Hoogst mogelijke kortingsaanbiedingen
Exclusieve Insider nieuws
Gratis bonus upgrades
Hoogst mogelijke kortingsaanbiedingen
Exclusieve Insider nieuws
Gratis bonus upgrades
Vriendschap-Vertrouwen-Eerewoord
We zullen uw e-mailadres nooit delen met anderen en elke e-mail bevat een link om u af te melden met slechts één klik.
Industrie
Kerk
Regio
Bielefeld, Duitsland
Afdelingen
Financiën, Boekhouding
Industrie
Kerk
Regio
Bielefeld, Duitsland
Afdelingen
Financiën, Boekhouding
Alexander Staruk, Chief Financial Officer bij de Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V.
Professionele tip
Industrie
Kerk
Regio
Bielefeld, Duitsland
Afdelingen
Financiën, Boekhouding
De Doopsgezinde Broederschap Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche) is een protestantse vrije kerk waarvan de wortels ver teruggaan in het verleden. Deze Mennonietenbroederschap uit Bielefeld werd in Zürich opgericht tijdens de Reformatiebeweging in de 16e eeuw. De huidige doopsgezinde Broederschap Bielefeld e. V. (Heepen / Oldentrup / Schildesche), die meer dan 1000 leden van de gemeenschap omvat.
PaperOffice DMS wordt door de gemeente gebruikt om de vrijwillige leden te ondersteunen, met name bij het archiveren van documenten, het toewijzen van workflows en het boekhouden in het thuiskantoor.
In een vereniging waartoe ook de doopsgezinde Broederschap Bielefeld e. V., er zijn vrij uitgebreide administratieve taken die allemaal op vrijwillige basis door de leden worden uitgevoerd.
Dit heeft zowel invloed op het accountbeheer van de ruim 1000 leden als op de controle van de boekhouding van diverse bouwprojecten van de gemeente of de verwerking van binnenkomende donaties.
Tot het gebruik van PaperOffice DMS werden geselecteerde leden belast met de verschillende administratieve taken, waarbij het grotendeels aan de respectieve leden zelf werd overgelaten hoe en in welk tijdsbestek het werk wordt gedaan.
Een digitaal netwerk en overkoepelende software werd niet gebruikt. In plaats daarvan werden facturen van vakmensen die moesten worden gecontroleerd, mee naar huis genomen om handmatig te worden gecontroleerd. Het kwam ook voor dat niemand tijd had en toen lag de rekening in eerste instantie op tafel.
In de loop van de digitalisering worden gemeenschappen nu via e-mail geconfronteerd met talloze documenten, e-mails en andere zorgen. Deze stortvloed aan e-mails is echter nauwelijks handmatig te beheren.
De gevolgen waren lange verwerkingstijden en inefficiënties in het verwerken, ophalen en doorsturen van de benodigde documentatie. Daarom ging de gemeente op zoek naar digitaal documentbeheer.
Als gevolg hiervan waren er herhaaldelijk vertragingen bij het overmaken van de uitstaande bedragen naar de in opdracht gegeven bedrijven. Er werden aanmaningen verstuurd met extra kosten en de toegekende kortingen konden niet worden gebruikt. Het is begrijpelijk dat de reputatie van de gemeenschap eronder leed.
Alexander Staruk, Chief Financial Officer bij de Mennonite Brotherhood Bielefeld e. V., zocht naar een oplossing voor het probleem, waarbij ook werd nagedacht over het digitaliseren van alle bestuurlijke taken van de gemeente, die voorheen grotendeels analoog waren.
De heer Staruk onderzocht eerst verschillende software-aanbiedingen met betrekking tot documentbeheer en besloot uiteindelijk om PaperOffice DMS gedurende zes maanden te testen.
PaperOffice DMS biedt precies de eisen waar de heer Staruk naar op zoek was. Dit omvat:
Een interne, centrale opslag waar alle leden met administratieve taken ook vanuit huis toegang toe hebben. De gegevens mogen niet worden opgeslagen in een cloud van derden of op een computer voor één gebruiker.
De heer Alexander Staruk realiseerde zich al vroeg dat er geen manier was om zijn gemeenschap te digitaliseren:
Digitale gebruikersautorisatie en wachtwoordbevestiging inbegrepen.
Tegelijkertijd worden alle betrokken leden geïnformeerd over de verwerkingsstatus. Versieopslag maakt het mogelijk om te traceren welke verwerkingsstappen wanneer en door wie zijn uitgevoerd.
Een door de kunstmatige intelligentie PIA opgezette keyword index zorgt ervoor dat elk document via de interne zoekmachine te vinden is, ook als de gebruiker nauwelijks iets van het document weet.
Geen externe en dure "consultants" ter plaatse en niemand hoeft ergens heen te reizen voor training. Iedereen kan het tijdsbestek voor het leren van de menunavigatie zelf definiëren zoals vereist en in termen van de toekomst is PaperOffice DMS goed gepositioneerd dankzij de modulaire structuur.
PaperOffice DMS voldeed aan alle vereiste criteria.
De heer Staruk onderzocht eerst verschillende software-aanbiedingen met betrekking tot documentbeheer en besloot uiteindelijk om PaperOffice DMS gedurende zes maanden te testen.
PaperOffice DMS biedt precies de eisen waar de heer Staruk naar op zoek was. Dit omvat:
Een interne, centrale opslag waar alle leden met administratieve taken ook vanuit huis toegang toe hebben. De gegevens mogen niet worden opgeslagen in een cloud van derden of op een computer voor één gebruiker.
De heer Alexander Staruk realiseerde zich al vroeg dat er geen manier was om zijn gemeenschap te digitaliseren:
Digitale gebruikersautorisatie en wachtwoordbevestiging inbegrepen.
Tegelijkertijd worden alle betrokken leden geïnformeerd over de verwerkingsstatus. Versieopslag maakt het mogelijk om te traceren welke verwerkingsstappen wanneer en door wie zijn uitgevoerd.
Een door de kunstmatige intelligentie PIA opgezette keyword index zorgt ervoor dat elk document via de interne zoekmachine te vinden is, ook als de gebruiker nauwelijks iets van het document weet.
Geen externe en dure "consultants" ter plaatse en niemand hoeft ergens heen te reizen voor training. Iedereen kan het tijdsbestek voor het leren van de menunavigatie zelf definiëren zoals vereist en in termen van de toekomst is PaperOffice DMS goed gepositioneerd dankzij de modulaire structuur.
PaperOffice DMS voldeed aan alle vereiste criteria.
Na de testfase van zes maanden heeft de doopsgezinde Broederschap Bielefeld e. V. onze PaperOffice DMS en is zo tevreden dat ze de software aanbeveelt aan andere gemeenten in haar kerk.
Ter afsluiting beantwoorden we nog een paar veelgestelde vragen over het onderwerp. "Doopsgezinden
Bielefeld Broeders Kerk":
Welke tips zou u toekomstige PaperOffice-gebruikers geven?
Het is nooit te vroeg of te laat om het onderwerp digitalisering te behandelen.
Het belangrijkste is om een idee te krijgen van de software maar ook van het bedrijf zelf. Het was belangrijk dat we ons niet gedwongen voelden om de software aan te schaffen of ons aan te melden voor service- en ondersteuningspakketten.
Zelfs voordat we PaperOffice DMS overnamen, spraken we met alle afdelingen van het bedrijf en voelden we ons nooit slecht behandeld. Integendeel: PaperOffice heeft een fijn, hoffelijk en competent team.
Voor ons als kerk was het erg belangrijk dat de software gemakkelijk te begrijpen maar uitgebreid is.
Aan wie zou u PaperOffice aanbevelen?
We zullen PaperOffice aanbevelen aan onze broeders in de kerk. Maar ook aan alle andere communities en bedrijven die graag willen digitaliseren en automatiseren.
Wat vind je vooral leuk aan PaperOffice?
We zijn zeer tevreden over alles.
PaperOffice is een lichtgewicht maar krachtig documentbeheersysteem.
Functies die in eerste instantie betekenisloos lijken, zoals het automatisch lezen van documentinhoud, blijken de belangrijkste functies te zijn die je over een langere periode niet meer wilt missen.
