A PaperOffice Insider hírlevél
A PaperOffice Insider hírlevél
Barátok szeretnénk lenni

Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai

Kizárólagos bennfentes hírek

Ingyenes bónuszfrissítések

Legmagasabb lehetséges kedvezmények ajánlatai

Kizárólagos bennfentes hírek

Ingyenes bónuszfrissítések

Barátság Bizalom Ígéret szava
Sosem fogjuk átadni az email címét senkinek másnak, és minden emailben megtalálható egy egycsapásos leiratkozási link.

ASUSTOR dokumentumkezelés DMS NAS-hez

Az ASUSTOR hálózati tárolási megoldások alkalmazásának alapvető előnyei az adatkezelésben KKV-knál

 
ASUSTOR NAS biztosítja a megbízható adat tárolást és a gyors adat helyreállítást, míg egy DMS javítja a szervezettséget, a keresést és a dokumentumokhoz való hozzáférést.

Mindkét rendszer integrációja lehetővé teszi a hatékonyabb munkavégzést, leegyszerűsíti az adatok tárolását és kezelését, növeli a dolgozók produktivitását és csökkenti a költségeket.
ASUSTOR NAS biztosítja a megbízható adat tárolást és a gyors adat helyreállítást, míg egy DMS javítja a szervezettséget, a keresést és a dokumentumokhoz való hozzáférést.

Mindkét rendszer integrációja lehetővé teszi a hatékonyabb munkavégzést, leegyszerűsíti az adatok tárolását és kezelését, növeli a dolgozók produktivitását és csökkenti a költségeket.

Dokumentumai biztonságos és hatékony kezelése a PaperOffice és az ASUSTOR NAS segítségével

Profi tipp

ASUSTOR NAS biztosítja a megbízható adat tárolást és a gyors adat helyreállítást, míg egy DMS javítja a szervezettséget, a keresést és a dokumentumokhoz való hozzáférést.

Mindkét rendszer integrációja lehetővé teszi a hatékonyabb munkavégzést, leegyszerűsíti az adatok tárolását és kezelését, növeli a dolgozók produktivitását és csökkenti a költségeket.

A dokumentumkezelő rendszerek, dokumentumkezelés, más néven DMS, támogatják szervezetét az üzleti dokumentumok elektronikus és strukturált szervezésében. A DMS tehát egy fontos lépés a papírmentes iroda felé.

Az ASUSTOR NAS készülékével kombinálva az ideális páros alkotják az analóg tárolások digitalizálásához és a keresési és archiválási folyamatok hatékonyságának növeléséhez.

A PaperOffice dokumentumkezelés az egyetlen hivatalosan az ASUSTOR által engedélyezett DMS rendszer világszerte az ASUSTOR eszközeihez.

Mi az a NAS?

Az „ASUSTOR NAS” elnevezés alatt a tajvani ASUSTOR vállalat különféle Network-Attached Storage eszközöket (NAS eszközök) forgalmaz. Ezek az eszközök lehetővé teszik a vállalatok és magánszemélyek számára, hogy adataikat hatékonyan védjék és egyedileg szervezzék és használják.

Tehát egy NAS egy saját operációs rendszerrel rendelkező fájlszerver, amely hálózaton keresztül biztosítja a tárhelyet.

Az ASUSTOR NAS ideális feltételeket kínál minden vállalatnak, különösen a Kis- és Középvállalkozások számára, az üzleti adatok gyors és egyszerű tárolásához.

A következő cikkben bemutatjuk, hogyan hozhatja ki az Maximumot az ASUSTOR NAS-tól vállalata számára, valamint hogyan működhet dokumentumkezelés egyszerűen és Docker nélkül.

Miért használjon NAS-t a felhő helyett?

Számos oka van annak, hogy miért érdemes egy NAS (Network Attached Storage) megoldást használni a felhőalapú megoldás helyett. Íme néhány példa:

  • 1. Ellenőrzés és biztonság: A NAS a vállalat fizikailag ellenőrzése alatt áll, ami azt jelenti, hogy a vállalatnak teljes ellenőrzése van a saját adatai felett, és biztosíthatja, hogy azok biztonságban és védve legyenek.
    Egy felhő környezetben azonban adatait egy külső szolgáltatóra bízza, és nem ugyanazon biztonsági szabványoknak van alávetve, mint amit a vállalat maga biztosít.

  • 2. Adatvédelem: A vállalatoknak a személyes adatok tárolásakor be kell tartaniuk az Európai Unió Általános Adatvédelmi Rendeletét (GDPR). Ezért a vállalatoknak biztosítaniuk kell, hogy a tárolási technológiák és szolgáltatások megfeleljenek az adatvédelmi előírásoknak.
    A NAS (Network Attached Storage) megfelelőbb választás, mint egy felhő alapú megoldás, amikor a GDPR előírásainak való megfelelésről van szó.
    Mivel a vállalat tulajdonában marad, az adatok közvetlenül a vállalat által ellenőrzötten továbbfeldolgozhatók és védhetők. Egy NAS szintén magas szintű rugalmasságot kínál, mivel az adatok nem egy külső adatközpontban vannak tárolva. Továbbá a vállalatok titkosíthatják az adatokat a NAS-on, hogy megvédjék azokat az illetéktelen hozzáféréstől.

  • 3. Internetkapcsolat: Egy NAS használható, függetlenül az internetkapcsolattól, ami ideálissá teszi a vidéki területeken vagy instabil internetkapcsolatokkal rendelkező területeken működő vállalatok számára.

  • 4. Költségek: A költségek egy fontos előny, amelyet a NAS a felhő tárolással szemben nyújt. Egy NAS beszerzése olcsóbb, mint egy felhő szolgáltatásé, mivel csak egyszer kell megfizetni, és teljesen az Öné.
    Ezenkívül a havi költségek sokkal alacsonyabbak egy NAS esetén, mint egy felhő szolgáltatásnál. Egy NAS esetén nincs szükség havi előfizetési díjak fizetésére sem. Továbbá, nincsenek további sávszélességi díjak, amelyek egy felhő szolgáltatásnál felmerülhetnek.

  • 5. Rugalmasság: Egy NAS több rugalmasságot kínál a vállalatok számára a hardver és a tárhelykapacitás megválasztásában. Lehetővé teszi a tárhely bővítését is, hogy kielégítse a vállalat növekvő igényeit.

Egy ASUSTOR NAS PaperOffice DMS-sel kombinálva egyszerű és megbízható megoldást kínál vállalkozása dokumentumainak kezelésére.

A PaperOffice DMS egy felhasználóbarát szoftver, amely lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy dokumentumaikat rendszerezve, tárolva, kategorizálva és kezelve bármikor és bárhol könnyen elérhessék.

A NAS és a PaperOffice DMS hatékony kezelésének kombinációjával növelheti vállalatának termelékenységét, biztosítva, hogy a dokumentumok gyorsan és megbízhatóan elérhetők legyenek. Emellett további védelmet is kínál, mivel az adatok a NAS-on vannak tárolva, nem pedig a helyi számítógépeken vagy külső felhőkben.

Mennyire bonyolult a adatbázis telepítése és beállítása?

Az adatbázis telepítése és beállítása az ASUSTOR NAS-on egyáltalán nem bonyolult, és nem igényel IT szakembert.

A PaperOffice YouTube videók segítségével az egész folyamat néhány perc alatt elvégezhető laikusok számára is.

Tipp

Az "ASUSTOR NAS ADM 5 PaperOffice DMS adatbázis telepítése és beállítása & MariaDB 10 konfigurációja" tárgyában egy YouTube videó található, amely egyszerűen és érthetően magyarázza el ezeket a lépéseket:

Hogyan kerülnek adatai az ASUSTOR NAS-ra?

Számos módja van annak, hogy adatokat továbbítson a PaperOffice dokumentumkezelő rendszerbe (DMS), amelyet egy ASUSTOR NAS-on (Network Attached Storage) működtetnek. Íme néhány példa:

Dokumentumok szkennelése

Az eljárás egyszerű: Ha az adatok még nem digitális formátumban állnak rendelkezésre, a papír alapú dokumentumokat először be kell szkennelni vagy le kell fényképezni.

Männliche Hand scannt ein Papierdokument ein zusammen mit Synology DMS
Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Szkennerével vagy más digitalizáló eszközzel a dokumentumot nemcsak képpé alakítják, hanem annak tartalmát elektronikus úton is „kiolvashatják”. Ehhez a PaperOffice DMS-be integrált szkenner funkció csatlakozik szkenneréhez és így továbbítja a digitális médiát a dokumentumkezelő szoftverbe.

Hogyan integrálhatja legjobban szkennerét a dokumentumok digitalizálásához, már tárgyaltunk egy másik cikkben.

Digitális dokumentumtárolás

A digitális formátumban létező adatok, például e-mailek vagy digitális fájlok egyszerűen áthúzhatók a PaperOffice felületére húzással. Ha több dokumentumot szeretne archiválni kézi beavatkozás nélkül, erre a PaperOffice integrált mappamegfigyelése alkalmas. Ez lehetővé teszi a zökkenőmentes háttérarchiválást.

Meglévő adatok

A PaperOffice dokumentumkezelő rendszere emellett megkönnyíti a felhasználók számára, hogy az eddig laptopok vagy asztali számítógépek merevlemezein található, már digitálisan létező adataikat közösen használt adattárolóra, az ASUSTOR NAS-ra áthelyezzék.

Így minden meglévő adat egyetlen kattintással importálható a dokumentumkezelő rendszerbe.

Az ASUSTOR NAS és a PaperOffice DMS hozzáadott értéke és hasznossága

Az ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) használata a Dokumentumkezelő Rendszerrel (DMS) PaperOffice számos előnnyel jár, amelyek közül néhány a következő:

  • 1. Központosított adatkezelés: A DMS lehetővé teszi, hogy minden dokumentumot és fájlt egy központi helyen tároljon és rendezzen, ami megkönnyíti az együttműködést és az adatokhoz való hozzáférést, mivel minden alkalmazott hozzáférhet a szükséges fájlokhoz, anélkül, hogy azokat egy USB-meghajtóra kellene másolni.
    Ez időt takarít meg és megelőzi a kézi átvitelből eredő hibákat.

  • 2. Fokozott biztonság: A NAS további biztonsági funkciókat kínál, mint például a titkosítás és a redundancia, hogy megvédje az adatokat az elvesztés vagy az illetéktelen hozzáférés ellen. Valamint magas adatbiztonságot nyújt különféle biztonsági mentési lehetőségekkel.
    Automatikus biztonsági mentések készíthetők, hogy hiba vagy fontos fájlok véletlen törlése esetén helyre lehessen állítani azokat. Lehetőség van az adatok titkosítására is, hogy biztosítsuk az érzékeny adatok védelmét az illetéktelen hozzáférés ellen.

  • 3. Megnövelt hozzáférési sebesség: A NAS lehetővé teszi az adatok gyorsabb elérését és szerkesztését, ami növeli a termelékenységet.

  • 4. Egyszerű karbantartás és frissítés: A DMS és a NAS egymástól függetlenül működnek, így egymástól függetlenül karbantarthatók és frissíthetők, ami megkönnyíti a karbantartást.

  • 5. Megnövelt rugalmasság: Az ASUSTOR NAS és a PaperOffice DMS kombinációja széleskörű konfigurációs és testreszabási lehetőségeket kínál a vállalat igényeinek kielégítésére.

  • 6. A tárhely bővíthetőségének egyszerűsége: Mivel a vállalatok gyakran növekednek és több tárhelyre van szükségük, egy ASUSTOR NAS könnyen bővíthető, hogy megfeleljenek a növekvő igényeknek. Ez költséghatékonyabb és könnyebben megvalósítható, mint más tárolási megoldások, például külső merevlemezek vagy felhőalapú megoldások.

  • 7. Mobil hozzáférés és távoli munka támogatása: Az ASUSTOR NAS és a PaperOffice DMS használatával bárhonnan hozzáférhetők és szerkeszthetők az adatok, ami kibővíti a távoli munka és a mobil együttműködés lehetőségeit.

  • 8. Megnövelt hatékonyság: A PaperOffice DMS és az ASUSTOR NAS használata lehetővé teszi az adatok gyorsabb megtalálását, rendszerezését és a folyamatok automatizálását, ami növeli a hatékonyságot.

  • 9. Kiterjedt felhasználókezelés: Többek között lehetőség van több felhasználói fiók létrehozására és kezelésére.
    Ezzel a vállalatok különböző hozzáférési jogokat állapíthatnak meg különböző alkalmazottak vagy osztályok számára. Például egy pénzügyi osztály munkatársa hozzáférhet pénzügyi dokumentumokhoz, míg egy marketinges munkatárs csak marketingdokumentumokhoz férhet hozzá.

Egy DMS lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy dokumentumaikat és fájljaikat központilag tárolják és kezeljék. Megkönnyíti a keresést és az együttműködést, mivel az alkalmazottak bárhonnan hozzáférhetnek a szükséges fájlokhoz. Lehetőséget nyújt továbbá a dokumentumfolyamatok automatizálására, hogy időt és erőforrásokat takarítsanak meg.

Az ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) és egy dokumentumkezelő rendszer (DMS) kombinált használata erőteljes és megbízható megoldást kínál a vállalatok számára dokumentumaik és fájljaik kezelésére és tárolására, valamint a hozzáférésük biztosítására.

FAQs

Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "ASUSTOR dokumentumkezelés DMS NAS-hez":

Kinek megfelelő a papírmentes iroda?

A gyors és egyszerű válasz a kérdésre: minden vállalkozás számára. A papírmentes iroda minden üzleti ágazat és méret számára előnyös, a KMU-któl és start-upoktól kezdve a nagyvállalatokig. Különösen értékes az átállás azonban a kis- és középvállalkozások számára: A feldolgozási erőfeszítések és költségek csökkentésével a további növekedési lendületekre szükséges költségvetés felszabadul.

Használhatok Cloud-alapú DMS szolgáltatót a céges papírmentes irodámhoz?

Nem. Egy másik tényező, amely legkésőbb a GDPR 2018-as végleges hatálybalépése óta mindenki ajkán van, az adatvédelem. A DMS-megoldásokat és DMS szoftvereket dokumentumok feldolgozására, kezelésére és tárolására használják, amelyek gyakran érzékeny, személyes adatokat tartalmaznak. A GDPR megsértése esetén a jogalkotó magas bírságokat ír elő. 

Következtetés

  • Az előnyök igazolják az erőfeszítést és költségeket

    Digitális munkavégzés és régi dokumentumok új korszakba hozása lesz a legjobb kulcsberuházás, hogy hihetetlen sok időt, pénzt és idegeket takarítson meg a jövőben.

  • Szüksége van valakire, aki ért hozzá

    Nincs szüksége saját IT-szakemberre, hogy kihasználja a digitalizálás minden előnyét.
    Amire szüksége van, az a megfelelő partner az Ön oldalán, aki tapasztalatai révén pontosan azt tudja megvalósítani, amire Önnek szüksége van. Kerülje a pánikkeltőket, és válasszon teszteléseket mutatós PowerPoint prezentációk helyett anélkül, hogy valóban kipróbálta volna.

  • Az eszközök többnyire már rendelkezésre állnak

    Tapasztalatok szerint szinte minden vállalkozás, cég és vállalat rendelkezik egy nagyméretű másológéppel, amely nem használ ki minden lehetőséget. Ezek a készülékek szeretik a tömeges szkennelést, toleránsak a gemkapcsokkal szemben, és az indulási alapot jelenthetik szkenner-beruházás nélkül.

  • Olcsóbb, mint várta a megfelelő DMS-sel

    Kerülje el a költségcsapdákat DMS / ECM rendszerekkel, amelyekkel könyörtelenül ki van szolgáltatva a gyártóknak. Ne kössön kompromisszumot a saját adminisztrációs lehetőségekkel kapcsolatban, például dokumentumok saját betanítása és beállítások elvégzése. Ha segítségre van szüksége, a gyártó szívesen segít, de maradjon független és önálló.

  • A digitális automatizálás a jövő

    A folyamatok a jövőben teljesen azonosan fognak működni, de teljesen automatizáltan.
    Bejövő számla? A munkafolyamat elindul, és minden a meghatározott útját járja.
    Át kell kutatni az összes 1000 iratrendezőt? Nem probléma, hiszen megvan a saját Google-ja!

PaperOffice minden problémát megold: garantált.

Ügyféleset

Digitális változás a termékfejlesztésben - sikeres dokumentumkezelés

"Az iparban a digitalizáció témája egyre inkább észrevehetővé válik. Ez vonatkozik például a műszaki adatlapjainkra, az ügyféladatokra, a számításokra vagy a terveinkre, rajzainkra és konfigurációinkra. A PaperOffice DMS bevezetése után a kézi erőfeszítés csökkenthető. Most úttörők vagyunk a digitalizációban a gyártó vállalatoknál, az Ipar 4.0-nál."

Antonio Jesús Sánchez
a Butterfly Engineers S.L. ügyvezető igazgatója
termék- és folyamatmérnöke.