ASUSTOR dokumentumkezelés DMS NAS-hez

A dokumentumkezelő rendszerek, dokumentumkezelés, más néven DMS, támogatják szervezetét az üzleti dokumentumok elektronikus és strukturált szervezésében. A DMS tehát egy fontos lépés a papírmentes iroda felé.

Az ASUSTOR NAS készülékével kombinálva az ideális páros alkotják az analóg tárolások digitalizálásához és a keresési és archiválási folyamatok hatékonyságának növeléséhez.

A PaperOffice dokumentumkezelés az egyetlen hivatalosan az ASUSTOR által engedélyezett DMS rendszer világszerte az ASUSTOR eszközeihez.

Mi az a NAS?

Az „ASUSTOR NAS” elnevezés alatt a tajvani ASUSTOR vállalat különféle Network-Attached Storage eszközöket (NAS eszközök) forgalmaz. Ezek az eszközök lehetővé teszik a vállalatok és magánszemélyek számára, hogy adataikat hatékonyan védjék és egyedileg szervezzék és használják.

Tehát egy NAS egy saját operációs rendszerrel rendelkező fájlszerver, amely hálózaton keresztül biztosítja a tárhelyet.

Az ASUSTOR NAS ideális feltételeket kínál minden vállalatnak, különösen a Kis- és Középvállalkozások számára, az üzleti adatok gyors és egyszerű tárolásához.

A következő cikkben bemutatjuk, hogyan hozhatja ki az Maximumot az ASUSTOR NAS-tól vállalata számára, valamint hogyan működhet dokumentumkezelés egyszerűen és Docker nélkül.

Miért használjon NAS-t a felhő helyett?

Számos oka van annak, hogy miért érdemes egy NAS (Network Attached Storage) megoldást használni a felhőalapú megoldás helyett. Íme néhány példa:

• 1. Ellenőrzés és biztonság: A NAS a vállalat fizikailag ellenőrzése alatt áll, ami azt jelenti, hogy a vállalatnak teljes ellenőrzése van a saját adatai felett, és biztosíthatja, hogy azok biztonságban és védve legyenek.
  Egy felhő környezetben azonban adatait egy külső szolgáltatóra bízza, és nem ugyanazon biztonsági szabványoknak van alávetve, mint amit a vállalat maga biztosít.


• 2. Adatvédelem: A vállalatoknak a személyes adatok tárolásakor be kell tartaniuk az Európai Unió Általános Adatvédelmi Rendeletét (GDPR). Ezért a vállalatoknak biztosítaniuk kell, hogy a tárolási technológiák és szolgáltatások megfeleljenek az adatvédelmi előírásoknak.
  A NAS (Network Attached Storage) megfelelőbb választás, mint egy felhő alapú megoldás, amikor a GDPR előírásainak való megfelelésről van szó.
  Mivel a vállalat tulajdonában marad, az adatok közvetlenül a vállalat által ellenőrzötten továbbfeldolgozhatók és védhetők. Egy NAS szintén magas szintű rugalmasságot kínál, mivel az adatok nem egy külső adatközpontban vannak tárolva. Továbbá a vállalatok titkosíthatják az adatokat a NAS-on, hogy megvédjék azokat az illetéktelen hozzáféréstől.
• 3. Internetkapcsolat: Egy NAS használható, függetlenül az internetkapcsolattól, ami ideálissá teszi a vidéki területeken vagy instabil internetkapcsolatokkal rendelkező területeken működő vállalatok számára.


• 4. Költségek: A költségek egy fontos előny, amelyet a NAS a felhő tárolással szemben nyújt. Egy NAS beszerzése olcsóbb, mint egy felhő szolgáltatásé, mivel csak egyszer kell megfizetni, és teljesen az Öné.
  Ezenkívül a havi költségek sokkal alacsonyabbak egy NAS esetén, mint egy felhő szolgáltatásnál. Egy NAS esetén nincs szükség havi előfizetési díjak fizetésére sem. Továbbá, nincsenek további sávszélességi díjak, amelyek egy felhő szolgáltatásnál felmerülhetnek.


• 5. Rugalmasság: Egy NAS több rugalmasságot kínál a vállalatok számára a hardver és a tárhelykapacitás megválasztásában. Lehetővé teszi a tárhely bővítését is, hogy kielégítse a vállalat növekvő igényeit.

Egy ASUSTOR NAS PaperOffice DMS-sel kombinálva egyszerű és megbízható megoldást kínál vállalkozása dokumentumainak kezelésére.

A PaperOffice DMS egy felhasználóbarát szoftver, amely lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy dokumentumaikat rendszerezve, tárolva, kategorizálva és kezelve bármikor és bárhol könnyen elérhessék.

A NAS és a PaperOffice DMS hatékony kezelésének kombinációjával növelheti vállalatának termelékenységét, biztosítva, hogy a dokumentumok gyorsan és megbízhatóan elérhetők legyenek. Emellett további védelmet is kínál, mivel az adatok a NAS-on vannak tárolva, nem pedig a helyi számítógépeken vagy külső felhőkben.

Mennyire bonyolult a adatbázis telepítése és beállítása?

Az adatbázis telepítése és beállítása az ASUSTOR NAS-on egyáltalán nem bonyolult, és nem igényel IT szakembert.

A PaperOffice YouTube videók segítségével az egész folyamat néhány perc alatt elvégezhető laikusok számára is.

Hogyan kerülnek adatai az ASUSTOR NAS-ra?

Számos módja van annak, hogy adatokat továbbítson a PaperOffice dokumentumkezelő rendszerbe (DMS), amelyet egy ASUSTOR NAS-on (Network Attached Storage) működtetnek. Íme néhány példa:

Dokumentumok szkennelése

Az eljárás egyszerű: Ha az adatok még nem digitális formátumban állnak rendelkezésre, a papír alapú dokumentumokat először be kell szkennelni vagy le kell fényképezni.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Szkennerével vagy más digitalizáló eszközzel a dokumentumot nemcsak képpé alakítják, hanem annak tartalmát elektronikus úton is „kiolvashatják”. Ehhez a PaperOffice DMS-be integrált szkenner funkció csatlakozik szkenneréhez és így továbbítja a digitális médiát a dokumentumkezelő szoftverbe.

Hogyan integrálhatja legjobban szkennerét a dokumentumok digitalizálásához, már tárgyaltunk egy másik cikkben.

Digitális dokumentumtárolás

A digitális formátumban létező adatok, például e-mailek vagy digitális fájlok egyszerűen áthúzhatók a PaperOffice felületére húzással. Ha több dokumentumot szeretne archiválni kézi beavatkozás nélkül, erre a PaperOffice integrált mappamegfigyelése alkalmas. Ez lehetővé teszi a zökkenőmentes háttérarchiválást.

Meglévő adatok

A PaperOffice dokumentumkezelő rendszere emellett megkönnyíti a felhasználók számára, hogy az eddig laptopok vagy asztali számítógépek merevlemezein található, már digitálisan létező adataikat közösen használt adattárolóra, az ASUSTOR NAS-ra áthelyezzék.

Így minden meglévő adat egyetlen kattintással importálható a dokumentumkezelő rendszerbe.

Az ASUSTOR NAS és a PaperOffice DMS hozzáadott értéke és hasznossága

Az ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) használata a Dokumentumkezelő Rendszerrel (DMS) PaperOffice számos előnnyel jár, amelyek közül néhány a következő:

• 1. Központosított adatkezelés: A DMS lehetővé teszi, hogy minden dokumentumot és fájlt egy központi helyen tároljon és rendezzen, ami megkönnyíti az együttműködést és az adatokhoz való hozzáférést, mivel minden alkalmazott hozzáférhet a szükséges fájlokhoz, anélkül, hogy azokat egy USB-meghajtóra kellene másolni.
  Ez időt takarít meg és megelőzi a kézi átvitelből eredő hibákat.


• 2. Fokozott biztonság: A NAS további biztonsági funkciókat kínál, mint például a titkosítás és a redundancia, hogy megvédje az adatokat az elvesztés vagy az illetéktelen hozzáférés ellen. Valamint magas adatbiztonságot nyújt különféle biztonsági mentési lehetőségekkel.
  Automatikus biztonsági mentések készíthetők, hogy hiba vagy fontos fájlok véletlen törlése esetén helyre lehessen állítani azokat. Lehetőség van az adatok titkosítására is, hogy biztosítsuk az érzékeny adatok védelmét az illetéktelen hozzáférés ellen.


• 3. Megnövelt hozzáférési sebesség: A NAS lehetővé teszi az adatok gyorsabb elérését és szerkesztését, ami növeli a termelékenységet.


• 4. Egyszerű karbantartás és frissítés: A DMS és a NAS egymástól függetlenül működnek, így egymástól függetlenül karbantarthatók és frissíthetők, ami megkönnyíti a karbantartást.


• 5. Megnövelt rugalmasság: Az ASUSTOR NAS és a PaperOffice DMS kombinációja széleskörű konfigurációs és testreszabási lehetőségeket kínál a vállalat igényeinek kielégítésére.


• 6. A tárhely bővíthetőségének egyszerűsége: Mivel a vállalatok gyakran növekednek és több tárhelyre van szükségük, egy ASUSTOR NAS könnyen bővíthető, hogy megfeleljenek a növekvő igényeknek. Ez költséghatékonyabb és könnyebben megvalósítható, mint más tárolási megoldások, például külső merevlemezek vagy felhőalapú megoldások.


• 7. Mobil hozzáférés és távoli munka támogatása: Az ASUSTOR NAS és a PaperOffice DMS használatával bárhonnan hozzáférhetők és szerkeszthetők az adatok, ami kibővíti a távoli munka és a mobil együttműködés lehetőségeit.


• 8. Megnövelt hatékonyság: A PaperOffice DMS és az ASUSTOR NAS használata lehetővé teszi az adatok gyorsabb megtalálását, rendszerezését és a folyamatok automatizálását, ami növeli a hatékonyságot.


• 9. Kiterjedt felhasználókezelés: Többek között lehetőség van több felhasználói fiók létrehozására és kezelésére.
  Ezzel a vállalatok különböző hozzáférési jogokat állapíthatnak meg különböző alkalmazottak vagy osztályok számára. Például egy pénzügyi osztály munkatársa hozzáférhet pénzügyi dokumentumokhoz, míg egy marketinges munkatárs csak marketingdokumentumokhoz férhet hozzá.

Egy DMS lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy dokumentumaikat és fájljaikat központilag tárolják és kezeljék. Megkönnyíti a keresést és az együttműködést, mivel az alkalmazottak bárhonnan hozzáférhetnek a szükséges fájlokhoz. Lehetőséget nyújt továbbá a dokumentumfolyamatok automatizálására, hogy időt és erőforrásokat takarítsanak meg.

Az ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) és egy dokumentumkezelő rendszer (DMS) kombinált használata erőteljes és megbízható megoldást kínál a vállalatok számára dokumentumaik és fájljaik kezelésére és tárolására, valamint a hozzáférésük biztosítására.