiebeheer wordt het versiebeheerproces handmatig geactiveerd door de gebruiker.

Tip

Over het onderwerp "Revision-proof en GoBD-conform versiebeheer van documenten met documentbeheer PaperOffice" is er een video op YouTube die deze procedure begrijpelijk uitlegt:

Hierbij detecteert PaperOffice door middel van de ingebouwde AI dat dit document al bestaat en stelt voor om de nieuw gescande versie op te slaan als een versie van een bestaand document. Of, als het er anders uitziet en niet door de AI wordt herkend als een document, kan dit handmatig worden gearchiveerd als een nieuwe versie van een bestaand document.

Voordelen van het gebruik van een DMS voor versiebeheer

Uniforme archivering

Zodra documenten zijn gearchiveerd in PaperOffice, zorgt de ingebouwde versiebeheer ervoor dat niet talloze kopieën als afzonderlijke bestanden worden opgeslagen. In plaats daarvan bevinden de verschillende versies van een document zich in één bestand.

Naleving van het concept van audit trail en conformiteit met GoBD

Documentversiebeheer zorgt voor de naleving van het concept van audit trail en conformiteit met GoBD.

Om audit trail te waarborgen, moeten alle details van een wijziging in documenten en bestanden duidelijk kunnen worden getraceerd. Het moet worden gewaarborgd dat alleen gemachtigde medewerkers dergelijke wijzigingen kunnen aanbrengen. Maar net zo belangrijk is het om jaren later te weten wie wat en wanneer heeft gewijzigd.

Structurering van gezamenlijke toegang

PaperOffice is niet alleen een documentbeheersysteem, maar fungeert ook als een uitgebreide samenwerkingsapplicatie. Het biedt niet alleen uitgebreide workflow-, stempel- en takenhulpmiddelen, maar de geïntegreerde samenwerking vergemakkelijkt ook het werken aan documenten binnen de workflows.

Dankzij versiebeheer weet elke gebruiker wanneer en hoe een document door wie is gewijzigd. Als een gebruiker een document bewerkt, wordt het vergrendeld voor andere gebruikers en is gelijktijdig bewerken niet mogelijk.

In dit opzicht regelt de zogenaamde Check-Out en Check-In de eenvoudige samenwerking aan een document en coördineert het toegangsrechten. Met de Check-Out-functie blokkeert de bewerker het document tijdelijk.

Met de daaropvolgende Check-In maakt de eerste bewerker het gewijzigde document als een nieuwe versie aan. De eerder opgelegde bewerkingsvergrendeling wordt opgeheven.

Veiligheid en naleving van veel wettelijke normen en compliance

Het belangrijkste aspect van versiebeheer is natuurlijk dat alle wettelijke vereisten en ook de steeds belangrijker wordende compliance-aspecten aantoonbaar worden nageleefd. Elk documentwijziging is traceerbaar - tot aan de gebruiker die deze heeft uitgevoerd.

Het kiezen van de juiste DMS-software voor versiebeheer

Samengevat wordt duidelijk dat versiebeheer ondersteund door een DMS veel voordelen biedt.

Maar het beste van versiebeheer is: bedrijven kunnen belangrijke bedrijfsdocumenten automatisch maken, herzien en distribueren.

Dankzij het documentbeheersysteem PaperOffice kunnen veel bedrijven de audit trail realiseren. Het is belangrijk om alle wijzigingen in zakelijke documenten op elk moment snel en gemakkelijk te kunnen traceren.

Beginnen is eenvoudiger dan u denkt.

Twijfelt u nog steeds of het u lukt? Lees dan de case studies van onze klanten over de integratie van PaperOffice in hun bedrijfsleven en overtuig uzelf van de eenvoud of vraag eenvoudigweg een testinstallatie aan.

FAQs

Ter afsluiting beantwoorden we nog een paar veelgestelde vragen over het onderwerp. "Hoe voer ik een juridisch geldige versiebeheer van documenten uit?":

Voor wie is een papierloos kantoor geschikt?

Het snelle en eenvoudige antwoord op deze vraag is: voor elk bedrijf. Alle bedrijfstakken en -groottes, van MKB's en startups tot grote bedrijven, profiteren van een papierloos kantoor. De overstap is met name waardevol voor kleine en middelgrote bedrijven: door het verminderen van administratieve taken en kosten wordt er budget vrijgemaakt voor verdere groei.

Kan ik voor mijn papierloze kantoor in het bedrijf een op de cloud gebaseerde DMS-provider gebruiken?

Nee. Een andere factor die sinds de inwerkingtreding van de AVG in 2018 veel wordt besproken, is gegevensbescherming. DMS-oplossingen en DMS-software worden gebruikt voor het verwerken, beheren en opslaan van documenten die vaak gevoelige, persoonsgebonden informatie bevatten. Bij overtreding van de AVG stelt de wetgever hoge boetes in.

Conclusie

Voordelen rechtvaardigen de inspanning en kosten
Werken met digitale documenten en oude documenten naar het nieuwe tijdperk brengen, zal de beste investering zijn om in de toekomst ongelooflijk veel tijd, geld en zenuwen te besparen.
U heeft iemand nodig die er verstand van heeft
U heeft geen eigen IT-specialist nodig om te profiteren van de voordelen van digitalisering.
Wat u nodig heeft is de juiste partner aan uw zijde die, met de nodige ervaring, precies kan doen wat u nodig heeft. Vermijd bangmakers en kies voor testopstellingen in plaats van mooie PowerPoint-presentaties die niet echt zijn getest.
De hardware is meestal al aanwezig
In de praktijk heeft vrijwel elk bedrijf al een grote kopieermachine die niet volledig wordt benut. Deze apparaten zijn ideaal voor massale scans, zijn tolerant ten opzichte van paperclips en kunnen de basis vormen voor een digitale start zonder investering in een scanner.
Goedkoper dan verwacht met de juiste DMS
Vermijd valkuilen bij DMS / ECM-systemen waarbij u genadeloos afhankelijk bent van de fabrikanten. Maak geen compromissen als het gaat om uw eigen mogelijkheden voor administratie, zoals het zelf toevoegen van documenten en het maken van instellingen. Als u hulp nodig heeft, staat de fabrikant klaar om u te helpen, maar blijf zelfstandig en onafhankelijk.
Digitaliseren en automatiseren is de toekomst
Processen zullen in de toekomst volledig geautomatiseerd verlopen, maar op dezelfde manier als voorheen.
Ontvangen factuur? Het workflow-systeem wordt gestart en alles volgt het reeds vastgestelde traject.
Moet u 1000 ordners doorzoeken? Geen probleem, want u heeft uw eigen Google!