Az üzleti folyamatok automatizálása a közösségekben és az önkormányzatokban
A PaperOffice DMS a közösségek és önkormányzatok számára zökkenőmentes információáramlást tesz lehetővé az üzleti folyamatok digitalizálásának és automatizálásának köszönhetően.
Profi tipp
Az írott dokumentumokat, szerződéseket, piszkozatokat, számlákat, szállítóleveleket és még sok minden mást a digitalizálásnak köszönhetően elektronikus dokumentumok váltják fel, így az összes munkafolyamatot maximálisan optimalizálják.Az integrált mesterséges intelligencia lehetővé teszi az üzleti folyamatok nagyrészt automatizált működését, felgyorsítva a folyamatokat, és növelve a sikert és az elégedettséget.
Digitalizáció a közösségekben és a településeken
A templomok, plébániák és községek nagymértékben függnek a megfelelő adatkezelés alkalmazásától.
Így halmozódnak fel a fontos dokumentumok az önkormányzatokban és az önkormányzati szövetségekben naponta:
Írások, számlák, vázlatok, alkalmazások, kutatások, szakértői vélemények és még sok más. Ezek nem csak postai úton érkeznek, hanem sok levél e-mailben is érkezik.
Mindezeket a dokumentumokat digitalizálni kell, ha papíralapú formában érkeznek, strukturált iktatást, feladat- és munkafolyamat-hozzárendelést igényelnek, és igény szerint azonnal rendelkezésre kell állniuk.
Nagyon fontos, hogy fontos határidőket tartsanak be, és hogy jogi intézkedéseket hozzanak a dokumentumok tárolására. A PaperOffice DMS világos struktúrát biztosít a dokumentumokban, és segít megbirkózni az információáradattal.
A PaperOffice digitális dokumentumkezelő rendszerrel együtt egyszerűsíteni kell a templomok, plébániák és önkormányzatok munkafolyamatait, és időt és költségeket kell megtakarítani.
Egy közös DMS-sel például beszkennelt levelek iktathatók, fontos e-mailek menthetők és dokumentumok archiválhatók. Ezenkívül a különböző felhasználók hozzáférhetnek ezekhez a dokumentumokhoz, és dolgozhatnak rajtuk.
Ha a dokumentumok digitalizált formában állnak rendelkezésre, akkor nem mindig kell őket együtt e-mailben elküldeni a presbitériumi ülésekre és más találkozókra való felkészüléshez.
Hogyan menjünk papírmentessé?
A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, költségmegtakarítást eredményez, például a papíralapú dokumentumok megszüntetését, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a nyugtákról, szerződésekről, szállítólevelekről vagy más levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban .
A Dokumentumok rögzítése, feldolgozása, megosztása, keresése és nyomon követése a PaperOffice használatával nagyon egyszerűvé válik.
A szabályozott hozzáférésnek, a részletes feladatlistáknak, valamint a munkafolyamatok és a megbízható e-mail értesítések segítségével történő jóváhagyásoknak köszönhetően az alkalmazottak hatékonyan végezhetik el a kijelölt feladatokat, a felhatalmazottak pedig egyszerűen jóváhagyhatják vagy megtagadhatják a jóváhagyást.
A PaperOffice DMS szoftveres megoldással nem vész el több dokumentum. És nem számít, hol tartózkodik, másodpercek alatt hozzáférhet a fontos dokumentumokhoz.
Természetesen mindig a jogszabályoknak megfelelően és teljesen auditbiztosan dolgozik rendszereinkkel.
A nyugtákat, számlákat és hasonló dokumentumokat már nem kell postai úton elküldeni az egyházi kerületek és a plébániák között. A belső levelek digitálisan is elküldhetők ilyen módon. Ez megtakarítja a papírt, a további adattárolás költségeit és az archívumokba való utazásokat. A dokumentumok kulcsszavakkal (szerkesztő, téma, állapot, dátum stb.) adhatók meg, majd könnyebben megtalálhatók.
Folyamatorientált dokumentumkezelés
A folyamatorientált dokumentumkezelés biztosítja, hogy ezek a dokumentumok kevés erőfeszítéssel naprakészek maradjanak. A PaperOffice kiterjedt feladat- és munkafolyamat-modullal támogatja Önt itt.
Ily módon bizonyos folyamatláncok hozhatók létre, és a meglévő működési folyamatok elektronikus dokumentumokon definiálhatók, és részben automatikusan végrehajthatók.
Ez hibamentes folyamatoptimalizálást jelent, mivel a feladat nem csak hozzárendelhető meghatározott felhasználói jogokkal és befejezési időszakokkal rendelkező alkalmazottakhoz, digitális kiadást igényel, hanem automatikusan elindíthat további műveleteket, például e-mail értesítéseket vagy dokumentumállapot-módosításokat.
Ily módon minden dokumentumfolyamat leképezhető.
A PaperOffice nem tesz különbséget a dokumentumtípusok között, függetlenül attól, hogy segítségre van-e szüksége a szerződések, számlák, tájékoztatók és e-mail levelezések kezeléséhez: a PaperOffice dokumentumkezelő rendszerének köszönhetően a vállalatok korábbi folyamatai digitalizálódtak, hatékonyabbá, átláthatóbbá és lényegesen rugalmasabbá téve azokat.
Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.
A fontos szerződéseket így időben fel lehet ismerni és fel lehet mondani, vagy újratárgyalni. A dokumentumkiadás digitális aláírással és e-mail értesítéssel a lassú papíralapú levelezés helyett a nem biztonságos e-mail hozzájárul az ügyfelek hűségéhez.
A megoldás: bevált know-how
Nem van értelme azonnal használni a menedzsment szoftvert a gyakorlatban? amely nemcsak minden követelménynek megfelel, hanem könnyen megtanulható és olcsó is?
A PaperOffice DMS a digitális munka kipróbált és tesztelt teljes megoldása, és több mint 20 éves piaci tapasztalattal az egyik első DMS úttörő.
Nem csak vallási vagy társadalmi struktúrákról van szó, amikor egyházakról és közösségekről beszélünk. Sok területen ők maguk a társadalmi élet." Ide tartoznak például azok az emberek is, akik gyakran önkéntes munkát végeznek, és akik nehéz körülmények között gondoskodnak más emberekről. Különböző feladatok is vannak, amelyek egyrészt lelkipásztori feladatokra, másrészt adminisztratív tevékenységekre oszlanak.
Németországban nagy az egyházi hagyomány, ahogy a közösségről való gondoskodás is biztosítja a falvak lakóinak, de a városoknak is a kohézióját. Különösen ma, a növekvő elszigeteltség és névtelenség idején vannak kapcsolattartó pontok az egyházak és közösségek számos aggályával kapcsolatban. Természetesen nem szabad elfelejteni egy egyház nagyon gyakorlati oldalát.
Nyilvántartási iroda, népesség-nyilvántartás, útlevélhivatal, iskolák, óvodák, tömegközlekedés, tűzoltóság, fejlesztési területek, útépítő iroda, szennyvízelvezetés és édesvízellátás, valamint néha villamos energia biztosítása is.
Ezek a kötelező feladatok. De minden közösségben van freestyle is. Ezek például sportpályák, játszóterek, múzeumok, idősek klubjai és ifjúsági központok. Az egyházak keresztelőket végeznek, elkísérik az embereket az utolsó útjukra, és ők a helyszínei a nagy esküvőnek is fehérben, amely ismét nagy népszerűségnek örvend. Ez messze nem minden.
Számos politikai és egyházi közösségben az olyan dokumentumkezelő szoftverek, mint a PaperOffice DMS, értékes támogatást nyújthatnak a feladatok elvégzéséhez. Ez a felsőbbrendű struktúrákra, valamint az érintett klubokra, hatóságokra és vállalatokra vonatkozik.
Először is, a PaperOffice DMS a gyakorlati megoldás arra, hogy az analóg archívumokat, legyen szó akár a helyi tűzoltóság szövetségéről, akár a keresztelőket, esküvőket és temetéseket tartalmazó egyházi archívumról, a digitális korba hozzuk. A PaperOffice DMS úgy van felépítve, hogy a GDPR, az általános adatvédelmi rendelet minden iránymutatását betartsák.
A PaperOffice DMS egyértelmű előnyöket teremt a közösségek, egyházak és önkormányzatok számára
Kiváló adatbázis-technológiájának és könnyen megtanulható működésének köszönhetően a PaperOffice DMS bárhol használható, ahol az adatokat, például dokumentumokat vagy fényképeket nem csak menteni, hanem időrendi sorrendben is el kell rendezni, és különféle szűrőkkel kell használni az űrlapok vagy statisztikák automatikus létrehozásához.
Ezért felelős a PaperOffice DMS-be integrált mesterséges intelligencia (AI), a PIA szép névvel. Sablonok széles skáláját hozza létre a meglévő adatbázisból, és kitölti azokat korábban definiált törzsadatokkal. Ezek lehetnek tagsági kártyák, gratuláló levelek egy mérföldkőnek számító születésnapon, vagy adatmaszkok az önkormányzati közműveknél folyamatban lévő vagy kulcsfontosságú dátumkészletekhez.
A PaperOffice DMS-be integrált OCR szoftver különbséget tesz a logó és a normál szöveg között. A számlák vagy nyugták bármikor gyorsan megtalálhatók, például kutatáskor, OCR-kereséssel, így biztosítva a lehető legnagyobb átláthatóságot és jogbiztonságot.
Az archiválás oly módon is elvégezhető, hogy a feladótól származó összes további dokumentumot felismerjék és automatikusan hozzárendeljék.
Fontos érvek a PaperOffice DMS-nek a költségvetés-tervezésbe való felvétele mellett. Végül a PaperOffice DMS azzal is meggyőzi, hogy figyelembe veszik a fenntarthatóságot és a környezetvédelmet. Előbb-utóbb megtörténik a teljes átalakítás analóg dokumentumokról digitális formára, majd a közintézmény, amely akkor már a PaperOffice DMS-t fogja használni, jól felkészült lesz.
A digitális számlafeldolgozás számos közösség és önkormányzat számára is előnyös. A beérkező számlák a PaperOffice DMS-nek köszönhetően automatizálhatók, és továbbíthatók a felelős alkalmazottnak. A digitális kiadáson keresztüli vezérlési és kiadási folyamat a rendszeren keresztül is azonnal és hatékonyan kezelhető.
Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az adótanácsadóhoz, vagy fordítva.
Korrektúra-kompatibilis és biztonságos archiválás: A PaperOffice DMS technikailag megfelel a GoBD, a GDPdU és a DSGVO jogi követelményeinek
A PaperOffice DMS lehetővé teszi más szoftverek, például egy ERP csatlakoztatását, és természetesen a dokumentumok átvitelét a Microsoft Office-ból a megfelelő interfészeken keresztül. A PaperOffice DMS felgyorsítja a kommunikációt.
A rendszer figyeli a határidőket és a találkozókat, és a műveletek automatikusan aktiválódnak a kívánt beállítástól függően. A rendelési folyamatok automatizálhatók, és még a jövőre tervezett változtatások is úgy hozhatók be, hogy azok a kívánt időben hatályba lépjenek.
Kiterjedt funkcióinak köszönhetően a PaperOffice DMS mindenképpen a vállalati tartalomkezelés (ECM) magasabb szegmensébe sorolható.
Az ECM magában foglalja a szervezet összes tartalmának általános kezelését a megfelelő hozzáférési hierarchiával. A PaperOffice DMS képes bármilyen tartalmat digitális formában menteni, megváltoztatni annak tartalmát és formátumát, valamint elérhetővé tenni azokat.
A PaperOffice DMS rendelkezik az ECM összes funkciójával, és ez kiváló ár-teljesítmény arányban, valamint intuitívan tanulható működési formában van, amely szükségtelenné teszi a drága külső vagy belső képzést. Ehelyett ingyenes oktatóvideók állnak rendelkezésre, hogy hozzászokjanak a különböző menükhöz. A PaperOffice DMS így minden vállalat szervezeti támaszává válhat a kereskedelemben és a gyártásban, és ez szinte fénysebességgel történik.
Az egyházak, közösségek és önkormányzatok profitálnak a digitális dokumentumkezelésből
A PaperOffice DMS-sel azonban sokkal több lehetőség van a közösségek számára. Például a készletkezelés, beleértve az állandó vagy a kulcsfontosságú dátumkészletét. A PaperOffice DMS alapja a hálózat összekapcsolt felhasználói fiókjai. Ezeknek a felhasználói fiókoknak az adattárolása a központi adatbázisban van kombinálva. A dokumentumok különböző algoritmusokkal rendelkező mesterséges intelligencián keresztül vezérelhetők, amelyek automatizált folyamatok indítására használhatók.
Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.
Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.
A digitális bélyegzőkkel a dokumentumok további információkkal egészíthetők ki, és akár a részletes munkafolyamatokat is szabályozhatják. A feladat- és munkafolyamat-funkció viszont biztosítja a határidők betartását és teljesítését.
A PaperOffice DMS ugyanolyan adaptálható, mint a plébániákon és templomokban vannak feladatok. A projektek a munkafolyamat-funkcióval különböző helyekről közösen dolgozhatók fel. A jelenleg feldolgozás alatt álló dokumentumok mások számára nem vannak letiltva, hanem a megfelelő verzióban, időbélyegzővel vannak mentve.
Végső soron az utolsó mentett verzió, beleértve az összes módosítást, mindig elérhető.
FAQs
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "Digitalizáció közösségekben, egyházakban és önkormányzatokban":
Hogyan férhetnek hozzá az alkalmazottak a PaperOffice-hoz?
A decentralizált és modern programarchitektúra miatt a PaperOffice szinte bármilyen eszközön használható - a klasszikus PC-ktől az okostelefonokon / táblagépeken át a televíziókig.
Mi történik az adatokkal, ha a PaperOffice nem létezik?
Nem fog megtörténni, de hogy megnyugtassuk: Az adatokat BÁRMIKOR exportálhatja, mivel a PaperOffice nyílt adatbázis-struktúrán alapul, bármikor hozzáférhet az adataihoz.
Témaköradatok védelme: Hol tárolják az összes dokumentumot?
A PaperOffice minden dokumentumot házon belül, magas szintű titkosítással tárol, így immunissá válik például az adatlopásokkal szemben, és meghaladja az összes GDPR és GOBD követelményt.
Kerülje el a hibákat: SOHA ne mentse az adatokat harmadik féltől származó felhőbe!
A PaperOffice pontosan hozzáigazítható a specifikációkhoz?
Igen, a PaperOffice 100%-ban hozzáigazítható a tervezett felhasználáshoz, hogy zökkenőmentes integrációt biztosítson a meglévő folyamatokba és rendszerekbe. Még a program interfész is teljes mértékben megtervezhető és szabadon adaptálható.
Következtetés
A PaperOffice DMS támogatja a közösségeket, egyházakat és önkormányzatokat, és megfelelő interfészeket kínál más szoftverekhez, API-kapcsolatokhoz, és bármikor bővíthető az Ön kívánsága szerint. A szoftver könnyen megtanulható, és könnyen integrálható a mindennapi gyakorlatba anélkül, hogy képzési célokra távolléteket okozna.
A PaperOffice DMS azt javasolja, hogy a NAS-t (hálózat által támogatott adattárolást) biztonsági mentési funkcióval használja, hogy a fontos adatok ne vesszenek el és ne kémkedjenek harmadik féltől származó felhőkben.
Végső soron a PaperOffice DMS nagyon jó ár-teljesítmény aránnyal és hatalmas know-how-val nyűgöz le több mint 20 éves gyakorlati tapasztalata révén.