Doopsgezinden
Bielefeld Broeders Kerk
Alexander Staruk, Chief Financial Officer bij de Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V.
De uitdaging
De Doopsgezinde Broederschap Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) is een protestantse vrije kerk waarvan de wortels ver teruggaan in het verleden. Deze Mennonietenbroederschap uit Bielefeld werd in Zürich opgericht tijdens de Reformatiebeweging in de 16e eeuw. De huidige doopsgezinde Broederschap Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), die meer dan 1000 leden van de gemeenschap omvat.
PaperOffice DMS wordt door de gemeente gebruikt om de vrijwillige leden te ondersteunen, met name bij het archiveren van documenten, het toewijzen van workflows en het boekhouden in het thuiskantoor.
Uitgangspositie
In een vereniging waartoe ook de doopsgezinde Broederschap Bielefeld e. V., er zijn vrij uitgebreide administratieve taken die allemaal op vrijwillige basis door de leden worden uitgevoerd.
Dit heeft zowel invloed op het accountbeheer van de ruim 1000 leden als op de controle van de boekhouding van diverse bouwprojecten van de gemeente of de verwerking van binnenkomende donaties.
Bestaand probleem
Tot het gebruik van PaperOffice DMS werden geselecteerde leden belast met de verschillende administratieve taken, waarbij het grotendeels aan de respectieve leden zelf werd overgelaten hoe en in welk tijdsbestek het werk wordt gedaan.
Een digitaal netwerk en overkoepelende software werd niet gebruikt. In plaats daarvan werden facturen van vakmensen die moesten worden gecontroleerd, mee naar huis genomen om handmatig te worden gecontroleerd. Het kwam ook voor dat niemand tijd had en toen lag de rekening in eerste instantie op tafel.
In de loop van de digitalisering worden gemeenschappen nu via e-mail geconfronteerd met talloze documenten, e-mails en andere zorgen. Deze stortvloed aan e-mails is echter nauwelijks handmatig te beheren.
De gevolgen waren lange verwerkingstijden en inefficiënties in het verwerken, ophalen en doorsturen van de benodigde documentatie. Daarom ging de gemeente op zoek naar digitaal documentbeheer.
Als gevolg hiervan waren er herhaaldelijk vertragingen bij het overmaken van de uitstaande bedragen naar de in opdracht gegeven bedrijven. Er werden aanmaningen verstuurd met extra kosten en de toegekende kortingen konden niet worden gebruikt. Het is begrijpelijk dat de reputatie van de gemeenschap eronder leed.
Alexander Staruk, Chief Financial Officer bij de Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., zocht naar een oplossing voor het probleem, waarbij ook werd nagedacht over het digitaliseren van alle bestuurlijke taken van de gemeente, die voorheen grotendeels analoog waren.
Waarom de Doopsgezinde Broederschap voor PaperOffice DMS koos
De heer Staruk onderzocht eerst verschillende software-aanbiedingen met betrekking tot documentbeheer en besloot uiteindelijk om PaperOffice DMS gedurende zes maanden te testen.
PaperOffice DMS biedt precies de eisen waar de heer Staruk naar op zoek was. Dit omvat:
- Beschikbaarheid: Centrale en gemakkelijke toegang tot al deze relevante documentatie en de mogelijkheid voor meerdere partijen om samen te werken aan hetzelfde document.
Een interne, centrale opslag waar alle leden met administratieve taken ook vanuit huis toegang toe hebben. De gegevens mogen niet worden opgeslagen in een cloud van derden of op een computer voor één gebruiker.
- Flexibiliteit en automatisering van administratieve taken: De software moet het mogelijk maken om taken over het netwerk te verdelen en ook om ze te verwerken door het betreffende clublid.
- Opvraagbaarheid en tijdsbesparing: Er werd gezocht naar een eenvoudigere manier om analoge documenten te digitaliseren en indien nodig gemakkelijk opvraagbaar te maken.
- Praktisch en begrijpelijk: De software moet zo min mogelijk training vereisen en tegelijkertijd voorbereid zijn op de toekomst.
De oplossing: Synology heeft in het community center een NAS opgezet, een network attached storage, waarop alle gegevens met betrekking tot de vereniging en haar leden worden opgeslagen met behulp van PaperOffice DMS.
De heer Alexander Staruk realiseerde zich al vroeg dat er geen manier was om zijn gemeenschap te digitaliseren:
"We hebben het werk gewoon vooruitgeschoven en nu hebben we een voorsprong."
De oplossing: PaperOffice DMS heeft een uitgebreide workflowfunctie die de toewijzing en verwerking van complexe processen en de efficiënte controle van documentinformatie en taken door het bedrijf mogelijk maakt.
Digitale gebruikersautorisatie en wachtwoordbevestiging inbegrepen.
Tegelijkertijd worden alle betrokken leden geïnformeerd over de verwerkingsstatus. Versieopslag maakt het mogelijk om te traceren welke verwerkingsstappen wanneer en door wie zijn uitgevoerd.
De oplossing: Het is het kernsegment van PaperOffice DMS, de digitalisering van analoge documenten. Het enige wat je nodig hebt is een scanner met een interface naar de computer en PaperOffice DMS. Documenten worden niet zomaar gescand. Indien nodig worden ze door geïntegreerde OCR-software omgezet in bewerkbare tekst en automatisch correct opgeslagen.
Een door de kunstmatige intelligentie PIA opgezette keyword index zorgt ervoor dat elk document via de interne zoekmachine te vinden is, ook als de gebruiker nauwelijks iets van het document weet.
De oplossing: Het gebruik van PaperOffice DMS kan worden geleerd met behulp van gratis trainingsvideo's en tutorials.
Geen externe en dure "consultants" ter plaatse en niemand hoeft ergens heen te reizen voor training. Iedereen kan het tijdsbestek voor het leren van de menunavigatie zelf definiëren zoals vereist en in termen van de toekomst is PaperOffice DMS goed gepositioneerd dankzij de modulaire structuur.
PaperOffice DMS voldeed aan alle vereiste criteria.
Waarom de Doopsgezinde Broederschap voor PaperOffice DMS koos
De heer Staruk onderzocht eerst verschillende software-aanbiedingen met betrekking tot documentbeheer en besloot uiteindelijk om PaperOffice DMS gedurende zes maanden te testen.
PaperOffice DMS biedt precies de eisen waar de heer Staruk naar op zoek was. Dit omvat:
- Beschikbaarheid: Centrale en gemakkelijke toegang tot al deze relevante documentatie en de mogelijkheid voor meerdere partijen om samen te werken aan hetzelfde document.
Een interne, centrale opslag waar alle leden met administratieve taken ook vanuit huis toegang toe hebben. De gegevens mogen niet worden opgeslagen in een cloud van derden of op een computer voor één gebruiker.
- Flexibiliteit en automatisering van administratieve taken: De software moet het mogelijk maken om taken over het netwerk te verdelen en ook om ze te verwerken door het betreffende clublid.
- Opvraagbaarheid en tijdsbesparing: Er werd gezocht naar een eenvoudigere manier om analoge documenten te digitaliseren en indien nodig gemakkelijk opvraagbaar te maken.
- Praktisch en begrijpelijk: De software moet zo min mogelijk training vereisen en tegelijkertijd voorbereid zijn op de toekomst.
De oplossing: Synology heeft in het community center een NAS opgezet, een network attached storage, waarop alle gegevens met betrekking tot de vereniging en haar leden worden opgeslagen met behulp van PaperOffice DMS.
De heer Alexander Staruk realiseerde zich al vroeg dat er geen manier was om zijn gemeenschap te digitaliseren:
"We hebben het werk gewoon vooruitgeschoven en nu hebben we een voorsprong."
De oplossing: PaperOffice DMS heeft een uitgebreide workflowfunctie die de toewijzing en verwerking van complexe processen en de efficiënte controle van documentinformatie en taken door het bedrijf mogelijk maakt.
Digitale gebruikersautorisatie en wachtwoordbevestiging inbegrepen.
Tegelijkertijd worden alle betrokken leden geïnformeerd over de verwerkingsstatus. Versieopslag maakt het mogelijk om te traceren welke verwerkingsstappen wanneer en door wie zijn uitgevoerd.
De oplossing: Het is het kernsegment van PaperOffice DMS, de digitalisering van analoge documenten. Het enige wat je nodig hebt is een scanner met een interface naar de computer en PaperOffice DMS. Documenten worden niet zomaar gescand. Indien nodig worden ze door geïntegreerde OCR-software omgezet in bewerkbare tekst en automatisch correct opgeslagen.
Een door de kunstmatige intelligentie PIA opgezette keyword index zorgt ervoor dat elk document via de interne zoekmachine te vinden is, ook als de gebruiker nauwelijks iets van het document weet.
De oplossing: Het gebruik van PaperOffice DMS kan worden geleerd met behulp van gratis trainingsvideo's en tutorials.
Geen externe en dure "consultants" ter plaatse en niemand hoeft ergens heen te reizen voor training. Iedereen kan het tijdsbestek voor het leren van de menunavigatie zelf definiëren zoals vereist en in termen van de toekomst is PaperOffice DMS goed gepositioneerd dankzij de modulaire structuur.
PaperOffice DMS voldeed aan alle vereiste criteria.
Na de testfase van zes maanden heeft de doopsgezinde Broederschap Bielefeld e. V. onze PaperOffice DMS en is zo tevreden dat ze de software aanbeveelt aan andere gemeenten in haar kerk.
