Üzleti folyamatok automatizálása a vendéglátó- és szállodaiparban
A PaperOffice DMS for gastronomia az üzleti folyamatok digitalizálásának és automatizálásának köszönhetően zökkenőmentes információáramlást tesz lehetővé a részlegek között.
Profi tipp
Az írott dokumentumokat, szerződéseket, tervezeteket, nyugtákat, szállítóleveleket és még sok minden mást a digitalizálásnak köszönhetően elektronikus dokumentumok váltják fel, így az összes munkafolyamatot maximálisan optimalizálják.Az integrált mesterséges intelligencia lehetővé teszi az üzleti folyamatok nagyrészt automatizált működését, felgyorsítva a folyamatokat, és növelve a sikert és az elégedettséget.
Digitalizáció a vendéglátó- és szállodaiparban
Vendéglátó- és szállodaiparként sok fontos dokumentumot kell kezelnie:
Szórakoztató nyugták, számlák, szállítólevelek, szerződések és még sok más. Ezért a vendéglátó- és szállodai vállalkozások azok, amelyek jelentős hasznot húznak a megfelelő dokumentumkezelő szoftverek használatából.
Megfelelő dokumentumkezelő rendszer nélkül sok a kézi erőfeszítés.
Mindezeket a dokumentumokat digitalizálni kell, ha papíralapú formában érkeznek, strukturált iktatást, feladat- és munkafolyamat-hozzárendelést igényelnek, és igény szerint azonnal rendelkezésre kell állniuk.
A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, költségmegtakarítást eredményez, például a papíralapú dokumentumok megszüntetését, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a nyugtákról, szerződésekről, szállítólevelekről vagy más levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban .
A legjobb megoldás a jól átgondolt dokumentumkezelő szoftverek, például a PaperOffice DMS használata.
A digitális adminisztrációs feladatok előnyeit is élvezheti, és figyelemmel kísérheti az összes bérleti és szolgáltatási szerződést, hivatalos levelezést, amelyet újra benyújtanak, vagy feladatkiosztással hozzárendelnek az alkalmazottakhoz.
A dokumentumok és nyugták digitális és ellenőrzésbiztos archiválása végső soron jogbiztonságot eredményez az irányelv rendelkezéseivel összhangban.
Mennyire papírmentes a vendéglátóiparban és a szállodaiparban?
A PaperOffice kiküszöböli az összes időigényes szűk keresztmetszetet, költségmegtakarítást eredményez, például a papíralapú dokumentumok megszüntetését, és világos áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról, például a nyugtákról, szerződésekről, szállítólevelekről vagy más levelekről azáltal, hogy a jövőben digitálisan kezeli őket a PaperOffice-ban .
A Dokumentumok rögzítése, feldolgozása, megosztása, keresése és nyomon követése a PaperOffice használatával nagyon egyszerűvé válik.
A szabályozott hozzáférésnek, a részletes feladatlistáknak, valamint a munkafolyamatok és a megbízható e-mail értesítések segítségével történő jóváhagyásoknak köszönhetően az alkalmazottak hatékonyan végezhetik el a kijelölt feladatokat, a felhatalmazottak pedig egyszerűen jóváhagyhatják vagy megtagadhatják a jóváhagyást.
A PaperOffice DMS szoftveres megoldással nem vész el több dokumentum. És nem számít, hol tartózkodik, másodpercek alatt hozzáférhet a fontos dokumentumokhoz.
Természetesen mindig a jogszabályoknak megfelelően és teljesen auditbiztosan dolgozik rendszereinkkel.
Folyamatorientált dokumentumkezelés
A folyamatorientált dokumentumkezelés biztosítja, hogy ezek a dokumentumok kevés erőfeszítéssel naprakészek maradjanak. A PaperOffice kiterjedt feladat- és munkafolyamat-modullal támogatja Önt itt.
Ily módon bizonyos folyamatláncok hozhatók létre, és a meglévő működési folyamatok elektronikus dokumentumokon definiálhatók, és részben automatikusan végrehajthatók.
Ez hibamentes folyamatoptimalizálást jelent, mivel a feladat nemcsak meghatározott felhasználói jogokkal és befejezési időszakokkal rendelkező alkalmazottakhoz rendelhető hozzá, digitális jóváhagyást igényel, hanem automatikusan elindíthat további műveleteket, például e-mail-értesítéseket vagy dokumentumállapot-módosításokat.
Ily módon minden dokumentumfolyamat leképezhető.
Számos egyéb előny mellett a PaperOffice DMS ideális eszköz a különböző dokumentumok vezérlésére.
Minden dokumentum, a szupermarketből származó italcsomag számlájától a különböző foglalásokig, a szolgáltatásvégrehajtásokig és a lemondásokig - mindent el lehet menteni a megfelelő időrendi sorrendben, és szükség szerint behívható.
Ezekhez a feladatokhoz olyan dokumentumkezelő szoftverek a legmegfelelőbbek, mint a PaperOffice DMS. Mivel ez egy dokumentumkezelő szoftver, amely sokkal többre képes, mint a dokumentumok kezelése.
A PaperOffice nem tesz különbséget a dokumentumtípusok között, függetlenül attól, hogy segítségre van-e szüksége a szerződések, beadványok és e-mail levelezések kezeléséhez: a PaperOffice dokumentumkezelő rendszerének köszönhetően a vállalat korábbi folyamatai digitalizálódnak , így azok hatékonyabbak, átláthatóbbak és lényegesen rugalmasabbak.
Mert függetlenül attól, hogy a dokumentumok milyen formában érkeznek meg a vállalathoz, legyen szó papíralapú dokumentumokról, PDF-fájlokról, e-mailekről vagy fényképekről, a rendszer automatikusan archiválja és biztonságos adatbázisban tárolja őket.
A fontos szerződéseket így időben fel lehet ismerni és fel lehet mondani, vagy újratárgyalni. A dokumentumkiadás digitális aláírással és e-mail értesítéssel a lassú papíralapú levelezés helyett a nem biztonságos e-mail hozzájárul az ügyfelek hűségéhez.
A megoldás: bevált know-how
Nem van értelme azonnal használni a menedzsment szoftvert a gyakorlatban? amely nemcsak minden követelménynek megfelel, hanem könnyen megtanulható és olcsó is?
A PaperOffice DMS a digitális munka kipróbált és tesztelt teljes megoldása, és több mint 20 éves piaci tapasztalattal az egyik első DMS úttörő.
Bulikat ünnepelni, jól étkezni anélkül, hogy meg kellene főznie magát, megtapasztalni valami rendkívülit, találkozni a barátokkal, ez az emberek vérében van.
Nem véletlen, hogy a DEHOGA éttermi szövetség 2020-ra összesen közel 158 000 vállalatot jegyzett fel az éttermi iparban, nem számítva az éjszakai szállásokat, például szállodákat vagy vendégházakat. Németországban például minden 518 lakosra jut egy cég a Gastro &Event szektorból.
Németországban egyetlen más kereskedelem sem büszkélkedhet ilyen nagy sűrűséggel.
Még akkor is, ha a vendéglátóipar vállalkozásként nagyon népszerű, ez egyáltalán nem könnyű, különösen azért, mert a jogi keret egyre több szabályozáshoz kapcsolódik, mint például a nyugta benyújtásának kötelezettsége vagy a pénztárgép használatának kötelezettsége. Általában a "felnőtt" családi vállalkozások egy kicsit könnyebbek, és Németországnak nagy hagyománya van ebben a tekintetben.
Ami a tartalmat illeti, sok minden történt a gasztronómia és az események terén a mai globalizált világban, az akkori időktől a 21. századig. Ahogy sokféle gasztronómiai ajánlat létezik, úgy mindenféle rendezvényt is tartanak. Ennek megfelelően a szervezeti erőfeszítés hatalmas, és megfelelő adminisztrációt igényel az áttekintés érdekében.
A gasztronómiai szoftverek széles skálája létezik, amelyeket elsősorban megrendelések lefoglalására, nyugták készítésére és az adók helyes kiszámítására használnak. De mi a helyzet minden mással? Nem ritka, hogy a rendezvényszervezők vagy vendéglősök meglehetősen kaotikus megjelenéssel találják meg a fiókkezelést.
Ennek egyik oka, hogy a dolgozat továbbra is fontos szerepet játszik a gasztronómiában és a rendezvényszervezésben. A szállítólevelek, számlák, szerződések, ajánlatok és egyéb dolgok szó szerint beszivárognak a házba, egyszerűen azért, mert a vendéglátóiparban a vendéglővel való személyes kapcsolat fontosabb a beszállítók és a képviselők számára, mint bármely más iparágban. A szállítóleveleket és hasonlókat azonnal magával viheti. De mi a legegyszerűbb módja a rend létrehozásának és az áttekintésnek? A PaperOffice DMS a válasz erre a kérdésre.
A PaperOffice DMS egyértelmű előnyöket teremt a vendéglátóiparban
A PaperOffice DMS-nek köszönhetően a DMS szoftver zökkenőmentes integrálása a szállodai és vendéglátóipar meglévő informatikai infrastruktúrájába gond nélkül elvégezhető, ami az üzleti folyamatok optimalizálását is jelenti.
A dokumentumkezelő szoftver az analóg papírmunkát digitális adatokká alakítja, még mobiltelefonos kamerával is. Mivel a vendéglátóipari nyugták és a szállítólevelek kezelését nem szabad alábecsülni ebben az iparágban.
A PaperOffice DMS használatának és a gyárból elérhető szkenner-kapcsolatnak köszönhetően az alkalmazottak különösebb erőfeszítés nélkül digitalizálhatják a bejövő analóg dokumentumokat. Ez biztosítja, hogy minden fontos dokumentum bármikor megtalálható legyen.
Ezenkívül a papíralapú dokumentumok okostelefonnal vagy táblagéppel rögzíthetők, és ezeket közvetlenül a laptopra lehet elküldeni a Windows operációs rendszerrel, például az integrált "Dropmail" levelezési funkciónak köszönhetően. Itt viszont a PaperOffice DMS lehetővé teszi a képek importálását és szöveges formátumba konvertálását, természetesen a fényképformátum megmarad.
A PaperOffice DMS-be integrált OCR szoftver különbséget tesz a logó és a normál szöveg között. A partnervállalatoktól származó szállítólevelek vagy a vendéglátóipari nyugták bármikor gyorsan megtalálhatók, például kutatás során, OCR-kereséssel, így biztosítva a lehető legnagyobb átláthatóságot és jogbiztonságot.
Az archiválás oly módon is elvégezhető, hogy a feladótól származó összes további dokumentumot felismerjék és automatikusan hozzárendeljék.
Ezenkívül a PaperOffice DMS más gyakorlati eszközöket is kínál a vendéglősöknek és az eseménykezelőknek, például egy munkafolyamat-funkciót, amely ideális az események vezérléséhez, sablonok, például menük automatizált létrehozásához és statisztikai értékelésekhez, például az ügyfelek gyakoriságához vagy az italfogyasztáshoz.< /p>
Fontos érvek a PaperOffice DMS-nek a költségvetés-tervezésbe való felvétele mellett. Végül a PaperOffice DMS azzal is meggyőzi, hogy figyelembe veszik a fenntarthatóságot és a környezetvédelmet. Előbb-utóbb megtörténik a teljes átalakítás analóg dokumentumokról digitális formára, majd a közintézmény, amely akkor már a PaperOffice DMS-t fogja használni, jól felkészült lesz.
A digitális számlafeldolgozás a vendéglátó- és szállodaipar számos vállalata számára is előnyös. A beérkező számlák a PaperOffice DMS-nek köszönhetően automatizálhatók, és továbbíthatók a felelős alkalmazottnak. A digitális kiadáson keresztüli vezérlési és kiadási folyamat a rendszeren keresztül is azonnal és hatékonyan kezelhető.
Egyetlen egérkattintással az adatok, beleértve az archiválási helyet is, exportálhatók az ügyfélnek, az adótanácsadónak vagy fordítva.
Korrektúra-kompatibilis és biztonságos archiválás: A PaperOffice DMS technikailag megfelel a GoBD, a GDPdU és a DSGVO jogi követelményeinek
A PaperOffice DMS lehetővé teszi más szoftverek, például egy ERP csatlakoztatását, és természetesen a dokumentumok átvitelét a Microsoft Office-ból a megfelelő interfészeken keresztül. A PaperOffice DMS felgyorsítja a kommunikációt a kereskedelemben és a termelésben a beszállítókkal és az ügyfelekkel.
A rendszer figyeli a határidőket és a találkozókat, és a műveletek automatikusan aktiválódnak a kívánt beállítástól függően. A rendelési folyamatok automatizálhatók, és még a jövőre tervezett változtatások is úgy hozhatók be, hogy azok a kívánt időben hatályba lépjenek.
Kiterjedt funkcióinak köszönhetően a PaperOffice DMS mindenképpen a vállalati tartalomkezelés (ECM) magasabb szegmensébe sorolható.
Az ECM magában foglalja a szervezet összes tartalmának általános kezelését a megfelelő hozzáférési hierarchiával. A PaperOffice DMS képes bármilyen tartalmat digitális formában menteni, megváltoztatni annak tartalmát és formátumát, valamint elérhetővé tenni azokat.
A PaperOffice DMS rendelkezik az ECM összes funkciójával, és ez kiváló ár-teljesítmény arányban, valamint intuitívan tanulható működési formában van, amely szükségtelenné teszi a drága külső vagy belső képzést. Ehelyett ingyenes oktatóvideók állnak rendelkezésre, hogy hozzászokjanak a különböző menükhöz. A PaperOffice DMS így minden vállalat szervezeti támaszává válhat a kereskedelemben és a gyártásban, és ez szinte fénysebességgel történik.
A vendéglátó- és szállodaipar vállalatai profitálnak a digitális dokumentumkezelésből
A PaperOffice DMS-sel azonban sokkal több lehetőség van a vendéglősök számára. Például a készletkezelés, beleértve az állandó vagy a kulcsfontosságú dátumkészletét. A PaperOffice DMS alapja a hálózat összekapcsolt felhasználói fiókjai. Ezeknek a felhasználói fiókoknak az adattárolása a központi adatbázisban van kombinálva. A dokumentumok különböző algoritmusokkal rendelkező mesterséges intelligencián keresztül vezérelhetők, amelyek automatizált folyamatok indítására használhatók.
Optimalizálja munkaidejét akár 7,5%-kal a papíralapú munkához képest a PaperOffice DMS használatának köszönhetően.
Takarítson meg időt a dokumentumok keresésére, irányítására és megosztására.
A digitális bélyegzőkkel a dokumentumok további információkkal egészíthetők ki, és akár a részletes munkafolyamatokat is szabályozhatják. A feladat- és munkafolyamat-funkció viszont biztosítja a határidők betartását és teljesítését.
A PaperOffice DMS okos menünavigációval rendelkezik, amely logikusan strukturált, és számos területen lehetővé teszi az intuitív működést. Az interneten ingyenesen elérhető oktatóvideók további támogatást nyújtanak, és természetesen a képzések szükség esetén közvetlenül az ügyfél vállalati központjában is megtarthatók.
A különböző típusú fázisok dokumentálása mellett a PaperOffice DMS egyaránt alkalmas az anyagbeszerzés logisztikai feladatainak támogatására. A PaperOffice DMS-ben az adatbázisok létrehozásának lehetőségeinek köszönhetően az anyagbeszerzés és az anyagfelhasználás nyomon követhető és figyelmeztetési szintek rendelhetők hozzá. A belső AI segítségével olyan sablonokat hozhat létre, amelyek automatikusan reagálnak, ha szűk keresztmetszetek vagy hiányok vannak, például ismétlődő megrendelések leadása esetén, bár a meglévő mennyiségnek valóban elegendőnek kell lennie. Erre a célra használható a munkafolyamat-funkció, amellyel a vállalat felelős alkalmazottai összehasonlíthatják feladataik végrehajtását.
PaperOffice DMS a vendéglátó- és szállodaiparban, így a vendéggel való kapcsolattartást nem hanyagolják el az összes papírmunka miatt.
FAQs
Végezetül válaszolunk néhány gyakran feltett kérdésre a témában "Digitalizáció a gasztronómiai és szállodaiparban":
Hogyan férhetnek hozzá az alkalmazottak a PaperOffice-hoz?
A decentralizált és modern programarchitektúra miatt a PaperOffice szinte bármilyen eszközön használható - a klasszikus PC-ktől az okostelefonokon / táblagépeken át a televíziókig.
Mi történik az adatokkal, ha a PaperOffice nem létezik?
Nem fog megtörténni, de hogy megnyugtassuk: Az adatokat BÁRMIKOR exportálhatja, mivel a PaperOffice nyílt adatbázis-struktúrán alapul, bármikor hozzáférhet az adataihoz.
Témaköradatok védelme: Hol tárolják az összes dokumentumot?
A PaperOffice minden dokumentumot házon belül, magas szintű titkosítással tárol, így immunissá válik például az adatlopásokkal szemben, és meghaladja az összes GDPR és GOBD követelményt.
Kerülje el a hibákat: SOHA ne mentse az adatokat harmadik féltől származó felhőbe!
A PaperOffice pontosan hozzáigazítható a specifikációkhoz?
Igen, a PaperOffice 100%-ban hozzáigazítható a tervezett felhasználáshoz, hogy zökkenőmentes integrációt biztosítson a meglévő folyamatokba és rendszerekbe. Még a program interfész is teljes mértékben megtervezhető és szabadon adaptálható.
Következtetés
A PaperOffice DMS támogatja a vendéglátó- és szállodaipart, és megfelelő interfészeket kínál más szoftverekhez, API-kapcsolatokhoz, és bármikor bővíthető az Ön kívánsága szerint. A szoftver könnyen megtanulható, és könnyen integrálható a mindennapi gyakorlatba anélkül, hogy képzési célokra távolléteket okozna.
A PaperOffice DMS azt javasolja, hogy a NAS-t (hálózat által támogatott adattárolást) biztonsági mentési funkcióval használja, hogy a fontos adatok ne vesszenek el és ne kémkedjenek harmadik féltől származó felhőkben.
Végső soron a PaperOffice DMS nagyon jó ár-teljesítmény aránnyal és hatalmas know-how-val nyűgöz le több mint 20 éves gyakorlati tapasztalata révén.