Implementeer digitale factuurverwerking correct in 10 stappen

De noodzaak van digitalisering is nu voor iedereen een belangrijk aspect.

In onze gids vindt u nu verschillende rapporten over hoe digitalisering rondom bedrijven moet plaatsvinden en hoeveel voordelen dit voor u met zich meebrengt.

Maar bijna elke 3 vragen die van onze klanten binnenkomen, hebben betrekking op de digitale implementatie van factuurverwerking. Dus besloten we dit onderwerp eens onder de loep te nemen.

In het huidige artikel gaan we wat dieper in op informatie over digitale factuurverwerking. De voordelen van het digitaliseren van facturen. We laten je zien hoe je alles kunt implementeren en beschrijven de impact van een succesvolle implementatie.

Voordat we naar de daadwerkelijke implementatie gaan, laten we de vraag beantwoorden:

Waarom is het nodig om facturen en documenten in bedrijven te digitaliseren?

Dit is een vraag die steeds meer bedrijven zich stellen: "Moet ik echt mijn boekhouding digitaliseren"? Het antwoord is ja, dat moet. Onder andere omdat de wetgever dat eist. Steeds meer bedrijven worden geconfronteerd met het moeten voldoen aan de procesdocumentatie.

Wat vereist de wettelijke regelgeving?

Wettelijke voorschriften vereisen naleving van de vereisten met betrekking tot de ontvangst, verwerking en archivering van alle testrelevante inkomende documenten.

In ons huidige artikel laten we een aantal praktijkvoorbeelden zien. Hoe je digitalisering eenvoudig kunt oplossen dankzij PaperOffice DMS. Maar eerst komen we bij de algemene voordelen van digitale verwerking van facturen.

Wat zijn de voordelen van digitalisering?

In de huidige wereld van thuiskantoor en digitale media is het nog steeds gebruikelijk om papieren rekeningen op te stapelen op planken en tafels.

De belangrijkste redenen om papier te gebruiken zijn dat medewerkers het lastig vinden om digitalisering te accepteren of ermee aan de slag te gaan. Het ligt in de uitdagingen van het omgaan met verandering en digitalisering.

Fysieke documentkopie ondanks digitalisering

Veel mensen bewaren graag een fysieke kopie van de documenten waarmee ze werken. Maar ook het proces van papierverwerking dat al jaren ingestudeerd is, speelt hier een rol.

Over het onderwerp papierloze conversie hebben we al een gedetailleerd artikel geschreven. Hier gaan we expliciet in op het onderwerp digitale boekhouden.

Het handmatig invoeren van de factuur betekent niet alleen veel tijd, maar ook verborgen hoge kosten. Als u het goed doet, kunt u veel tijd en geld besparen.

De belangrijkste voordelen zijn:

• U kunt elke factuur binnen enkele seconden vinden / tijd besparen

  Want dankzij de digitalisering van uw documenten vindt u binnen enkele seconden alle facturen die in PaperOffice zijn opgeslagen. Je hoeft niet meer moeizaam door dikke mappen te bladeren. Door alle facturen in uw bedrijf te digitaliseren, heeft u slechts een paar klikken nodig om ze in het systeem te vinden.

  Dit brengt ons ook bij het tweede punt:

• U profiteert van geoptimaliseerde besparingen op werk/ papier

  U hebt geen ruimte meer nodig voor fysieke mappen. Vanaf nu kunt u uw facturen archiveren in PaperOffice. Het verminderen van het papierverbruik leidt tot schone en opgeruimde kantoren.

• Vereenvoudig boekhoudprocessen / Bijvoorbeeld met workflows

  Door uw facturen digitaal te beheren, bespaart u tijd en moeite. Evenals kosten voor de creatie, levering en verwerking. Maak geen kopieën voor geavanceerde taken, workflows en doorsturen. Alles loopt digitaal en is transparant en begrijpelijk.

  Dankzij de digitalisering van uw facturen mist u geen waardevolle kortingsdeadlines meer.

• Toestemming instellen voor drukknoptoegang

  Individuele toegangsrechten tot individuele documenten en mappen zorgen voor een duidelijke beveiliging. U kunt toegang verlenen aan individuen of hele afdelingen. Zoals boekhouden.

• Contacten automatisch detecteren

  PaperOffice herkent op intelligente wijze adresgegevens in documentinhoud. Koppel het document vervolgens logischerwijs aan uw bestaande contactpersonen. Dit maakt het onder andere mogelijk om alle documenten voor een specifiek contact met slechts een paar klikken weer te geven.

• Geautomatiseerde trefwoorden

  PaperOffice ondersteunt u met intelligente AI-herkenning en trefwoorden. Op deze manier wordt de factuur doorzocht naar de belangrijkste documentgegevens.

  KI PIA leest op intelligente wijze de gegevens uit het document. Dien vervolgens het document in met volledige trefwoorden. Desnoods met je toets of automatisch op de achtergrond.

• Embedding / export functie voor belastingadviseurs

  U kunt eenvoudig uw facturen overhandigen. Met accounttoewijzing en trefwoorden. Dankzij de geavanceerde zoekfunctie heb je alles wat je nodig hebt voor de export. Zoals alle rekeningen van vorige maand bijvoorbeeld.

  Incl. de mappenstructuur, PDF-bestand, Excel-bestand met alle informatie. Hierdoor kan uw accountant of accountant de documentatie eenvoudig importeren.

• Snelle bewerkingsopties

  Accounting kan in de toekomst snel worden geïmplementeerd. Niet alleen kun je alle documenten direct terugvinden, je kunt ze bijvoorbeeld ook direct bewerken/classificeren. Aan alle wettelijke vereisten wordt voldaan dankzij audit-proof archivering. Controleren en goedkeuren is dus kinderspel.

  De digitalisering van facturen is om verschillende redenen onvermijdelijk. Veel bedrijven zijn er ook al van overtuigd dat digitalisering van facturen de toekomst is. Dat moet ook vandaag en nu worden geaccepteerd.

  Toch vrezen velen nog steeds dat deze stap gepaard zal gaan met een langdurig project. Dat zal moeilijk, duur, riskant en destabiliserend zijn. Het goede nieuws is dat dit uiteindelijk, dankzij PaperOffice, niet meer het geval is!

Waar moet rekening mee worden gehouden voordat facturen worden gedigitaliseerd?

Allereerst is het belangrijk om digitalisering niet te verwarren of te reduceren tot het scannen van inkomende facturen. Zodat ze vervolgens makkelijker en sneller in het workflowproces voor validatie, betaling en archivering kunnen komen. Digitalisering is veel meer.

Voordelen van OCR-tekstherkenning: Dankzij OCR-tekstherkenning kunnen veel dingen worden geautomatiseerd. Bijvoorbeeld met kunstmatige intelligentie (AI). Op deze manier worden leerfuncties steeds krachtiger en betrouwbaardere detectiealgoritmen.

Items die op de factuur verschijnen, kunnen onmiddellijk worden geïdentificeerd en uit het document worden gehaald. Het document wordt gearchiveerd en kan beschikbaar worden gesteld aan het boekhoud- of ERP-systeem.

Bij digitalisering profiteert de financiële dienstverlener bijvoorbeeld van betrouwbare informatie in real time wanneer de factuur wordt ontvangen.

We komen bij de echte vraag van dit artikel:

Hoe implementeer ik factuurverwerking?

Als u uw facturen beheert met PaperOffice, is de verwerking van inkomende facturen volledig elektronisch. U ontvangt de inkomende factuur al digitaal, dus per e-mail of door deze te scannen. Dat maakt geen verschil.

Digitaliseer inkomende facturen met DropMail, hoe?

Als u uw inkomende facturen al in digitaal formaat ontvangt, raden we u aan de DropMail-module geïntegreerd in PaperOffice. Hiermee kunt u een persoonlijk DropMail-e-mailadres maken in PaperOffice. Je stuurt alleen facturen naar hen.

Alle facturen die als e-mailbijlage naar uw DropMail-adres worden verzonden, worden automatisch gearchiveerd in PaperOffice. Met definieerbare archiveringsregels en geen werk.

PaperOffice herkent de factuur en leest de relevante gegevens uit. De software slaat de factuur vervolgens op in de juiste map. Dankzij de intelligente AI worden optioneel verdere goedkeuringsprocessen, taken en workflows gestart.

Alle medewerkers die bij het proces betrokken moeten worden, worden geïnformeerd. De factuurworkflow wordt automatisch uitgevoerd.

Stap voor stap digitale factuurverwerking:

Factuur ontvangst

Maak eenvoudig uw gewenste adres aan in het formaat "meine_rechnungen@paperoffice.com", geef een opslagmasker op of activeer PIA en dat is alles!

Digitale factuurverwerking

PaperOffice legt de factuur automatisch vast en begint met de verwerking

Gedefinieerde archiveringsregels worden uitgevoerd. Audit proof archivering vindt automatisch plaats op de achtergrond volgens plan.

U kunt de factuur controleren, goedkeuren en workflows uitvoeren.

Voorwaarts

Exporteer de facturen naar de belastingadviseur of systemen van derden met relevante informatie.

Hoe ziet de toekomst van factuurdigitalisering eruit? Waar gaat de reis naartoe?

Allereerst zorgt de digitalisering van facturen voor een aanzienlijke en onmiddellijke productiviteitsstijging. Digitalisering bevrijdt medewerkers niet alleen van een tijdrovende, dichte operationele taak. Bovendien worden problemen met vertraging en geschil als gevolg van handmatige fouten opgelost.

De inherente kosten voor het opslaan, doorzoeken en verliezen van belangrijke papieren documenten worden drastisch verlaagd. Daarnaast de rationalisatie en automatisering van de validatie- en controleprocessen in het gehele crediteurenproces.

Van aankoopaanvraag tot betaling, vermenigvuldig deze voordelen nog verder.

Wat bereikt een bedrijf dankzij digitalisering?

Door digitalisering weet het bedrijf belangrijke personele en financiële middelen vrij te maken. Zij het om de groei van activiteit te absorberen met constante middelen. Of om je teams te mobiliseren in transformatieprojecten. Voor medewerkers is de digitalisering van facturen geen vijand. Integendeel – de bondgenoot. Deze maken hun werk interessanter en creëren meerwaarde voor het financieel management van de onderneming.

Kan papier na digitalisering vernietigd worden?

Allereerst is het erg belangrijk op te merken dat de factoren voor digitale archivering van documenten in acht moeten worden genomen. Volgens de GoBD kunnen papieren documenten worden vernietigd. Tenzij ze in het origineel moeten worden bewaard in overeenstemming met buitenlandse belasting- of belastingvoorschriften.

Denk hierbij aan het openen van balansen en bouwrechtelijke documenten. De GoBD zegt ook dat de papieren documenten uit de verdere verwerking moeten worden gehaald. Het bestand mag ook niet worden gewijzigd na het scanproces.

Revisiebestendig volgens GoBD-conform versiebeheer

Die wordt op elk moment gegeven dankzij het versiebeheer in PaperOffice. Het document moet toegankelijk en evalueerbaar zijn voor de duur van de bewaartermijn.

PaperOffice voldoet dus aan alle vereiste normen door certificering en testen van alle softwarevereisten volgens GOBD.

Bewaarperiode

De vraag naar de bewaartermijn komt steeds weer terug bij onze klanten. Omdat er geen duidelijke instructies zijn over hoe en of de originele factuur moet worden bewaard. Allereerst moet u contact opnemen met uw verantwoordelijke belastingdienst, d.w.z. de verantwoordelijke accountant.

Welke documenten worden geaccepteerd?

Documenten met juridische relevantie, zoals contracten, moeten nog steeds in het origineel worden bewaard.

Om ter zake te komen:

De belastingdienst accepteert elektronische ontvangstbewijzen. De rechter heeft in geval van geschil alleen originelen.

Dit heeft te maken met het feit dat een handtekening alleen op originele documenten op echtheid kan worden gecontroleerd. We raden aan om Original nooit weg te gooien.

Het blijkt dat u verschillende aspecten moet overwegen om inkomende facturen met succes te verwerken.

Laten we samenvatten:

Om papier volledig uit het proces te bannen, moet je een continue digitalisering van alle inkomende facturen doorvoeren. Verbeteringen komen voort uit het zoveel mogelijk automatiseren van het proces.

Zo'n digitaal document heeft een bundel aan voordelen voor het bedrijf. Software op maat zorgt voor een aanzienlijk hogere productiviteit in het bedrijf.

Het digitaliseren van facturen is dus een belangrijke stap in het transformeren van uw bedrijf naar een papierloos kantoor. Het bespaart tijd en arbeid. Verhoogt de kwaliteit van uw werkresultaten.

Maak gebruik van alle voordelen van een papierloos kantoor.

Zorg ervoor dat u deze fout vermijdt

Terwijl grote bedrijven al lang digitaliseringsfunctionarissen hebben aangesteld die zich bezighouden met het fulltime converteren van analoge documenten, ontbreekt het kleine en middelgrote bedrijven meestal aan personeel, vooral omdat de juiste beroepskwalificaties vereist zijn.
Dit is echter een veelgemaakte fout en leidt tot slechte investeringen, omdat veel fabrikanten profiteren van deze onwetendheid.